公文格式要求

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第一部分党政机关公文格式

一、公文版面要求

（一）页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左

白边）为28mm±1mm。

（二）字体和字号

如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情

况可以作适当调整。

（三）行数和字数

一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可

以作适当调整。

（四）文字的颜色

如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

二、装订要求

订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差

±4mm；

三、公文格式各要素编排规则

（一）发文字号

居中排布；年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全

称，用六角括号“〔〕”括入；不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯

数字后加“号”字。

（二）标题

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一般用2号宋体字加黑，编排于红色分隔线下空二行位置，分

一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短

适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

（三）主送机关

编排于标题下空一行位置，居左顶格，最后一个机关名称后标

全角冒号。

（四）正文层次序数

公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机

关名称下一行，每个自然段左空二字。文中结构层次序数依次可以

用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层

用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

（五）附件说明

如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全

角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序

号（如“附件：”）；附件名称后不加标点符号。附件名称

较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（六）落款及盖章

成文日期一般右空四字编排。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中

编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，

使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上

距正文（或附件说明）一行之内。

（七）成文日期

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用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编

虚位（即1不编为01）。

（八）附件

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附

件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。

附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附

件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

（九）版记（文件最后面的两条横线）

两条横线中间的印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编

排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用

阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即

1不编为01），后加“印发”二字。

（十）页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，数字左右各放一条一字线；

单页码居右空一字，双页码居左空一字。

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第二部分请示和报告

请示和报告在学校应用非常广泛，例如请示报告卡、校长办公

会议议题报告卡、党委常委会议和党委常委扩大会议议题报告卡的

内容都属于请示和报告。但是在公文处理时，经常能够看到请示与

报告不分的现象，还有就是请示和报告公文写作不规范的现象，其

实请示与报告是两种性质完全不同的文种。

一、请示与报告的含义和异同

关于“请示”与“报告”的含义，《国家行政机关公文处理办法》

和《中国共产党机关公文处理条例》都有明确的规定：请示，适用

于向上级机关请求指示、批准；报告，适用于向上级机关汇报工作，

反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。二者不能混

为一谈。

请示与报告都属于上行文，都具有反映情况、提出建议的功用，

但也有其明显的不同：

（一）内容要求不同。请示的内容要求一文一事；报告的内容

可一文一事也可一文数事。

（二）侧重点不同。请示属于请示性公文，侧重于提出问题和

请求指示、批准；报告属于陈述性公文，侧重于汇报工作，陈述意

见或者建议。

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（三）行文目的不同。请示的目的是请求上级机关批准某项工

作或者解决某个问题；报告的目的是让上级机关了解下情，掌握情

况，便于及时指导。

（四）行文时间不同。请示必须事前行文；报告可以在事后或

者事情发展过程中行文。

（五）篇幅不同。请示一般都比较简短；报告的内容涉及面较

为广泛，篇幅一般较长。

（六）标题写作不同。一般来讲请示的标题中不写报告二字，

就是xxx关于xxxxxx的请示；报告的标题中不写请示二字，就

是xxx关于xxxxxx的报告。

（七）结束用语不同。请示的结尾一般用“妥否，请批示”或

“特此请示，请予批准”等形式，请示的结束用语必须明确表明需

要上级机关回复的迫切要求；报告的结尾多用“特此报告”等形式，

一般不写需要上级必须予以答复的词语。

二、请示与报告不分的几种表现形式

（一）把请示当作报告。就是把请求指示、批准的请示当作了

报告。如《xxx关于申请购买xxxx的报告》，指本部门根据工作

需要，提出购买xxx的要求，请求上级部门获校领导予以批准，批

准后方可执行的事情,这是请示,不是报告,不能出现报告两个字。

（二）请示与报告混合型，有些公文既请示工作又报告情况或

者既报告情况又夹带请示事项，这些形式都不符合文种的使用规范。

如《xxx关于xxxx的请示报告》，这类文件形式，其内容既汇报

了工作，又顺便提出了请示或者一文数项请示，这种混合的形式，

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极易使上级部门或校领导理不出头绪，处理了一件事情而耽误了另

外几件事情。

三、请示和报告的正确写法

（一）请示的写法

请示包括标题、主送机关或校领导、正文、承办单位、请示时

间五个部分。其中标题由“制发单位名称＋事由＋请示”组成，例

如“基建处关于×××的请示”，不能只写“请示”两个字；正文由请

示事由、请示事项、结尾三部分组成；请示事由就是“为什么要请

示”，要陈述情况、阐述理由、讲清必要性和可能性，最后用“为此，

请示如下”；请示的事项要写明请示要求，如请求物资要写明品名、

规格、数量，请求资金要写明金额；结尾常以请求语结束，习惯用

的有“以上意见是否妥当，请批示”、“妥否，请批示”等。

注意事项：语言要谦逊，态度要诚恳，原因要说明。

请示的格式：

××处关于××××××的请示

校领导：

××××××××（陈述情况，阐述理由，讲清必要性和可能性），

为此，请示如下：

一、××××××××。

二、××××××××。

三、××××××××。

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妥否，请批示。

××处

2015年10月26日

（二）报告的写法

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答

复上级机关询问时用的陈述性公文。报告和请示一样，包括标题、

主送机关或校领导、正文、承办单位、报告时间五个部分。其中标

题由“制发单位名称＋事由＋报告”组成，例如“基建处关于×××

的报告”，不能只写“报告”两个字；正文包括事由、报告内容和结

尾；事由要直陈其事,把情况及前因、后果写清楚；报告内容要写工

作步骤、措施、效果，也可以写工作的意见、建议或应注意的问题；

结尾可写“特此报告”。

注意事项：概述事实,重点突出,中心明确,实事求是,有针对性。

报告的格式：

××处关于××××××的报告

校领导：

××××××××（把情况及前因、后果写清楚），现将主要情况报

告如下：

一、××××××××。

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二、××××××××。

三、××××××××。

特此报告。

××处

2015年10月26日