往来文件管理

G310-ZJB-GL-

003

一、 监理记录和报告的内容

(1)监理文件与资料。包括监理管理文件、质量监理文件、施

工安全与环保监理文件、 费用监理文件、 合同监理文件及工程监理月

报、监理工作报告、监理日志、会议记要、巡视记录、旁站记录、监

理工作指令、工程变更令、 工程分项开工申请批复、试验抽验原始纪

录等。

(2)监理管理文件与资料。包括监理计划、监理细则等。

(3)质量监理文件与资料。包括质量监理措施、规定及往来文

件、试验检测资料、监理抽检资料、交工验收工程质量评定资料。

(4)施工安全与环保监理文件与资料。包括安全管理的规章制

度、措施、会议记录、检查结果、安全事故的有关文件及施工环境保

护规划、措施、检查等。

(5)费用监理文件与资料。包括各类工程支付文件、工程变更

有关费用审核工作、工程竣工决算审核意见书等。

(6)进度监理文件与资料。包括进度计划审批、检查、调整的

有关文件；工程开工/复工令、暂停令等。

(7)合同管理文件与资料。包括承包人办理保险的有关文件、

延期索赔申请、分包资质资料、延期和索赔的批准文件、价格调整申

请及批准文件等。

(8)工程监理月报。

(9)监理工作报告。

二、工程资料整理的规定

结合工程建设具体情况，现对工程资料整理作如下要求：

(1)、 工程资料的填写，必须统一用碳素笔填写，纸张规格统

一为 A4。

(2)、 各种资料中的施工单位名称，应与中标单位名称一致并

统一加盖项目经理部公章， 标段应填写该中标单位合同号及所施工段

桩号。

(3)、 签字部份填写：

① 检测者(实验者)：填写检测者或者实验者本人姓名；

② 计算者(记录者)：计算结果者或者记录数据者本人姓名；

③ 复核者：应由复核人签字，复核者不能和检测、计算者为

同一个人；

④ 负责人：由该项目负责人填写；

⑤ 质检负责人：应由该项目质检负责人填写；

⑥ 驻地监理：由该项目监理负责人填写。

(4)、应将试验、检测数据如实填在规定的格内或者栏内，其中

各

项检测结果的计算及数据应符合有效数字的规定。测试结果应符合试

验规程规定的精度或者允许差的要求， 计量单位要与表中规定的保持

一 致。

(5)、如填写有误应重新填写，不得涂改。

(6)、工程报验单及工程检验认可书

① 工程报验单应由施工单位在每道工序完工后，下道工序开

工前， 经自检合格后填写， 并报监理认可。 监理抽检合格后签署意见，

并准许下道工序开始施工。 “项目监理工程师意见“一栏由项目监

理工程师写明是否允许转入道工序施工。

② 工程检验认可书为质量认可，应由驻地监理工程师和各项

目监理工程师， 待各项试验检测资料已出具并合格后填写， 其中各分

项认可由各项目监理工程师填写意见并签字， 由驻地监理工程师在备

注栏中填写对该认可书所包含工程项目质量的总体意见并签字。凡涉

及砼强度的工程项目，应在砼 28 天强度资料出具并合格后方能签署

工程检验认可书。

(7)、施工单位的自检资料由施工单位自行填写。 监理单位不签

字，并加盖“自检“字样章。监理单位的抽检资料由监理单位自行填

写，资料由监理单位加盖“监理抽检”字样章。共检资料由施工单位

填写，施工单位、监理单位都必须签字。

(8)、自检资料由施工单位保存， 共检资料原件由施工单位保存，

监理单位仅存复印件， 监理抽检资料复印件应及时附在施工单位报验

资料后面形成完备的资料。驻地监理办公室保存抽检资料原件。

(9)、各种抽检、自检资料应分类归档并建立台帐与目录，每施

工段资料整理的顺序为中间交工证书、质量检验认可书、工程报验单、

监理抽检资料、承包商自检资料。施工监理文件，综合性文件在前，

原始结果在后。卷内图文文件材料罗列要求：文字在前，图样在后。

(10)、其他往来文按类别及时间顺序归档。

(11)、承包商自检、监理抽检资料签字要规范齐全，不能复写

和代签。

(12)、严格按照《河南省公路工程竣工文件材料立卷归档整理

细则》进行归档整理。

三、监理月报制度

(一) 监理月报的基本要求

1. 监理月报由驻地办负责，每月按规定时间报合同部。

2. 监理月报要求用微机打印，一式四份。

3. 监理月报的幅面尺寸为 210mm×298mm,即 A4 复印纸幅面。

4. 监理月报由封面、文字说明和图表组成。

5. 文字说明按监理月报的内容要求逐一叙述， 能用图表说明

的尽量利用图表。

(二) 月报的主要内容

1. 工程概况

2. 工程进度： 提供工程总体进度及本月份的施工进度。 如未

完成， 应阐明原因和下一步如何补救措施等。 文字力求简

要。

3、工地会议

第一次工地会议

在工程正式开工前召开。会议由总监理工程师主持，业主、承

包人、监理各方在工程项目中担任主要职务的人员参加会议，质量

监督部门受邀参加。

会议内容包括：

(1)各方介绍各自的人员、组织机构、职责范围及联系方式。

业主宣布对监理工程师的授权；承包人提交对项目经理的书面授权

书。

(2)承包人陈述开工的各项准备情况；总监理工程师予以评述。

(3)业主就工程占地、暂时用地、暂时道路、工程支付担保情

况及其他与开工条件有关的内容及事项进行说明。

(4)监理单位就监理工作准备情况以及有关事项作出说明；就

主要监理程序、 质量和安全事故报告程序、报表格式、 函件往来程序、

工地例会等进行说明。

(5)总监理工程师进行会议小结，明确施工准备工作存在的主

要问题及解决措施。

四、工地例会

普通一个月召开一次。 会议由总监理工程师主持， 业主、承包人、

监理各方在工程项目中现场主要负责人参加会议。

会议内容包括：

(1)检查上次会议议定事项的落实情况。

(2)审查工程质量，针对工程质量缺陷及控制标准，施工工艺

等进行检查提出整改意见。

(3)审查施工安全事项，消除事故隐患。

(4)讨论施工环境和环保情况。

(5)审查工程支付中的各项问题。

(6)审查现场情况，落实人工、机械、材料是否适应工程需要。

审查工程进度，分析影响进度原因，找出解决办法。

(7)有关延期索赔意向及澄清。

(8)下一步工作的具体安排和要求。

五、专题工地会议

根据工程需要及时召开。 会议由监理工程师主持， 业主、 承包人、

监理各方代表及有关人员参加会议，必要时邀请有关专家参加。

内容包括：

对施工期内浮现的工程质量、安全、环保、费用、进度及合同管

理等方面的重点、 难点和需要协调的问题进行研讨， 提出明确的解决

方案和落实措施。

工地会议结束后要形成会议记录，用 A4 纸幅打印一式四份，

报总监办备案。

六、监理日志及档案管理

1、监理日志

要内容、数据可靠，内容包括：

(1)工程项目、工作内容。

(2)投入机械设备、检测结果、发现问题、解决办法。

(3)额外工程及变更设计工程数量等内容必须明确记录在

监理日志上， 凡监理日志未明确记录的额外工程及工程变更， 监理部

将不予审批。

2、档案管理

(1) 行政档案：监理工程师与业主之间的往来涵件，承包商之

间书面协议、 申请、 会议记录、 监理内部往来涵件、 请示报告、 批复、

监理月报等。

(2)计量支付档案：承包商申报表、设计变更请示、批复，种

类支付证书。

(3)技术档案：开工令、停工令、现场指令、检查记录、试验

记录等。

3、 档案管理办法

⑴、严格按照《建设项目(工程)档案验收办法》、《交通文件材

料立卷归档办法》、《河南省档案管理规定》，以及业主的要求，进行

工程档案的管理、采集、整理、归档、移交等项工作，做到工程档案

的有序、安全管理。

⑵、建立工程监理档案管理制度，实行制度化管理。

⑶、总监办档案资料由专人统一管理，收、发必须进行登记。

⑷、编制文件目录，对各类文件分类管理、编号存放。

⑸、监理资料应内容完整、填写认真、审批意见与签认齐全。

⑹、收到外来文件时， 及时做好收文记录、 编号存档、 制作备份，

防止文件缺损；对外发放的文件，原件及时编号存档，并做好发文记

录。

⑺、对于计量(支付)档案、技术档案，要随时编号，存入同类

档案中。

⑻、监理人员可借阅，并可根据需要制作备份。借阅时应办理手

续，阅毕及时归还。

⑼、在工程完工后，按照业主的资料整理要求，及时整理、编排

监理资料，作为工程建设文件交付业主。

三、工程资料督导检查的规定

1、首先驻地办各部门管理人员应根据工程进度及时填写工程

资料，并按规定及时移交资料室。资料填写人员应对资料内容的

真实性、准确性负责。

2、驻地办资料员随时掌握工程进度情况， 保证资料与工程同

步，发现滞后情况时，应依据驻地办资料管理制度进行报告、催

交工作。

3、驻地办资料员负责对工程资料的编制情况进行初检。 根据

地方规定及相关规范要求对工程资料中的工程名称、施工部位、

内 容填写、签名盖章、交圈情况进行检查并催促相关人员整改，

保证其正确性。对检查合格的资料，做好编目、外观整理、组卷

等工作。

4、总监办每月定期对驻地办及各施工单位进行检查， 具体时

间为每月月中旬，月底各一次。

310 国道汪屯至中牟开封交壤段改造工程

二〇一二年元月五日