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会议通知怎么写

    一、会议通知
    (一)会议通知的含义与分类
    会议通知是在会议召开之前,由会议主持机关或其秘书机构向与会者告知会议召开的有关事项的公文。无论是召开重要的或者大型的会议,还是召丌小型会议,会前都要发出会议通知,这既是会议必要的预备程序,也是保证会议顺利进行,达到预期效果的重要措施。
    有些重要会议根据其任务、规模等情况,在会议正式召开之前要发两个通知。第一个通知是预备性的,告知下级机关将于什么时间(一般是写明月份或季度)召开什么会议,要求下级机关做好有关准备(如调查某些情况,或统计有关数字),在什么时间上报书面材料;如果是召开代表大会,对代表名额的分配、议案的准备等,都要在通知中予以说明。第二个通知是在会议召开前一个月左右发出,具体说明会议召开的起止时问、具体地点等。会议通知依据会议的性质和内容,分为文件式会议通知和便条式会议通知两类。
    1.文件式会议通知。适用于内容重要、会期较长、与会人员范围较广的会议,具备正式公文的规范格式,要求很严格。
    2.便条式会议通知。适用于机关内部内容单一的一般性会议,没有严格的格式要求。
    (二)会议通知的基本结构和写法
    会议通知由标题、主送机关、正文和落款组成.。
    1.标题。会议通知应使用全称标题,即发文机关名称、事由(会议内容)和文种。
    2.主送机关。会议通知的主送机关即应当参与会议的机关,具有一定的专指性。会议主送机关太多,可以使用同类型机关的泛称。
    3.正文。会议通知的正文由通知缘由和通知事项两部分组成。
    (1)通知缘由。通常写明开会的原因、根据、目的及会议名称。
    (2)通知事项。应包括五个方面的内容:一是会议的时间和地点。其中,时间应写明报到时间、开会时间和会议期限;地点不仅要写明大的地点r而且要写明在哪.一栋楼的儿层几会议室等。二是会议内容及主要议题。应当写清楚会议的性质,即是工作会、总结表彰会,还是学术讨论会、.商品交易会,会议的任务及主要议程等。三是参加会议人员及条件。应写明出席会议人员的范围、资格、数量及有关特殊要求等。四是会前有关准备工作事项,如是否需要准备书面材料,一式多少份,于什么时间交给谁,以及是否需要准备有关文件、学习资料等。五是会议其他事项,主要包括会议经费、食宿、活动经费、往返交通路线、联系电话和联系人等,有的会议通知或是设计一张回执表附后r有的则是附上有关证券。
    4.落款。写明。发文机关名称和时间年、月、日。在行政管理中,会议通知通常以机关办么厅(室)名义发出。

[发布于:2010-7-31 17:49:36][] [返回上一页] [打印此文章]
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