采购过程

第一章货品采购

一、采购进货流程

1、对品种及供应商进行初步洽谈。

2、确定进货品种及供应商。

3、向供货商索取相关资质文件，转交质管部审核。

4、协助质管部对供应商的业务员进行合法资格的审查。

5、采购合同签订。

（1）确定采购进货明细,包括进货品种及数量，采购计划报出后的到货时间；

（2）确定相应的优惠政策；

（3）确认结款方式及带票与否；

①带票月结

②带票现款

③带票实销实结

（财务打款转账的及时性）

6、做出计划，通知发货并跟进到货情况.

采购已经上报的计划需保存,留做入库依据。

二、采购进货分类

1、常规商品进货

保证日常销售采购的商品，对于这类商品的采购流程规范如下：

(1)低于库存下限品种的收集途径:

①采购部自查

②门店断货品种报采购

③配送中心断货报采购部

(2)采购品种的筛选,结合日常门店总销售量,进行采购货品的确定。

(3)采购人员通过电话联系或者其他方式直接与厂家订货.

(4)采购过程中如遇特殊情况需通知门店断货原因.

2、新品采购

新品采购包括：替代品采购、顾客订购品种采购及常规新品采购三大类。

(1)替代品的采购，功效类似、比现有销售商品有优势的商品采购。

替换商品产生的原因如下：

①格过高,货比三家,处于劣势。

②厂家新品替代老化品种。

③毛利低，市场淘汰.

（2）顾客订购品种的采购，顾客必须在门店交订金，采购部专门为其采购的品

种。

①采购确定到货时间，超过约定时间导致门店不能销售的由采购负责。（特殊

情况除外）

②这类商品采购数量极少，专订专销，采购做好登记，到货入库后及时送至订

货门店。

③这类商品不得退货，到货后两个月内未售出由店长负责

（3）常规新品的引进，是为满足公司发展的需要引进的新品。

①结合本公司实际情况,对现有品类进行规划,确定新品引进。

②门店部及采购部每周一次对当地市场进行了解。

第二章到货入库跟进

一、落实到货情况

1、查当日到货入库记录

(1）核对到货的准确性,指所到品种与采购计划的一致性。若厂家发了未计划货

品，退单处理。

(2)核对到货入库正确性，包括厂家、带票与否及结款方式等；

（3)仓储部收到货后严格按照要求验收，差异必须在到货的第二个工作日内准确

上报采购部。

2、审核当日入库人员登记的：新品本、涨价本及效期本。

（1)查看到货新品，跟进新品到货情况.

①门店定购新品,到货入库后,及时通知开单员配至门店；

②常规新品采购，入库后,在最短时间内（最迟不超过入库后第三天)铺货至门

店销售并跟进。

③按照要求对新品的零售价、毛利属性进行核定；

(2）查看货品涨价情况

①了解核对厂家（供应商)通知涨价与实际到货价是否一致

②核查计划时答应给的返点及赠品是否一致;

(3）查看效期本情况

配合配送中心把握好效期商品流入库中，当天内与厂家联系，做出退货或者

承诺换货处理;

二、追踪未到商品

1、厂家不再生产或销售商品的追踪

（1）拓宽渠道，从其他厂家进货;

（2）考虑功效相似替代品的进货;

2、厂家有货但未发商品追踪

（1）当天与厂家联系，询问未发货原因。

①暂时断货不能发货的,及时追踪,最短时间内保证商品到库；

②提价而暂不发货的，与厂家谈协议，争取最后一批不涨价货品；

（2)考虑一个品种多渠道进货。

①货比三家，选取最低价进货;

②充分保证货源。

三、关注销售过程，积极争取厂家资源,做商品促销活动。

第三章业务洽谈

一、厂家合作协议的签订

1、合作协议的分类：

（1）年度协议:

①双方约定进货量、返点；

②指定供货渠道：保证货源及价格统一。

（2）临时协议：短期的促销奖励

2、合作协议包括的主要内容:参照采购合同。

3、对于长期合作的厂家，应在原有合作的基础上，为公司争取最大优惠政策。

（1）精减供货商的数量，加大深度合作;

（2）把握最佳进货时机，结合公司销量,争取最大优惠政策。

二、返点的管理

1、协议好的返点严格做好登记.

2、依据签订的合作协议在规定时间内追踪厂家返点;

（1）确定返点金额,确定兑换返点金额商品；

（2）确定返点商品到货时间；

3、返点商品到货入库

（1）返点商品的入库按照“不带票”“月结”开单，且入库单价金额为0，并在

备注注明“XX月份返点"，便于核查；

（2）返点商品要求配送入库时在《涨价本》上做详细登记，注明返点商品名称

及数量;

（3）采购审核《涨价本》后，对返点商品做采购退补价、勾账，系统里恢复进

货金额。

①退补后的价格是采购下次计划价格参考

②退补后的价格是开单入库价格参考。

（4)现金返点,采购做好登记，做进系统，由返点方直接上交财务部,财务部收款

后开据收据，进行勾账。

4、对于不按时按量返点的厂家，依据《合作协议》条款作出相应的处理。

三、新业务到访：

新品：有意向品种按进货流程进货。

四、老业务到访：

（1）流向查询;

(2）查询进销存;

（3)临时促销；

要求厂商提前做好方案，与门店部负责人沟通.

(4）配合厂家统一调整商品零售价；

①厂家必须提供统一的调价函

②下发通知由门店部具体落实后反馈价格，再进行调整。

（5）效期及不动销退换货跟进

第四章退货及维修

一、公司统一要求效期、质量问题的退货

1、退货通知内容.

①通知退货的对象（门店、门店经理和开单退货）；

②退货商品明细；

③商品有批号效期的限制

④退货时间段;

2、通知途径。

①腾讯通；

②手机短信的方式（腾讯通断网时）。

3、退货要求：

①退货通知统一由采购部在每个周二、周四十二点前下发到有关部门.

②采购部在发退货通知时,门店必须在规定的时间内严格按照退货要求完成退

货；

④退货打单员收到退货后，在供应商要求的退货时间内完成,并反馈采购部.

二、门店及仓库自查，发现效期及质量问题的商品,上报采购部，采购部确认可

以处理的，整理下发退货通知。

三、配送中心验收时拒收商品退货

1、破损,批号效期不明商品退货：

2、资质不全，不合格商品退货；

3、近效期商品退货，效期已超过半的商品拒绝收货；

四、返修商品处理

1、门店发现有质量问题及顾客返回的商品，先报采购部确认处理方式；

2、门店凭采购部提供的处理方式退回配送中心；

3、配送中心收到商品进行登记;

4、退货开单员在《维修记录本》登记，由采购确认签字，发回厂家维修;

5、维修返回后由退货开单员返回门店。