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电话记录格式

时间:2010-04-12 | 作者:佚名

电话记录是记录有关公务活动的电话内容的一种事务性文书。除了一般的事务性联系之外,凡内容比较重要的电话应当由通话人作出记录,以备日后查考。对于这种电话记录应当看作是机关公务文书的一种,按照它的工作内容定期整理归档保存。

电话记录的特点主要是格式化,其记录项目一般较为固定,有的甚至用印制好有关项目的电话记录簿来记录。

电话记录一般由两部分内容组成。第一部分是记录内容部分,包括来话单位、发话人、来话时间、受话单位、受话人和电话内容,其中核心部分是电话内容;第二部分是处理内容部分,包括拟办意见、领导批示、办理结果、承办人和承办时间等。

电话记录的基本要求,一要记清,二要核准。为此,具体要做好以下三点:

一是询问并写明对方单位、身份、姓名和电话、传真号码,以便联系。对重要事件,待电话记录完毕后,还要设法核实对方身份,防止坏人利用电话行骗。

二是电话内容的记录,应按发话人的话逐一记录。若内容项目较多,应分项分段记录,以显示内容层次和项目区分。

三是重要电话在记录完毕后,应要求对方再复述一遍(或自己主动复述一遍),进行校对,必要时应使用录音机把电话内容全部录下来,以防止出现错漏或备作凭证。

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