公文管理制度

⽂件管理制度范本

管理制度的主要特征

1.权威性。管理制度由具有权威的管理部门制定，在其适⽤范围内具有强制约束⼒，⼀旦形成，不

得随意修改和违犯;

2.完整性。⼀个组织的管理制度，必须包含所有执⾏事项，不能有所遗漏，如发现或新的执⾏事项

产⽣，应相应的制定管理制度，确保所有事项“有法可依”；

3.排它性。某种管理原则或管理⽅法⼀旦形成制度，与之相抵触的其他做法均不能实⾏;特定范围

内的普遍适⽤性。各种管理制度都有⾃⼰特定的适⽤范围，在这个范围内，所有同类事情，均需按此制

度办理;

4.可执⾏性。组织所设置的管理制度，必须是可执⾏的，不能偏离组织本⾝事务，成为⼀纸空⽂；

5.相对稳定性。管理制度⼀旦制定，在⼀般时间内不能轻易变更，否则⽆法保证其权威性。这种稳

定性是相对的，当现⾏制度不符合变化了的实际情况时，⼜需要及时修订。

6.社会属性。因⽽，社会主义的管理制度总是为维护全体劳动者的利益⽽制定的。

7.公平公正性。管理制度青椒炒鱿鱼 在组织⼒对每⼀个⾓⾊都是平等的，任何⼈不得在管理制度之外。

⽂件管理制度（通⽤20篇）

在学习、⼯作、⽣活中，制度使⽤的情况越来越多，制度是维护公平、公正的有效⼿段，是我们做

事的底线要求。那么制度的格式，你掌握了吗？下⾯是⼩编收集整理的⽂件管理制度（通⽤20篇），

仅供参考，欢迎⼤家阅读。

⽂件管理制度1

机要⽂件是传递党中央、国务院和省委、省政府密级较⾼的⽂件，机要⽂件的管理要做到及时、准

确、安全、保密。

⼀、办理程序

(⼀)机要⽂件由机要⼈员签收、启封、核对、登记后，送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主

持⼯作的领导签批，⽂件应于当⽇处理，电报、急件随到随处理。

(⼆)按领导签批的范围进⾏传阅。

(三)需办理的，按局领导指⽰及时传阅有关科室办理。

(四)归档，交上级部门。

⼆、传阅

(⼀)传阅⽂件要严格履⾏登记⼿续，按照⽂件阅读范围进⾏传阅。

(⼆)机要⼈员要随时掌握⽂件⾏踪和传阅进度，避免中途积压、漏传、横传。

(三)对局领导阅后所作的批⽰，要及时通知有关科室办理，并做好机要⽂件管理，防⽌⽂件丢失。

⽂件管理制度（通⽤20篇）

三、保密

(⼀)机要⼈员要忠于职守，认真负责，严守保密规定，做到不该说的不说。

(⼆)对于机要⽂件，要单独存放，严加保管。

(三)借阅机密、秘密级⽂件，需经办公室主任批准；绝密级⽂件⼀般不外借，确需借阅，需经分管

领导批准。

(四)各级领导要严格执⾏领导保密规定，不得将涉密⽂件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。

(五)涉密⽂件，不得复制或摘抄。

四、归档

(⼀)传阅和办理完毕的⽂件，应及时清理收回，分类整理，坚持整洁、清洁。

(⼆)凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密⽂件，应及时送交机要室登记归档。

(三)⼲部出差、调动⼯作或离退休时必须将⾃我使⽤或传阅的机要⽂件全部退回机要室。

(四)机要⼈员按上级要求及时将机要⽂件收回。

⽂件管理制度2

⼀、⽂件管理内容主要包括：上级函、电、来⽂，本单位上报下发的各种⽂件，具体由办公室负

责。

⼆、对上级部门发来的⽂件，要进⾏⽂件、⽂号、机要编号的核定、登记。

三、本单位外出⼈员开会带回的⽂件及资料应及时送交收进⾏登记编号保管，不得个⼈保存，如职

⼯⼯作需要借阅的可复印或借⽤。

四、凡正式⽂件在经登记后由办公室主任（或副主任）根据⽂件内容和性质阅签后，分送领导和承

办部门阅办，重要⽂件或急件应⽴刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避免⽂件积

压误事，⼀般应在当天阅签完。

五、传阅⽂件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的⽂件带回家、宿舍和公共场所，也

不得将⽂件转借其他⼈阅看。对尚未传达的⽂件不得向外泄露内容。

⽂件管理制度3

局办公室负责我局对外⾏⽂和公⽂的收发处理⼯作，为使⾏⽂和收⽂处理规范化，特规定如下：

⼀、⾏⽂

(⼀)凡以我局名义上报或下发的⽂件(报告、请⽰、纪要、通知、函件等)，由承办科室拟稿，经科

室负责⼈、分管领导初审后，送办公室核稿，经办公室核稿后送局领导签发。重要⽂件需由局领导审

核，主管区领导签发。联合⾏⽂必须同时送有关单位领导会签，⽅可发出。

(⼆)经局领导签发的⽂稿交办公室统⼀登记、分类编号。由拟稿科室打印、校对、装订，上⾏⽂由

办公室发送并催办，平⾏⽂和下⾏⽂由拟稿科室分发。

(三)⾏⽂规则参照《国家⾏政机关公⽂处理办法》(国发[XX]23号)有关规定执⾏，⾏⽂流程按局办

公处理系统流程进⾏。

⼆、收⽂处理

(⼀)所有发⾄我局的公⽂(含传真件公⽂和附有领导的批⽰或上级部门转我局处理的公⽂)，由局办

公室统⼀签收、登记、编号，送局领导阅⽰或送有关科室办理。

(⼆)⽂件按办件、阅件进⾏分类。办公室负责⼈根据⽂件内容和规定的传阅范围，提出办⽂意见，

送局领导批⽰或交有关科室阅办。需要办理的公⽂，经请⽰局领导后办理，办公室根据⽂件内容、领导

批⽰予以催办。

(三)对急办件，办公室应⽴即将⽂件送交局领导批阅。领导不在时，办公室应根据⽂件内容及时限

要求，交相关业务科室或⼈员办理。事后及时向局领导汇报并做好督办⼯作。

(四)⼀般公⽂通过局内⽹办理和传阅。保密⽂件⼀律由办公室专⼈传送。

(五)凡外出开会、学习带回的⽂件及材料原件须交办公室登记存档。

三、保密⽂件收发管理

(⼀)遵守公司统计报表管理制度，保密资料统⼀由本局兼职保密员收发、传递、清退和销毁，并严

格把好收发关、传阅关、清退关“三关”。

(⼆)制发⽂件时，经办⼈要根据⽂件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范

围、数量，送局领导审批后印发。

(三)保密⽂件、保密资料必须在办公室内进⾏传阅，未经批准不得擅⾃扩⼤传阅范围;不准擅⾃复印

或抄录保密⽂件，不得将⽂件带出办公室;确因⼯作需要携带外出的，需经局领导批准，并要妥善保

管。

(四)复印保密⽂件、保密资料必须严格履⾏审批登记⼿续。严禁将保密⽂件、保密资料拿到社会上

营业性场所复印。

(五)借阅保密⽂件、保密资料须按阅读范围借⽤，并办理登记、签字⼿续。⽤完后，要及时归还。

(六)对保密⽂件、保密资料要定期清查，⼀般每季度清查⼀次。年终进⾏全⾯清查、核对，发现⽋

缺要及时追查，防⽌丢失。

(七)销毁保密⽂件、保密资料时，必须登记造册，经主管局领导批准，送区保密局指定的地点处

理，严禁将⽂件出卖给废品收购站。

⽂件管理制度4

1、学校各部门对学校以上⽂件的收发，传递，阅办，保管，存档要有专⼈，做到“三勤”：勤催

办，勤检查，勤回收。各部门、年组取的⽂件要有专⼈保管，并按要求定期交回。

2、收发⽂件有登记。收到上级⽂件后，由专⼈拆封，认真核对份数，统⼀编号，及时登记；向下

发⽂时，明确份数，严格履⾏发⽂登记（签字）⼿续。

3、传阅⽂件有专夹。做到及时，准确，去向清楚；达到“三不”：批阅不积压，承办不横传，传阅

范围不扩⼤。

4、借阅⽂件有⼿续。借阅秘密⽂件要严格履⾏领导签批，本⼈（借阅者）签字⼿续，阅后及时归

还。

5、缴毁⽂件有清单。对清缴上来的⽂件，按规定该存档的存档，该上缴的上缴，该销毁的销毁，

⽆论是存档，上交或是销毁，都必须分类列出清单备查。

6、存放⽂件有专柜。需要继续保存的⽂件，要设专柜专⼈分类保管，存放⽂件的室内要有昼夜值

班⼈员，确保⽂件管理安全。

7、秘密⽂件不准与其它公⽂混存，更不准乱放损坏或丢失。丢失者要追查责任并予以必要的纪律

处分。

8、上级召开会议由领导带回的⽂件，⼀律交⽂秘⼈员登记，保管⼲部调动⼯作，事先要把⽂件交

清。

⽂件管理制度5

⼀、总则

1、技术⽂件是本公司的核⼼秘密，是本公司能够持续发展并在市场上坚持强势竞争⼒的有⼒保

障，公司的技术⽂件属于公司所有。

2、为规范本公司技术⽂件的管理，确保⽂件编制的正确性、完整性，明确技术⽂件的编制、签

署、更改、保存等相关的资料，确保技术⽂件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。

3、适⽤范围:适⽤于本⼚的技术⽂件的管理。

⼆、技术⽂件的编制

1、技术⽂件包括:技术⽂件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

具体包括:

1)开发计划阶段:⽅案设计、质量保障⼤纲、设计开发计划书、检验要求。

2)开发设计阶段:原理图、印制版图、产品编程⼿册、机械结构图、编程器件烧写⽂件、可编程器

件源码、硬件编程⼿册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。

3)产品调试阶段:产品调试⼿册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。

4)产品维护阶段:设计开发总结、软件使⽤⼿册、产品使⽤⼿册。

2、技术⽂件的技术要求和数据等必须贴合国家相关标准和规定要求。

3、技术⽂件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术⽂件的准确性、合理性负责。

三、技术⽂件的提交

1、在产品开发的整个周期中，设计⼈员必须按照技术⽂件规范认真进⾏各项⽂件的编写⼯作，以

保证技术⽂件的完整性。

2、在产品开发的各个阶段，设计⼈员都必须按时提交设计⽂件，并保存在公司的服务器中。每当

设计⽂件发⽣重⼤更改后，设计⼈员都必须重新提交⽂件，以便更新服务器中的⽂件，保证开发⼯作的

可靠性。

3、设计⽂件的提交以starteam为准，设计⼈员须按照提交的⽂件类别提交到starteam相应的⽬

录。

4、对于已提交的⽂件，任何⼈员不得故意在服务器上进⾏删除。

四、技术⽂件的归档

1、各相关负责⼈负责技术⽂件的审核和批准；技术⽂件的编制必须严格执⾏编制、校对、审核三

级把关制度；明确各级的责、权、利。

2、技术⽂件应保证标题栏中的编号、名称、⽇期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签

署不齐全的技术⽂件不得⽤于归档。

3、⽂件签署分为纸质⽂件签署、电⼦⽂件签署和光盘签署。其中，纸质⽂件签署须在纸质⽂件上

⼿写签署，电⼦⽂件签署则在starteam上以备注的⽅式进⾏签署，光盘签署则在光盘封⾯的标签上进⾏

总体签署。

4、各类归档⽂件经确认⽆误并且签署完毕后，⽅可进⾏归档⼯作。归档⽂件要求⼀式两套:⼀套存

放在公司服务器上，供查阅使⽤；⼀套刻录成光盘，做封存保管。

5、⽤来存储归档⽂件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的⼤致信息，如名称、

编号、签署信息等。

6、归档⽂件时，须填写《设计项⽬归档资料清单》，并对归档⽂件进⾏真实有效型和完整规范性

检验，检验合格后⽅可给予存档。

五、技术⽂件的借阅

1、任何员⼯之间不得私⾃传阅技术⽂件，不得⾮法坚持不具权限的⽂件。

2、若因⼯作需要，须借阅技术⽂件，则需报相关领导批准，并填写《借阅登记表》，然后⽅可经

过获得的授权从公司服务器上下载相应的⽂件进⾏查阅。

3、对于借阅的⽂件，不得私⾃打印、传阅，不得泄露借阅⽂件的秘密。

4、如有特殊情景需要将⽂件转与他⼈或携带外出时，须经相关领导批准。

5、⽂件阅览之后，须在相关⼈员的监督下彻底删除借阅⽂件，并补充完整《借阅⽂件记录表》。

六、职责追究

各部门应严格遵守上述规定，若因不遵守上述规定⽽遗失或者泄漏公司的技术⽂件，公司将根据有

关保密规定给予罚⾦处罚和公司内部记过处罚，情节严重者公司将保留追究法律职责的权利。

⽂件管理制度6

1、⽬的

为规范本公司⽂件分类、编号、拟定、审批、⽤印、收发处理、整理存档等⼯作，特制定本制度，

适⽤于正龙物业有限公司及下属管理中⼼各部门的⽂件管理⼯作。

2、职责

2.1总经理负责公司所有对外发⽂审批。

2.2管理中⼼经理负责管理中⼼⽂件的审批。物业部负责管理中⼼⽂件的打印及⽂号的管理⼯作。

2.3部门主管负责本部门⽂件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发⽂的审批，并负责定期将

已处理完毕的⽂件移交⾏政⼈事部。

2.4⾏政⼈事部负责公司⽂件格式、⽂号及资料的审核，⽤印管理、归档管理⼯作。

3、⽂件种类

3.1上⾏⽂:请⽰，报告，计划，总结；

3.2下⾏⽂:批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；

3.3平⾏⽂:信函，会议纪要。

4、⽂件格式

4.1发⽂统⼀使⽤以上⽂件类别之⼀。

4.2秘密等级和紧急程度，⽤来确定⽂件发送⽅式及办理速度，统⼀在⽂件的左上⾓位置加注。

4.3收⽂单位。是指⽤来处理或答复⽂件中有关问题和有关事项的单位。

4.4正⽂。是⽂件的主体部分。⽂件制发的⽬的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和

要求，都要在正⽂中阐述清楚:

4.5标题统⼀使⽤⼆号或三号⿊体字，放在居中位置；

4.6正⽂统⼀使⽤四号或⼩四宋体字，与主送单位等坚持⼀致。每段开头空两个字；要合理地划分

段落、正确使⽤标点符号，⾏间距为1、5倍，以清晰、美观为原则；

4.7附件。通常指随正⽂发出的补充说明材料:如果该⽂件有附件的，应在正⽂之下、发⽂单位落款

的左上侧，专⾏空两格注明"附件:xxx"字样；如果附件较多，还须编上序号；⽂件⽆附件的，⽆须注

明；

4.8落款。指发⽂单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要⽤负责⼈姓名(前⾯冠以职

务⾝分)署名:落款⼀般放在正⽂(或附件标记)的右下⾓，相关于书信中具名的位置；如果正⽂恰好占满

全页，落款必须放在另页空⽩纸上时，并在其上头加注⼀⾏"(此页⽆正⽂)"字样；落款字体与正⽂相

同。

4.9⽇期:

4.9.1⼀般应写发⽂⽇期；

4.9.2制度或会议经过的⽂件应写经过的⽇期；

4.9.3重要的⽂件写签发的⽇期；

5、⽂号

5.1根据⽂件类别、发⽂⽇期、发⽂单位及发⽂顺序对⽂件进⾏统⼀编号；具体⽂号编制规则见附

件。

5.2公司⽂号由⾏政⼈事部统⼀管理，管理中⼼⽂号由物业部统⼀管理；

5.3发⽂部门需到以上部门登记领取⽂号后，⽅可发⽂。

6、⽤印

6.1⽤印是发⽂单位对⽂件负责的标志，是⽂件合法⽣效的标志，对外发⽂或内部重要⽂件都应加

盖印章。

6.2⽂件打印校对完之后，由管理印章的⼈员⽤印并进⾏登记；

6.3印章应盖在落款和年⽉⽇中间，即"骑年盖⽉"位置。

7、⽂件管理

7.1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等⼀系列⼯作:

7.2正规⽂件应尽量打印，并由拟⽂⼈仔细校对审核。

7.3签发。签发⼈对签发的⽂件负有完全职责，应本着负责精神，仔细阅读⽂稿，实事求是地拟写

批语。同意签发的，注明"同意发⽂"字样后按正常⼿续办理；不⼀样意的写出具体意见返还拟⽂⼈重新

撰写；

7.4⽤印。印章管理⼈员依据规定加印，并作好登记。对⼀页以上的重要⽂件还须加盖骑缝印。

7.5发放。由发⽂部门填写《⽂件发放登记表》，并做好发⽂签收登记⼯作。需要回复办理的⽂

件，还要填写《⽂件处理单》，夹在⽂件前⾯，⼀并送有关⼈员或部门办理。

7.6收⽂。⽂件管理⼈员(⼀般为⾏政⼈事部或管理中⼼物业部相关⼈员)将所收到的⽂件登记在《收

⽂登记表》内，资料包括:流⽔号、收⽂⽇期、发⽂单位、收⽂标题、⽂件编号、发⽂⽇期、份数、处

理情景、备注等。

7.7传阅。传阅⼯作⼀般由⾏政⼈事部或管理中⼼物业部办理。阅读⼈在阅读后应签署姓名、⽇

期。

7.8保存。⽂件办理完毕后，由最终处理部门⼈员进⾏保管。

7.9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的⽂件汇兑交⾏政⼈事部，由⾏政⼈事部进⾏整理存档

⼯作。

8、相关⽂档

8.1⽂号编码规则

8.2《⽂件编号使⽤登记表》

8.3《对外发⽂登记表》

8.4《对内发⽂登记表》

8.5《收⽂登记表》

8.6《⽂件处理单》

8.7《传阅单》

8.8《⽤印登记表》

8.9对外发⽂格式

8.10对内发⽂格式

8.11报告总结格式

8.12会议纪要格式

8.13会议记录格式

9、修订及实施

9.1本规定由全公司各部门实施，⾏政⼈事部进⾏监督。

9.2本规定修订权在公司。

9.3本规定从⼆零零四年五⽉⼀⽇实⾏。

⽂件管理制度7

1.技术⽂件分为“受控”个“⾮受控”⽂件两⼤类。“受控”⽂件指与质量管理体系运⾏的有关⽂件。

2.⽂件的更改须填写《⽂件更改申请单》由负责⼈签字后⽅可更改并标识，⽂件更改幅度较⼤时，

予以换版。换版⽂件下发后，必须将原⽂件由⾏政部收回，以保证使⽤有效版本。

3.⽂件领⽤者，因⽂件丢失或者损坏需要领⽤新⽂件时，到⾏政部填写《⽂件处理单》，经常务副

总审核、批准后⽅可领⽤。

4.⽂件管理者、⽂件持有者要派专⼈管理⽂件，并保持⽂字清晰，外来借阅者需填写《⽂件借阅登

记表》，经常务总经理批准后⽅可借阅。

5.作废⽂件销毁时，由该部门填写《⽂件处理单》，由总经理审核、批准后统⼀销毁。需要留⽤的

加盖“作废留⽤章”后⽅可保留。

6.质量记录的格式和内容由使⽤部门设计，⾏政管理部门审查批准，统⼀编号控制。质量记录表需

要更改时，仍由原审批部门审批。

7.质量记录填写：要求个部门质量记录填写⼈员在填写时要及时、完整、⾃⼰清楚、数据准确、使

⽤中性笔或者圆珠笔笔填写。质量记录原则上不准更改，如有失误或者计算错误时，在改动处划改并签

名。

8.质量记录的借阅：外来⼈员借阅质量记录经常务副总批准后办理借阅⼿续借阅，公司⼈员经⾏政

部部长批准后，办理借阅⼿续。

9.质量记录的管理和保存：质量记录由本部门制定专⼈负责保管，注意防潮、防腐、防盗、防⽕、

防蛀、保存期按《质量记录清单》的要求实施。

10.各类质量记录由各部门指定专⼈⼿机、整理分类并装订，⾏政部负责归档并规定期限保存。

11.质量记录销毁：开学宣传标语 对于超过保存期的质量记录，由⾏政部和使⽤部门负责签字，包常务副总审核

批准后，进⾏销毁并填写《质量记录销毁清单》，需要保留的记录加盖“作废保留”章后由⾏政部统⼀保

存。

12.⾏政部对质量记录的填写和使⽤情况进⾏检查。并留有记录，填写《监督检查记录》，发现问

题及时进⾏纠正。

⽂件管理制度8

1⽬的

为提⾼公司⽂件处理⼯作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的⽂件的格式、编

制、编号、审批、发布、归档等⽂件管理的⼯作流程和作业标准作出明确规定，实现公司⽂件管理的规

范化、制度化、提⾼公司⽂件管理的有效性和适应性。结合公司实际⼯作情况，特制定本制度。

2适⽤范围

适⽤于公司各类⽂件的起草、审查、审批、发布、执⾏、修改、废⽌和备案。

3定义

3.1⽂件：公司⽂件是在公司管理过程中形成的具有执⾏效⼒和规范体式的⽂书，是公司各项⼯作

开展和进⾏相关活动的重要依据和⼯具。

3.2受控⽂件：需要对⽂件的分发、更改、回收进⾏控制。随时保持有效版本的⽂件。

3.3⾮受控⽂件：不受更改/修订的控制，其封⾯或正⽂页⾯⽆“受控”标识，⽂件更改/修订后不必通

知⽂件持有⼈。

3.4外来⽂件：指来源于公司之外的与公司各项⼯作开展和进⾏相关活动有关的⽂件(法律、法规、

标准、⾏业规范、客户要求等)。

4职责

4.1公司⼈事⾏政部是公司⽂件管理的归⼝部门，负责⽂件管理制度的制定、修订的起草及制度的

宣贯、发放、废⽌⼯作，并负责在全公司范围内对制度执⾏的指导及监督。

4.2各部门产⽣的内部使⽤的⽂件由部门负责⼈或者指定⼈员负责⽂件的收录、发放、归档、废⽌

的管理。

4.3⽂件编制、审批、发布的权责

4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度⽂件。

4.3.2管理者代表负责组织相关部门和⼈员负责组织制定公司体系⽂件、程序⽂件、管理⽂件。

4.3.3⼈事⾏政部为公司⽂件规范化统筹管理部门，负责公司⽂件⽴、改、废的审核(核稿)、发布、

汇总。

5⽂件分级分类

5.1⽂件分级

5.1.1⼀级⽂件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织⾏为的概述性⽂件或制度汇编类⽂件等

的系统⽂件。包括但不限于公司员⼯⼿册、经营管理规范等。

5.1.2⼆级⽂件：规范各专业职能管理、服务规范管理等⽅⾯的⽂件。

5.1.3三级⽂件：各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术⽂件、操作规定、

规范、项⽬管理⽂件、公⽂等，包括具体的作业⽅法和标准。

5.1.4四级⽂件：表格、表单类⽂件，凡记录作业结果所⽤的表格等。

6⽂件编号、标识与控制

6.1⽂件编号：[Microsof1]公司名称+部门代号+⽂件名称+⽂件顺序号+时间

注：各部门代号

部门代码部门代码部门代码部门代码

6.2⽂件的标识与控制

⽂件分受控与⾮受控两种,在管理体系运⾏的有关场所应⽤的⽂件及提供给审核机构的⽂件为受控

⽂件,以编号为受控标识;如因其他⽬的提供给客户的⽂件为⾮受控⽂件，不作标识;

长期有效的⽂件予以编号和标识，控制其发放，回收作废失效版本;

⼀次性或短时间有效的⽂件过期⾃然失效，以其标题、⽇期作为标识，不必跟踪回收其过期版本。

7⽂件编制、审核、批准和发布

7.1⾏政⽂件与管理性⽂件的编制与审批

(1)公司级⾏政性⽂件：公司组织机构设置、⼈事任免涉及公司经营管理、技术、⽣产、薪资福

利、奖惩等重要决定的通知/通告，由⼈事⾏政部负责编制。

(2)公司级管理性⽂件：如⼈⼒资源管理制度、技术⽂件管理制度、财务管理制度，由各部门依本

制度4.3条负责编制。

(3)各部门⾏政性⽂件：各部门因部门管理及⼯作开展所需求发布的通知/通告，由相关职能部门负

责编制。

(4)公司及各部门所有⾏政性⽂件审核由⼈事⾏政部填写《公司内部业务便签》，部门负责⼈审

核，常务副总批准、审阅和签发。

(5)公司及各部门所有管理性⽂件的审核由⼈事⾏政部填写《⽂件审阅签发单》，部门负责⼈审

核，常务副总批准、审阅和签发。

7.2⽂件归档、发放、保管

7.2.1⽂件归档

(1)经审批后的⽂炒菜调料 件，⼈事⾏政部负责填写“⽂件/记录⽬录”，并且将电⼦档和纸张⽂件同时归档。

(2)各部门收到的⽂件由部门负责⼈或指定⼈员保管。各部门的“⽂件/记录⽬录”应定期予以更新，

并将复印件交⼈事⾏政部编制/更新公司《受控⽂件清单》。

7.2.2⽂件发放

公司受控⽂件、记录由⼈事⾏政部负责按以下范围发放：

(1)管理⼿册、程序⽂件和公司管理⽂件下发⾄各部门;

(2)作业⽂件、记录下发⾄使⽤⽂件的相关部门;

(3)各个部门都要使⽤相应⽂件、记录的有效版本，⼈事⾏政部及卧鸡蛋 时收回作废⽂件;⾏政办公室拟定

《⽂件发放登记表》按上述规定范围发放⽂件,并注明发放数量，填写发放编号，并由领⽤者签名。

(4)⽂件接收部门应指定⼈员接收⽂件，收⽂者要在《⽂件发放登记表》中签名。

7.2.3⽂件保管与借阅

(1)⽂件保管：所有经批准发布的⽂件皆应登记编⽬并归档保存于⽂件的归⼝部门，⽂件持有者使

⽤有效版本，并确保⽂件清晰易于识别。

a、⾏政⽂件正本、管理⽂件存放在⼈事⾏政部。

b、技术⽂件正本按⽂件归⼝存放于⽂件产⽣的技术部门。

c、外来⽂件正本依⽂件分类存放于档案室及相应的⽂件接收部门。

(2)各部门需要借阅⽂件时可向⽂件归⼝部门办理借阅⼿续，各部门⽂件管理⼈员应建⽴“⽂件借阅

登记表”，管理⽂件的借出和归还。

(3)存放与硬盘和软盘的⽂件应有备份，并作出版本标识，采⽤密码进⾏保护，限定查阅及使⽤范

围，由授权使⽤的⼈员进⾏操作。

(4)⽂件的持有者若跨部门调动或离职，应办理⽂件交接、归还⼿续。

7.3⽂件的更改与回收作废

7.3.1⽂件更改

(1)当⽂件不适应需要更改时，由⽂件归⼝部门提出，并实施具体更改⼯作，⽂件更改必须符合统

⼀性、协调性，必要时相关的⽂件应进⾏同步更改。

(2)⽂件更改的起草、审核、批准由原⽂件起草、审核、批准部门/⼈员按负责填写《⽂件更改/评审

单》并实施更改。

(3)⽂件修改内容较少时，可以采⽤划改、换页的⽅式进⾏更改;单⽂件更改超过三次或更改较⼤或

公司组织结构、管理体系发⽣重⼤变化时应进⾏换版。

(4)公司⽂件更改状态按版本号为A版(B、C、D等)/修改状态为0(1、2、3、4等)依此编号。版本号

与更改状态之间的关系为：每版⽂件同⼀版本内可以允许修改10次，即修改状态号最⾼是10，当超过

10次时，⽂件换版，即由A版升为B版，以此类推。特殊情况下，换版不受此限制。

(5)⽂件更改内容必须及时到达⽂件使⽤场所，对⽂件的宣贯、实施情况有⽂件归⼝部门进⾏检

查，并确认更改效果。

(6)公司⿎励各部门及⼈员在使⽤⽂件时及时发现⽂件的问题，提出⽂件更改意见。

7.4⽂件的作废与销毁

(1)各部门使⽤中的⽂件已被更改且有新版⽂件发布时，原⽂件应作废收回，作废的原版⽂件由⼈

事⾏政部按原发放数量回收，并登记标明回收⽇期。

(2)⽂件作废或换页换版时，对已回收的作废⽂件由⾏政办公室及时销毁，并记录在《⽂件销毁(留

⽤)记录表》中，若需保留作废⽂件时要在⽂件上标注“作废”字样。

(3)各类⽂件的保存期按《档案管理制度》的规定执⾏。

7.5外来⽂件管理

7.5.1外来⽂件接收与归⼝

(1)国家法律、法规;国家、⾏业、地⽅标准;上级主管部门下发的管理办法、制度、规定等外来⽂

件，由⼈事⾏政部统⼀收集管理，并建⽴《外来⽂件清单》。

(2)外来⽂件由接收部门或形成⽂件部门归⼝管理。

(3)外来的⼀般性通知、公告等需执⾏的⽂件由公司总经理审批后，交由相关部门传阅执⾏，履⾏

完毕后，由执⾏部门记录执⾏情况，交档案室备档。

7.6保密⽂件的管理

7.6.1保密⽂件及保密信息在形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则进⾏管理，秘密信息以载体形

式归档后，交由档案室负责管理。

7.6.2保密⽂件的发放、传阅、披露应遵守以下原则：

⽂件密级发放、传阅范围

绝密公司核⼼领导、绝对信息形成部门的负责⼈及公司领导认为需要让其知悉的对象

机密公司部门负责⼈以上⼈员，机密信息形成部门的相关⼈员及公司领导认为需要让其知悉的对象

秘密公司部门主管级以上⼈员，秘密形成部门的相关⼈员及该部门认为需要让其知悉的对象

⽂件管理制度9

为使公司安全⽣产⽂件管理制度化、规范化、科学化，使得每次安全⽣产检查能够有确切可以查阅

的资料和记录，充分发挥各项安全记录⽂件在安全⽣产中的重要作⽤，根据国家相关规定，结合公司实

际情况，特制定本制度。

安全⽂件管理⽬标及内容：

1、安全管理各项台账要有专门的存放地点，并由专门⼈员进⾏管理。

2、要对⽂件的内容、份数、标题等逐⼀核对，如发现不符应及时向上级报告。

3、应及时送交领导，不要挤压。

4、应及时登记编号、分类整理并存档，做好详细记录。

5、保存时，要保持⽂件的完整性。

6、需上报的⽂件必须经过负责⼈及法⼈的审核、签字批准后⽅可上报，⽂件上必须详细写明⽂件

标题、主送单位、经办⼈等。

7、存档⼈员应及时分类整理、存档，并统计编号、编制⽬录等，以⽅便查阅。

8、存档时，要求把⽂件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持⽂件、材料的完整性。

9、传阅⽂件应严格遵守传阅范围和详细规定，不得将有密级⽂件带回家⾥阅读或随⾝携带到公共

场所。

10、借阅时要明确责任⼈借阅时间和归还时间。借阅⼈必须做好保密⼯作，不得翻印和复印，不

能转借他⼈。

11、对于不具备存档和存查价值的⽂件应填写《⽂件销毁清单》，经安全科长批准后，可以销

毁。

⽂件管理制度10

（⼀）总则

⼀、本管理制度旨在确保学校⽂件收发的完整、及时、准确，促进学院内部及学院和上级部门的信

息沟通，提⾼各部门组织管理⼯作的效率。

⼆、本制度涉及的⽂件是指以学院名义发布的各类公⽂包括请⽰、报告、决定、通知、意见及规定

等等，上级主管部门下达的各类公⽂，以及各部门上报的各类⽂件资料。

三、⽂件收发要做到仔细、认真、及时、完整。

（⼆）收⽂制度：

1、接收⽂件应在⽂件登记表上的作好登记，填写应仔细、如实、及时，并由办公室⼈员签字确

认。登记表须保持清洁、保存完整以备归档之⽤。

2、联络员在校团委领取的⽂件应根据校团委的指⽰及⽂件内容的缓急，及时将⽂件送达学院领导

或有关部门轮阅，并做好⽂件传阅记录以备查。

3、传阅⽂件应保持⽂件完整⽆缺，并在相应的时间内归还办公室。

4、分团委各部门每⽉⽉初和⽉末应按时上交当⽉的⼯作计划及总结。如要举办活动，应上交相应

的计划和总结，未在规定时间内上交将按考核制度上的有关规定扣分。

5、各部门上交的计划和总结包含打印稿和电⼦稿，打印稿应存放在各部门⽂件夹中，电⼦稿应存

放在办公室电脑各部门的⽂件夹下。

6、上交上来的打印搞应及时、认真、如实的做好各项登记，查看是否有图⽚并做好备注，上交电

⼦稿时办公室接收⼈应确保其能打开并含有相关内容，做好相应的登记。

7、分团委所属各部门可根据需要在办公室查阅⽂件，但不得善⾃改动⽂件内容，查阅时应经过办

公室有关⼈员的批准。

（三）发⽂制度：

1、学院各类⽂件指在学校内部统⼀意见、发布通知、决定和沟通信息；向上级部门请⽰、报告重

要事项等。

2、欲发放⽂件应先起草⽂件草稿，起草完毕后交有关⼈员审定，审定合格后⽅可发放。

3、根据⽂件内容填制统⼀格式的⽂件签发单，并将⽂件按学院统⼀规定编号在发⽂登记表上分门

别类地做好⽂件的具体信息的登记，学院任何发送⽂件都得做好登记，该登记表作为归档资料应妥善保

存，不得遗失。

4、⽂件发送之前应加盖学院相应的公章。

5、对每⼀号⽂件办公室都须将⽂件原稿及⽂件发放记录按照⽂件编号顺序完整保存并存放在办公

室⽂件夹下。

注：本管理制度由⼟建学院分团委办公室制定，并经过相关领导审阅通过。如有改动，以分团委办

公室最新制度为准。

⼟⽊⼯程与建筑学院分团委办公室

⽂件管理制度11

为了更好地规范各类⽂件的起草、收臭味相投是什么意思 发、报送、保管等环节，特制定本制度。

⼀、上级来⽂和外单位来⽂。办公室⼈员对上级来⽂和外单位来⽂⾸先要在收⽂登记簿上详细登

记，来⽂单位、⽇期、份数、密级、字号等要登录清楚，其次填写好⽂件阅办卡并粘贴于原⽂上⾯，并

送总经理批⽰，总经理批⽰后送有关⼈员传阅，总经理有批办意见的，办公室应提醒有关⼈员批⽰阅办

结果，并将阅办结果送总经理阅。所有传阅⼈阅毕交办公室应及时将⽂件收回，分类别分单位存⼊档案

袋。

⼆、本单位各类⽂件包括简报的起草均有办公室⼈员负责起草，部门专业⽂件由各部门专业⼈员保

起草，凡以⽂件或纪要简报名义上报或下发的⽂件均由办公室填写发⽂卡，由签发⼈即总经理签发后，

并详细填写发⽂登记簿⽅可复印并存档，没有总经理签发的⽂件不能发出和存档。

三、上报和发往其他单位的⽂件应填写⽂件送达登记簿，由接收⽂件⼈签字后⽅可，否则，不能擅

⾃将⽂件交予他⼈，⽽不办理签收⼿续。

四、报告、请⽰、汇报、制度、规定等均应以⽂件形式印发，宣传活动类⼀般应以简报形式印发，

每周例会的纪要内容均以纪要形式印发。落实公司会议精神的情况汇报应以⽂件形式上报。

五、凡打印的错⽂件应及时销毁，以免机密外泄。

六、借阅⽂件超过⼋⼩时的应办理借阅⼿续，否则不以外借。借阅⽂件者只限本单位⼈员，重要⽂

件的借阅均由总经理批准。

⽂件管理制度12

第⼀条管理要点

1、为使⽂件管理⼯作制度化、规范化、科学化，提⾼办⽂速度和发⽂质量，充分发挥⽂件在各项

⼯作中的指导作⽤。

2、⽂件管理的范围包括：上级下发⽂件、公司各类制度⽂件、外部传真⽂件、政策指导类⽂件、

各类合同⽂件等。

3、制度类⽂件按照公司⽂档统⼀格式进⾏编写，统⼀页眉、页脚，写明公司全称及⽂件性质;正

⽂部分写明题⽬、时间、发⽂部门、内容等信息;措辞规范，表达⽆歧义。

4、根据⽂件属性、类别，对所有⽂件进⾏编号，根据编号定期归档，做好相应的⽂字记录，以备

查阅。

第⼆条制度规范

1、⽂件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室⼈员负责执⾏。

2、公司上报下发正式⽂件的权利主要集中在⾏政⼈事部，各部门⼀律不得⾃⾏向上、向下发送正

式⽂件。

3、公司对内公开⽂件由⾏政⼈事部负责起草和审核，总经理签发;各部门需要向下或对外发⽂的

⽂件由各部门负责起草，⾏政⼈事部负责审核，审核⽆误后⾏政办公室打印，打印后送回起草部门校

对，校对⽆误⽅可正式打印，由总经理盖章，签发。

4、凡寄⾄公司的⽂件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。

5、机密⽂件由⾏政⼈事部主管保管，办公室⼈员对⼀般性⽂件进⾏分类管理，定期整理并制作相

关报表提交给部门主管。

6、各部门因⼯作需要可借阅⼀般性⽂件，需严格履⾏借阅⼿续，对有密级程度的⽂件，需⾏政⼈

事主管审批，总经理批准后⽅可借阅。

7、办公室管理⼈员对⽂件借阅情况进⾏登记，做好借阅记录并限期清退。

8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进⾏整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存

档备案。半年⼀⼩清，年终⼀⼤清。

9、根据存档时间及存档的必要性对⽂件进⾏销毁，需上报⾏政⼈事主管签字批准，按照⽂件管理

制度进⾏处理。

第三条⽂件管理流程设计

1、内部⽂件管理流程：起草⽂件→审查编号→审批、签发→打印⽂件→下发⽂件→⽂件存档

2、外部⽂件管理流程：外部收⽂→⽂件整理→⽂件存档→清退→⽂件存档→⽂件销毁

3、借阅流程：提出申请，办理⼿续→批准→借阅→清退→⽂件存档→⽂件销毁

⽂件管理制度13

维修技术资料、⼯艺⽂件管理制度之相关制度和职责

1、技术负责⼈负责收集汽车维修的法律、法规和国家标准、⾏业标准以及相关技术标准，具备所

承修车型相关维修技术标准和⼯艺⽂件，确保⽂件完整并及时更新，以上资料交由资料管理员保管。

2、资料管理员对所有资料进⾏分类编号，定期对资料进⾏盘点并做好记录，发现问题及时向领导

汇报。

3、借⽤资料时，资料管理员应认真、完整地填写资料借⽤登记表。

4、借⽤⼈对资料必须爱护，保证资料的完好、整洁。对于使⽤中出现的损坏现象，应主动向管理

员说明，并酌情赔偿。

5、如资料遗失，将追究借⽤⼈责任，限期购回此书或及时复印此书，资料管理员对借⽤⼈进⾏遗

失登记，当再次出现遗失情况，限制其使⽤权，并上报领导。

6、为保证资料内容清晰完整，翻阅资料时双⼿⼀定要洁净，凡出现资料破损，粘上油腻、不清洁

将追究借⽤⼈责任，限制其使⽤权。

⽂件管理制度14

本⼚对⼆级维护、总成修理、整车修理的车辆实⾏维修前诊断检验、维修过程检验和竣⼯质量检验

制度。质量检验⼈员具体负责制度的贯彻执⾏。

⼀、维修前诊断检验制度

1、在诊断检验前，质量检验员应主社会实践活动 动告知车主出具《机动车维修记录》。

2、根据汽车技术档案的记录资料和驾驶员反映的车辆使⽤技术状况，质量检验员确定所需要的检

测项⽬。

3、质量检验员针对每⼀检测项⽬实际进⾏检测，并依据检测结果和车辆实际技术状况进⾏故障诊

断，以确定附加作业项⽬（⼆级维护）或维护和修理⽅案。

4、质量检验员将所诊断的故障、维护和修理⽅案、维修项⽬等填写《机动车维修记录》，并根据

检验情况填写《车辆进⼚检验单》，并告知托修⽅，由拖修⽅签字确认。

5、调度⼈员将维修作业单下派车间，车辆进⼊作业车间。

⼆、汽车维修过程检验制度

1、过程检验实⾏⾃检、互检和专职检验相结合的"三检"制度。

2、检验内容为汽车或总成解体、清洗过程中的检验，主要零部件的检验，各总成组装、调试检

验。

3、各检验⼈员根据分⼯，严格依据检验标准、检验⽅法认真检验，做好检验记录并填写《车辆维

修过程检验单》。

4、经检验不合格的作业项⽬，需重新作业，不得进⼊下⼀道⼯序。

5、对于影响安全⾏车的'零部件，⼀定要严格控制使⽤标准，对不符要求的零部件应予以维修或更

换，及时通沙盘模拟心得 知前台，并协助前台向车主做好解释⼯作。

6、对于新购总成件，必须依据标准检验，杜绝假冒伪劣配件装⼊总成或车辆。

7、车辆维修完⼯，维修⼈员⾃检合格后，做好车辆清洁⼯作，并将车辆停放在竣⼯区域，通知总

检进⾏竣⼯质量检验。

三、汽车维修竣⼯质量检验制度

1、汽车维修竣⼯质量检验由总检负责。

2、汽车维修竣⼯质量检验内容为整车检查、检测、路试、检测路试后的再检测及车辆验收。

3、修竣车辆竣⼯质量检验严格依据《汽车维护、检测、诊断技术规范》（GB/T18344-2001）要

求进⾏。⾸先进⾏整车外观和底盘检查，检查合格后进⾏路试，对于路试中所发⽣的不正常现象，要认

真复查。路试合格后重新进⾏底盘检查，确保各项技术性能合格后，将有关内容记⼊《车辆维修竣⼯检

验单》和《机动车维修记录》。

4、如是营运车辆，由总检告知送检员将车辆送往汽车综合性能检测站进⾏竣⼯质量检测。检测合

格后，将车辆交付托修⽅。

⽂件管理制度15

1、对机动车进⾏⼆级维护、总成修理、整车维修的，资料管理⼈员须及时建⽴维修档案。

2、维修档案内容主要包括：维修合同、维修项⽬、具体维修⼈员及质量检验⼈员、检验单、竣⼯

出⼚合格证（存根）及结算清单等。

3、档案存放要有序，查找⽅便，并应做好六防⼯作，即防盗、放⽕、防潮、防⿏、防尘、防晒，

保持档案存放处清洁卫⽣。

4、不准损毁、涂改、伪造、出卖档案，档案资料如有损坏应及时修补。

5、各班组负责⼈要对本部门使⽤的档案资料的完整性、有效性负责，在现场不得存有或使⽤失效

的⽂件、资料。

6、根据档案的内容、性质和时间等待征，对档案进⾏分类整理、存放、归档，电⼦档案要及时备

份。

7、各班组每年对档案进⾏⼀次核对清理，并将所保存的档案整理后交办公室统⼀归档。已经到保

管期限的⽂件资料，由办公室按规定处理。

8、档案的借少的成语 阅必须办理规定⼿续，借阅者对档案的完整、清洁负责，未经许可不得擅⾃转借、复

印。

9、机动车维修档案保存期两年。

⽂件管理制度16

1、总检员对⼆级维护以上竣⼯出⼚车辆，签发机动车维修竣⼯出⼚合格证。

2、合格证由资料管理员负责保管，视⽣产情况由专⼈持道路运输许可证副本到管理部门购领。

3、合格证由总检员向资料管理员领取，资料管理员须建⽴合格证领⽤、签发台帐。

4、总检员须逐项填写合格证，签名并加盖本单位公章，签发后合格证存根交由资料管理员保存。

⽂件管理制度17

1、学校各类⽂件旨在学校内部统⼀意见，发布通知、决定和沟通信息，向上级部门请⽰、报告重

要事项等。

2、欲发⽂有关处室应先起草⽂件草稿，起草完毕后交学校办公室。

3、办公室负责⼈应认真细致地做好⽂件草稿的核稿⼯作，再根据⽂件内容填制统⼀格式的⽂件签

发单，并将⽂件按学校统⼀规定编号、登记，之后提交校长签发。

4、办公室应建⽴学校发⽂登记簿，详细地、分门别类地登记⽂件的具体信息（如⽂件名、⽂件编

号、发⽂⽇期及主送、抄送、抄报单位等）。学校任何发⽂都必须登记在册，该登记簿作为归档资料应

妥善保存不得遗失，并于下⼀年度初移交学校档案室归档。

5、⽂件签发或会签完毕交付打印室打印，⽂件稿的⾸页需⽤统⼀的格式（学校红头⽂件纸）。

6、⽂件打印完毕后加盖学校公章。对于学校内部发⽂，可以采⽤内部电⼦邮件系统，将⽂件分别

发送⾄学校领导和各处室，并作好相关的发送记录，作为档案保存。

7、对每⼀号⽂件办公室须将⽂件原稿、⽂件签发单、两份⽂件原件及⽂件发送记录，按照⽂件编

号顺序完整保存并定期整理（⼀学年）。

8、学校办公室及学校打印室⼯作⼈员有对学校有关⽂件保密的义务和职责。

⽂件管理制度18

⼀、总经办设专⼈负责⽂件的管理⼯作，对收到的公⽂做到及时拆封、分类、编号登记和传阅。⼀

般⽂件收到后应在当⽇内或次⽇中午前送批，紧急⽂件或会议通知收到后⽴即拆封送阅。

⼆、⼀般通知、便函等可由总经办直接送⾄有关部门办理；其余⽂件均应交公司领导批⽰后，再由

总经办专⼈按批⽰范围进⾏送阅，严禁个⼈、部门之间⾃⾏横传。部门阅办后的公⽂（包括按⽂件要求

报出的详细资料、附件等）应及时主动地退给总经办，以做好⽂件归档⼯作。

三、凡本公司外发的⽂件，应严格按照上级有关公⽂处理的办法及公⽂格式进⾏草拟、批发、打

印、盖章、报出；要求做到⼀⽂⼀事，按级上报，⽤词及格式规范，严禁多头主送，并由总经办统⼀进

⾏登记编号。

四、部门或个⼈借阅⽂件，应办理借阅⼿续，总经办定期做好⽂件的清退⼯作，做到每⽉⼩清退⼀

次，年终⼤清退⼀次，清退的⽂件按⽂书档案管理有关规定分类整理，装订成册，归档。

五、严格遵守保密制度，对有密级的⽂件应严加管理，办理完毕后应⽴即退回，并核点份数，随时

存档。绝密⽂件，仅限于直接有关⼈员经领导批准后在⽂件保管处阅读。

六、如⽂件丢失或违反保密制度，发⽣泄密的，除及时报告组织⼈事部外，还须向有关领导报告，

情况严重的应提交领导给予责任⼈必要的处理。

⽂件管理制度19

⼀、⽬的

为了规范安全⽣产⽂件档案的管理，确保⽂件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后⼯作开

展提供参考资料和⽂献，特制定本制度。

⼆、适⽤范围

本制度适⽤于与公司安全⽣产有关的⽂件档案的管理。

三、职责

1、安保部负责制定本制度，并负责综合监督管理。

2、各部门负责本部门⽂件档案的管理，并负责监督检查和考核；

3、各部门安全员负责本部门⽂件档案的收集、归档和保管，并适时将安全⽣产档案上报公司安全

职能部门备案。

四、内容

1、⽂件资料的收集

安全⽣产⽂件档案内容如下：

（1）国家有关安全⽣产法律法规、标准规范及其它要求；

（2）上级主管部门安全⽣产⽂件、批复⽂、领导指⽰材料及会议资料等；

（3）公司安全⽣产⽂件、安全⽣产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资

料、住建指⽰材料等；

（4）安全⽣产⼯作计划、总结、报告等；、

（5）各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等；

（6）供应商、承包商、施⼯单位相关材料等；

（7）安全设施检测、检验报告、记录等；

（8）⾷品安全、职业卫⽣评价报告等；

2、⽴卷归档

（1）⽂件资料应根据其相互联系、保存价值分类⽴卷，保证的齐全、完整，能反映安全⽣产主要

情况，以便保管和利⽤；

（2）应根据⽂件资料的重要性，⽴案时间分永久、长期和短期三种，进⾏时间整理、分类归档；

（3）安保部在每年1⽉份前对上年度的⽂件资料进⾏归档，统⼀保存；

（4）各种⽂件资料按⼀定特征进⾏排列和系统化，应层次分明、编写页码、标定卷内⽂件资料⽬

录；

（5）不同价值、不同性质的⽂件资料应当区别管理，单独⽴卷；

3、档案保管

（1）档案应⼊架、科学排列，避免暴露和捆扎堆放；

（2）应采取防潮、防⾍措施，防⽌档案损坏；

4、档案借阅

（1）⽂件资料档案借阅，必须履⾏借阅⼿续，借阅档案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要

如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借⼿续；

（2）借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表或转借他⼈；

（3）归还档案时，由档案管理⼈员当⾯查点清楚，并在借阅登记本上注销；

5、档案销毁

对于过期并失去保存价值的⽂件资料，经单位领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录；

五、相关记录

《⽂件档案清单》

六、本制度由安保部制定并负解释，⾃发布之⽇起实施。

⽂件管理制度20

（⼀）消防安全教育、培训制度

1、每年以创办消防知识宣传栏、开展知识竞赛等多种形式，提⾼全体员⼯的消防安全意识。

2、定期组织员⼯学习消防法规和各项规章制度，做到依法治⽕。

3、对消防设施维护保养和使⽤⼈员应进⾏实地演⽰和培训。

4、对新员⼯进⾏消防培训（主要是研发及品质对设备的使⽤培训）。

5、因⼯作需要职员换岗前必须进⾏再教育培训（主要是研发及品质对设备的使⽤培训）。

（⼆）防⽕巡查、检查制度

1、落实逐级消防安全责任制和岗位消防安全责任制，落实巡方便的近义词 查检查制度。

2、消防⼯作归安全管理职能部门每⽇对公司进⾏防⽕巡查。每⽉对公司进⾏⼀次防⽕检查并复查

追踪晋穆帝 改善。

3、检查中发现⽕灾隐患，检查⼈员填写防⽕检查记录。

4、检查部门应将检查情况及时通知受检部门，若发现本部门存在⽕灾隐患，应及时整改。

5、对检查中发现的⽕灾隐患未按规定时间及时整改的，根据奖惩制度给予处罚。

（三）安全疏散设施管理制度

1、公司应保持疏散通道、安全出⼝畅通，严禁占⽤疏散通道，严禁在安全出⼝或疏散通道上安装

栅栏等影响疏散的障碍物。

2、应按规范设置符合国家规定的消防安全疏散指⽰标志和应急照明设施。

3、应保持防⽕门、消防安全疏散指⽰标志、应急照明、机械排烟送风、⽕灾事故⼴播等设施处于

正常状态，并定期组织检查、测试、维护和保养。

4、严禁在营业或⼯作期间将安全出⼝上锁。

5、严禁在营业或⼯作期间将安全疏散指⽰标志关闭、遮挡或覆盖。

（四）应急救援控制中⼼管理制度

1、熟悉并掌握各类消防设施的使⽤性能，保证扑救⽕灾过程中操作有序、准确迅速。

2、做好消防值班记录，处理消防报警电话。

3、按时做好值班记录、设备情况、事故处理等情况的⼿续。

4、发现设备故障时，及时报告，并通知有关部门及时修复。

5、发现⽕灾时，迅速按灭⽕作战预案紧急处理，并拨打119电话通知公安消防部门并报告部门主

管。

（五）消防设施、器材维护管理制度

1、消防设施⽇常使⽤管理由安全管理部门负责，安全管理部门每⽇检查消防设施的使⽤状况，保

持设施整洁、卫⽣、完好。

2、消防设施及消防设备的技术性能的维修保养和定期技术检测由安全管理部门负责，发现异常及

时安排维修，使设备保持完好的技术状态。

3、消防设施和消防设备定期测试：

（1）烟、温感报警系统的测试由安全管理部门负责组织实施，物业保安部参加，每个烟、温感探

头⾄少每年轮测⼀次。

（2）消防⽔泵、喷淋⽔泵、⽔幕⽔泵每⽉试开泵⼀次，检查其是否完整好⽤。

（3）正压送风、防排烟系统每半年检测⼀次。

（4）室内消⽕栓、喷淋泄⽔测试每季度⼀次。

（5）其它消防设备的测试，根据不同情况决定测试时间。

4、消防器材管理：

（1）每年在冬防、夏防期间定期两次对灭⽕器进⾏普查换药。

（2）安全管理部门专⼈管理，定期巡查消防器材，保证处于完好状态。

（3）对消防器材应经常检查，发现丢失、损坏应⽴即补充并上报领导。

（4）各部门的消防器材由安全管理部门负责管理，并指定专⼈负责。

（六）⽕灾隐患整改制度

1、各部门对存在的⽕灾隐患应当及时报告消防安全负责⼈并予以消除。

2、消防安全负责⼈在防⽕安全检查中，对所发现的⽕灾隐患进⾏逐项登记，并将隐患情况书⾯发

送各部门限期整改，同时要做好隐患整改情况记录。

3、在⽕灾隐患未消除前，各部门应当落实防范措施，确保隐患整改期间的消防安全，对确⽆能⼒

解决的重⼤⽕灾隐患及时向公司消防安全负责⼈报告。

4、对公安消防机构责令限期改正的⽕灾隐患，消防安全负责⼈应当在规定的期限内改正并写出隐

患整改的复函，报送公安消防机构。

（七）⽤⽕、⽤电安全管理制度

1、⽤电安全管理：

(1)严禁随意拉设电线，严禁超负荷⽤电。

(2)电⽓线路、设备安装应由持证电⼯负责。

(3)各部门下班后，该关闭的电源应予以关闭。

(4)禁⽌私⽤电热棒、电炉等⼤功率电器。

2、⽤⽕安全管理：

（1）严格执⾏动⽕审批制度，确需动⽕作业时，作业部门应按规定向安全管理管理部门申请“动⽕

许可证”。

（2）动⽕作业前应清除动⽕点附近5⽶区域范围内的易燃易爆危险物品或作适当的安全隔离，并

向安全管理部门借取适当种类、数量的灭⽕器材随时备⽤，结束作业后应即时归还，若有动⽤应如实报

告。

（3）如在作业点就地动⽕作业，需派⼈现场监督并不定时派⼈巡查。动⽕作业必须保证有

⼀⼈专职负责随时扑灭可能引燃其它物品的⽕花。

（⼋）易燃易爆危险物品和场所防⽕防爆制度

1、易燃易爆危险物品应有专⽤的库房，配备必要的消防器材设施，仓管⼈员必须由消防安全培训

合格的⼈员担任。

2、易燃易爆危险物品应分类、分项储存。化学性质相抵触或灭⽕⽅法不同的易燃易爆化学物品，

应分库存放。

3、易燃易爆危险物品⼊库前应经检验部门检验，出⼊库应进⾏登记。

4、易燃易爆危险物品存取应按安全操作规程执⾏

5、易燃易爆场所应根据消防规范要求采取防⽕防爆措施并做好防⽕防爆设施的维护保养⼯作。

（九）义务消防队组织管理制度

1、义务消防员应在消防安全管理部门领导下开展业务学习和灭⽕技能训练，各项技术考核应达到

规定的指标。

2、要结合对消防设施、设备、器材维护检查，有计划地对每个义务消防员进⾏轮训，使每个⼈都

具有实际操作技能。

3、按照灭⽕和应急疏散预案每半年进⾏⼀次演练，并结合实际不断完善预案。

4、每年举⾏⼀次防⽕、灭⽕知识考核，考核优秀给予表彰。

5、不断总结经验，提⾼防⽕灭⽕⾃救能⼒。

（⼗）灭⽕和应急疏散预案演练制度

1、制定符合本单位实际情况的灭⽕和应急疏散预案。

2、组织全员学习和熟悉灭⽕和应急疏散预案。

3、每次组织预案演练前应精⼼开会部署，明确分⼯。

4、应按制定的预案，⾄少每半年进⾏⼀次演练。

5、演练结束后应召开讲评会，认真总结预案演练的情况，发现不⾜之处应及时修改和完善预案。

（⼗⼀）燃⽓和电⽓设备的检查和管理制度

1、应按规定正确安装、使⽤电器设备，相关⼈员必须经必要的培训，获得相关部门核发的有效证

书⽅可操作。各类设备均需具备法律、法规规定的有效合格证明并经维修部确认后⽅可投⼊使⽤，禁⽌

使⽤⽆⼚家、⽆⽣产许可证、⽆产品质量检验合格证及国家明令淘汰的电⽓设备。电⽓设备应由持证⼈

员定期进⾏检查(⾄少每⽉⼀次)。

2、防雷、防静电设施定期检查、检测，每季度⾄少检查⼀次、每年⾄少检测⼀次并记录。

3、电器设备负荷应严格按照标准执⾏，接头牢固，绝缘良好，保险装置合格、正常并具备良好的

接地，接地电阻应严格按照电⽓施⼯要求测试。

4、各类线路均应以套管加以隔绝，特殊情况下，亦应使⽤绝缘良好的铅⽪或胶⽪电缆线。各类电

⽓设备及线路均应定期检修，随时排除因绝缘损坏可能引起的消防安全隐患。

5、未经批准，严禁擅⾃加长电线。各部门应积极配合安全⼩组、维修部⼈员检查加长电线

是否仅供紧急使⽤、外壳是否完好、是否有维修部⼈员检测后投⼊使⽤。

6、电器设备、开关箱线路附近按照本单位标准划定黄⾊的区域，严禁堆放易燃易爆物并定期检

查、排除隐患。

7、设备⽤毕应切断电源。未经试验正式通电的设备，安装、维修⼈员离开现场时应切断电源。

8、除已采取防范措施的部门外，⼯作场所内严禁使⽤明⽕。

9、使⽤明⽕的部门应严格遵守各项安全规定和操作流程，做到⽤⽕不离⼈、⼈离⽕灭。

10、场所内严禁吸烟并张贴禁烟标识，每⼀位员⼯均有义务提醒其他⼈员共同遵守公共场所禁烟

的规定。

（⼗⼆）⽣产安全事故的报告和调查处理制度

1、员⼯发现在⽣产中发⽣⽕灾事故，应积极采取必要的措施，防⽌事态的扩⼤，并保护好现场，

不得隐瞒和故意拖延，⽴即向企业主要领导和安全⽣产管理机构报告。

2、企业负责⼈、安全管理⼈员接到事故报告后，应及时赶到事故现场进⾏处理，对发⽣或有可能

发⽣危急情况的，迅速启动事故应急救援预案。

3、企业负责⼈对发⽣的需向有关部门报告的⽣产安全事故，必须在1⼩时内，以公司名义报告安

监等有关部门。

4、发⽣重伤、死亡事故，派专⼈保护事故现场，并迅速采取必要的措施抢救⼈员和财产，防⽌事

故扩⼤。需要移动现场部分物体时，必须做出标志，绘制事故现场图、照相、录像，并详细说明。

5、清理事故现场时，要事先经事故调查组或安监部门同意。

6、发⽣轻伤事故要进⾏现场照相，经安监部门同意，由企业领导牵头组成事故调查组，调查分析

事故原因，划分责任提出处理意见，制定和落实整改措施，按规定填报“伤亡事故登记表”，并对⼲部职

⼯进⾏教育。

7、企业事故调查组成员应符合下列条件：

（1）具有事故调查所需要的某⼀⽅⾯专长；

（2）与所发⽣事故没有直接利害关系。

8、发⽣事故要按照“四不放过”的原则进⾏处理。“四不放过”的原则是：事故原因没有查清不放过；

事故责任者没有受到严肃处理不放过；职⼯没有受到安全教育不放过；预防事故重复发⽣的防范措施没

有落实不放过。并按照事故的性质和造成的损失危害程度，根据规定对有关责任⼈员进⾏处罚。

9、发⽣事故，必须按照企业各级安全⽣产职责的规定，分清事故的直接责任、领导责任和主要责

任。

10、对因玩忽职守、违章指挥、违章作业、违反安全规章制度以及⼯作不负责任等⾏为⽽造成的

事故，视情况按规定追究责任并进⾏处罚

11、事故查清后，应及时拟定改进措施，提出对事故责任者的处理意见，填写“职⼯伤亡事故报告

表”报送安监部门。

12、事故处理结案后，公开宣布处理结果。

13、安全⽣产管理机构建⽴事故管理档案，其内容应包括事故现场记录、照⽚、鉴定材料、事故

教育、改进措施等资料。

14、安全⽣产管理机构定期进⾏事故的统计分析，并及时上报有关部门。

（⼗三）消防安全⼯作考评和奖惩制度

1、对消防安全⼯作作出成绩的，予以通报表扬或物质奖励。

2、对造成消防安全事故的责任⼈，将依据所造成后果的严重性予以不同的处理，除已达到依照国

家《治安管理处罚条例》或已够追究刑事责任的事故责任⼈将依法移送国家有关部门处理外，根据本单

位的规定，对下列⾏为予以处罚：

（1）有下列情形之⼀的，视损失情况与认识态度除责令赔偿全部或部分损失外，予以⼝头告诫：

a、使⽤易燃危险品未严格按照操作程序进⾏或保管不当⽽造成⽕警、⽕灾，损失不⼤的；

b、在禁烟场所吸烟或处置烟头不当⽽引起⽕警、⽕灾，损失不⼤的；

c、未及时清理区域内易燃物品，⽽造成⽕灾隐患的；

d、未经批准，违规使⽤加长电线、⽤电未使⽤安全保险装置的或擅⾃增加⼩负荷电器的；

e、谎报⽕警；

f、未经批准，玩弄消防设施、器材，未造成不良后果的；

g、对安全⼩组提出的消防隐患未予以及时整改⽽⽆法说明原因的部门管理⼈员；

h、阻塞消防通道、遮挡安全指⽰标志等未造成严重后果的。

（2）有下列情形之⼀的，视情节轻重和认识态度，除责令赔偿全部或部分损失外，予以通报批

评：

a、擅⾃使⽤易燃、易爆物品的；

b、擅⾃挪⽤消防设施、器材的位置或改为它⽤的；

c、违反安全管理和操作规程、擅离职守从⽽导致⽕警、⽕灾损失轻微的；

d、强迫其他员⼯违规操作的管理⼈员；

e、发现⽕警，未及时依照紧急情况处理程序处理的；

f、对安全⼩组的检查未予以配合、拒绝整改的管理⼈员。

（3）对任何事故隐瞒事实，不处理、不追究的或提供虚假信息的，予以解聘。

（4）对违反消防安全管理导致事故发⽣(损失轻微的)，但能主动坦⽩并积极协助相关部门处理事

故、挽回损失的肇事者或责任⼈可视情况予以减轻或免予处罚.