办公室职能

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一、公司办公室主要职能、职责

1、根据党的方针政策，上级机关的决议、指示以与公司党委、

行政的决定，起草、办理各类文件；负责印章、介绍信的妥善保管与使用。

2、负责公司总经理办公会议、党委会议与公司工作会议等的会务管理工作。

3、负责公司党委、行政决定事项的督办。

4、负责工作的实施与开展。

5、负责人民来信、群众来访的接待、处理。

6、负责党务、政务信息工作。

7、负责重大外事活动的安排、来宾接待、重要领导来公司活

动安排与协调对口接待工作。

8、开心锁 负责对外的联络工作。

9、负责公司人员因公出国的审查呈报工作。

10、负责公司档案管理工作。

11、负责公司法律事务工作。

12、负责公司计划生育事务工作。

13、负责公司机关小车队车辆管理工作。

14、负责完成公司领导、上级机关交办的其他工作。

二、办公室主要工作流程

1、公文办理

A公司外来文

文书登记——办公室主任阅批——公司领导批示——承办部门执行——文

件归档。

B公司请示、报告

单位、部门呈报——文书登记——办公室主任阅批——分管领导批示——

办公会议讨论〔视情况〕——办理批复——承办部门执行——文件归档。

C公文制发〔以党委、公司名义〕

职能部门起草——有关部门会签〔视情况〕——办公室核稿——公司领导签

发——文书编号——文件打印——办公室校核——文件印制——盖章

——发文——文件归档。

2、

使用人申请――办公室主任审核――文书登记——发。

3、复印

申请〔部资料、密级文件〕——办公室主任审批——登记——复印。

4、会议室使用

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部门申请——到办公室登记——办公室开门——使用部门布置会场——使

用部门清理会场。

5、下发会议通知

部门申请——分管领导批准——办公室登记——办公室负责通知。

6、接待

部门申请——分管领导批准——办公室登记——办公室牵头安排接待方案。

7、出具介绍信

使用人申请、登记——分管领导批准或办公室主任批准——办公室盖章。

8、用印管理

经办人申请、登记――部门领导审核――分管公司领导或办公室主任审

批――办公室盖章。

9、档案查询

经办人申请、登记――分管公司领导或办公室主任审批――档案室

查找---借阅。

10、法律咨询

经办人申请、登记――法律事务处研究、分析――给出建议。

11、计划生育

12、使用小车申请

部门申请、添用车申请单——分管领导批准——办公室小车队登记

——安排车辆。

三、办公室工作方案和规定

〔一〕秘书工作

秘书工作是公司党委办公室、行政办公室的主要工作，是参与政务、管理

事务的综合性工作。它为领导的决策提供文件、资料、情况以与建议、意见；为

会议的召开提供议题、会场记录、纪要撰写；为领导的组织和指挥起传达、催促

和检查作用。

〔二〕办会

1、负责公司党委会议、总经理办公会议和党政联席会议议题的收集、登记、

会议安排、会议材料准备、会议记录以与会议纪要、决定事项的起草等工作。

2、提前制定会议安排方案和意见，呈领导审定。

3、会议纪要、决定事项须在会后2个工作日草拟完毕，送有关部门征求意

见后报办公室领导审核，呈领导审签。

4、对已审议过的会议材料、会议记录、会议纪要、决定事项与时进展整理。

5、负责跨局、跨部门会议的统筹协调工作。

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〔三〕请示件办理

1、负责请示件的分类、登记、办理工作，做到来文登记清楚、明了，

查阅快捷，随时掌握文件办理情况。

2、根据来文的情况，呈办公室主任提出拟办意见，再送分管领导批示：

3、来文如需征求各职能部门的意见，由办公室办理，并做到与时催办，

跟踪落实，保证在规定时间征求完意见，并对各职能部门反应回来的意见进展分

析综合，提出意见，供领导决策时参考。

4、文件办理严格遵守承诺制，力求在最短时间办结。一般性且需征求

职能部门意见的文件在3个工作日提出拟办意见，呈领导审定。特急件随到随办，

立刻提出拟办意见，呈请领导审定。

5、对领导已有批示的上下级来文，应与时、准确地反应给有关单位。

6、根据领导批示，在1个工作日，与时将有关材料移交郑成功的简介 相关部门、单

位的负责。

〔三〕发文办理

1、负责以公司党委、行政名义发出的各类文件的草拟工作。

2、审核公司党委、行政职能部门代公司党委、行政草拟的代拟稿。

3、负责文件制作完成后，发出之前的最后核对工作。并负责对送上级

机关和外单位的文件进展登记签收。

4、负责报告件的办理。对有领导批示的报告件，与时跟踪督办。

5、协助业务主办部门做好专题会议的会务工作。

6、除特殊情况外，文稿起草在3个工作日完成，急件即到即办，并在

规定时限完成。

7、草拟或审核过的文稿，在呈分管领导签审前，须先送处办公室核稿。

〔四〕公文运转

1、负责呈领导审阅、审批文件的分类登记和传递工作。

2、负责领导临时交办事务的分类、办理与催促工作。

3、对领导活动安排提出办理意见，呈办公室领导审示。

4、跟什么叫散文 踪、掌握呈领导审批文件的办理情况，并与时与有关岗位沟通反应情况。

5、对呈送领导阅、批的文件必须每天进展清理、转呈，提高文件呈批速度。

6、对呈领导签批的文件，原那么上在2天追踪办理进度情况。如遇领导外出应

与时请示办理，或将文件收回报办公室主任决定处理意见，以免压误文件。

7、对来往的公文，严格实行登记和签收手续。在与通讯员交接文件时，严格履

行交接手续，逐一对号、逐一签收；详细登记、编号。

8、根据上级来文的容，分轻重缓急，与时呈送有关领导审批或转送各有关部

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门办理。尽量做到即日处理完当天的文件，以免误时误事。

9、对处理完毕的文件资料按时间、容进展初步分类，并定期向档案室

移交归档。

10、档案凡归档的文件、资料一般不外借，以免遗失。如情况特殊须经

有关领导批准，并履行好借阅的有关手续。如发现遗失或损坏文件资料，应查明

责任，并与时报告有关领导处理。

〔五〕文印管理

1、文件打印，一律须经办公室主任签署后，才能安排打印；打字员

不得私自承受打印任务。

2、按文件容的轻重缓急安排打印。急件优先，并按时限要求完成；

平件按承受先后次序安排；会议通知按急件安排。做到不积压、不延误。

3、文稿的校对遵照谁撰写谁负责的原那么。打印稿经校对后，按公

文的规格式制发成文。制作成文件后如需对原文容修改的，须呈报原签发领导审

签。

4、做好工作。打字员不得将打印文稿的容摘抄和外传；打印用过的

纸和试印废纸要定期交部门销毁；打字员不得在打字室或缮印间接待亲友；与工

作无关人员不得进入打字室、缮印间翻阅打印文稿。

6、为保证文印设备状况的良好，文印设备未经批准，非本室工作人员

不得借用或上机操作使用；经批准复印文件资料必须做好登记手续。

7、保管公司党委、行政等印章，并严格遵守和印章管理有关制度。凡未经批准

或是批准手续不完备的，监印人员有权拒绝盖章。

8、除有编号、有底稿存档的文件、证书、介绍信外，每次使用印章后

监印员要做好登记工作，登记项目包括日期、容、盖什么章、份数、批准人、经

办人，保证件件有据可查。

〔六〕信访工作

1、行政职能、职责

根据新《信访条例》，代表公司党受理信访事项。

A、受理人民群众来信、来访，维护信访人的合法权益；

B、承办上级转办、交办的信访事项；

C、向有关责任单位转办、交办、督办信访事项；

D、调查研究信访工作，与时向公司和有关部门提供信访信息，

通报信访情况。

2、信访工作应履行以下义务

A、认真处理人民群众来信，热情接待人民群众来访，对信访

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事项不得置之不理或敷衍、推诿、拖延；

B、遵守制度，不得泄漏工作秘密和信访人要求的容，不得将

控告、检举材料交给或者通知被控告人、被检举人。

C、不得丧失、隐匿和擅自销毁信访材料霍去病的妻子 。

3、办事程序和时限

A、登记、呈批。对信访人的书信、、电邮、走访和上级机关转办、

交办的信访事项，在1个工作日完成登记、呈批。

B、转办。在领导签批后，应在1个工作日转交有关部门办理。

C、督查朴素近义词 、催办。对公司办公室转交的信访案件，有关部门应当

与时将办理情况与结果报告信访局。信访局须视办理情况进展督查、催办。

D、答复。对上级和公司领导转办、交办的信访事项，自收到之

日起最多一个月办结；各职能部门直承受理的信访事项，自收到之日起20日办

理完毕，并视情况将办理结果答复信访人，情况复杂的，经领导同意可以适当延

长。

〔七〕计划生育管理工作

1、认真贯彻和落实国家、省人口与计划生育政策、条例，结合本单位实际情况，

提出具体实施方案。

2、催促检查本单位个部门人口与计划生育各项政策、规定、目标的贯彻执行情

况。

3、对各基层部门计划生育工作进展指导，能够与时发现问题，并向主管领导汇

报，提出解决问题的建议。

4、负责各基层计划生育兼职干部的技术培训和业务管理。

5、负责规划人口与计划生育工作的宣传工作，组织各有关部门协同合作。

6、组织召开人口与计划生育工作的各种会议，拟定人口与计划生育年度工作计

划总结。

7、负责人口与计划生育工作的根底管理与审办有关手续。

8、依法管理计划生育工作，完成领导计交办的临时任务。

四、办公室效劳承诺、办事纪律和接待规定

〔一〕效劳承诺

以全新的思路、快捷的方式、设身处地为工作对象提供优质高效的效劳，

能快办的事不慢办，需协调的事主动办，提高工作的计划性和针对性，做好政策

性和灵活性、对上负责和对下负责的统一。

〔二〕办事纪律

公正、严明、廉洁、高效，以效劳为各项工作宗旨，不用原那么做交易、

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不利用职权拿、卡、要，不损公肥私、不徇私舞弊、不收受礼品和红包。

〔三〕接待规定

1、接听：用最快时间接听，讲文明、讲礼貌、使用规用语，迅速简捷自报单

位、，并向工作对象问清需要什么帮助，长话短说，简明扼要。

2、接待来访者：热情、礼貌，认好吃易做的家常菜 真、快捷效劳，对不符合规定而不能办理的

事，要进展耐心解释，尽力使来访者满意而归。

3、实行首问责任制：外单位有关人员变废为宝 或群众来人或来电到我公司办事，承受

询问的第一位工作人员即首问责任人；首问责任人要热情接待来人，负有为其效

劳的责任。自己能办的事应尽快办理，自已不能办或不能马上办理的，应热情耐

心地做好解释工作，并负责将来人介绍给公司有关部门的指定办事人员。