费用管控

如何合理管控行政费用

行政事业经费管理方法，其特征在于分为以主要流程的自

动闭环控制为主，以关键环节路由转换流程走向为辅，使整个

经费支出体系完整、规范、可控。其中，主流程包括对预算、

分配、用款申请、合同登记、付款、决算几个独立过程的定义。

如何合理管控行政费用

一、加强综合预算管理，规范其他收入的管理

近几年，财政部门加强了对行政事业性收费和罚没收入的

管理，按照有关规定，预算单位的各项收入(如财政补助收入、

上级补助收入、事业收入、经营收入等)全部纳入经费预算管

理。而除此以外的各项收入，包括对外投资收益、进修培训收

人、房租、利息以及其他项目收入等，虽然也纳入了预算管理，

列入了决算表中，但却“重收轻支”，对这部分收入应该如何

进行使用和管理却并没有明确的规定，预算管理偏松，预算约

束软化，透明度不高，缺乏监督。其他收入是经费收入的重要

组成部分。长期以来，由于其他收入没有直接纳入财政预算，

导致大量财政性资金游离于财政管理之外，削弱了政府宏观调

控能力，降低了资金使用效益。

二、完善国有资产管理机制

国有资产是行政事业单位开展业务活动和完成工作任务的

物质基础。虽然各行政事业单位都建立了资产管理制度和责任

制，但总体状况不容乐观，仍存在家底不清、账实不符、重钱

轻物、产权不清等问题。“国家统一所有，政府分级监管，单

位占有使用”的管理体制，在实际操作上责任主体不明、责任

划分不清、权利和义务不对称，使得以下问题比较明显：

(一)资产的所有权和使用权分离

由于固定资产的购建掌握在各使用单位手中，造成资产实

际占用权、处置权等全部落在各个使用单位，要进行跨部门、

跨单位的资产配置基本上不可能，从而造成各单位之间资产的

占有严重失衡。如办公用房，有的单位多余，闲置或出租，有

的单位则全部靠租借。

(二)会计核算存在漏洞

对固定资产的会计核算存在漏洞。现行会计核算上预算单

位固定资产不计提折旧，固定资产在使用磨损、实际价值逐渐

递减但尚未报废之前，账面净值一直保持原始价值，导致账实

严重不符，有的资产已报废，但清理前账面一直未调整，使

“家底”不清;固定资产与固定基金同增同减，在基建项目完

工后，由于资金来源尚未全部落实，资产长期无法入账，造成

有物无账。

(三)资产的使用效益低

各单位对国有资产的产权意识还比较薄弱，账实不符现象

严重，不少单位随意处置国有资产，资产管理与财务管理脱节

现象比较突出，普遍存在“重钱轻物”、“重购轻管”的现象。

存在资产低效使用的问题，在资产购置上存在随意性乃至盲目

性，赶超消费浪潮，追求“高精尖”、“功能全”，一方面

不断向财政要钱，投资兴建或购置资产，提前更新，使大量尚

能使用的设备处于闲置状态;另一方面不及时地对设备进行保

养、检修、维护，致使许多设备无法继续使用或超常规、破坏

性地使用，造成设备快速老化，影响了资产的使用效果和寿命。

这大大的影响资产管理效能，影响行政事业单位的运转效率。

三、加强经费的内部审计和财政审计监督，规范职务消费

目前相当大部分行政事业单位没有设立内部审计机构;有

的虽然设了内部审计机构，但力量薄弱，甚至是个摆设;有的

内部审计机构与纪检监察部门合署办公，大量时间和精力用在

办案上，不能有效的发挥内部审计的作用;有的单位将内部审

计机构设在财务部门，对下级审计可以发挥一定的作用，但对

本级财务的监督就不能有效地发挥作用。

(一)建立健全内部审计机构

行政事业单位要从编制上解决人员问题，把内审机构设置

列入行政事业单位的“三定方案”中，配备素质高、业务强的

内部审计人员，招聘具有审计专业技能人才充实审计队伍，加

强审计力量。参照国家审计的有些做法，如审计程序、方法、

对问题的定性及处理处罚等建立健全内部审计制度，使内部审

计工作发挥更大的作用。

(二)加强财政审计监督

财政监督作为经费管理的重要组成部分，是实施财政政策、

规范财经秩序的重要保证。在进一步健全财政监督机制的基础

上，把工作重点放在完善政策、制度上，逐步实现监督管理的

规范化。财政部门的工作人员要以深化财政改革、加强和完善

财政管理为中心，做到收入监督与支出监督并举，专项检查与

日常监督并重，开展定期的监督检查。在监督环节上，重点加

强对财政资金分配、使用和效益情况的监督检查，同时建立起

财政部门、主管部门、资金使用单位、审计部门相互制约的预

算执行监督机制，发挥监督工作对财政运行的预警保障作用。

(三)强化对职务消费的控制管理

各单位要始终坚持适度从紧、量入为出的政策，采取切实

有效的措施，运用科学方法管好“人、车、会、话”等重点

支出项目，在日常工作中做到精简和分离相结合，人为压缩行

政事业经费开支。如：制定科学的小汽车管理办法，节减汽车

燃修费用开支;完善会议管理办法，减少会议经费开支;扩大政

府采购范围，不断节约财政资金等。同时不断探索，不断完善

对职务消费的控制管理。将职务消费划定范围，结合部门预算

将消费支出具体到项目和人，不准超越。消费额度定量化、货

币化，将职务消费定量、定额化，包干到人，公开透明。既可

以节约政府行政支出费用，提高职务消费的合规性，又有利于

防腐倡廉。

如何合理管控行政费用

一、经费管理主流程模块

定义经费管理的主要流程，如预算、分配、用款申请、合

同登记、付款、决算、账务处理。

(一)预算

按照财政部门颁发的功能科目体系，编制单位本年的预算

数据，并可据此作为全年支出的资金来源，也是纳入经费控制

管理范围的资金之源。将预算分为年初预算及年度追加预算两

部分，可清晰的记录各项预算数据的来源。

(二)分配

单位对某些经费支出进行部门包干管理，以达到专款专用

的控制目的。即对可支配支出项目(经济科目)的金额来源与哪

项预算中功能科目做了限制，用以控制资金流向的合理性、合

规性。分配的步骤也分为年初分配及年度追加分配，这样做的

目的类似于节流，对于部门年度包干经费不是一次性分配，而

是分期间，如按月度、季度，可进行多次分配，避免部门支出

时在前几个月或半年过度支出，造成后面经费紧张的局面。分

配可以分为财务计划部门主动分配，当然也可以追减已分配的

经费，还可以使财务计划部门仅作为其中一个审批环节，由各

个部门主动发起部门经费申请，审批流程走完后，自动分配金

额。

(三)用款申请

行政事业单位日常支出，有些需要进行事前审批。这样，

用款事前审批单据划分为，车辆油料补充、车辆维修、公务接

待、办公用品、设备采购、因公出差、会议、培训、其他经费

支出等。除了可受经费额度控制外，每一项上都会有此类型特

有的元素，如：1、车辆油料补充和车辆维修，记录有车辆号

码、行驶里程、申请金额，看据此统计单位内某辆车在某一时

间段内，行驶的里程数及所花费的加油和维修费用情况，用以

识别车辆是否违规使用。2、公务接待，记录有接待的相关情

况，并且依据接待标准控制，做到接待合规不超标。3、采购

申请，记录采购的类型及数量，供应商信息供选择，做到采购

必申请及定点采购，避免了采购的随意性，大大降低了采购收

回扣等违法违规行为的发生率。

(四)合同

对于某些采购需要在登记合同信息，包括合同编号、签订

日期、供应商等，最主要的还是合同的付款日期及付款条件。

后续的付款流程即是依据于合同上的付款信息，进行付款的相

关操作。在合同上，增加一项付款进度，后面付款环节在依据

合同付款的同时，还会将付款信息实时反馈到合同上，使管理

者对合同的支付情况一目了然。

(五)付款

付款时的重要原则就是要有付款依据，严格做到无依据不

付。付款依据分为以下几种：1、事前用款申请;2、合同登记

的付款记录;3、预算经费额度。每一笔付款资金，都会有来源

出处，同时又会记录到详细的支出科目上，资金流动一目了然。

付款时，增加支付方式处理，一般分为转账、现金、零余额账

户等，作为后续直接支付的先决条件。

(六)决算

年终根据系统经费运行支出情况，确定某项经费支出的详

细情况，及各个部门的经费支出情况，并分析本年预算经费在

编制、分配、支出的过程中存在的问题，用以辅助决策下一年

预算经费管理行为。

(七)账务处理

在付款环节，财务稽核岗审查付款单时，同时确定此项经

费的账务处理科目及相关辅助专项信息，后续在同账务系统衔

接时，自动生成记账凭证。减轻了会计制单人员工作量，同时

将两个审核环节合并为一个。