英语书信格式

英语书信格式范文

篇一：英文电子邮件格式及范文

英文电子邮件的基本要素是主题、称谓、正文、结尾用语及署名。

电子邮件最重要的部分是主题，假设我们都是很忙的人，在打开邮箱阅读邮

件时，第一眼看到的就是邮件的主题。所以，主题应当做到言简意赅并突出邮件

重要性。英文邮件的主题需要注意不超过35个字母，将位于句首的单词和专有

名词首字母大写。比如：SomequestionsaboutC++.在比较正式的格式中，需

要把每个单词的首字母大写（介词、冠词除外）。

称谓如果是第一次给对方写信，那么称谓最好用“Dear+全名”，这样会让人

感觉比较正式。如果对方以非正式口吻来信，我们也可以类似非正式地回复。比

如：“Hello/HiLillian”。在实际通信中可能遇到不知道对方姓名，可以用

“Dear+对方头衔”，如“DearPresident”，或者“Dear+Sir/Madam”形式。

英国人习惯在称呼后加“，”，美国人习惯在称谓后加“：”，有时也可以不加

任何标点，是具体情况而定。

在书写正文时，把最重要的事情写在正文最前面或者邮件内容较长时写在第

一段。为了让收件人阅读邮件比较舒服，我们需要注意邮件正文结构的美感，邮

件段落最好控制在两三段之内。如果一封电子邮件涉及多个信息点，我们可以采

用分条目的方法，如符号、小标题、编号来使得邮件想要表达的内容层次清晰。

邮件内容应注意单词的拼写、大小写、标点、语法等。所谓以小见大。

结尾语在正文之后添加。注意一般结尾语中只有第一个单词首字母大写而剩

余单词都小写，此处与称呼不同。

一般电子邮件：

Sincerely,

Sincerelyyours,

私人电子邮件：

Regards,

Bestwishes,

Bestregards,

Withbestwishes,

Wishbestregards,

Yours,

Cheers,

Aver,

Withlove,

Affectionately,

......

在正文最后需要署名，可以写全名，也可以只写名字。需要辨明性别时可以

在姓名后面注明(Mr./Ms.)。对于咱们中国人，为了区分姓和名，可以把我们的

姓的字母全部大写，例如XIONGLillian.如果写信人代表的是一个组织或部门，

应在名字下一行写上自己的职位、所属部门。

邮件中常用词汇：

附件attachmentIamattachingthereport.我把报告放在了附件中

转发forwardedI’veforwardedyoure-mailtoAlice.我已经将你的邮件

转发给Alice

保持联系stay/keepintouch

对方告知决定.Plealetmeknowyourdecisionassoonaspossible.

写信给别人时一般常用Howareyoubeenrecently?

回复别人邮件时一般常用Iamhappytoreceiveyoure-mail.

实用邮件举例：

工作求职

工作求职类的邮件大体分为申请职位、介绍自己、期待回复、表达谢意几个

部分。i.e.

DearSir/Madam,

Iamwritingtoapplyforthepositionof...aspostedinyourwebsite.

Introduceyourlf...

Pleafindattachedacopyofmyresumeforyourreview.我的简历请

见附件，作为参考。

或者：Plearefertomyattachedresumeforasummaryofmyskills

ouverymuchforyour

incerely,

LillianXiong

表达谢意

日常生活中经常会使用到表达谢意的邮件，在国外，参加完朋友邀请去的一

次party，或者接受了别人馈赠的礼物等情况下都需要写一封thanksletter。

而此类邮件也非常好写，只要能够表达自己对收件人的真挚的感激之情即可。

DearAlice,

othoughtful

liketoinvitebothofyoutomyhouwhenyouare

available.

Bestregards,

Lilian

咨询了解

咨询了解类邮件的目的是想要得到关于某人、物的一些信息。邮件具体内容

大致包含如下：

1）告知对方你是如何得知其信息的，比如报纸、网站等。

2）说明自己想要了解的东西，当咨询信息较多时，最好列举出来，as详细、

清晰aspossible.

3）末尾用一句话结束总结这次咨询。

Iamwritingtorequestinformationaboutsth.

Iwouldliketorequestacopyofsth.

最后表达希望时用语：Ilookforwardtohearingformyousoon.期待尽

快收到您的回复。

英文电子邮件格式

DearMary,

ThisisTom.....

Lookforwardtoeingyousoon.

Bestregards,

TomYu

(以上每一行,或者每个段落,都是左对齐的)

一、主题

主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如

greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过

35个字母。

YES：Suppliertraining

NO：professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleof

localcompany（太长）

主题框的内容切忌含糊不清。

NO：像Newsaboutthemeeting这样的表达，

YES：应改为Tomorrow’smeetingcanceled。

一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种

较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词

的首字母大写。

YES：NewE-mailAddressNotification；Detailedcalculation

NO：detailedcalculation

视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（ForYour

Information，供参考），如：URGENT：Submityourreporttoday!

二、称呼

1、E-mail一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（Salutation）

通常无须使用诸如之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以

直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。YES：Tommy，或者。

2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无

须空格。如：Jimmy,

IreceivedyourmemoandwilldiscussitwithEriconWednesday.

Best,

David

3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.同样,

头衔都不要错.头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的:,Dr.

4、多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就

行啦.

YES:,Wyatt,andFury。女人呢?YES：用Mesdames,Mmes.,

orMs.同样不要跟名字.例子:,Lionel,andGray。男女一齐

呢?弄清楚称呼就行.例如:Wright；Wright

etWright；Adams-Quinn。

5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,

有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了.ray

6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:

KenGreen,President／KenGreen／VicePresidentofInternational

Operations

NO：KenGreen／VicePresidentofUnicomChina

YES：KenGreen／VicePresident,UnicomChina

7、老外的名字有时有Jr.或Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,

不要笑人:

YES：,Jr.／r.

8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼.如果没有名字,或者是很正规信的

信件,可以考虑这些：DearCommitteeMember:

DearMeetingPlanner:

DearColleagues:ToAllSalesReps:

ToWhomItMayConcern:

DearSirorMadam:

DearMadamorSir:

DearPurchasingAgent:

如果是全公司：

YES：GentlemenorLadies:LadiesorGentlemen:

9、有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看:

YES：:(非常正规)DearJoan:

DearJim,Jim,(非正规)

三、结尾部分

A、书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子:

1、VeryFormal非常正规的(例如给政府官员的)

Respectfullyyours,Yoursrespectfully,

2、Formal正规的(例如客户公司之间啦)

Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,

3、LessFormal不太正规的(例如客户)

Sincerelyyours,Yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yours

cordially,Cordially,

4、Informal非正规的(例如朋友,同事之类)

Regards,Warmregards,Withkindestregards,Withmybestregards,My

best,GivemybesttoMary,Fondly,Thanks,Seeyounextweek!

有时在we,I,andyou之间选择是很烦的事--如果是公司代表联络生意之

类,可以用:cwill

reimburyouforthelegalexpens.如果单纯说你自己,可以用:Ifound

thebrochureveryinformative.有时可以一起用啦...:Wearepleadto

offeryouthepositionofsalesdirector,andIamlookingforwardtoour

Tuesdaymorningmeeting.

那么I和you呢?好烦好烦.一般来说,收信人的利益比较重要,名义上都要这

样想.给人尊重的语气就一般不会错了.多用you有时会有隔阂的感觉.

Youwillbepleadtolearnthatyouhavebeenlectedtorveon

omptresponwillbeappreciated.(好像欠

你一样)

Iampleadthatourboardhaslectedyouasthebestqualified

ou’llagreetorve.

(这就友善多了)

Yourbookwaswellwrittenandcomprehensive.(不用你来判断我呀~~)

Ithoroughlyenjoyedyourbookandfoundananswertoeveryoneofmy

questionsaboutperformanceappraisals.(客气一点,人家受落)

总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度.

B、信尾客套话（Complimentaryclo）通常也很简明。常常只须一个词，

如：’Thanks’，’Best’，’Cheers’，不需要用一般信函中的’Sincerely

yours’或’Bestregards’。

C、签名：不要把Mr.,Ms.,Mrs.,Dr.之类一起签,人家会笑你的...签名

也看信件的语气.给朋友或公司

篇二：英语书信范文及格式详解

英文信分垂直式或齐头式和缩进式或锯齿式两种。

英文书信通常由下列五个部分组成(以缩进式为例)：

A信头（Heading）

信头包括写信人地址和写信日期，通常写在信笺的右上角。在比较熟识的朋

友之间的通信，写信人的地址常可略去。地址的写法通常是由小到大

B称呼（Salutation）

称呼指写信人对收信人的称呼，如DearXiaojun，写在信头的下方和信笺的

左边。称呼一般用Dear?或Mydear?开头，称呼后一般用逗号。

C正文（Body）

这是书信的主体部分，即写信人要表达的内容。

D结束语（ComplimentaryClo）

它是书信结尾的恭维话，相当于中文书信最后的“祝好”、“致礼”之类的

话语。“Bestwishes”,“Iloveyou”,“Manythanks”“Givemyregards

toyourfamily”

E签名（Signature）

签名通常签在结束语下方的中间偏右的位置，.签名应是亲笔书写，即使是打

写机打出的信件，最后仍需亲笔签名。在签名的上方可根据写信人和收信人的关

系写上Sincerelyyours/Yourssincerely（用于长辈或朋友之间），或

Respectfullyyours/Yoursrespectfully（用于对长辈或上级）。

英语书信范文(缩进式)

September15,2009

DearDavid,

I’mgladyou’eisvery

uful,’sdifficultforyou

becauit’etorememberasmany

’salsoimportanttodosomereadingand

watchTVandlistentotheradiotopractiyour

learn

ave

anyquestions,pleaaskme.I’msureyou’

toeyousooninBeijing.

Yours,

WangMing

英语书信范文(垂直式)

September15,2009

DearDavid,

I’mgladyou’eisvery

uful,’sdifficultforyou

becauit’etorememberasmany

’salsoimportanttodosomereadingand

watchTVandlistentotheradiotopractiyour

learn

ave

anyquestions,pleaaskme.I’msureyou’lllearnChinewell.

HopetoeyousooninBeijing.

Yours,

WangMing

英文书信结构要素

（1）信头（Letterhead）。

信头包括发信人的地址和发信日期。很多人不太注意保留信封，在信内

的打上发信人地址就方便收信人回信。如果使用已经印好信头的信纸，就只要打

上发信日期。信头位于信的最上方，原则上首先按从小到大的顺序（正好与中文

书信相反），门牌号码和街名或单位名占一行（太长可占两行），城镇名和邮政编

码占一行，国名占一行。然后是发信日期，它是信头的最后一行，可以写成日月

年（英式）也可写成月日年（美式），如：May8，1996或8May，1996.必然说明

的是，月份要写英文名称，否则有可能产生歧义，如5/8/1996，美国

人会理解为1996年5月8日，而英国人则理解为1996年8月5日。

（2）封内地址（InsideAddress）。

封内地址包括收信人的姓名和地址。封内地址必须和信封地址一致，否

则就是出了差错，收信人此时可将信退回或按封内地址转寄。封内地址的第一行

是收信人姓名，第二行职务，从第三行开始写收信人地址，写出法原则上和写发

信人地址一样。

（3）称呼（Salutation）。

称呼应与亲近程度相吻合。最为正式的也是最不亲近的称呼为DearSir

（英国用）或DearGenteman（美国用），一般用于给政府机关、官员的公函中，

或用于首次往来的商业书信中。比较熟识的人由应称他的姓，最随便也是最亲近

的称呼是直呼其名，一般用于亲朋好友，但应注意，称姓时只称姓，不要又称名，

而称名时不要加Dr或Mr.如某人全名为William.另外，如果对方为女性却不

知应称Mrs.还是Miss时可称Ms.。称呼后面的标点英国人习惯用逗号，而美国

人习惯用冒号（亲朋好友之间可用逗号）。

（4）正文（Body）。

正文是信的主体，和中文书信的要求一样，正文的内容要主题突了出、

层次清楚、语言简洁、表达准确。如果正文很长需要几张信纸联页时，则应在每

张联页左上端都注明页数和收信人名称，如：

（5）结束语（ComplimentaryClo）。

结束语是习惯的客套用语，它必须和前面的称呼遥相呼应。如果前面称

DearSir，则应选择下列结束语：Verysimcerelyyours，Vedryrespecrfully

yours，Verytrulyyours，Sincerelyyours或Yourssincedrely，

Respe-crfullkyyours或YoursrespecrfullyFaithfullyyours或Yours

faith-fully.如果前面称姓，则应选择下列是结束语：Sincerelyyours或Yours

sincerely，Trulyyours或Yokkurstruly，Yourver.如果前面称名，

则表示写信人与收信人的关系亲近友好，应选择下列结束语：SincerelyYours，

Love，Allmylove.

（6）签名和发信人姓名（SignaturdandNameAddresr）。

签名因为是亲笔手写，可能不好辩认，因此必须还要打印出来。签名只

需签姓名，不需加Mr.或Mrs.，以及学位头衔等，但打印姓名时，因为中文名

没有性别之分，所以中文拼音名前就加Mr.或Mrs.，Miss.，Ms.，以便收信人辨

认，英文名男性不必加Mr.，但女性要加

Mrs.，Miss.，Ms.，打印名后面可加学位头衔等。

一封完整的英文书信必须依序包含上述六个要素。如果信件有附件并有

必要提醒收信人，可在第六个要素之后加上附件注记（Enclosure或Encl.）。

如果整封信写好后又发现遗漏了什么，可在附件注记之后加上又启（Postscript）

或其缩写（P.S.）进行补充。

英文书信

英文书信，是一种最常用的应用文体，对于普通的私人信件通常由五部分组

成。信头（Heading）

指发信人的姓名（单位名称）、地址和日期，一般写在信纸的右上角。一般公

函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、电话号码等，因此就只

需在信头下面的右边写上写信日期就可以了。英文地址的写法与中文完全不同，

地址的名称按从小到大的顺序：第一行写门牌号码和街名；第二行写县、市、省、

州、邮编、国名；然后再写日期。标点符号一般在每一行的末尾都不用，但在每

一行的之间，该用的还要用，例如在写日期的时候。

日期的写法

30thJuly，1997等。1997不可写成97。信内地址（InsideAddressz在

一般的社交信中，信内收信人的地址通常省略，但是在公务信函中不能。将收信

人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上，要求与对信头的要求一样，不必

再写日期。称呼（Salutation）

是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方一、二行的地方，从该

行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号（英国式），也可以用冒号（美国式）。（1）

写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或Mydear再加上表示亲属关系

的称呼或直称其名（这里指名字，不是姓氏）。例如：Mydearfather，DearTom

等。（2）

篇三：英文书信格式及范文

英文书信格式及范文

一、英文书信的结构

二、书信作文的出题形式和写作要领

三、书信作文练习及其参考范文

书信是重要的交际工具。英文书信分为两大类：公务信件和私人信件。公务

信件是单位与单位或单位与个人之间来往的书信，可能是推荐信、求职信、入学

申请书、邀请信，或询问、答复、反映意见（如投诉信）等的信件。私人信件是

指亲戚朋友之间的通信。这两类书信各有自己的格式。一般说来，私人信件不拘

形式，信文多用手写，也可打印；公务信件要求比较严格，必须遵循一定的格式，

信文一定要打印。

第一节英文书信的结构

英文书信一般由以下六部分组成：信头、信内地址、称呼、正文、结尾、签

名。

1.信头（Heading）

信头是指写信人的地址和写信日期，一般写在或打在第一面信纸的右上角，

先写地址再写日期，地址的写法是从小到大，先写门牌号、路号，再写区名、市

名、省名，最后写国名。时间的写法对英国人和美国人而言是不同的。英国人习

惯按日、月、年的顺序写，

而美国人习惯按月、日、年的顺序写。例如：

英式：1stOctober，1999

美式：October1，1999

在英式时，月和年之间的逗号可用可不用，但是在美式中，必需要使用逗号。

1.信头的写法有缩进式(IndentedForm)和齐头式(BlockForm)

缩进式每行开头向右缩进一两个字母；齐头式左边对齐排列，如下所示：缩

进式

WangMing

icalEngineering

DalianUniversityofTechnology

Dalian116023

LiaoningProvince

齐头式

WangMing

icalEngineering

DalianUniversityofTechnology

Dalian116023

LiaoningProvince

2.信内地址（InsideAddress）

信内地址要写出收信人的姓名和地址。一般给比较生疏的亲友的信和公事信

件要写出信内地址，而熟悉朋友可以省去这一步骤。信内地址写出在日期下一两

行的左上

角，第一行写收信人的称呼姓名，然后写出地址。地质也是从小到大写出，

分缩进式和齐头式两种。例如：

缩进式

ThePresident

OxfordUniversity

England

齐头式

JiangBin

64HepingRoad

5.1.3称呼（Salutation）

称呼是对收信人的称谓，应与左边线对齐，写在收信人姓名、地址下面1-2

行处。在称呼后，英国人常用逗号，美国人则常用冒号。在私人信件中可直呼收

信人的名字，但公务信件中一定要写收信人的姓。大部分信件在称呼前加

“Dear”。如：

DearProfessor/:

n,

对不相识的人可按性别称呼：

DearSir:或DearMadam:DearLadies。

如果不知收信人的性别则可用DearSirorMadam:

5.1.4正文（BodyofLetter）

正文是书信的主体。与中文信件不同的是，英文书信的正文的开头不是先写

一些问候语，再阐明写信的目的，而是直接说明写信人的身份及写信的目的，然

后提出写信人的情况、想法或要求，并加以必要的解释或说明。英文书信陈述目

的时，应该直截了当，意思明确，层次清楚，言简意赅。

书信正文的第一句话或第一段，通常被称为起首语。一般说来，人们习惯用

一些客套的写法作为书信正文的起始，即先将对方来信的日期、主题加以简单描

述，以便使对方一看便知该信是回答哪一封信的。如果是第一次给别人写信，也

可用开头语作必要的自我介绍，并表明自己写信的主要目的。

5.1.5结尾礼词（ComplimentaryClo）

公务信件的结尾礼词包含两部分：发信人的结尾套语与署名。结尾套语写在

签名上面一行，第一个字母要大写，套语结尾后面要加逗号。在公务信件中，发

信人常用的结尾套语有：

Yourstruly,Yourssincerely,Respectfullyyours,Cordiallyyours,

Yourscordially等。

私人信件中，发信人常用的结尾套语有：

Sincerelyyours,Lovelyyours,Yourlovely,Yourlovingson/daughter

等。

5.1.6签名（Signature）

写信人的签名常位于结尾礼词正下方一二行。除非是给很熟悉的人写信，签

名一般须写出全名。签名常常较潦草，不易辨认，因此在签名的正下方须打印出

全名。

?

?

?书信写作的五点要求：

1、开门见山说意图

2、咨询/建议1、2、3、

3、不同内容可分段

4、感谢客气不可少

5、期待回信成老套

英文信函的信封有两种写法：

第一种是将写信人的姓名及地址和收信人的姓名和地址均写在信封的正面。

第二种写法是将收信人的姓名和地址写在信封的正面，而将发信人的姓名和

地址写在信封的背面。

第一种写法多用于正式信函，第二种写法多用于私人信件，即与家庭成员、

亲朋好友之间的信件。商业信件和求职信等都属于正式信函，因此采用第一种写

法。