提升效率

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保证工作质量，提高工作效率

熟习工作技能

针对“熟练程度”的提升，员工们应先为自己的职业路向定位，通过学习，迅速提升自己在某

方面的能力至合理标准，甚至超出水平。正所谓“熟能生巧”，当某部分的工作速度加快后，便可

以把省下来的时间，用作学习其它部分，提升工作效率。当然，也可以选择专注发展个人的强项，

令水平提升至最高。

说及工作效率，也就是对时间观念的加强。一般工作效率不高的员工，都是对时间管理的概

念较为薄弱，只会接受上级分派工作，心态过于被动，未能有效地运用自己的时间。他们大多数

不知道自己的时间是如何花掉的，只感到一天的时间飞快地过去，还没有完成甚么事情，便已经到

下班时间了。他们亦不会明白自己所花的时间是否合理。

提升效率方法

职场内时间就是资源，当企业都在争分夺秒地争取更好的业绩时，员工应配合其步伐，假如发

觉自己时间概念不够强，可以从两方面着手处理：

(1)了解自己每天工作时间的分配，找出浪费时间的原因，并且分析这个现象的成因，到底是

因为工作时受到太多不速之客打扰，抑或是工作间太噪杂而未能集中精神等，这一切都要针对及正

面解决。

(2)利用工具协助自己，如日程表或行动计划表等，清楚列明每天工作的内容，每小时内到底

要处理甚么事情。每天有良好的记录，就可以定出更有效的工作程序，达到提升工作效率的目的。

工作效率高低不仅体现了企业的管理水平，还能看出企业的员工素质，更能说明企业在当今市场

上的竞争力，因此很多经理人、很多企业也都在为提高工作效率绞尽脑汁，下面就将我在提高工作

效率方面的一些心得，与朋友们一块分享，敬请指教。

1.保持最佳的工作激情工作激情也可以说是工作意愿，就是想不想做，想不想又好又快的做，

是积极主动、认真负责的工作，还是敷衍了事、拖拖拉拉的工作，两种截然不同的心态，使得工作

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效率的具体表现也大相径庭，因此工作激情成为提高工作效率的首要，就是说提高和保持工作激情

是提高工作效率的前提，关于如何提高和保持工作激情，在这里我不再赘述，敬请参阅本人发表在

中国营销传播网上的《保持营销团队工作激情的20招》。

2.选择正确的工作方向工作方向就是工作目标或工作目的，是一切工作的源头和指导，我们

可以选择不同的工作方向，但是正确的工作方向只有一个，一旦选错了工作方向，工作效率将无从

谈起，或者说劳民伤财、徒劳无功，对企业、对个人带来的只有损失，因此工作之前，一定要慎重

选择、辨认正确。

3.选择最好的工作方法我们知道A公司和B公司之间的道路，也许有好多条，但只有两

公司之间的直线道路最近，只有选择了直线道路才可能最先到达，也是效率最高的。选择其他道路

也能到达，但是效率却没有直线道路高。以此类催，每项工作都有一个工作方法是某一状态下效率

最高的，只有找到了这个工作方法才能提高工作效率。因此这就要求我们在工作之前，一定费尽心

思找出最好的工作方法。

4.施行科学的工作计划采用计划管理，对每项工作都要认真分析、正确量化，结合现实状况、

历史状况、行业状况、工作状况等，制定出科学合理的工作计划，并按照工作计划认真执行，对于

工作计划执行中出现的突变情况，要及时、正确的进行修正，施行科学的工作计划是提高工作效率

的保障。

5.工具的选择和使用“工欲善其事，必先利其器”，选择好的工具能使得事半功倍，比如骑

摩托车就比骑自行车工作效率高，开轿车又比骑摩托车的工作效率高，选择电子邮件就比普通寄信

工作效率高若干倍，现在是科技飞速发展的时代，新的工具层出不穷，甚至每一个新工具的出现，

都是对老工具的革命，对提高工作效率都有相当大的帮助，因此选择合适、高效的工具，对提高工

作效率有直接帮助。

6.引进适用的新设备就生产方面来说，采用新设备往往都能极大的提高工作效率，这方面

是众所周知的，在此不再赘言。

7.采用新技术新工艺前面说的要选择最好的工作方法，对生产、加工业而言，就是要不断

地改进生产技术、生产工艺，只有创新、引进、吸收新技术、新工艺，才能保证生产效率和生产水

平的永远领先，才能真正体现新技术、新工艺对提高工作效率的贡献。

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8.只做必须做的工作工作前要对工作进行分类，分出重要又紧急、重要不紧急、紧急不

重要、不重要不紧急的工作，按计划、有步骤，只做当时必须做的工作，免得喧宾夺主，影响了正

常工作的进展，确保有效工作的效率提高。

9.养成好的工作习惯平时要养成良好的工作习惯，要按计划工作，要按流程操作，要服从

指挥，要搞好工作协调，要搞好工具、设备的维护保养，要勤学好问，要善于总结提高，要向榜样

看学习……等等诸如此类的工作习惯，都能提高工作效率。

10.要学会放松和休息记得有人说过：不会休息就不会工作，其实很有道理，休息好了才

能精力、体力充沛，精力、体力充沛才能以最好的状态的工作。现在的职场人士，多数面临来自企

业、社会、家庭等各方面的压力，重压之下难免影响工作效率，因此学会放松，使自己从压力下解

放出来，才能以轻松的心情积极的工作之中。所以，放松和休息都是为了保障员工的最佳工作状态，

也只有在最好的工作状态下，才能提高工作效率。

综上所述，提高工作效率的途径，或许千条万条，但这十条应该是比较关键的，因此经理人和

企业，最好以此为镜，检视自己和企业，取长补短，互通有无，学习交流，以期真正提高工作效率！

制定合理的计划，合理的分配时间，在效率上提升！

A将工作分分类

你每天所要处理的工作，如果仔细想来无非有两种：事务型和思考型。如果将你所要做的工作做如

此划分，区别对待，也许你会收到事半功倍的效果。

性质相近的事情可以集中在同一个时间段来处理，而对于那些需要集中精力、一气呵成的思考型工

作，则要谨慎对待，在做之前要进行充分的思考，不停地想，苦思之后方有灵感闪现，这时要安排

精力旺盛、思路敏捷，而且不易被干扰的时间段集中去做。

B为工作制定计划

在这里需要指出一种错误的理解，制定工作计划不是给自己施压，是为了让自己记住该做的事。每

天面对大量的工作，谁都不免产生“丢三落四”、忙而无序的状况；如果会工作，养成定时作计划的

习惯，效果是大大不一样的。该做什么，什么时候做自己心中非常有数。制定工作计划，关键是要

会分解目标，把制定的月目标分解到一个周，一个周的目标再分解到每一天。也许看上去是一个很

庞大的，担心完成不了的工作目标，经过这样的层层分解后，结果发现，原来要实现这个目标并不

是很难；这样工作起来才不会感到有很大的压力。

养成利于工作的好习惯

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一些好习惯的养成，常常有助于工作效率的提高她说自己的第一个原则就是在工作时间里不做

与工作无关的事，特别是私事。情绪好坏往往会影响到工作状态。尽量不要把一些不好的情绪带

进工作里，此外，每天定时完成日常工作也很重要，

2.许多方法可以帮助我们提高效率，兼顾工作与生活，例如个人的工作习惯、依靠团队、建立完善

的流程等，这里主要探讨个人效率问题。假设您提高20%的工作效率，每周工作5天，无需加班，

就能获得6天的绩效。实际上，您的效率提高可能远远超过20%。

首先要明白，效率的关键在于良好的工作习惯，而不是学会一两个方法，

建立工作列表

随时记下要做的工作，所有事情一目了然。注意：

区分轻重缓急，先做重要的事情，注重效率更注重效果。

设置并重视完成期限，就像对自己的承诺。

具体明确，如果太大就分解成简单的工作。

这一方法比较容易，大多数人都可以使用。

作用：

既减少记忆，又避免遗忘。

能快速着手工作。

有效利用琐碎时间。

利用日程安排

日程安排与工作列表的不同在于，工作列表只是说明要做什么，而日程还确定了什么时间去做。养

成制定日程的习惯有些难度。我们可以：

先从时间已确定的事务开始，例如会议、会面等。

逐渐培养日程安排能力，根据个人习惯，将事务安排在合适的时间。

不要安排得太满，留下必要的缓冲时间。

相似的工作在一起，尽量减少角色的变化。

特别要养成习惯，随时利用琐碎时间做一些琐碎的小事。

保持工作焦点和热情

每天早晨先确立今天的目标，让工作焦点清晰，然后以最大的热情地去做。

学会调整工作状态，用积极的意识去激发热情；

想办法避免干扰。各种兴趣爱好很影响工作状态，把它们放到合适的孤立的时间段，例如午餐之后

午休之前，或者重要工作完成之后，不要放在重要时间段之前。

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建立正确的观念

心中清楚什么事情值得花时间去做。学会权衡和取舍。

遇到难题寻求帮助

有时我们会面临一些难题，如果您陷在一个思路中，可能会空耗时间，这时不妨同他人沟通一下，

听听别人的见解，或许有更多的解决思路；

或者您对一个难题有了一个思路，也应该立即与他人沟通一下，验证思路。一般的，在前期发现问

题比后期改正问题要节省数倍的时间精力。

分解复杂工作

对复杂的工作，善于分解，分而治之，或寻求他人的协助，协同完成工作。

展开多个工作线索

在某一时刻，你需要集中精力专注于一件事情。但某一段时间，最好有多个工作线索，如同吃着碗

里的，看着锅里的。有两种情况适合这种方式。

遇到思路阻碍时可以暂时搁置，等经过酝酿之后有了思路再做，有些难题可能在你放松思考的时候

会迎刃而解。

提前考虑下一步工作思路，当前工作完成时，下一步的大思路也清晰了，可以立即着手去做，同时，

开始思考再后一步的问题。

多个工作线索也可能使你思绪繁杂，这需要合理安排。

量化目标完成情况，不断改进

记录并量化工作完成情况（如果有工作列表就简单了）。用数字掌握自己的工作价值情况，然后：

改进，改进，改进。

通常的情况是，你不知道自己应该做什么：这个目标对你的工作会有什么样的影响？这个目标对你

的意义是什么？当你厘清了所有的问题后，再开始工作。

你必须理清的问题包括：

——我现在的工作必须做出哪些改变？

目标清楚不是要对方跟你解释公司的目标或是策略，而是这个目标对你的意义是什么，公司的目标

与你个人目标之间的关联是什么。如果老板重新设定公司未来一年的营运策略与目标，你可以问说：

“我的工作目标应该做出哪些调整？是否有必要改变现在的工作方式？”

举例来说，如果公司预计提升10％的营业额，那么行销部门必须达成什么样的部门目标或是个别

业务员必须达到多少的业绩，才能完成公司整体的目标。

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——可否建议我，要从哪个地方开始？

你要知道的不是工作细节的问题，而是要确定大致的方向与优先级。例如，应该先确认好哪些事项，

才能开始进行后续的作业；哪些事情应该排在最后，以避免其它流程的变动而必须一再的重做；各

项流程之间应如何协调与整合等等。

——我应该注意哪些事情，避免影响目标的达成？

可以寻求主管的建议，在过程中有可能犯下哪些错误或是疏失，应该要如何避免；根据过去的经验，

曾经发生过哪些意料之外的情形，必须预做准备。这样可以大幅减少不必要的错误尝试，当然更能

增加成功的机会。

——有哪些可用的工具与资源？

你应该先了解公司有哪些既有的资源可以应用，可以寻求哪些支持，这样才能更有效规划自己的时

间以及工作进度。

2、懂得拒绝别人，不让额外的要求扰乱自己的工作进度

对于许多人来说，拒绝别人的要求似乎是一件难上加难的事情，你总是担心：

——会不会因此丢了工作？

——我和同事之间的友谊是否就此结束？

——老板有可能接受吗？

拒绝的技巧是非常重要的职场沟通能力。只有你最清楚自己的工作情况，你必须对自己负责，管理

自己的时间与工作，不应让别人的额外要求，让自己陷入忙乱的局面。

在决定你该不该答应对方的要求时，应该先问问自己：“我想要做什么？或是不想要做什么？什么

对我才是最好的？”你必须考虑，如果答应了对方的要求是否会影响既有的工作进度，而且因为你

的拖延而影响到其它人？而如果你答应了，是否真的可以达到对方要求的目标？一旦有了决定之

后，该怎么拒绝呢？如果是比较熟识的同事、朋友，或是完全不相识的人，最好是直接了当的说：

“抱歉，帮不上忙，”或是“现在真的很忙，抽不出时间。”不要多费唇舌，也不需要解释一堆的

理由，只要简单的一两句话就可以。而且必须在当下直接回绝，不要拖延一两天才说出你的决定。

不要考虑太多，宝贵的时间应该花费在以下提到的另一种情况。

如果是面对客户或是比较不熟识的其它部门同事，就应该采取比较间接委婉的方法。你要考虑的问

题是：要如何响应才能维持更好的关系，建立未来合作的基础？

首先，你要说明为何无法答应的原因，并表示你的歉意。然后，最重要的是帮助对方找到另一个更

好的解决方法，有没有可能找到其它人帮忙。让对方觉得你不是在推卸责任，而是真的想帮助他解

决问题。

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这时候的回答不再是“是”与“否”的问题，而是沟通与对话的过程。你不是拒绝对方，而是与对

方沟通解决的方法。沟通的过程也同样让对方了解你实际的工作情况，而不会无缘无故的一再找上

你，请求你的帮忙。

3、主动提醒老板排定优先级，可大幅减轻工作负担

“手边的工作都已经做不完了，又丢给我一堆的工作，实在是没道理。”但是有没有可能问题是出

在你自己身上？你有没有适当的反应真实的情况？如果你不说出来，老板就会以为你有时间做这么

多的事情。况且，他可能早就不记得之前已经交待你太多的工作。老板其实是需要被提醒的。

你当然不可能同时完成这么多的工作，为什么不主动的帮助老板订出工作的优先级。你不是不做，

但是凡事有先有后。你可以事先衡量哪些工作可以为公司带来最大的效益，必须优先处理。然后列

出手中有哪些工作正在进行，需要哪些支持才能在期限内完成。

当你做好以上的准备时，再开始与老板面对面讨论，你可以问说：“未来几天或几星期内必须先达

成哪三个目标？”或是直接告诉他：“我已经先排定未来几天应该要优先完成的工作项目，想听听

你的建议？”总而言之，把短期内应该先完成、而且你有能力完成的工作项目确定下来。这样不仅

可以减少自己的工作负担，更可以提醒老板，让他了解你的实际工作量。

最后提醒一点，讨论的过程中必须时时站在主管的立场思考，体谅他所面临的压力。你该做的是协

助主管解决问题，而不是把问题推给主管。当然，更不应该自己承受问题。

4、报告时要有自己的观点，只需少量的信息即可让老板感到满意