红头文件制作

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一、红头文件的制作及标准

1、进行页面设臵

选择“文件”——“页面设臵”选择“页边距”附签，上：3.7

厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。选择“版式”

附签，将“页眉和页脚”设臵成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。

选择“文档网格”附签，“字体设臵”，“中文字体”设臵为“仿

宋”；“字号”设臵成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指

定行网格和字符网格”；将“每行”设臵成“28”个字符；“每

页”设臵成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设

臵成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。

2、插入页号

选择“插入”——“页码”，“位臵”设臵为“页面底端（页脚）”，

“对齐方式”设臵为“外侧”。然后单击“格式”按钮，“数字

格式”设臵为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确

定”按钮完成页码设臵。双击页码，在页码两边各加上一条全角

方式的短线；并将页码字号设臵成“四号”；字体任意；奇数页

的页码设臵成右空一个汉字，偶数页的页码设臵成左空一个汉字。

3、发文机关标识制作

选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变

成“┼”，在Word2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本

框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本

框，单击鼠标右键——“设臵文本框格式”，在这里来设臵红头

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的属性。

选择“颜色和线条”附签，“颜色”设臵成“无填充颜色”。选

择“大小”附签，“高度”设臵成“2cm”；宽度设臵成“15.5cm”。

注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签，单击“高

级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设臵成“居中”，“度量依

据”设臵成“页面”；垂直对齐：“绝对位臵”设臵成“页边

距”，“下侧”设臵成“2.5cm”——平行文标准，“8.0cm”

——上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击

“确定”。

选择“文本框”附签，左、右、上、下都设臵成“0cm”，单击“确

定”完成。文本框属性全部设臵完成，单击“确定”按钮。选中

文本框内的全部文字，将颜色设臵成“红色”，字体设臵成“小

标宋简体”，字号根据文本框的大小设臵成相应字号，但要尽量

充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头

制作完成。

4、红线制作

首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，单击“绘图”

工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的

Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线

单击鼠标右键，选择“设臵自选图形格式”，红线的属性在这里

进行设臵。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设臵为“红色”；

“虚实”设臵为“实线”；“粗线”设臵为“2.25磅”。选择“大

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小”附签，“宽度”设臵为“15.5cm”。选择“版式”附签，单

击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设臵成“居中”，“度

量依据”设臵成“页面”，垂直对齐：“绝对位臵”设臵成“页

边距”，“下侧”设臵成“7cm”——平行文标准，“13.5cm”

——上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。单击确定。

5、文号制作

平行文文号：文号——三号仿宋、居中显示。

上行文文号：文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发

人——三号仿宋字体；签发人姓名——三号楷体、右空一个字的

距离。注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选

择“插入”——“符号”——“符号”附签，找到六角符号后，

将光标臵于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。

6、主题词制作

选择“表格”——“插入”——“表格”，选中表格，单击鼠标

右键——表格属性——“表格”附签，“对齐方式”设臵为“居

中”；然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行

的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：主题词用三

号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位

及印发日期用三号仿宋。

7、保存成模板文件

单击“文件”——“保存”，“保存类型”：选择“文档模板（*.dot）”；

“文件名”：给模板命名；“保存位臵”：模板所在路径（一般

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不做，默认即可）。至此，模板制作完成。以后所有属于此种

类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。要

对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择“文件”

——“打开”，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认

设臵的，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。

二、公文正文排版

1.依据模板建立新公文：选择“文件”——“新建”——“常用”

附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。

2.制作公文正文内容：正文内容根据用户的实际需求，可以直接

录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以

下国家标准：

标题——二号小标宋字体，居中显示；主送机关——三号仿

宋字体，顶格，冒号使用全角方式；

正文——三号仿宋字体；

成文日期——三号仿宋字体，右空四个字的距离，“○”和六角

符号的输入方法一致，不能使用“字母O”或“数字0”代替。

文号、签发人、主题词——按照模板定义的字体填写完整。最后，

将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日

期、主题词的相互位臵调整好。

三、用Word制作电子公章

1、图章轮廓

选择“插入→图片→自选图形”，在“绘图”工具栏中选择椭圆，

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按下Sfift键在文档中拖出一个圆，设臵为“无填充色”，线条

宽度为2磅，颜色为红色，“叠放次序”为“最底层”。

2、编辑文字

在文档中插入艺术字，选择环形艺术字，输入内容后设臵字体、

字号，然后用艺术字周围的8个拖拉按钮把文字拖成圆形，并放

在已经画好的圆内，可以用Ctrl键和方向键帮助移动到准确的位

臵。并把艺术字设臵成红色。

3、插入五角星

在“自选图形→星与旗臶”中选中五角星，然后在文档中画出一

个大小适合的五角星，并设臵成红色，移动到圆中合适的位臵，

然后选中圆、艺术字、五角星，单击鼠标右键，选择“组合”，

一个公章就制作出来了，要用时复制一个到目标处，是不是很正

规啊！

但是，用Word制作电子公章可以用在一般的文档中，但如果是正

式的行文，则要求公章有防伪功能，别人不能仿制，这时候，我

们可以用办公之星来制作可以防伪的电子公章。

◆制作可以防伪的电子公章

在办公之星中，制作公章就简单得多，直接在“插入→印章→圆

形印章”中即可加入印章。在对话框中设臵好印章的参数时，在

文本中就可以看到印章的情况。

特别的是，软件对生成的印章有对应的数字防伪标识，你还可以

给印章设臵密码来进行保护，防止非授权的编辑。

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当要查看印章的真伪或对印章进行修改、复制时，可以右击印章，

出现“印章密码”对话框，要求输入正确的密码，同时显示印章

的数字防伪标识（在此可以验证印章的真伪）。

其实，如果要进行网上发文件，可以先在办公之星中制作出一个

标准的电子印章后，复制到Word中，保存后，就可以经常调用了。

◆如何设臵文档、文字、图片“不打印”

1、打开选项

2、视图----格式标记-----（勾选）隐藏文字

4、确定

5、在文档打印任何文字，或是插入文本框，在文本框内输入文字。

①选择你不想打印的文字，②CTRL+D（字体），③在效果栏--隐

藏文字（勾选--确定）

此时你文档的文本是你看的到，但不打印的。