会计档案

会计档案管理规定

一、为了加强集团公司及所属各子公司会计档案管理工

作，统一会计档案管理制度，根据财政部和国家档案局联合

发布的《会计档案管理办法》中提出的具体要求，特制定本

规定。

二、会计档案是指在会计核算过程中所使用过的用于记

录和反映企业经营活动过程的会计凭证、会计账簿和财务报

告等会计核算专业材料。它是记录和反映企业经济业务的重

要史料和证据。具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，

其他会计凭证。

（二）会计账簿类：总账、明细账，日记账，固定资产

卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

（三）财务报告类：月度、季度、年度财务预算和决算

报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报

告。

（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其

他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计

档案保管清册，会计档案销毁清册。

三、集团公司及子各公司每年形成的会计档案，应当由

财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会

计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，

可暂由财务部门保管一年，期满之后，应当由财务部门编制

移交清册，移交本单位行政办公室所属档案室统一保管；尚

未设立档案室的，应当由会计机构内部指定专人保管。出纳

人员不得兼管会计档案。

移交本单位档案室保管的会计档案，原则上应当保持原

卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案室应当提出封

档标准并会同财务部门和经办人员共同拆封整理，以分清责

任。

四、集团公司及各子公司所保存的会计档案不得借出。

如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复

制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁

在会计档案上涂画、拆封和抽换。

集团公司及各子公司要建立完善会计档案查阅、复制登

记制度。

五、按照财政部的规定，会计档案的保管期限分为永久、

定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25

年5类。

会计档案的保管期限的计算，从会计年度终了后的第一

天算起。会计档案的具体保管期限以附表所规定的期限为

准。

六、本规定所确定的会计档案保管期限为最低保管期

限，各类会计档案具体保管期限的执行，原则上应当以不低

于财政部附表所要求的期限为准。

各子公司会计档案的具体名称如有同本办法附表所列

档案名称不相符的，执行期限可以参照类似档案的保管期限

办理。

七、保管期满的会计档案，除符合本规定第七条的情形

外，可以按照以下程序销毁：

（一）由各子公司档案室会同财务部门提出销毁意见，

正式行文报批，并编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档

案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、

已保管期限、销毁时间等项内容。

（二）集团公司正式行文同意销毁后，单位负责人要组

织力量进行销毁并在会计档案销毁清册上签署意见。

（三）销毁会计档案时，应当由档案室和财务部门共同

派员监销。

（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销

毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应

当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单

位负责人。

八、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他

未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管

到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在

会计档案销毁清册和会计档案保管清册中加以注明。

九、采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打

印出的纸质会计档案。与此同时要将所备份的磁带、磁盘、

光盘、微缩胶片、U盘等磁性介质作为会计档案保存。

十、各子公司因撤销、解散、破产或者其他原因而终止

的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当

由集团公司办公室所属档案室代管。法律、行政法规另有规

定的，从其规定。

十一、各子公司分立后原单位存续的，其会计档案应当

由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务

相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应

当由集团公司办公室所属档案室代管。各方可查阅、复制与

其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉

及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定

办理交接手续。

单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当

由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的

会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应

当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。

十二、各子公司合并后原各单位解散或一方存续其他方

解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保

管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各

单位保管。

十三、在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣

工决算后由建设单位移交给建设项目的接受单位，并按规定

办理交接手续。

十四、各子公司之间交接会计档案的，交接双方应当办

理会计档案交接手续。

移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列

明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案

编号、应保管期限、已保管期限等内容。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册

所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。

交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交

清册上签名或者盖章。

十五、有关财务预算、财务计划、财务制度等文件材料，

应当按照文书档案管理规定执行，不适用于本规定。

十六、集团公司档案室和国有资产及财务管理处负责对

各子公司会计档案管理工作的指导、监督和检查。

十七、附则

（一）本规定由集团公司行政办公室和财务管理处负责

解释。

（二）本规定自20年月日起执行。

附：集团公司及所属各子公司会计档案保管期限表

集团公司及所属各子公司会计档案保管期限表

序号档案名称保管期限备注

一会计凭证类

1原始凭证15年

2记帐凭证15年

3汇总凭证15年

二会计帐簿类

4总帐15年包括日记总帐。

5明细帐15年

6日记帐15年

现金和银行存款日记帐保

管2年。

7固定资产卡片

固定资产报废清理后保管

5年。

8辅助帐簿15年

三财务报告类

包括各级主管部门汇总财

务告。

9月、季度财务报告3年包括文字分析。

10

年度财务报告（决

算）

永久包括文字分析。

四其他类

11会计移交清册15年

12会计档案保管清册永久

13会计档案销毁清册永久

14银行余额调节表5年

15银行对帐单5年