备忘录一般由五部分组成：标题、眉首、正文、结束语和签署。
（一）标题
备忘录的标题有以下两种写法。
1单一性标题
常见的单一性标题写法是直接标示文种名称，如“备忘录”。
2两要素标题
两要素标题由发文单位名称和文种组成，如“万向节集团公司备忘录”。
（二）眉首
眉首也称书端，位于标题之下，正文之上，一般包括以下内容：
(1)发文人或发文单位名称，也称发自。也可以标示为来自、自，其后面写明发送信息的人员姓名或单位、部门名称，如“总经理办公室”。人员姓名的前面可以根据需要标示其职务。
(2）收文人或收文单位名称，也称发给、发送、致，其后面写明接收信息的人员姓名或单位、部门名称，如“人力资源部”。人员姓名的前面可以根据需要标示其职务。
(3)地址。一般包括发文人或发文单位地址和收文人或收文单位地址。有的还包括电报挂号、电传号、电话号码等。地址一项写在左上角编号处的下面，其格式与书信的写法相同。
(4)发文日期。即写明备忘录发出的日期。
(5)主题。写明备忘录正文的主题思想或内容梗概，一般要用类似电报类的词组或短语标示。
许多单位有自己特制的信笺，在写眉首时，其格式和标点符号的使用与一般信件的写法基本相同。
（三）正文
在眉首下方直接书写需要传递事项的具体内容。可以是一段到底，篇段合一；如果内容较多，可以采用分段书写。段落起首应采用空两格的形式。
（四〕结束语
如果为了表示对对方的尊重，也可以写上致敬语作为结束语。如果没有必要也可以省略致敬语。
（五）签署
正文或者结束语之后下方写明发文人或发文单位的名称。写法与一般信件的格式相同。
范文：澳帆国际商务考察备忘录
发文人：总经理办公室收文人：公共关系部
地址：本公司
发文日期：2012年8月3日
主题：提前做好合理的安排和计划
内容：公司拟定2012年9月20日一10月15日，由总经理带队组团赴美国、
巴西、澳大利亚、新西兰等四国进行贸易签约活动，请你部做好如下准备工作。一、准备工作的内容
1、团组在出发前与接待单位的咨询顾问进行交流，明确出访的主要目的、天数和人数、希望拜访的行业和相关的单位。
2、接待单位根据团组要求做好建议性计划。
3、商务活动日程要尽量避开目的国公众假期。例如：国庆节、复活节、英国女王诞辰、圣诞节，等等；也必须避开周末。重要运动赛事、庆典、文化活动与学校假期时，许多酒店住房紧张订房困难。例如：正式访问澳大利亚的学校，除以上注意事项外，还需要避开寒假两周（7~8月之间）、署假六周（12月中旬~次年1月底之间）、一年两次的同学季假(Term Break)，上半年约在复活节四月左右，下半年约在9~10月之间。
二、获取相关机构邀请信
团组出示正式的询问函，提供以下内容：
1．表明来访的诚意。
2．说明代表团到访的目的、性质、单位背景、成员专业等资料。
3．注明团员的名单，内容包括中文姓名、汉语拼音性名、职称级别、单位名称、性别、生日、护照号码等资料。
说明预计在境外各国停留的时间和预定到达的日期。
三、考察的行程安排
取得签证并确定航班以后，接待单位与团组负责人员共同确定最后实施的行程计划。
四、商务活动安排
公务安排需提前确定。
五、商务翻译
持牌的专业随团翻译、公务活动口译、会议同声口译等，需要提前安排。
总经理办公室