展会策划

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2020年4月19日

展览策划方案

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展会策划书

第一部分会展预备阶段的文案

第一节会展预备阶段的文案简介

一、会展预备阶段的文案的概念:

会展预备阶段的文案是指一次会展从确定展览题材、收集信

息、进行展览项目立项策划一直到会展正式开幕前的预先准备阶

段涉及到的所有文本文案。

二、会展预备阶段的文案种类:

一般来说,会展预备阶段的文案包括展会立项策划书、展会

项目立项可行性研究报告、参展说明书、展会招展方案、展会招

展函、招展进度计划、观众邀请函、参展合同、展出工作方案、

展会费用预算表、展会宣传推广计划、广告文案等。

第二节会展预备阶段的文案写作

一、<展会立项策划书>的写作

(一)<展会立项策划书>的概念:

所谓展会立项策划,就是根据掌握的各种信息,对即将举办的

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展览会的有关事宜进行初步规划,设计出展览会的基本框架,提出

计划举办的展览会的初步规划内容,主要包括:展会名称和地

点、办展机构、展品范围、办展时间、展会规模、展会定位、招

展计划、宣传推广和招商计划、展会进度计划．现场管理计划、

相关活动计划等。

<展会立项策划书>是为策划举办一个新展会而提出的一套办

展规划、策略和方法,它是对以上各项内容的归纳和总结。

(二)展会立项策划书的内容结构:

一般地,<展会立项策划书>主要包括以下内容:

1、办展市场环境分析:包括对展会展览题材所在产业和市场

的情况分析,对国家有关法律、政策的分析,对相关展会的情况的

分析,对展会举办地市场的分析等。

2、提出展会的基本框架:包括展会的名称和举办地点、办展

机构的组成、展品范围、办展时间、办展频率、展会规模和展会

定位等。

3、展会价格及初步预算方案。

4、展会工作人员分工计划。

5、展会招展计划

6、展会招商计划。

7、展会宣传推广计划。

8、展会筹备进度计划。

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9、展会服务商安排计划。

10、展会开幕和现场管理计划。

11、展会期间举办的相关活动计划。

12、展会结算计划。

(三)展会立项策划书的写作要求:

1．展会名称

展览会的名称一般包括三个方面的内容:基本部分、限定部分

和行业标识。如”第93届中国出口商品交易会”,如果按上述三

个内容对号入座,则基本部分是”交易会”,限定部分是”中国”

和”第93届”,行业标识是”出口商品”。

下面分别对这三个内容作一些说明:

·基本部分:用来表明展览会的性质和特征,常见词有:展览会、

博览会、展销会、交易会和”节”等。

·限定部分:用来说明展会举办的时间、地点和展会的性质。

展会举办时间的表示办法有三种:一是用”届”来表示。二是

用”年”来表示,三是用”季”来表示。如第三届大连国际服装

节、广州博览会、法兰克福春季消费品展览会等。在这三种表

示办法里,用”届”来去示最常见,它强调展会举办的连续性。那

些刚举办的展会一般用”年”来表示。

展会举办的地点在展会的名称里也要有所体现,如第三届大连国际

服装节中的”大连”。

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展会名称里体现展会性质的词主要有”国际”、”世

界”、”全国”、”地区”等。如第三届大连国际服装节中的”

国际”表明本展会是一个国际展。

·行业标识:用来表明展览题材和展品范围。如第三届大连国际

服装节中的”服装”表明本展会是服装产业的展会。行业标识一

般是一个产业的名称,或者是一个产业中的某一个产品大类。

2、展会地点

策划选择展会的举办地点,包括两个方面的内容:一是展会在

什么地方举办,二是展会在哪个展馆举办。

策划选择展会在什么地方举办,就是要确定展会在哪个国家、

哪个省或者是哪个城市里举办。

策划选择展会在哪个展馆举办,就是要选择展会举办的具体地

点。具体选择在哪个展馆举办展会,要结合展会的展览题材和展会

定位而定。另外,在具体选择展馆时,还要综合考虑使用该展馆的

成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展馆本身的

设施和服务如何等因素。

3、办展机构

办展机构是指负责展会的组织、策划、招展和招商等事宜的

有关单位。办展机构能够是企业、行业协会、政府部门和新闻媒

体等。

根据各单位在举办展览会中的不同作用,一个展览会的办展机

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构一般有以下几种:主办单位、承办单位、协办单位、支持单位

等。

主办单位:拥有展会并对展会承担主要法律责任的办展单位。

主办单位在法律上拥有展会的所有权。

承办单位:直接负责展会的策划、组织、操作与管理,并对展

会承担主要财务责任的办展单位。

协办单位:协助主办或承办单位负责展会的策划、组织、操作

与管理,部分地承担展会的招展、招商和宣传推广工作的办展单

位。

支持单位:对展会主办或承办单位的展会策划、组织、操作与管理,

或者是招展、招商和宣传推广等工作起支持作用的办展单位。

4、办展时间

办展时间是指展会计划在什么时候举办。办展时间有三个方

面的含义:一是指举办展的具体开展日期。二是指展会的筹展和撤

展日期。三是指展会对观众开放的日期。

展览时间的长短没有一个统一的标准,要视不同的展会具体而

定。有些展会的展览时间能够很长,如”世博会”的展期长达几个

月甚至半年;但对于占展会绝大多数的专业贸易展来说,展期一般

是3-5天为宜。

5、展品范围