电子表格制作

网上有很多关于如何制作漂亮的幻灯片的教程，而对Excel的美化则寥寥无几。

实际上Excel不仅仅是一个电子表格软件，它的单元格容易控制样式，操作方便，

因此使用Excel制作仅供阅读的电子文档也十分合适。这就要求文档制作者必须

懂得一些基本技巧，以制作出赏心悦目的电子文档来。

下面是我制作Excel格式电子文档时的一些经验，分享给大家。希望大家都能够

制作出漂亮的文档。

1.选择合适的显示比例。

中文字体通常使用宋体，而宋体在默认的100%状态下并不好看（如下图）。相

比而言，85%的比例就舒服很多。75%的比例略嫌小，不过当你有大量的数据时，

或者制作文字较多的文档时，75%的显示比例就比较合适。

85%的比例很容易调节，只需在默认的100%状态下按住Ctrl键并向上滚动滚轮

一次即可。75%需要手动输入比例。比75%再小的显示比例会使文字变形，不宜

使用。

另外Excel工作表保存后显示比例也会一起被保存，可以保证阅读者与你看到同

样的效果。

2.背景网格线的取舍。

Excel默认情况下会显示灰色的网格线，而这个网格线会对显示效果产生很大的

影响。如下图，同一张表格在有无网格线的情况下给人的感觉就完全不同——有

网格线时给人一种“这是一张以数据为主的表格”的心理暗示，而去掉网格线则

会使重点落到工作表的内容上，削弱表格的作用。

因此，以表格为主的工作表可以保留网格线，而以文字说明为主的工作表则最好

去掉网格线。

去掉网格线可以在工具->选项中视图选项卡中去掉网格线，但这种方法依赖于阅

读者的设置，所以最好选择另外一条路：全选所有单元格(Ctrl-A)并设置白色背

景。

3.设置适当的线宽。

表格线宽度也会极大地影响阅读者的心理。要搭配使用粗细线。最简便易行的方

法就是细内线+粗边框（只需使用格式工具栏中的边框按钮两次即可做到）。全

用粗线仿佛你在大喊大叫一样，感觉很粗鲁；而完全用细线又无法体现出表格的

概念；而不用边线会让人觉得你的数据未经过精雕细琢。

另外，大片的小单元格聚集时表格线会干扰阅读者的视线，这时可尝试将小单元

格的边线换成虚线。

4.适当使用粗体，但别太过分。

毋庸置疑，表头当然要用粗体。对于表格内的数据，原则来说不应当使用粗体，

以免喧宾夺主。但也有特例，当数据稀疏时，可以将其设置为黑体，起到强调的

作用。

粗体的使用也不宜泛滥，当一屏文字大部分都是粗体时，你就应当考虑考虑阅读

者的感受了。

5.给标题单元格加上背景色。

毋庸置疑，单元格背景色按钮的最下一排颜色天生就是用作单元格背景的（下图

中的红框部分）。

我通常的配色习惯是：横向表头-淡蓝色，纵向表头-浅绿色，普通单元格-白色，

特殊单元格(如自动计算的单元格)-浅黄色，如下图所示。这样就能将各个单元

格的功能区分开。

6.尽量少用单元格结合。

单元格结合的两个缺点：第一，在结合过的单元格前后插入新行时，新行的单元

格不会自动结合，导致每一行的结合方式不一致；第二，有些情况下结合过的单

元格中无法粘贴数据，带来不必要的麻烦。因此，当你制作收集数据的表格时，

尽量不要使用单元格结合功能。

那么想要一个宽点的格子怎么办？实际应用中我发现，好多人使用单元格结合，

其实只是想要一个大一点的格子而已。其实拖动单元格标题可以改变单元格大小

的，这个功能好多人都不知道么？

7.标注的方法。

给单元格做标注有两种方法。一种是右键单击单元格插入批注，编辑完成后再次

右击显示批注即可。优点是使用方便，缺点是无法自定义样式。另一种方法就是

自己画图形，我喜欢使用圆角矩形，设置背景色为浅色，并用同种深颜色作为边

框色。