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归档文件整理规则(总21页)

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归档文件整理规则

目录

一、有关说明.............................错误!未指定书签。

1、标准实施时间...................错误!未指定书签。

2、标准适用范围...................错误!未指定书签。

3、分类、整理方法.................错误!未指定书签。

4、立档单位适用范围...............错误!未指定书签。

5、档案工作有关定义和术语.........错误!未指定书签。

二、归档文件整理的一般要求...............错误!未指定书签。

1、组件...........................错误!未指定书签。

2、件内文件的排序.................错误!未指定书签。

3、分类...........................错误!未指定书签。

4、排列...........................错误!未指定书签。

5、编号...........................错误!未指定书签。

6、编目...........................错误!未指定书签。

三、纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒、排架错误!未指定书

签。

1、纸质归档文件材料修整要求.......错误!未指定书签。

2、纸质归档文件材料装订要求.......错误!未指定书签。

3、纸质归档文件材料编页要求.......错误!未指定书签。

4、归档文件装盒要求...............错误!未指定书签。

5、盒内备考表的内容和要求.........错误!未指定书签。

6、归档文件的排架.................错误!未指定书签。

四、归档电子文件的整理要求................................错误!未指定书签。

附录：......................................................错误!未指定书签。-23

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一、有关说明

1、标准实施时间

2015年10月25日发布的中华人民共和国档案行业标准《归档文

件整理规则》从2016年6月1日实施，此标准也将从此代替2000

年的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（原称的

“新规则”）。

2、标准适用范围

2016年版的《归档文件整理规则》，将标准的适用范围由原来

的纸质文件材料，扩展为纸质和电子文件材料。

3、分类、整理方法

2016年版的《归档文件整理规则》，调整了归档文件的分类、

整理方法。例如：

①、增加了归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架

要求；

②、增加了归档文件档号结构和编制要求；

③、将室编件号和馆编件号统一为件号；

④、增加了归档章示例，及直角装订方法。

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4、立档单位适用范围

2016年版的《归档文件整理规则》，适用于各级机关、团体、

企事业单位和其他社会组织；对其应作为文书档案保存的归档文件

的整理。其他门类的档案可以参照执行。如果企业单位有其他特殊

规定的，应从其规定。

5、档案工作有关定义和术语

2016年版的《归档文件整理规则》中所指的：

①、归档文件：

是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为

文书档案保存的文件材料，包括纸质文件材料和电子文件材

料。

②、整理：

是将归档文件以“件”为单位进行组件、分类、排列、编

号、编目等（其中，纸质归档文件的整理包括修整、装订、编

页、装盒、排架；电子文件的整理包括格式转换、元数据收

集、归档数据包组织、存储等）使之有序化的过程。

③、件：

是指归档文件的整理单位。

④、档号：

是指在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体

现归档文件的类别和排列顺序。

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⑤、整理原则：

a、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间

的有机联系；

b、归档文件的整理应区分不同价值，便于保管和利用；

c、归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算

机管理或计算机辅助管理；

d、归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统

一。

二、归档文件整理的一般要求

1、组件

归档文件一般是以每一份文件为一件。有正文、附件的应为一

件；有文件正本与定稿的应为一件（包括法律法规等重要文件的历

次修改稿和正文应为一件）；转发文与被转发文应为一件；原件与

复制件应为一件；正本与翻译本应为一件；中文本与外文本应为一

件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（但作为文件的附件时

除外）；简报、周报等刊物一期视为一件；会议纪要、会议记录一

般是一次会议视为一件，如果会议记录是一年一本的，一本视为一

件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独

立成件的，也可视为一件。此外，有文件处理单或发文稿纸的，文

件处理单或发文稿纸应与相关文件为一件。

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2、件内文件的排序

一般是正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在

前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，没有

特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，

外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后（批复在

前，请示在后）。此外，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在

前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

3、分类

①、立档单位的分类：

立档单位（各单位），或者说同一全宗档案的分类，应保持分

类方案的一致性和稳定性。

②、归档文件的分类：

归档文件一般采用：年度——机构（问题）——保管期限、年

度——保管期限——机构（问题）等方法进行分类，上述两种分类

称为三级分类。

a、按年度分类：是将文件按其形成的年度分类。跨年度的一般

应以文件签发日期为准；对于计划、总结、预算、统计报表、表彰

先进、以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签

发日期来判定所属年度；对于跨年度形成的会议文件应归入闭幕

年；对于跨年度办理的文件应归入办结年。如果，当形成年度无法

考证时，年度为其归档年度，但必须在附注项加以说明。

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b、按机构（问题）分类：是将文件按其形成或承办机构（问

题）分类。但是机构分类法与问题分类法只能选择其中的一种，不

能同时采用。

采用机构分类的，应根据文件形成机构或承办机构对归档文件

进行分类，如果涉及多部门形成的归档文件，应归入文件的主办部

门。

采用问题分类的，应按文件内容所反映的问题对归档文件进行

分类。

c、按保管期限分类：就是将文件按各单位制定的保管期限表来

进行分类。

d、如果规模较小或者是公文办理程序不适合于机构（问题）分

类的立档单位，可以采取年度——保管期限等的方法进行两级分

类。

4、排列

①、归档文件排列：

归档文件的排列，应在分类方案的最低一级类目内，按时间结

合事由来排列。

②、同一事由文件排列：

同一事由中的文件，应按文件形成的先后顺序排列。

③、成套性文件排列：

会议文件、统计报表等成套性的文件可以集中排列。

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5、编号

①、归档文件的编号原则：

根据分类方案和排列顺序编写档号。档号的编制应遵循唯一性、

合理性、稳定性、扩充性、简单性的原则。

②、档号的内容

档号的内容一般包括：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限

—机构（问题）代码—件号。

上、下位代码之间用“—”短横线连接，同一级代码之间用“·”小圆

点隔开。例如：

Z109—WS·2011—Y—BGS—0001

③、档号编制要求：

应按照DA/T13—1994《中华人民共和国行业标准档号编制规

则》编制。其中：

a、全宗号：是档案馆给立档单位编制的代号，一般是用4位数

字或者字母与数字的结合标识；

b、档案门类代码·年度：其中归档文件档案门类的代码由“文书”

前2位汉语拼音第一个字母“WS”标识；

年度为文件形成的年度，以4位阿拉伯数字来标注公元纪年，

如：“2016”；

c、保管期限：分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码

“Y”、“D30”、“D10”标识。同时也可以使用“永久”、“30年”、“10年”

来标识保管期限。

件号

办公室

永久

年度

文书

全宗号

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d、机构（问题）代码：是采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字

标识，如：办公室代码为“BGS”。机构也可以用“办公室”等规范简称

标识（见附录A图、A

3

）。凡归档文件未按照机构（问题）分类

的，应省略机构（问题）代码。

e、件号：是单件（份）归档文件在分类方案最低一级类目内的

排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补

足，如：“0026”。

④、归档章的内容：

归档章的内容包括全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数

作为必备项；机构（问题）可以作为选择项（见附录A、图A

1

）。

归档章中的全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）按

前面已介绍的方法填写，页数用阿拉伯数字标识（见附录A、图

A

2

）。

⑤、加盖归档章要求：

归档章应加盖在归档文件首页上端空白处，并填写相关内容。

电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在

归档文件上进行标识。

6、编目

①、归档文件目录的内容：

a、序号：应填写经过组件、分类、排列、编号后盒内归档文件

的顺序号。

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b、档号：应按前面介绍过的要求来填写。

c、文号：应填写文件的发文字号。例如：昆档发〔2016〕96

号，若没有文号的，不用标注。

d、责任者：应填写制发文件的组织或个人，也就是文件的发文

机关或署名者。

e、题名：也就是文件标题。如果没有标题、标题不规范，或者

标题不能反映文件主要内容，不便于检索的，应当全部或部分自拟

标题，并在自拟的内容外加方括号“〔〕”。

g、密级：应按文件密级实际情况标注。如：绝密、机密、秘密

等。但如果没有密级的文件，不用标识。

h、页数：是填写每一件归档文件的页面总数（有图和文字的页

面为一页，空白页不编）。

i、备注：注释文件需要说明的情况。

②编目要求：

a、编制归档文件目录，应依据档号的顺序来编制归档文件的目

录。

b、所编制的目录，应准确、详细、便于检索，防止漏检。

c、归档文件应逐件编目。如：来文与复文为一件时，只需对复

文编目，但应体现来文的主要内容。

d、归档文件目录，推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。

目录表格采用A4幅面纸张，页面宜横向设置（见附录B、图

B

1

）。

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e、归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。目录

在装订时，应编制封面（见附录B、图B

2

）。

f、归档文件目录封面应认真填写全宗号、全宗名称、年度、保

管期限、机构（问题），其中全宗名称也就是立档单位名称，填写

时应使用全称或规范化的简称。

g、归档文件目录可以按年（每年一册）装订成册，也可以每年

区分保管期限装订成册。例如：永久档案装订成一册、30年档案装

订成一册，10年的档案装订成一册。

三、纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒、排架

1、纸质归档文件材料修整要求

①、凡归档的纸质文件材料在装订之前，应对不符合要求的文件材

料进行修整。

②、对已破损的文件材料，应按DA/T25—2000年《中华人民共和

国档案行业标准档案修裱技术规范》予以修复；对字迹模糊或易退

变的，应予以复制。

③、凡归档的文件材料应按照保管期限要求去除容易锈蚀、容易氧

化的金属或塑料装订用品。

④、对于幅面过大的文件材料，应在不影响使用效果的前提下进行

折叠。

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2、纸质归档文件材料装订要求

①、凡归档的文件材料，一般是以件为单位装订。并且做到装订牢

固、不损页、不倒页、不压字，装订后的文件材料平整，有利于档

案的保管和利用。对于原装订方式符合要求的应维持不变。

②、用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件材料的物

质。不能使用回形针、大头针、燕尾夹、热容胶、办公胶水、装订

夹条、塑料封等装订材料。

③、凡归档文件材料，宜采用线装法来装订。对于页数较少的，使

用直角装订（见附录C、图C

1

、图C

2

）或者用缝纫机轧边装订。对

于文件材料较多、较厚的，使用“三孔一线”装订。

④、永久和30年保管的归档文件材料中，使用了不锈钢订书钉或浆

糊装订的（如：书刊），装订材料应满足归档文件材料长期保存的

需要。

⑤、永久和30年保管的归档文件材料，不能使用不锈钢夹或封套装

订。

⑥、定期保管10年的，不需要向综合档案馆移交的归档文件材料，

装订方式采用线装法装订。也可以使用不锈钢夹或封套装订。

3、纸质归档文件材料编页要求

①、纸质归档文件材料一般应以件为单位编制页码。

②、页码应逐页编制，空白页不编，宜分别标注在文件正面右上角

或背面左上角的空白处。

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③、归档文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件材

料原有页码相同的，可以保持原有页码不变。（不用编）

4、归档文件装盒要求

①、将归档文件按组件、分类、排列、编号、编目等后的顺序装入

档案盒内，同时应填写档案盒的盒脊和备考表。

②、装盒时，不同年度、不同机构（问题）、不同的保管期限的归

档文件材料不能装入同一个档案盒。

③、档案盒封面应标明全宗名称。

④、档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可

根据实际情况，设置20mm、30mm、40mm、50mm等（见附录D、

图D

1

）。

⑤、档案盒可根据摆放方式的不同，在盒脊或盒底边设置全宗号、

年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问

题）等选择项（见附录D、图D2、图D3）。其中，起止件号应填

写盒内第一件（第一份）文件和最后一件文件的件号，起件号应填

写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，填写

盒号时，必须按移交进档案馆的要求在档案盒盒脊或者盒底边编

制。

⑥、档案盒必须购买或订购采用无酸纸制作的。

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5、盒内备考表的内容和要求

①、盒内备考表的内容包括：（见附录E、图E1）

a、盒内文件情况说明：主要填写盒内文件缺损、修改、补充、移

出、销毁等情况；

b、整理人：应填写负责归档文件整理的人员姓名或签章；

c、整理日期：是填写归档文件整理完成的日期；

d、检查人：应填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名或签章；

e、检查日期：是填写归档文件检查完毕的日期。

②、备考表应按上述内容认真填写完毕后置于盒内文件之后。

6、归档文件的排架

归档文件的排架是在归档文件整理完毕装盒后，装入档案箱柜

上架排列的一项工作。上架排列的方法，应与本单位归档文件分类

方案一致，避免频繁的倒架。

归档文件是按年度——机构（问题）——保管期限分类的，上

架排列时，应将每年形成的档案按机构（问题）顺序排列依次上

架，便于档案实体管理。

归档文件是按年度——保管期限——机构（问题）分类的，上

架排列时，应将每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移

交进馆。

四、归档电子文件的整理要求

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1、归档电子文件组件、分类、排列、编号、编目应符合《规

则》中“5的一般要求”（也就是本次宣讲稿的第二个问题归档文件整

理的一般要求）的规定。

2、归档电子文件的格式转换，元数据收集、归档数据包组织、

存储等整理要求，请参照《数字档案室建设指南》（2014年）

GB/T18894、DA/T48、DA/T38等标准执行。

3、归档电子文件的整理，应使用符合《数字档案室建设指南》

（2014年）GB/T18894等标准的应用系统。

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附录：

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