函怎么写

函的结构和写法

函的结构和写法

标题

函的标题一般由发文机关、事由和文种构成，有时也

可以只由事由和文种构成。

正文

1.开头。写行文的缘由、背景和依据。

一般来说，去函的开头或说明根据上级的有关指示精

神，或简要叙述本地区、本单位的实际需要、疑惑和困难。

复函的开头引用对方来文的标题及发文字号，有的复

函还简述来函的主题，这与批复的写法基本相同。继而，

有的复函以"现将有关问题复函如下"一类文种承启语引出

主体事项，即答复意见。

2.主体。写需要商洽、询问、答复、联系、请求批准

或答复审批及告知的事项。

函，或去函和复函的事项一般都较单一，可与行文缘

由合为一段。如果事项比较复杂，则分条列项书写。

⒊结语。不同类型的函结语有别。如果行文只是告知

对方事项而不必对方回复，则结语常用"特此函告"、"特此

函达"。若是要求对方复函的，则用"盼复"、"望函复"、"

请即复函"等语。请批函多以"请批准"、"请大力协助为盼"、

"望能同意"、"望准予xx是荷"等习惯用语收束。复函的结

语常用"特此复函"、"特此回复"、"此复"等惯用语。也有

的函不写结语。

告知函范例

例一：

告知函

敬启者：

我方三月十日致贵方函谅悉，故在函曾中强调我方第

816号单交货之重要，务心将货物于四月三十日前运达。

货物虽已运出，但尚未接到贵寄来的任何资料，除取

消本订单外，别无选择。因为我方顾客坚持交货日期，这

样做实出无奈，至感遗憾。

发函者

例二：

告知函

敬启者：

贵方订购货物的出口许可证已获批准。货物即于八至

十天内制伯完成，特此奉告。我方建议，以见到由中华人

民共各国中国银行开出不可撤消信用证时付款。

我方一接到贵方确认书后，信用证就已开出，而货物

即行启运并将文件寄出，作为向银行结帐任据。敬上

发函者

联系函范例

例一：

联系函

敬启者：

信用证修改事项说明如下：

根据我方收到的信用证，其付款规定为见票1天付

款。但是我方所需要的，是见票即付信用证。此项规定已

获贵方同意并在贵方订单上明确记载。因此，请贵方按单

内说明修改。货物将于本月二十交运，敬请贵方依照我方

要求立即修改。敬上

发函者

例二：

联系函

敬启者：

贵方提醒我方于九月十六日付款逾期一函敬悉。本公

司本打算付清，但由于本地季节性贸易不景气，造成我方

顾客付款极度缓慢。

此种原因，致使本公司暂时不便清偿货款总额。今天

通过中国银行，本公司以电报发出，贵方可在一两天内收

到。本公司希望贵方能了解我方困境并给我方以协助。

发函者

请求函范例

例一：

请求函

敬启者：

谢谢贵方索取本铬镍钢司新型手袋目录一函。贵方所

需目录分别寄上，交盼贵方对所列条件会感兴趣。

订购数量多少与价格，在表上均有分别说明，同时此

表亦可作订购单使用在通常情况下88～98页上显示有多种

新型号，是今年手袋展示会上一种时沿，敬请贵方注意。

因为本公司接获大量订单，务必全力履行，故建议贵

方对本公司之产品指示，尽速惠函告知。

发函者

例二：

请求函

敬启者：

今天本公司已将一瓶新上市的样品美酒邮赠阁下，以

示对阁下之敬意。并盼阁下在府上尝试一番。如果你尝试，

就会同意我方认为为此为每一位家庭主妇选购餐食的必需

品。

这种酒是甜酒和酒精的最佳混合，喝上几杯，就会发

出一种醇厚而馥郁的味道，对食欲特别有效。这种上等酒

是悉尼运来，保括运费在内每打美金。

以一般信用证，给予的贸易折扣为%兹随本函附上特制

卡式订单表，请贵方将其填妥后投入信箱，以便我方处理。

发函者

五、注意问题

1.注意批请函与请示的区别，向有隶属关系的上级机

关请求指示、批准事项用请示，而向没有隶属关系的业务

主管机关请求批准有关事项，则用请批函。主管机关答复

请求审批事项，用审批函。

2.开门见山，直奔主题。无论去函还是复函，都不要

转弯抹角，切忌空话、套话和发空泛的议论。

3.一文一函，简洁明了。

4.语言要规范得体，并体现函的用语特色。发函要使

用平和、礼貌、诚恳的语言，对主管机关要尊重、谦敬，

对级别低的单位要平和，对平行单位和不相隶属的单位要

友善。切忌使用生硬、命令性的语言。复函，则态度要明

朗，语言要准确，避免含糊笼统、犹豫不定。