费用管理办法

费用管理控制制度

费用管控制度

为加强公司对费用的管理和控制，使日常开支的各种费用纳入即定轨道，使各

项开支合理化、制度化，特制定本制度。

一、费用预算制度

1.公司总经理根据公司的发展规划，提出公司一定时期的总目标，

并下达各部门指标;

2.各部门自行根据下达的指标编制本部门预算(含资金预算、成本

预算、管理费用预算)，编制的预算应在以收定支的前提下做到

可控、符合实际、全面完整;

3.预算指标报财务总监、总经理，总经理召集有关人员讨论通过或

驳回修改;

4.批准后的预算下达给各部门执行;

5.各部门应于次月5日之前将上月预算的执行情况报财务总监、总

经理;

6.根据公司资金的实际情况，适时修改预算，以便更好的控制资金，

避免公司陷入窘困;

7.财务部门核算、监督各项目预算执行情况，避免不必要的超支给

公司带来不利影响。

二、费用报销的基本程序

1.每项经济活动发生后的三天内，由经办人根据实际经济业务将发

票与单据分类进行粘贴，并填写《报销粘贴凭单》、《差旅费报销

单》，注明报销内容、时间、金额等，报部门负责人、财务负责人

及总经理签字;

2.交财务部审核报销(审核重点:?预付及应付款项应与合同相核

对，看是否与合同相一致;?该项费用是否在预算范围之内，是

否超支;?有关票据是否合法、书写是否规范、金额是否计算正

确)，如经审核费用在预算范围之内且无超支，可以批准报销付

款;

3.单次金额超过5000元限额交财务总监审查签字后方可报销;4.预算外的

开支经财务总监审核后交董事长审查批准后方可报销;5.有明确制度规定的报销

如业务招待费、差旅费参照附件执行，工

资性支出应报财务总监审批后，财务方可受理;

6、对于日用品、办公用品、劳保用品等报销必须附明细清单;7.费用报销一

般是谁发生谁报销，除总经理费用及特殊情况外严禁

行政办公人员代报，对违规的代报费用财务部门应拒绝办理，对

于代报事项的报销人填写应为实际报销人，而非代报人。

三、财务部门的职责和权利

1.财务有权拒绝报销任何不真实的原始单据;

2.财务人员应根据国家的制度和公司的规定，以及合同、协议、总

经理批示的报告进行审核，对手续不完整的要求给予补充完整，

对不合规的报销凭证予以拒绝并退还报销人;

3.财务部每月应汇总各部门费用明细、费用开支实际情况明细表报

总经理、财务总监、各部门负责人审阅;

4.对各项报销凭证，财务总监可再次审查，对可疑经济业务提出质

询，拒绝不合理、不合规、不合法的报销凭证;5.出纳应对已按规定程序审

批的报销凭证，进行最后一次全面的把

关和审核，对不符合有关规定的凭证应予以拒绝;6.对各机构的正常性开支

实行财务部门负责制，财务人员必须做到

一周内处理，不得无故拖延各机构的票据报销，否则给予公开批

评和罚款。

四、单笔支付金额在100000元以上(含100000元)，须至少提前一天通知财务

部门，以便提前做好资金的筹集和准备。五、本制度附件与本制度具同等效力。

六、本制度自发布之日起执行，本制度解释权由财务部执行，修改权由财务部

修订后报总经理、集团本部审批后执行。

附件一:关于业务招待费的规定

一、业务招待费:包括因生产经营和业务的需要，用于招待相关人员而发生的

接待费、餐费等费用;

二、业务招待费各部门内部应实行限额使用、不得超支的的原则，费用限额由

年初预算时确定，年度限额不得结转使用;三、业务招待费按总经理批准的预算规

定的数额开支，由各部门负责人决定执行。各部门业务招待费不可突破预算指标，

预算外支出部分一律由各部门负责人以书面形式向财务总监、总经理汇报后，按总

经理批示执行;

四、一般情况下，只有各部门负责人、招待事项所涉相关人员有权出面接待客

户。如遇特殊情况:如各部门负责人、部门领导均不在的情况下，需经办人员接待

的，应先向各部门负责人提出口头申请，经同意后方可接待;

五、业务招待费发生后，必须及时报账，并在费用报销单上注明接待理由、明

确接待对象、时间、地点、参加人数，否则财务人员有权拒绝报销;

六、财务部门应在每月底汇总各部门业务招待费发生明细表，报财务总监、总

经理审阅;

七、各部门负责人对业务招待费使用的合理性、真实性承担责任，财务人员对

费用标准的执行及票据自身的合理、合法性承担连带责任。

附件二:个人借款的规定

为了规范公司借款管理制度，督促借款人及时还款，使公司会计报表反映的费

用和利润精确，避免公司的资金损失和沉淀，特对借款作以下规定:

(一)借款条件:公司员工为办理业务及采购时，由经办人?部门负责人?总经理?

财务部(证明其前借款已归还，借款事由及金额是否在预算范围内)签批后，可暂向

公司借款;

(二)借款原则:,、借款实行“前清后借，前不清后不借”原则，特殊情况需经

财务总监、总经理联批后方可借款。,、超预算借款、单次借款现金额超过10000

元以上借款，需经财务总监、总经理联批后方可借款;

(三)还款期限员工处理完业务后三天内(休息日顺延)必须到财务部门报销，冲

抵借款，若超过三天还款报销，则每天按借款金额的1%计算罚息，从工资中扣缴;

(四)财务监督公司财务部门每月底根据员工欠款情况，列出明细报公司总经

理、财务总监、各部门负责人，并发出催款通知书，通知借款人速到财务结算。逾

期还款，按还款期限相关规定处理。

附件三:差旅报销制度

为有效控制和压缩差旅费用的支出，提高各类业务人员的办事效率，特制定本

制度。

一、办理程序

1、出差人员必须事先填写“出差申请单”，注明出差地点、事由、天数、所

需资金，经部门负责人签署意见、分管领导批准后方可出差。

2、出差人员借款需持批准后的“出差申请单”，填写“用款申请单”，列明

用款计划，由部门负责人签字担保后，经财务负责人审核，总经理审批后方可借

款。

3、出差人员回公司后，应及时向分管领导汇报情况，必要时形成出差完成情

况书面报告，由分管领导考核结果，签署考核意见。

4、出差人员根据签有分管领导考核意见的“出差申请单”和有效出差单据，

按规定填写差旅费报销单经部门负责人、总经理签字后，方可交财务部门报销差旅

费。

5、凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予

报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的，需经财务总

监签署意见后方可报销。

6、出差回公司应在一星期内报账，超过一星期报销差旅费，每一天按30元罚

款，若迟报时间超过一个月以上，每一张单据按每月30元累积加罚(发票日期)，

并追究其部门担保人责任。

7、出差时借款，本着“前账不清、后账不借”的原则，延误工作责任自负，

特殊情况由总经理特批，对各部门违反规定给予借款而造成账务混乱的，追究财务

经办人及负责人的责任。二、费用标准

(1)住宿标准(金额单位:元。下同):

地区/人省会城市

特区直辖市省辖市县级市及以下

员(单列市)

总经理200(含副总经理，下同)

经理150其余人员120逢单人出差，

增加规定标准的50%

(2)伙食补助费:

地区/人省会城市

特区直辖市省辖市县级市及以下

员(单列市)

总经理实报实销

经理6030303030其余人员6030303030

(3)交通工具标准:

工具/人

飞机火车轮船长途汽车出租车

员

总经理普通舱软卧软座二等舱实报实报

经理预申请硬卧硬座三等舱可乘可乘其余人员——硬卧硬座三等舱

可乘预申请

三、报销办法

(一)住宿费报销办法

1、出差人员的住宿费实行限额凭据报销的办法，按实际住宿的天数计算报

销。

2、出差人员由接待单位安排的，不予报销住宿费，住亲友家的，给予住宿标

准50%的补贴。

3、出差人员住宿费报销标准原则上按规定标准执行，有新闻媒介采访、会见

地方政府官员和知名人士或影响公司整体形象的特殊业务情况，在分管领导允许的

前提下，可按实报销。

4、住宿费标准一般指每天每间，若为同性二人同时出差，按一个房间标准报

支，副总以上人员出差，可单独住宿。

(二)伙食补助费报销办法

中午12时前离开本市按全天补助;中午12时后离开本市按半天补助;中午12

时前抵达本市按半天补助;中午12时后返抵本市按全天补助。

(三)交通费报销办法

1、旅途中符合乘卧(从晚八时至次日晨七时之间，在车上过夜6小时以上或连

续乘车时间超过12小时)而未乘座卧铺，特快按票价50%，其它列车票价60%予以

补助。

2、对于经批准的自驾车辆人员，交通补助费予以取消，其费用补贴按照私车

公用的相关制度执行。

3、出差人员原则上不得乘坐出租车，但下列情况除外:

(1)出差目的地偏远，没有公共交通工具的;

(2)携有巨款或重要文件须确保安全的;

(3)收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的;

(4)陪同重要客人外出的;

(5)执行特殊业务或夜间办事不方便的;

以上情况须请示部门经理同意由总经理逐一签字特批后方可报销。

4、出差人员应按最简便快捷的线路乘坐车船，不得饶行。出差期间经领导批

准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览，其饶线多支付的费用均由个人

自理，期间按事假考勤。遇有特殊情况的，如春运无法购票的，在请示总经理同意

后方可报销。(四)其他

1、在出差过程中因业务工作需要使用招待费应先征得部门领导同意，并经部

门领导核准并签署意见后财务部方可审核报销。

2、出差人员应保留完整车(船)票时间、车次、住宿发票作为计算费用的依

据。

四、补充规定

1、两人以上出差人员，在请示主管领导允许后，可就随行高一级人员标准执

行。

2、外出参加会议，会议费用中包括食宿时不再享受食住费用，只享受市内交

通费。会议费用中不含食宿时，按前述标准予以补助。

3、外出学习、驻厂人员，伙食补助每天20元，期间不享受市内交通费、住宿

费包干，途中可享受交通、伙食补助费。

4、差旅费报销单的填写必须清晰明了，详细填写出差时间、地点、交通工具

等情况，票据的粘贴应与日期顺序一致，并在每张票据上注明起止站点，便于票据

审核，提高工作效率。

5、公司任何人员出差(包括会议、培训等)都必须事先根据人力资源管理规定

的隶属关系按级申报，并获得部门负责人及总经理同意批准;

6、经营部销售业务员的差旅费原则上在考核提成中自理，确因业务组或经营

部的业务管理所需的差旅费，具体报销按本规定执行，总额控制在考核列支范围

内，同时由财务部做好台账记录予以控制。五、本制度自发布之日起执行，解释

权归公司财务部。

附件四:费用开支中的处罚规定

一、凡在费用报销中有弄虚作假、虚报费用、以虚构业务报销费用等行为者，

一经核实，除收缴所报费用金额外，按虚报金额的2倍给予罚款，并给予内部处

分，情节严重者追究法律责任;对于审批签字同意报销的各部门负责人给予同等处

罚;

二、对于在费用报销中由于财务人员未坚持制度造成公司损失时按公司费用报

销制度中财务人员的责任有关规定执行;

三、以上制度在执行过程中，如出现弄虚作假、虚报费用、违反制度的情况，

给予以下处理:

,、给予当事人内部严重警告处理，收缴多余款项;,、处以当事人应报销总额

的60%以上的罚款;

,、审核人员由于审核不严造成损失的，应承担连带责任，处以不低于错报总

额20%以上的罚款。