酒店会议

酒店会议接待流程三篇

酒店会议服务礼仪是酒店会议服务人员在会议上服务客户的一种方法，酒店会议服务

礼仪一般是客户在酒店开会员工的服务标准，目的是对会议服务人员行为有规范，给客户

一个良好的服务标准，让客户有一个好心情，给客户留下一个好印象。那么，大家知道酒

店会议服务礼仪有什么特点吗?

一、酒店会议服务礼仪的特点

(一)规经典绕口令 范性

1.布置规范：具体体现在座位、鲜花、便笺、茶杯的布置上，按照礼仪规范进行布置，

体现礼节顺序和会议等级。

2、程序规范：具体体现为会议服务的各项程序、流程都是事先确定、事先计划的，

重要的部分还要通过主办方反复审核。接待服务中，对礼仪服务人员应进行分工。接站、

签到、引领等各个环节都有规范安排，并根据经验以及主办方的要求提供了相应的预案。

这样才能做到会议服务中忙而不乱。

（二）灵活性

1、会议服务虽是按计划进行，各项流程都有条不紊，但也会常常出现一些突发情况：

如临时有电话或有事相告参会人员，工作人员应走到其人身边，轻声转告;如果要通知主

席台上的领导，最好用字条传递通知、避免工作人员在台上频繁走动和耳语而分散他人注

意力，影响会议效果;若会场上因工作不当发生差错，工作人员应不动声色，尽快处理，

不能惊动其他人，更不能慌慌张张、来回奔跑以免影响会议气氛和正常秩序。

2.注意调节会议室的温度和湿度，创造舒适的环境。会议厅的温度夏季一般应控制在

24℃至25℃之间，冬季应控制在20℃至22℃之间。

(三)时间性

一.股东大会的时间安排非常严格。他们都强调准时开始和结束。由此制定的服务计

划也应反映这些特点。按时段划分接待计划，确保专人定期服务到位。

2、一方面强调会议的时间性，一方面又要对会议的延时、会议的改期做各种相应的

预案;与此同时，会议前的准备工作也应根据时间计划准时优质完成，如会议资料的准备、

会议场所的布置、会议设备纯红色壁纸 的调试等。如果该完成的时间内没有完成，则势必给会议服务

工作带来不便。

二、酒店会议服务礼仪流程

1.会前准备工作

会前准备是会前工作的重要环节。目的是使会议服务人员做好充分的思想准备和完善

的物质准备。

(1)了解会议基本情况。服务员接梦见死去的人还活着 到召开会议的通知单后，首先要拳握以下情况：出

席会议的人数;会议类型、名称;主办单位;会议日程安排;会议的宾主身份;会议标准;会议

的特殊要求及与会者的风俗习惯。

（2）分配人员，分工负责。会议前，主管或经理应向所有参加会议服务的人员介绍

会议的基本情况，说明会议服务的要求和注意事项，明确分工。让所有服务员清楚地知道

工作的总体安排和他们负责的工作，并按照分工做好准备。

2.会议服务程序

会议开始前30分钟，与会人员应为会议嘉宾准备好座位。如果参与者是住在我们酒

店的客人，他们只需要在会议室入口处设置一名引座员；如果参与者不在这里逗留，他们

还应在我们商店大厅门口设立一名引座员，欢迎客人并为客人指路。

(1)宾客到来时，服务员要精神饱满、热情礼貌地站在会议厅(室)的入口处迎接客人

配合会务组人员的工作，请宾客签到、发放资料、引领宾客就坐。然后送上香巾、荼水。

（2）会议期间，应及时恢复用水。维修行动应轻而稳定，并应按照上达的维修规范

进行。

(3)会议过程中，服务员要精神集中，注意观察与会者有无服务要求。

（4）有会议主席台的，由专人负责主席台的服务。演讲者讲话时，服务员应随时加

茶、水和香巾。

(5)会议结束时，服务员要及时提醒客人带好自己的东西。

3.员工用餐时的服务礼仪

客人用餐时先要向客人表示间候，把餐单递送给客人，请求客人点餐。

客人点菜时应主动介绍酒店的特色餐饮

4.会议结束

（1）所有客人离开会场后，服务员应检查是否有客人制作的物品。如有客人遗留物

品，应及时与会议事务组联系，并尽快移交给业主。

(2)漼理会场要不留死角，特别留意有无未煩灭的烟头，避免留下軎故隐患。

（3）清理干净，把桌椅放好，把下次会议使用的物品的分类代码剪得整整齐齐。关

闭电源，关闭车窗，再次巡视，确认无误后退出锁门。

5.服务中的注意事项

（1）如果客人在会议期间表示没有服务，服务员应在会议地点以外值班，以防客人

需要处理其他事务。

(2)会议进行中，如果有电话找人，服务员应间清被找人的单位、姓名，然后很有礼

貌地通知被找客人，如果不认识要找的人，应通过会务组人员去找。绝不可以在会场高喊

宾客姓名。

会议的准备工作

1、根据客户的要求，初选会议接待单位，考察路线、并作出初步计划和建议书，安

排好客户考察，踩线的接待工作，协调有关关系。

2.协助客户确定接待单位和检验路线，确保优质低价

3、代表客户与各有关接待单位洽谈，签订有关合同协议。

4.制定完善的接待计划并提交客户审批。

5、做好会务组抵达前的社会配套服务、市场调查及各项准备工作.

接送站和司机服务

1、人员：根据会务要求，本公司由商务会议中心总经理率领专业会务工作人员分别

负

负责火车站和机场中转站的工作。

2、车辆：由计划有偿提供4——45座各类汽车接送站

3.接待标准：（1）提前挂标牌。（2）接待人员标准化服务。（3）重要客户和领

导由公司董事长或总经理接送至站台或机场。必要时，邀请省、市高级领导和媒体见面送

行，并由警车开路。（4）24小时服务。

报到、返程服务

1.公司选派优秀员工协助会议事务组的汇报工作

2、提前做好返程票源的准备工作，并准备酒店功能表，山东地区的火车、飞机时刻

价目表，返程票预订建议书。

3.会议团队的鲜花、水果和祝福卡应提前放置在所有客房。

4、24小时解答客户咨询，完成会务组随时交给的其它任务。

注：机票：可根据客户要求免费办理。

火车票：无论多少人都能100%保证(包括节假日期间)。手续费：收5元/张(异地手续

费按采购成本计算)来乘火车票确实有困难时，山东省中旅客协助解决。

秘书及宣传服务

1、可提供一台电脑，一套打印设备供会务组使用。

2.可选择8000字/小时以上的打字员和熟悉济南情况的秘书参加会议。

3、提前做好文印、宣传、广告、医疗卫生、菜单表、作息时间表、会议日程、议程、

旅游安排表，领导坐席表等会议文件及会场内外布置等后勤服务工作.

金融服务

1、公司选派一名财务人员具体协助会务财务工作。

2.协助会务团队及时清理，签署酒店客房、餐饮、会议室消费清单，认真计算，节约

费用，提供酒店不提供的其他财务服务。

酒店服务

1.提前20天与酒店协商签订会议接待协议，明确、细化并严格规定责任和义务。

2、公司商务会议中心总经理全程跟会，具体协调酒店房、餐、会议、娱乐、财务、

交通、后勤、动力保卫、医疗等方面的工作。

3.提前做好会议签到、客房控制、临时用餐、车辆停放、酒店安保等工作。

4、提前准备房间、会议室的鲜花、水果，酒店的横幅、彩虹门、汽球、会标、指示

牌等工作。

5.每天及时与酒店签定客房状况、用餐等消费，协助客房与酒店结帐，并为客房提供

其他财务服务。

6、完成客户会务组交给的其它工作。

安全服务

1、酒店内部保安安酒店要求，加强警卫，确保会议期间汽车进出通畅，人身财产绝

对安全。

2.游览期间可根据需要安排警车开道，重点领导可安排便衣警察全程严密防护。

3、接送站及推荐的社会娱乐场所，提前做好安全警卫工作。

4.公司选派一名从事过军警工作的负责安全协调工作。

总结、结算服务

1.协助会务组与酒店、车队等相关单位结算，做好客户与公司的结算工作。

2、按会务组要求做好财务清理、清退工作，视情况对友好协助单位示谢。

3.认真、满意地征求顾客意见，送别最后一位客人。

4、完成会务组交给的其它扫尾工作。

5.其他未尽事宜，组织室与接收方应友好协商。

一、会议报道之前的工作

1.与会议组织者确认会议的登记日期、会议名称、水牌和会议标志牌、参会人数、会

议室使用日期和会议室布局，满足会务组要求的会议组教师（或工作人员）到达日期（确

认航班或车次）（会议组织者的内容、与会教师的安排和处理、上下车问题、酒店住宿安

排、讲座时间、会议安排细节、会后调查的具体行程）；同时，酒店在会议期间向教师提

供的价格符合酒店的要求。

2、在上述情况落实后尽快将所选酒店订妥(房间、餐标、会议室价格按天计算、酒店

位置)，落实在会议报到日期接站所用车辆和联系方式(需根据报到人数安排相应接站用

车);落实会后考察行程的用车、导游、火车票、飞机票、地接社(只是提前进行大致预订)。

▲满足场地要求：9间多媒体教室；可容纳约2-300人

3、在酒店预订完毕后，将酒店的大致情况以书面的形式将传真件发送至主办方，尤

其是将酒店的具体准确的所在地理位置和从机场或火车站出发到达酒店的乘车(公交车)方

式告知会议主办方;同时可再次与对方确认会议报到人数和日程安排有无变化或是更改。

4.在完成第三项（3）后，您可以向旅行车辆单位或个人、导游、车票和当地联络机

构做出相对准确的答复，以便对方为会议做出相应的安排和准备。

5、准备会议所用相关用具(会议在酒店或团队车辆使用的各类标识、签到登记的表格、

文具用品、学习资料袋包括：笔记本、笔、文件袋】、预订返程交通所用表格和车次时刻

表、相应的返程交通价格表、会后考察的纪念品【礼品】、座签牌)同时通知会议用酒店

此次会议的名称和对于提前到达的学员如何安排住宿。

6.提前一天通知酒店会议人员可以进入酒店，并根据参会人员的情况为会议团队妈妈简笔画 准备

房间；同时通知接送车，确认联系电话、司机型号、会议所在酒店、会议团队房间号；同

时，联系会议组织者并通知会议工作人员他们已入住酒店。入住酒店后，您必须将会议名

称、登记地点、乘车方式、酒店联系电话和会议事务团队所在的房间告知办公室工作人员

二、会议报到前准备工作

1.入住酒店的员工在报告会议时必须安排会议事务组的房间使用；同时，与酒店所有

相关部门协调会议细节（如会议标志、水上标志、会议室和餐厅的布局）；在一个容易看

到的地方张贴会议事务组的标志。

2、详细了解本会议所用场所的位置。如:餐厅、会议室、会务组老师和讲课老师所用

的房间。

3.为相关会议准备设备。如：场馆布局、多媒体投影仪。

三、会议期间的工作

1.会议登记期间最重要的事情是费用。在收费过程中，必须认真、准确地进行书面登

记。

收费过程中必须严格按程序操作，及：

（1）确定受训人员的情况

(2)根据情况计算应交费用

（3）填写费用收据，不要撕！

(4)收款

（5）撕下收据交给学生

(6)填写报到表。

2.费用发生后已开具收据；如果学生的行程有任何变化，必须在原始收据的基础上添

加或更改，更改的内容必须由客人签字并注明日期。

四、会议期间需要注意注意问题

1.会议事务团队必须始终保持清洁、干净和安静的环境。

2、会务组所用的书面文件需保存完好。

3.会议费用的支出或相互沟通必须以书面形式反映；以及相互的代金券。

4、各人会务款必须保管好，做到每天进行清点，保险安全的寄存。

大型会议筹备过程

一、会议预订

1.如果公司没有单独的大型会议室，我们需要先从每家酒店预订会场，最好是离公司

最近且方便饮食和生活的商业区，开始寻找会场并预订。

2.会议预订确定内容事项

1）会议时间、会议地点、公司名称、会务组联系人、会议次数、场地租金、免费项

目、收费项目、结算方式等要求。

2)会场布置形式：课桌式、剧院式、u字形、t字形、回字形、鸡尾酒字形、口字型

等。

3）会议用品的基本配置：凳子标志纸、铅笔（刀和笔）、麦克风、移动白板套件、

投影仪、窗帘、会议桌和会场标志。（未经特别说明，不得使用K澳大利亚人 TV系统）

4)会议收费项目：茶歇(红茶、咖啡、绿茶、矿泉水)，横幅制作。

3.会议预约流程完成后，一般需要提前两天将会议通知发给所有参会人员，并抄送公

司上级。

二、会场布置

1.场馆布置一般由承办会议的酒店安排，会议筹备组根据会议通知的要求协助酒店安

排场馆工作。

2.会议期间的茶水服务由酒店方负责，会务组可以根据需求选择茶水的品种。

3.会议摆放标准：会议桌椅应横竖摆放，笔记应横竖摆放，铅笔应放在笔记纸中心，

与水平边缘成45度角。

4.横幅放置最好是粽子的制作 会场最前方或者最后方的上边缘，方便拍照时的整体效果提现。鲜

花布置可以放在讲台的最中央，最好是重要领导的前方。

三、会前检查

1.会前检查一般由承派生词 办酒店带领会务组组成检查小组负责

2.会前检查要求：桌椅是否符合标准，纸、笔、水是否按标准摆放，整体无垃圾、污

渍，台面是否干净整洁。

3.会议设备检查要求：提前半个小时确保会议区域照明全部正常使用;夏季空调保证

在25度、冬季保证在28度;会议室音响、话筒、投影等设备确保运行正常。

4.审核会议通知内容，会议事务组应及时与酒店跟进。

四、会议清场

1.主办方酒店一般负责场地的清洁，但作为会议事务团队，我们应该清点我们带来的

物品和工具，并将其分类，以避免掉落。

2.使用后的多媒体设备内的u盘或资料尽量妥善保管好，如使用酒店电脑，切记不要

把重要资料留在电脑里，以免泄漏。

五、会计结算

一、一般会务组都会有一个财务人员负责会议筹备组织的财务支出和收入2023年春节 。

2.结算时，记得根据公司要求开具发票（增值税通用发票和专用发票）。

3、账务结清后回到公司要整理下这次会议成功召开的报告以备向上级汇报。