答复函是对询价函的回复。答复函也由开头、正文、结尾三部分组成。
◇开头
与普通书信一样，其顶格书写称谓，即询价者的尊称。称谓后面加冒号。
◇正文
分三步完成：回答询价函中的问题，有问必答；以热情的口吻欢迎对方尽快订货；可提供一些对方所问范围之外的信息，既体现了服务的热情与周到，也可起到一定的促销作用。
◇结尾
与普通信函一样，为落款和日期。落款标明复函者的姓名，日期为复函时间，要年、月、日俱全。
××××商贸公司：
感谢你们八月十三日的询问信。我们很高兴对皮鞋、皮包向您们报价。
前封函中我们已说清了可以立即从仓库发货的品种。至于其他品种，我们所说的发货日期只是大概的估计，但不会超过所说日期一个月。
我们报价的所有品种都由高质量皮料制成，设计多样，色彩丰富，是可以满足像您们这种高级时髦贸易的要求。
盼望收到您们的订货，并寄上商品目录一份，您们也许会对我们的其他一些产品产生兴趣。它们包括皮手套和女用皮包。商品目录会给您们提供我们货物的基本情况，但不可能对您们的所有问题一一作答。如蒙再次来信详细询问，我们将乐意解答。
×××皮革制品营销部
20 ××年×月×日
我们知道，答复函(报价函)是针对询价函而写的，所以，答复函必须有针对性，不能答非所问。
这封报价函，不仅有针对性，且措词十分得体。
因为是答复函，语气比询价函要谦恭一些。“很高兴"、“乐意”等词语的运用，既是向对方表示良好的服务态度，又表达了对对方应有的尊敬。
另外，撰写者在有问必答的同时，也做到了留有余地。比如：“我们所说的发货日期只是大概的估计，但不会超过所说日期一个月。”既回答了对方，又没把话说死；既表明了自己的诚意，又为自己留下了回旋的余地。
最后，在回答了对方的问题之后，撰写者还巧妙地向对方介绍了其他产品，从而增加了信函的容量。