正式文件格式

公司正式文件格式范本

1.正式公文格式是怎样的

请参照《国家行政机关公文格式》全文进行正式公文编写：国

家行政机关公文格式国务院办公厅秘书局编二000年十一月1范

围本范围规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公

文中各要素陈列和标识规章。

本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参

照执行。

使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定

执行。2引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而

构成为本标准的条文。

本标准出版时，所示版本均为有效。全部标准都会被修订，使用

本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

GB/T148-1997印刷、书写和绘图纸幅面尺寸3定义本标准采

纳下列定义。3.1字标识公文中横向距离的长度单位。

一个字指一个汉字所占空间。3.2行标识公文中纵向距离的长

度单位。

本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行；公

文标准以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。4公

文用纸次要技术目标公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2-80g/m

的胶纸印刷纸或复写纸。

纸张白度为85%—90%，横向耐折度≥15次，不透亮度

≥85%,PH值为7.5—9.5。5公文用纸幅面及版面尺寸5.1公文用

纸幅面尺寸公文用纸张采纳GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅

面尺寸为：210mm*297mm，尺寸的允许偏差见GB/T148。

5.2公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：37mm±

1mm公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm版心尺寸为：156

mm*225mm（不含页码）6公文中图文的颜色未作特别说明公文中图

文的颜色均为黑色。7排版规格与印装要求7.1排版规格注释用

3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般

每面排22行，每行排28个字。

7.2制版要求版面洁净无底灰，字迹清晰无断划，尺寸标准，

版心不斜，误差不超过1mm。7.3印刷要求双面印刷；页码套正，

两面误差不得超过2mm。

黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标

Y80%,M80%。印品着墨实、匀称；字面不花、不白、无断划。

7.4装订要求公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书

芯不零落，后背平整、不空。

两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯

外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。

平订钉锯与书间的距离为3mm~5mm；无坏钉、漏钉、重钉，针脚

平伏坚固；后脊不行散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90

度，无毛茬或缺损。

8公文中各要素标识规章本标准将组成公文的各要素划分为眉

首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即

156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题

词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版

记。

8.1眉首8.1.1公文份数序号公文份数序号号是将同一文稿

印制若干份时每份公文的挨次编号。如需标识公文份数序号，用阿拉

伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

8.1.2隐秘等级和保密期限如需标识隐秘等级，用3号黑体字，

顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识隐秘

等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，隐

秘等级和保密期限之间用”★”隔开。8.1.3紧急程度如需标识紧

急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空

1字；如需同时标识隐秘等级和紧急程度，隐秘等级顶格标识在版心

右上角第1行如需标识隐秘等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右

上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

8.1。4发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加”文

件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。

发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发

文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

如需标识公文份数序号、隐秘等级和保密期限以及紧急程度，可

在发文机关标识上空2行向下依次标识（见图三）。发文机关标识推

举使用小标宋体字，用红色标识。

字号由发文机关以醒目美观为准绳酌定，但一般应小于22

mm*15mm（高*宽）。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二

字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必

需保证公文首页显示注释。

8.1.5发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。

发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用

阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角“[]”括入；序号不编虚

位（即1不编为O01），不加“第”字。

发文机关之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。8.1.6签

发人上报的公文需标识签发人姓名，平行陈列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿

宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签支人姓名

从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关挨次依次顺排，下

移红色反线，应使发文字号与最终一个签发人姓名处在同一行并使红

色反线与之的距离为4mm。

8.2主体8.2.1公文标题红色反线下空2行，用2。

2.公司正轨文件格式怎样写

公司文件书写格式标准

总则；指点思想

文书的书写格式是体现企业正轨化的重要内容。为加强这一工作

环节的管理，规范写作，特制定本标准。

规章制度结构构成项目

规章制度汇编包括以下内容（按挨次）：封面、中文关键词、名目、

注释、附录、参考文

e68a84e799bee5baa6e79fa5e98643563件、封底；其他

文书包括标题及注释，详细格式详见其他文书注释与页面设置。

各项目含义

封面：封面由文头、规章制度标题、单位及担任人、编制日期等

内容组成。

标题：

应能概括整个规章制度最重要的内容。题名力求简练，严格掌握

在25字以内。假如主标题意犹未尽，可加附标题。

关键词：

关键词是从规章制度标题、内容摘要或注释中提取，能表现规章

制度主题、具有实质意义的词语，通常不超过7个。

名目：

列出规章制度注释的一、二级标题名称及对应页码，附录、参考

文件等的对应页码。注释：注释是规章制度的主体部分，通常由序

语（引语）、次要条款、实施要求三部分组成。这三部分外行文上可

以不明确标示。

正文：

需要在注释之外加以阐述和解释的问题或对引文出处的说明。正

文采纳脚注形式。附录：附属于注释、对注释起补充说明作用的信

息材料。

参考文件：

只列在注释中被引用过、正式颁布的文件材料。文书格式编排，

纸型及页边距。

一律用国际标准A4型纸打印。页面分图文区与白边区两部分，全

部的文字、图形、其他符号只能消失在图文区内。白边区的尺寸（页

边距）为：上边距2cm，下边距2cm，右边距2.5cm，右边距2cm。

版式与用字；

文字图形一律从左至右横写横排。使用规范的简化汉字。除非必

要，不使用繁体字。忌用异体字、复合字及其他不规范的汉字。

各部分的编排式样及字体字号

3.正式公文格式

这是国家行政机关的公文格式国家行政机关公文格式国家

行政机关公文格式1范围本范围规定了国家行政机关公文通用的

纸张要求、印制要求、公文中各要素陈列和标识规章。

本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参

照执行。

使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定

执行。2引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而

构成为本标准的条文。

本标准出版时，所示版本均为有效。全部标准都会被修订，使用

本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

GB/T148-1997印刷、书写和绘图纸幅面尺寸3定义本标准采

纳下列定义。3.1字word标识公文中横向距离的长度单位。

一个字指一个汉字所占空间。3.2行line标识公文中纵向距离

的长度单位。

本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行；公

文标准以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。4公

文用纸次要技术目标公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2-80g/m

的胶纸印刷纸或复写纸。

纸张白度为85%—90%，横向耐折度≥15次，不透亮度

≥85%,PH值为7.5—9.5。5公文用纸幅面及版面尺寸5.1公文用

纸幅面尺寸公文用纸张采纳GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅

面尺寸为：210mm*297mm，尺寸的允许偏差见GB/T148。

5.2公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：37mm±

1mm公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm版心尺寸为：156

mm*225mm（不含页码）6公文中图文的颜色未作特别说明公文中图

文的颜色均为黑色。7排版规格与印装要求7.1排版规格注释用

3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般

每面排22行，每行排28个字。

7.2制版要求版面洁净无底灰，字迹清晰无断划，尺寸标准，

版心不斜，误差不超过1mm。7.3印刷要求双面印刷；页码套正，

两面误差不得超过2mm。

黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标

Y80%,M80%。印品着墨实、匀称；字面不花、不白、无断划。

7.4装订要求公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书

芯不零落，后背平整、不空。

两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯

外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。

平订钉锯与书间的距离为3mm~5mm；无坏钉、漏钉、重钉，针脚

平伏坚固；后脊不行散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90

度，无毛茬或缺损。

8公文中各要素标识规章本标准将组成公文的各要素划分为眉

首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即

156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题

词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版

记。

8.1眉首8.1.1公文份数序号公文份数序号号是将同一文稿

印制若干份时每份公文的挨次编号。如需标识公文份数序号，用阿

拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

8.1.2隐秘等级和保密期限如需标识隐秘等级，用3号黑体字，

顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识隐

秘等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，

隐秘等级和保密期限之间用”★”隔开。8.1.3紧急程度如需标识

紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间

空1字；如需同时标识隐秘等级和紧急程度，隐秘等级顶格标识在版

心右上角第1行如需标识隐秘等级，用3号黑体字，顶格标识在版心

右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

8.1。4发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加”文

件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。

发文机关标识上边缘至版心上

e5a48de588b6e79fa5e98643033边缘为25mm。对于上报

的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

如需标识公文份数序号、隐秘等级和保密期限以及紧急程度，可

在发文机关标识上空2行向下依次标识（见图三）。发文机关标识推

举使用小标宋体字，用红色标识。

字号由发文机关以醒目美观为准绳酌定，但一般应小于22

mm*15mm（高*宽）。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二

字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必

需保证公文首页显示注释。

8.1.5发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。

发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号

用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角“[]”括入；序号不编

虚位（即1不编为O01），不加“第”字。

发文机关之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。8.1.6签

发人上报的公文需标识签发人姓名，平行陈列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿

宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签支人姓

名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关挨次依次顺排，

下移红色反线，应使发文字号与最终一个签发人姓名处在同一行并

使红色反线与之的距离为4mm。

8.2主体8.2.1公文标题红色反。

4.公文格式

公文格式，即公文规格样式，是指公文中各个组成部分的构

成方式，它和文种是公文外在形式的两个重要方面，直接关系到公文

效用的发挥。

包括公文组成、公文用纸和装订要求等。信函式格式发文机关名

称上边缘距上页边的距离为30mm，推举用小标宋体字，字号由发文

机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下

页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。

每行居中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。

两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。命令格式命

令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，

字号由发文机关酌定。

命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识标识

令号；令号下空2行标识注释；注释下一行右空4字标识签发人签名

章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人

职务应标识全称。在签发人签名章下一行右空2字标识成文时间。

分送机关标识方法同抄送机关。其他要素从本标准相关要素说明。

会议纪要格式会议纪要标识由“*****会议纪要”组成。其标识位

置同8.1.4，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。

其他要素从本标准相关要素说明。

5.常用公文格式及例文

常见的公文格式有函、请示、报告、通知、规定的公文格式

等，下面是十三种公文写作格式：（一）命令（令）1、命令（令）的

用途：（1）依照有关法律公布行政法规和规章；（2）宣布施行严重强

制性行政措施；（3）嘉惩有关单位及人员。

2、命令（令）的品种：（1）发布令（2）行政令（3）嘉奖令4、

命令（令）的写作：（1）发布令：标题：发令机关名称或发令机关领

导人职务名称+文种，如：《中华人民共和国国务院令》。令号：位于

标题下面，令号不按年度编排，而是从发令机关领导人任职开头编流

水号，至任满为止，下任另行编写。

注释：说明公布的法规名称，通过或批准的机关或会议，通过或

批准的时间及施行时间。落款：签署发令机关领导人的职务名称和姓

名，然后注明发令日期。

（2）行政令：标题：发文机关名称+次要事由+文种，如《国务院

关于在我国统一实行法定计量单位的命令》。注释：①说明发布命令

的缘由，做到理由充分，使人信服；②写出命令的详细内容，包括强

制性行政措施及执行机关等，要求条目清楚，层次分明，便于执行。

（3）嘉惩令：标题：发文机关名称+次要事由+文种，如：《**省

人民政府关于授予**“见义勇为先进分子”称号的嘉奖令》；或

仅注明文种，即只要“嘉奖令”三个字。注释：包括嘉奖缘由、嘉奖

事项、发出号召三个方面内容组成。

5、写作命令（令）的留意事项（1）内容要符合有关法律和政策。

（2）态度要鲜亮。

（3）文字要简炼，结构要严谨，中心要突出，语言要确定。（4）

发文机关要合乎要求。

（二）打算：1、打算的用途：打算适用于对重要事项或者严重行

动做出支配，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的

打算事项。打算是一种重要的指挥性和约束性公文。

2、打算的写法：（1）标题：作出打算的机关或通过打算的会议名

称+打算的事由+文种，如：《**市关于平衡财政收支、严格财政管理

的打算》。（2）题注：会议通过的打算，要加上题注，说明这个打算

是什么时间，在什么会议上通过的。

（3）注释：按其详细用途和内容不同分为两类：①对重要事项作

出支配的打算。次要有表彰打算、惩处打算、机构设置打算、人事支

配打算、授权打算及发布法规性事项的打算等。

其注释包括两部分，一是说明作出“打算”的依据和执行名称；

一是分条写明打算事项。②对严重行动作出支配的打算。

这是一种事先对某项重要工作的开展进行布置的打算，指挥性极

强。注释通常包含两层意思，即通过或制发打算缘由和打算的事项。

（4）结尾：重申要求，明确工作步骤或申明要求发出号召。3、

写作打算的留意事项：（1）要作好调查讨论。

（2）要做到观点鲜亮。（三）公告1、公告的用途公告适用于向

国内外宣布重要的事项或者法定事项。

2、公告的写作：（1）标题：①发文机关+文种，如：《中国人民银

行公告》。②发文机关+事由+文种，如：《中国人民银行关于进一步改

革外汇管理体制的公告》。

（2）注释：大都只限于宣布详细事项。也有的公告注释相对简单

一些，即包括缘由或依据、事项和结语三项内容。

其常用“特此公告”作结或省去结语。（三）公告1、公告的用途

公告适用于向国内外宣布重要的事项或者法定事项。

2、公告的写作：（1）标题：①发文机关+文种，如：《中国人民银

行公告》。②发文机关+事由+文种，如：《中国人民银行关于进一步改

革外汇管理体制的公告》。

（2）注释：大都只限于宣布详细事项。也有的公告注释相对简单

一些，即包括缘由或依据、事项和结语三项内容。

其常用“特此公告”作结或省去结语。（五）通知1、通知的用途

通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公

文。

传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任

免人员。2、通知的写法：（1）格式：用公文的一般格式。

（2）标题：发文机关+事由+文种，如：《**省关于进一步做好城

市蔬菜产销工作的通知》。事由+文种，如：《关于召开省属高校档案

工作会议的通知》。

（3）注释：1）批示性通知批示性通知含“颁发”型通知、“转发”

型通知和“批转”型通知三种。a）“颁发”型通知#p#分页标题#e

#“颁发”型通知又称“发布”或“印发”型通知，是指用来颁发行政

法规和规章或印发有关文件的通知。

其注释部分，一般首先说明制定所发布的规章的目的、依据，然

后写明发布事项，最终是提出执行要求。b）“转发”型通知是指用来

转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文的通知。

其注释有两种写法，一种注释包括两部分：开头部分先写明转发

文件的名称，表明态度，提出准绳要求。最终以“现转发给你们，请

仔细贯彻执行”，“请结合详细状况，参照执行”、“请讨论执行”等惯

用语句提出执行要求。

一种注释只写转发打算和执行要求，非常简约。c）“批转”型通

知是指转发下级机关发来的公文的通知，其写法与“转发”型通知基

本相同。

注释一般先写明转发文件的名称，表明态度，宣布转发，阐明意

义，提出要求。2）指示性通知是指上级机关宣布要求下级机关办理

或执行的事项，但限于发文机关的权限，或因其内容不命。