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商务会议策划

更新时间:2023-02-01 20:30:12 阅读: 评论:0

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2023年2月1日发(作者:冬至朋友圈语录)

商务会议流程

一、沟通准备:

就主办单位的总体构思和细节要求

进行认真沟通,全方位考虑,按时做出2

种以上合适的方案供选择.

二、会议策划:

根据主办单位的会议要求,提供会

议所选酒店情况、用餐地点、会场布置、

交通工具、会务接待、设备租赁、考察

线路等详细描述。并对方案进一步沟通,

进行可行性分析,力求达到主办单位的预

期效果.

三、实地考察:

根据需要安排主办单位相关人员进

行实地考察,对会议酒店、会议场地、

接待流程、其他事项等进行考察商榷,

对方案中的不完善部分进行补充和调整,

确认彼此的分工。

四、合作确认:

双方对方案和流程彼此都无疑义,按

照约定签订合作协议,以书面的形式确

认双方的责任、权利和义务。

五、协议执行:

协议签订后双方严格按照约定执

行,保证会议各项工作的顺利进行.在协

议签订后,如果主办单位需要增加协议

之外的服务视为协议的补充,需要再补签

协议,补签协议是对原协议的扩展,都是

有效协议,补充协议也是有效的结算凭

据。

六、会议结算:

会议结束后,承办方财务将会议的

相关单据分类、自审,做出明细账目交

主办单位的负责人及财务审核确认,按

照协议约定结清款项.

商务会议策划

一、会场预约

我们将根据你的需要,为您具体分析

各种情况作出最完美的策划;我们将根据

会议的级别,为您选择会议举办地;我们

将根据会议对周边环境的要求,为您确

定具体举办地点;我们将根据会议的具体

情况,确定是否将会议划分为几个分会

场,选择分会场的地点,并提前为您预约。

二、负责会场的布局,设备安装调

我们将根据会议的具体情况,为您

设计并安排会场的布局,细致周到地设

计好所有的细节;我们将根据您的需要,

为您提供会议所需要的所有设备,并提

前安放在指定位置;我们将根据您的需

要,提前为您调试好设备,并进行演练,

确保会议的顺利进行。

三、印刷材料的设计制作

我们将为您的会议提供宣传册等印

刷品设计、生产一条龙服务;我们将根

据会议的具体需求,设计印刷品的样式、

内容、选择图案;我们将会为您的印刷

品指定专门的厂家生产以及印刷;我们将

根据您的需要,提前把印刷品送到会场

或指定位置。

四、参会者的接送

我们将根据参加会议者的具体情况

以及人数多少安排相应的车辆;我们的专

车将会提前在指定位置等待参会人员,

把参会人员迅速、安全地送到会场或下

榻酒店.

五、参会者的餐饮

我们将根据参会人员的喜好,为您预

定各种形式的餐会:西餐、中餐、自助餐、

宴会等等;我们将根据参会人员的具体情

况以及会场和下榻酒店的地点,为您推荐

不同的用餐地点。

六、参会者业余时间的安排

我们将根据参会人员的喜好,为您设

计不同的休闲方式;我们可以为您设计

专门的旅游线路,方便您的出行;我们将

为您介绍下榻酒店附近的娱乐设施,供你

选择。

商务会议方案

根据参加会议的人数不同、会议接

待的准备工作的内容不同以及会议接待

的方式不同,对会议的组织方法,礼仪

要求也不同。

首先是会议的筹备工作.

●根据会议规模,确定接待规格.

●发放会议通知和会议日程。

会议通知必须写明召集人的姓名或

组织、单位名称,会议的时间、地点、

会议主题以及会议参加者、会务费、应

带的材料、联系方式等内容。通知后面

要注意附回执,这样可以确定受邀请的

人是否参加会议,准备参加会议的是否

有其他要求等。对于外地的会议参加者

还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路

线图。这个路线图避免了外地人问路的

许多麻烦。

会议日程是会议活动在会期以内每

一天的具体安排,它是人们了解会议情

况的重要依据。它的形式既可以是文字

的也可以是表格的。它可以随会议通知

一起发放。

●选择会场.

选择会场,要根据参加会议的人数

和会议的内容来综合考虑。最好是达到

一下标准:

第一:大小要适中.会场太大,人数

太少,空下的座位太多,松松散散,给

与会者一种不景气的感觉;会场太小,人

数过多,挤在一起,像乡下人赶集,不仅

显得小气,而且也根本无法把会开好。所

以,英国的首相丘吉尔曾说:“绝对不用

太大的房间,而只要一个大小正好的房

间。”

第二:地点要合理。历史召集的会议,

一两个小时就散的,可以把会场定在与

会人员较集中的地方.超过一天的会议,

应尽量把地点定的离与会者住所较近一

些,免得与会者来回奔波。

第三:附属设施要齐全.会务人员一

定要对会场的照明、通风、卫生、服务、

电话、扩音、录音等进行检查,不能够

因为“上次会议是从这里开的,没出什么

问题,”就草率地认为“这回也会同样顺

利”。否则,可能会造成损失。

第四:要有停车场.现代社会召集会

议,“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经

不多了.轿车、摩托车都要有停放处,会才

能开得成。

●会场的布置。

会场的布置包括会场四周的装饰和

坐席的配置。

一般大型的会议,根据会议内容,在

场内悬挂横幅.门口张贴欢迎和庆祝标

语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、

盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬

挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽.桌面上

如需摆放茶杯、饮料,应擦洗干净,摆

放美观、统一。

坐席的配置要是和会议的风格和气

氛,讲究礼宾次序,主要有以下几种配置

方法:

①圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆

形桌子.这种布置使与会者同领导一起围

桌而坐,从而消除不平等的感觉。另外,

与会者能清楚地看到其他人的面容,因

而有利于互相交换意见。这种形式适于

10—20人左右的会议.座次安排应注意

来宾或上级领导与企业领导及陪同面对

面做,来宾的最高领导应坐在朝南或朝

门的正中位置,企业最高领导与上级领

导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。

②口字型。如果使用长形方桌.这种

形式比圆桌型更适用于较多人数的会议.

③教室型。这是采用得最多的一种

形式,它适用于以传达情况、指示为目

的的会议,这时与会者人数比较多、而

且与会者之间不需要讨论、交流意见。

这种形式主席台与听众席相对而坐.主席

台的座次按人员的职务、社会的地位排

列。主席的座位以第一排正中间的席位

为上,其余按左为下右为上的原则依次

排列。

●准备会议资料。

会务组应该准备有关会议议题的必

要资料,这些资料在整理后放在文件夹

中发放给与会者,方便于与会者的阅读

和做好发言准备.

会议前的接待礼仪。

●会前检查。

这是对在准备工作阶段考虑不周或

不落实的地方进行的补救。比如检查音

像、文件、锦旗等是否准备齐全。

●提前进入接待岗位。

接待人员应该在与会者到来之前提

前进入各自的岗位、并进入工作状态。

一般的接待工作分以下几个岗位.

①签到。设一张签字台,配上1—2

名工作人员,如果是要求接待档次比较

高,可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛

笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时,应

脱下笔套,笔尖对自己,将笔双手递上。

如果是毛笔,则应蘸好墨汁后再递上。签

到本应精致些,以便保存。如需要发放资

料,应礼貌地双手递上。接待人员应经常

向会议组织者汇报到会人数。

②引座。签到后.会议接待人员应有

礼貌地将与会者引入会场就座。对重要

领导应先引入休息室,由企业领导亲自

作陪,会议开始前几分钟再到主席台就

座。

③接待。与会者坐下后,接待人员

应递茶,或递上毛巾、水果,热情向与

会者解答各种问题,满足各种要求,提

供尽可能周到的服务。

会议中的服务礼仪

会议进行中的服务要做到稳重、大

方、敏捷、及时。

●倒茶服务人员注意观察每一位与

会者,以便及时为期天茶水。到谁是动

作轻盈、快捷、规范。杯盖的内口不能

接触桌面,手指不能因在北口上,不能发

生杯盖碰撞的声音.一般是左手拿开背

盖,右手吃水户,将热开水准确倒入杯

里,不能让茶水见到桌面上或与会者身

上。杯子放在与会者桌上的右上面。如

果操作不慎,出了差错,应不动声色地

尽快处理,不能惊动其他人,不能慌慌张

张,来回奔跑,将与会者的注意力引到

自己身上,否则,这将是极大的工作失误.

●其他服务会议按拟定的程序进行,

应紧凑,不要出现冷场的局面。这就要求

各个工作人员“严阵以待",做好各项准备

工作。如,会议进行第一项:全体起立、

奏国歌。这是音响应立即播放出国歌。

又如,大会宣布办法荣誉证书,组织人员

应迅速将受奖人员排好队,礼仪小姐把

领导从主席坐席上引出来,另有礼仪小

姐将证书一一递上,由领导颁发给受奖

者。为使会场上的活动有条不紊,必要时

应将有关人员组织起来进行模拟训练,避

免会场上出现混乱。

如果与会者有电话或有人要相告特

别重要的事,服务人员应走到他身边,

轻声转告他。如果要通知主席台上的领

导,最好用字条传递通知,避免无关人员

在台上频繁走动和耳语,分散与会者注

意力。

●做好会后服务的准备。会议进行之

中,就应为会后服务做好准备。如,会后

要照相,就应提前将场地、椅子等布置好,

摄影师做好摄影的准备。另外,会后的

用车也应在会议结束前妥善安排。

会后服务

会议结束后,全部接待人员应分工

明确地做好善后处理工作。

●组织活动会议结束后,有时还会安

排一些活动。如联欢会、会餐、参观、

照相等,这些工作很繁琐,应有一位领

导统一指挥和协调,而且这位领导要有

很强的组织能力才能胜任,同时其他接

待人员要积极配合,各负其责,做好自

己分担的工作,以保证活动计划的顺利实

施。

●送别根据情况安排好与会者的交

通工具,使其愉快、及时地踏上归程。

●清理会议文件①根据保密原则,

回收有关文件资料.②整理会议纪要.③

新闻报道。④主卷归档。⑤会议总结

最主要的一点,就是不要让客户或者目标

客户觉得这场会议的目的是营销。

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