涉密文件

涉密⽂件管理规定

为加强办公室涉密⽂件、资料的管理，根据《中华⼈民共和国保密法》，制定了涉密⽂件相关管理规定，下⾯店铺给⼤家

介绍关于涉密⽂件管理规定的相关资料，希望对您有所帮助。

涉密⽂件管理规定

⼀、收⽂制度

接收国家秘密⽂件、资料，密件包装应当由办公室保密⼈员拆封。同时应单独设薄登记，接收⼈员应及时履⾏清点、登

记、编号、签收等⼿续。

⼆、发⽂制度

分发国家秘密⽂件、资料，必须严格按照规定的范围发放，不得擅⾃扩⼤范围。发⽂⼈员应履⾏登记、编号、签收⼿续，

并严格分发范围，遵守相关规定;签收时必须逐件清点、核对。

传递涉密⽂件、资料应当通过保密员进⾏，⽂件应包装密封，严格按规定登记签收。

三、制作(打印)制度

制作国家秘密⽂件、资料，应当按照《保密法》规定，履⾏定密程序，标明密级和保密期限，注明发放范围及制作数量，

绝密级、机密级的应当编排顺序号。使⽤计算机制作秘密⽂件、资料的，该计算机不能与公共信息⽹络联接。密件应当在内部

⽂印室印刷，严格按照批准的数量制作，不得多制、私留。

四、阅读(传阅)制度

涉密⽂件、资料须按规定范围传达、阅读，不得擅⾃扩⼤范围，也不得向⽆关⼈员泄露⽂件内容。传阅涉密⽂件，由办公

室保密员负责专夹专阅，并填写“传阅单”，记载夹内密件份数、编号和阅读时间等，阅后签字并主动退回，不得横传，对急办

的⽂件，保密员要及时催办。涉密⽂件应在办公室或机要室阅读，绝密级⽂件应当即阅即批即退，并有保密员在场。

五、借阅制度

阅读和使⽤涉密⽂件、资料应当在符合保密要求的办公场所进⾏，确需在办公场所外阅读和使⽤的，要履⾏严格的借阅记

录⼿续。借阅⼈对⽂件负有安全和保密的责任，⾃觉做到按期归还，再⽤再借，严禁将涉密⽂件资料带回家或带到其他公共场

所。保密员对借出的⽂件应按时限要求及时追回。

密级⽂件资料，未经密级确定机关、单位或者上级机关批准，禁⽌复制、复印、摘抄、汇编。如复印、摘抄、汇编机密级

和秘密级⽂件，必须经批准并履⾏审批⼿续，同时不得改变其密级、保密期限和知悉范围，并视同原件管理。

六、清退制度

按照规定应当清退的涉密⽂件、资料，原则上应按要求退回原制发的机关、单位。特殊情况的，应说明原因并报经原制发

机关同意。

七、销毁制度

需要销毁的涉密⽂件、资料由保密员造册，报办公室领导审批，并履⾏清点、登记⼿续，不得擅⾃销毁。送指定造纸⼚销

毁的，要有保密员等⼆⼈以上押运和监销。严禁将涉密载体作为废品出售。

涉密⽂件的管理⽅法

收⽂环节的管理

收⽂管理包括检查、登记、批办、传递等步骤。收到密件后，⾸先要检查来⽂封⽪的状态，看是否有损坏或被窃的痕迹，

在回执单或送⽂簿上签署姓名、时间。其次，在专门的密件登记簿上登记收到的全部密件，除了常规的登记项⽬外，还应注明

密级、编号、份数、制作⽇期。第三，将密件交由办公室主任处理。与本企业有关的商业秘密⽂件，办公室主任应当认真进⾏

拟办，提出合理的利于保密的意见，再由分管领导根据拟办意见对密件处理作出决定。由于拟办意见关系到商业秘密的⽣死存

亡，应当极为慎重，选择的承办部门、⼈员都要尽量认定为可靠的，⽽且知密的范围要尽量⼩。办理中由于需要其他部门及⼈

员的协助⽽必须提供信息时，要先向他们声明保密原则，并尽可能地以最⼩的商业秘密信息量得到他们最⼤的协助。第四，密

件必须由专⼈传递并负责跟踪密件的整个办理过程，密件在同⼀个⼈⼿中停留的.时间不能太长，传递⽂件的⽂书⼈员应该做

到及时送达，及时传阅，并监督办理过程。

发⽂环节的管理

发⽂环节包括草拟、审核、签发、复核、缮印、⽤印、登记、分发等程序。草拟⽂件时，有保密事项后应当马上做标记，

并划定密级，限制秘密⽂件的范围。审核、签发与复核，是对⽂件内容的把关，层层监控为的是使企业的商业秘密在产⽣阶段

就得到很好的保护，以减少后患。密件缮印要在专门的机要⽂件缮印部门进⾏，商业秘密⽂件的原稿与缮印稿都要注意保密，

同时还要注意在缮印过程中留下来的⼀些印坏了的废弃⽂件，这些废弃⽂件要⽤碎纸机处理，不能随意堆放或卖给废品收购

站。需要⽤印的⽂件要加盖发⽂机关或企业领导⼈的印章，⼀般应由负责⼈亲⾃加盖，企业有特殊规定的除外。要限制⽂件的

发放范围和数量，待发的公⽂要进⾏封装，负责密件⼯作的⽂书⼈员应当认真清点密件的印数，核对要发往的机关部门，装封

后加盖密级章，贴上密封条加盖密封章，通过机要交通或专⼈发送。

涉密⽂件的⽇常管理

⾸先，应根据信息的敏感性和重要性将企业信息划分为不同等级，设定不同的知密范围，限制信息的传播途径，积极主动

的防⽌竞争对⼿窃取或通过合法途径获取本企业的信息。其次，企业应明确涉密⼈员的范围、权限和责任，严格控制商业秘密

在本企业之中的传播范围，明确规定作为⼀项商业秘密，哪些⼈需要知道，哪些⼈不需要知道。否则⼈多⼝杂，⼀不留神就泄

密，⽽且不利于责任的有效追究。第三，在库房管理中，可确⽴多⼈负责和有限职责的原则，采⽤分割组合⽅法保管存储商业

秘密⽂件。例如，可将商业秘密的关键部分分解，限定员⼯只接触⼀部分，使每⼀涉密者不能拥有完整的商业秘密。库房设施

要可靠，有条件的企业可以设密码门，只有⽂件管理⼈员才有密码通⾏证、定期更换密码;密件平时应锁⼊保险柜。第四，在

⽤户利⽤管理中，要规定借阅范围、时间和签阅⼿续，管理者要跟踪密件的流动，最好借阅者就在机要室或阅⽂室查阅该⽂

件，有特殊情况的也要当天借当天还。⽂件的复制要有规定和限制，原则上不应允许复制。商业秘密⽂件办完要及时归档，妥

善保管，以免发⽣商业秘密纠纷时⽆法举证。

为确保敏感的公司⽂件的安全，对于废弃的⽂件，不要将它们往废物篓⼀扔完事，⽽应⼴泛使⽤⽂件粉碎机，将企业废弃

⽂件彻底销毁，使⽂件⽆法复原，以免竞争对⼿从中分析出本企业的竞争动向。

涉密⽂件管理规定

第⼀条、涉密⽂件(包括确定密级的⽂件资料、图表、刊物、教材等)的拟制、印刷、传递、承办、借阅、保管、归档、移

交和销毁，必须严格履⾏审批、清点、登记、签字等⼿续。

第⼆条、阅办涉密⽂件必须在办公室或者安全保密的场所进⾏，涉密⽂件应存放在铁⽪柜内;对绝密级⽂件必须实⾏专⼈

保管，专册登记，专柜存放。

第三条、学院各部门阅办的涉密⽂件应当及时清退。⼀般情况下，绝密及⽂件不超过⼀个⽉，机密级以下⽂件不超过三个

⽉。确需延长使⽤的，应当到保密室办理借⽤⼿续。

第四条、携带涉密⽂件外出，绝密级必须由学院领导批准，机密以下必须由处，部、系，附属医院领导批准。严禁携带涉

密⽂件到公共场所或探亲访友。

第五条、不宜向社会公开的内部资料、刊物等，应当妥善保管，定期清理和销毁。

第六条、销毁涉密⽂件应当按规定登记、审批，由⼆⼈以上到指定场所监销。严禁将各类涉密载体或者内部资料、刊物当

废品出售。

【涉密⽂件管理规定】