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公文的格式写法

时间:2010-12-21 | 作者:佚名

公文的格式包括外观形式和内在结构两部分。公文的外观形式是指公文的用纸标准、装订要求、文字排列方向、页面设置标准等。按国家质量技术监督局1999年发布的《国家行政机关公文格式》规定,公文的内在结构由眉首、主体、版记三部分组成。各部分的组成要素分别是:

1.眉首部分也称文头、版头,由公文首页红色间隔线以上的各要素组成,包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项。

(1)份数序号。指按同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号,用7位数的阿拉伯数字标识于版头左上角第1行顶格。主要用于内容机密的文件,编号是便于文件统计、登记、保密和回收。

(2)秘密等级和保密期限。指公文内容涉及党和国家机密程度的级别,分为绝密、机密、秘密3种密级。用3号黑体字标识在版头右上角第1行,秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

(3)紧急程度。指对公文送达和办理的时间要求,分为“特急”、“急件”2种,其中紧急电报的紧急程度可分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”4 种。用3号黑体字标识在版头右上角密级下1行。

(4)发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称加“文件”构成,一般套红色印制,即俗称的“红头文件”。联合行文时,发文机关并排,主办机关排在前,“文件”二字排在右侧。

(5)发文字号。由发文机关代字、年份、序号构成,如“国办发【200611 1号”,表示国务院办公厅2006年发出的第1号文件。置于发文机关标识之下、红线之上居中的位置;如有“签发人”,则“发文字号”居左,“签发人” 居右,两者同排一行,中间空1字。

(6)签发人。上报文需标识签发人姓名,用3号仿宋体字,平行排列于发文字号右侧。

2.主体部分又称行文部分,是公文的关键部分,包括标题、主送机关、正文、附件、落款、成文时间、印章、附注等。

(1)标题。一般由“发文机关+事由+文种”组成,位于红线下第1行居中,用2号或小2号宋体字。公文标题除书名号外,一般不用其他标点符号。字数较多时,可分多行排列,但分行时不能拆分词组,一般“的”字不放在行首。

“发文机关”要写全称或规范化简称,如文件首页具有制发机关的标识,标题可省略机关名称。

“事由”应准确、扼要地概括公文的主要内容,一般用介词“关于”引出事由。

“文种”是公文种类,用以揭示公文的性质和制发目的。正确使用文种,有利于及时、准确地处理文件。

(2)主送机关。也称“受文机关”,指公文的主要受理机关。应使用全称或规范化简称、统称,与标题相隔1行,左起顶格书写。上行文一般只写一个主送机关,下行文可以有多个主送机关,按其级别或惯例依次排列。公布性公文,如公告、通告等,没有特指的主送机关,则不写。

(3)正文。这是公文的中心,表达公文的具体内容。正文结构一般包括开头(表明制发公文的依据、目的或原因)、主体(写明具体事项)、结尾(一般有与文种相适应的习惯用语),因文种不同,其写作要求也不尽相同。

(4)附件。指与公文内容有关的随文发送的文件、材料等,是正文的有机组成部分。置于正文下1行空2格标识“附件”,说明所附材料名称、份数和顺序号。

(5)落款。即发文机关名称,如首页已印制有发文机关标识,或标题已写明发文机关的,可不再落款。

(6)成文时间。成文时间以负责人签发的日期为准;联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准;会议通过的公文,以通过日期为准;法规性公文,以批准日期为准,或以专门规定的具体生效、开始执行的日期为准;电报以发出日期为准。成文时间要用汉字写全年、月、日,“零”写为 ",写在右侧抵4格处。会议通过的文件,成文时间写在公文标题下的括号中。

(7)印章。除会议纪要和以电报形式发出的以外,公文都应加盖印章。印章要端正、清晰地盖在成文时间的上方。上不压正文,下要骑年盖月。联合上报的非法规性文件,由主办机关加盖印章。联合下发的公文,联合发文机关都应当加盖印章,主办机关印章排在前,每排最多排3个印章,印章之间互不相交相切,最后一排如余1个或2个印章,均居中排列,日期则标在最后一个机关名称之下。

(8)附注。指与文件有关的注解或说明。居左空2格标识在成文时间下 I行。

3.版记部分包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、印制份数等项,版记各要素之下均加一条下划线。

(1)主题词。指反映公文主要内容、文件类别的规范化的名词或名词性词组,主要是为了方便检索公文。标引主题词应从有关主题词表中选用,如《中共中央办公厅公文主题词表》、《国务院公文主题词表》等,如使用公文主题词表以外的词组,应在词组前标识“△”符号。每份公文一般选用3-5个主题词,主要由类别词(表示公文涉及的范围或类别)、类属词(提示公文内容的核心词)和文种组成,词目之间空1格,“主题词”三字用3号黑体字,词目用宋体字。

(2)抄送机关。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。标注抄送机关的目的在于明确公文的发送范围,使有关机关了解公文的内容,以便在必要时给予配合。抄送机关有抄报(给上级机关)、抄送(给平级机关或不相隶属机关)、抄发(给下级机关)之分。

(3)印发机关和印发日期。指负责把公文文稿印制成正式公文的机关,一般是秘书部门。印发日期指公文文稿送印日期,用阿拉伯数字标识,可以是成文时间,也可比成文时间稍晚,不能早于成文时间。此两项在同一行排列。

(4)印制份数。标明印制公文的份数,居于印发日期之下,加小括号。

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