所谓代理，在法律上是指一人授权另一人代表他行动的关系。前者叫委托人，后者叫代理人。而代理函是委托人与代理机构之间有关销售业务的意向洽商信函。
代理函一般有以下特点:
·契约性。代理函的内容要体现出委托人和代理人之间的契约。一方面，代理人只能在委托人授权范围内开展业务；另一方面，如代理人没有越权，委托人应对其行动负责，并承担一切后果
·意向性。代理函仅仅是委托人与代理人之间的意向洽商，双方还可以就很多条款进行商谈，一旦签约后，对双方就具有了约束性。
代理函按形式之不同，可以分为独家代理、一般代理和总代理等三种。
·独家代理。委托人只指定惟二一家机构或个人负责经销自己的产品，二者之间的关系为独家代理。
·一般代理。委托人指定众多机构或个人负责经销自己的产品，委托人与其中任何一家机构或个人之间的关系为一般代理。
·总代理。委托人指定某机构或个人负责处理自己的所有业务(不限于经销产品)，二者之间的关系为总代理。
从结构上看，代理函与一般便函相同。包括以下几个方面内容：称呼；表明对对方产品的兴趣；提出代理要求；向对方作代理承诺。如保证销售额的完成，不经营相同的其他公司的产品等；落款。
☆在代理函中，委托人与代理人之间的权利与义务的关系要明确。比如，委托人要对代理人在授权范围内的行动负责，包括代理人代表他签订的合同；代理人必须在授权范围内行动，要忠实并服从一切合理的指示，应勤奋努力并充分利用自己的技能，把一切与代理关系有影响的事实告知委托人
☆提要求时，语气要诚恳。作承诺时，语气要果断。总之，要设法充分赢得对方的信任。
尊敬的X X X先生：
近六年来，我们一直在浙江销售贵方的丝绸服装，你们的产品深得顾客的青昧。产品的设计、式样和色彩都符合我们市场的需要。批发商及零售商对销售你们的服装极感兴趣。
既然我们已经建立了良好的贸易关系，我们提议订立独家代理合同，有效期为四年。在合同期内，我们保证每年销售八万件。为此目的，我们保证不经营相同的外国产品或其他公司的产品。
如果贵方同意授予我们独家代理权，我们将不遗余力地在浙江市场不断扩大贵方服装的销量。
静候佳音
×××(签名)
20××年×月×日
这封代理函条理清晰，层次分明，重点突出。首先，撰写者既告知对方自己在销售对方产品方面有着足够的经验；又表明了自己对对方产品的浓厚兴趣。从而为下文提出代理要求打下坚实的基础。
接下来，撰写者明确地提出了自己的要求，并向对方郑重承诺。这既表明了自己的诚意，又显示了自己完成任务的决心，更打消了对方心中可能产生的疑虑。
最后，从展望未来的角度，重申自己的决心，意在打动对方，获取对方的信任，从而达到要求对方授予独家代理权的目的。