档案管理条例

档案管理制度

档案管理制度是单位为维护⾃⾝的合法权益⽽采取的必要⼿段，通过对合同的档案管理，可以保存

与合同有关的相关证据材料，⼀旦发⽣纠纷，可以及时运⽤档案记载的内容，依法维护单位的权益。

档案管理制度

档案⼯作岗位责任制

⼀、分管档案⼯作的局领导职责

1、组织全局性的宣传、贯彻、执⾏《中华⼈民共和国档案法》和上级关于档案⼯作的各项⽅针政

策的活动。

2、加强对局档案⼯作的领导，将档案⼯作纳⼊局的整体发展计划，列⼊局议事⽇程，督促分管部

门按上级和局档案部门要求做好应做的⼯作。

3、关⼼档案⼯作和档案室的建设与发展，从⼈⼒、物⼒、财⼒上给予⽀持，及时解决⼯作中的重

⼤问题和困难，改善⼯作条件，使档案⼯作与局各项⼯作协调发展。

⼆、局档案员职责

1、贯彻实施《档案法》、《⼭东省档案条例》等档案⼯作的法律、法规，建⽴健全档案管理制

度。

2、对各第三的英文 有关处室形成的各种材料的收集、整理、⽴卷和归档进⾏监督和指导。

3、负责收集出国考察⼈员应当归档的有关材料和照⽚，收集领导外出开会的发⾔材料和带回

的带有密级的材料。

4、负责管理全局各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项⼯作的

需要提供服务。

5、按时向上级主管部门报送档案⼯作统计材料。

6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。

三、分管档案⼯作的各处(室)领导职责

1、配备具有较好*业务素质的专(兼)职档案⼈员，并保持相对稳定。

2、将档案⼯作纳⼊本单位的议事⽇程(每半年研究⼀次档案⼯作)，帮助专(兼)职档案⼈员解决⼯

作中的实际困难。

3、组织本单位⼈员学习档案法规，执⾏局档案⼯作的.规章制度。

4、疏通渠道，严格制度，督促有关⼈员注意平时各类⽂件材料的形成积累，积极配合专(兼)职档

案⼈员的归档⼯作。

5、协同档案室监督、检查本单位⽂件材料预⽴卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定⼯作。

6、负责检查本单位专(兼)职档案⼈员履⾏档案岗位职责情况。

档案管理制度

四、各处、室专(兼)职档案⼈员职责

1、坚持平时整理。根据本单位不同种类⽂件材料的形成特征，制定案卷类⽬，合理分类存放，便

于利⽤和归档。

2、负责本单位⽂件材料的形成、积累、保管和整理归档⼯作，保证归档⽂件材料完整、准确、系

统。

3、归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷⽬录清楚，案卷标题简明扼要。

4、保管好本部门应归档的案卷，注意⽂件材料的安全和保密。

5、主动接收局档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。

6、积极参加业务学习，不断提⾼档案⼯作⽔平。

7、按档案室要求对档案进⾏分类、整理、编⽬，并编制检索⼯具。

8、按归档时间向档案室提供档案⽬录和统计年报表。

⽂件、材料收集归档制度

⼀、收集归档范围

本机关在各项⼯作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的⽂件材

料(包括公⽂、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照⽚、录⾳

带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室

归档。

(⼀)本级⽂件

1、各种代表会议、⼯作会议、专业会议、各级⼲部会议的会议记录、会议纪要。

2、⼯作计划、规定、⽅案、安排、总结、⼩结、汇报、简报、通报、通知。

3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。

4、向上级请⽰，与其他单位的来往⽂书，对下级的指⽰、批复、通知。

5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。

6、各级领导的报告、讲话、发⾔稿或提纲、记录。

7、反映⽣产、基建、科研设备、⼯艺情况底图、蓝图及⽂字材料。

8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

9、反映本机关、本地区重要活动的照⽚、录⾳带、录像带。10、电报、重要电话记录、机关⼯作

⽇记。

11、年鉴、⼤事记、基础数字汇编、基本情况综合。

12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、*存根。

14、已故⼈员资料。

15、重要的⼈民来信及处理材料。

16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。

17、本机关(包括上报和下批)⼲部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团⼲

部名册、年终统计、报表、⼲部的录⽤、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及⼲部奖惩等⽂件材

料。

(⼆)上级⽂件材料

1、上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、⼯作组，下同)有关本机关、本地区⼯作或

问题的决定、决议、指⽰、批复及调查、检查、经验材料。

2、各级领导、国际友⼈、⼈民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指⽰、讲话、题词、

照⽚、录⾳、录像。

3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。

4、上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的⽂章。

(三)同级⽂件材料

1、有关单位与本机关联合召开会议，共同进⾏⼯作，协作查处案件或问题共同署名的⽂件材料。

2、有关单位与本机关签订的合同、合约、协议。

3、有关单位与本机关涉及⽐较重要的⼯作或问题的来往⽂书。

4、有关单位发来的重要的、需要执⾏的⽅针、政策性⽂件。(四)下级⽂件材料

1、年季度⼯作总结、重要的专题⼯作总结。

2、重要的调查报告、检查报告、典型材料，⽐较重要的⼯作经验、重要的请⽰、法规性的备案⽂

件。

3、重要的名册、登记表。

4、⼤事记、基本情况汇编、基础数字汇编。

⼆、含九的成语 归档份数

⽂书档案⼀式两份，其中正⽂和签发稿各⼀份作存档⽤，⼀份作⽂件汇编⽤。

三、归档时间和⽅法

(⼀)凡经过打字室打印的⽂件，打印好后由打字员收集，交⽂书档案员归档。

(⼆)凡各部门发出的⽂件，由各部门办公室的有关⼈员收集，交由综合档案室归档。

(三)⼀项⼯作已完成时(包括⼀项已完成或⼀个会议已结束，⼀个问题已解决，⼀件案件已处理

等)，由各部门办公室的有关⼈员，将进⾏该项⼯作形成的全部⽂件材料，系统整理后送交综合档案室

归档。

(四)外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的⽂件材料，在该项活动结束时交由⽂书档案

员归档。

(五)年度⼯作总结、各种年报、党员、⼲部名册，应于翌年⼀⽉底前交⽂书档案归档。

(六)每年的⼆⽉底前进⾏⼀次全⾯、彻底的归档，各部门要把上⼀年应归档⽽未归档的全部⽂件材

料移交综合档案室归档。四、归档要求

(⼀)应归档的⽂件、材料应由各办线资料员收集全齐。

(⼆)正⽂与底稿(签发稿)主件或附件、请⽰与批复、来⽂与复⽂⼀起归档。

(三)归档⽂件材料注意：检查应盖公章是否盖了，⽂件没有标题应加上标题，内容、摘要、⽂件没

有标明⽇期的要标上⽇期。

(四)归档的⽂件材料应是原稿原件，不得⽤复制件。

(五)归档的照⽚、录⾳带、录像带要⼀⼀写上⽂字说明。

(六)凡是归档的⽂件材料必须经过初步整理，把同⼀具体问题的⽂件材料集中在⼀起，按⽂件的先

后形成排列好。

档案鉴定制度

1、档案鉴定⼯作，是甄别和判定档案的价值，并据以确定档案“存毁”的⼯作。

2、档案鉴定⼯作，是⼀项科学性很强的⼯作，必须坚持全⾯观点、坚持历动员会 史观点、坚持发展观

点。

3、档案鉴定，必须按照党和国家制定的鉴定⼯作原则和鉴定标准进⾏。

4、档案鉴定⼯作，必须有组织、有领导地进⾏，⼀般应有领导、专业⼈员和有关单位代表参加的

鉴定⼩组负责进⾏。

5、凡是经过认真的鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定⼿续。

6、档案鉴定⼯作，是⼀项决定档案命运的⼯作，档案⼯作⼈员必须严肃、慎重地对待鉴定⼯作，

严格遵守档案鉴定⼯作制度。

档案借阅管理制度

为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利⽤⼯作，特制定以下制度：

1、本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅⼿续。

2、外单位来⼈查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，⽅可查阅，不

得抄录或借出。

3、机密、秘密、绝密档案借阅⼀律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。

4、查阅各门类档案应在阅览室内进⾏，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需

借出的，需经部门负责⼈批准，但借出时间不得超过⼀周，不得转借他⼈。需继续使⽤者要办续借⼿

续，确保档案的完整与安全。

5、珍贵的实物档案、重要的照⽚、底⽚、缩微胶⽚等档案⼀律不借出。

6、凡私⾃抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等⾏为者严格按照国家《档案法》、《保密

法》予以追究法律现⾏责任。

档案保密管理制度

⼀、档案是国家的宝贵财富，企业各门类档案本⾝具有机要性质，因此，档案部门和⼯作⼈员，必

须遵守保密制度，履⾏保密⼿续，严格遵守保密⼗条原则，确保档案的安全。

⼆、凡是利⽤档案，必须经档案⼈员提供，任何⼈不得直接动⽤。

三、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理⼿续，限期使⽤，按期返还，返还档案要认真检查核

对，发现问题及时追查。

四、利⽤绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新⼯艺等技术

⽂件材料，须严格履⾏审批⼿续，未经批准的，严禁提供利⽤。

五、外单位查阅档案，需持介绍信经公司领导和主管部门批准。复制档案和外供图纸和技术⽂件，

统⼀由公司档案信息中⼼严格按照审批⼿续提供，任何单位和个⼈⼀律⽆权外供。对于擅⾃向外转借、

提供图纸资料和技术⽂件等档案材料者，必须追查责任，对于严重损害国家和我公司利益者，要依法追

查刑事责任。

六、停产或已⽣产完毕的产品图纸和技术⽂件材料以及其他经鉴定审批拟销毁的档案资料，统⼀按

公司下⽂件由公司档案信息中⼼组织回收，统⼀销毁，其他任何单位和个⼈⼀律⽆权处理或⾃⾏销毁。

七、发现有关泄密事件，应⽴即报告，及时追查。

⼋、不允许传抄、⾃⾏翻印机密⽂件和带密级的档案材料。

九、不允许将机密⽂件带回家中和到领导办公室随意翻阅⽂件。严禁携带机密⽂件、档案资料游

览、参观、探亲、访友，出⼊公共场所。

⼗、单位领导和保密⼩组要定期检查保密⼯作，总结经验，堵塞漏洞严防失密、泄密发⽣。

档案复制制度

1、本单位⼯因⼯作需要复制⼀般⽂件材料时要经档案室审批;本单位⼯复制本职⼯作范围以外的档

案，需经有关业务部门负责⼈同意;复制机密档案材料(局会议记录等)须经局档案员和分管档案⼯作的局

领导审批后⽅可复制。

2、外单位⼀般不予复制，确因⼯作需要应持单位介绍信，经档案员同意⽅可复制。

3、复制后要及时进⾏登记。

档案统计制度

1、档案统计⼯作是以档案⼯作中⼤量的现象为对象，以表格、数字的形式揭⽰档案和档案⼯作中

诸现象的现状、发展过程及其⼀般规律性的⼯作。

2、统计

作⽤。档案统计⼯作，为制定档案⼯作的⽅针、政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研

究，进⾏定性分析与定量分析，提供科学的依据。

3、统计内容。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况，以及档案的构成、利⽤、机

构和⼈员等情况的基本统计和其他专门统计。

4、统计任务。对档案和档案⼯作的发展情况进⾏统计调查、统计分析、提供资料，实⾏统计监

督。

5、统计对象。对档案实体及其管理状况的统计和档案事业的组织与管理现状的统计。

6、统计⽅法。档案统计⼯作，必须把零星的个别的原始资料，进⾏综合整理，使之成为能反映整

体现象的资料，再进⾏分析和研老年人腿浮肿是怎么回事 究，总结出典型性的经验教训，以提⾼档案的科学管理⽔平。

7、按期统计。平时必须积极收集资料，做好单项的统计;半年必须做好各项⼯作的初步统计;年终

必须进⾏全⾯的系统的统计。

8、专⼈统计。配备统计⼈员，熟悉统计业务;掌握统计资料，数字统计连贯;准确统计数字，按时

统计上报。

档案库房管理制度

1、档案保管⼯作，是采⽤⼀定的技术设备、措施和⽅法，对档案实⾏科学保管和保护，防治档案

损毁，延长档案寿命，维护档案安全。

2、按专业类项进⾏保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护管

理。

3、坚持以防为主、防治结合⽅针，切实做好档案“⼗防”(即防盗、防⽔、防⽕、防潮、防尘、防

⿏、防⾍、防⾼温s开头的英文名女 、防强光、防泄密)⼯作，确保档案完整安全。

4、加强库房基础设施建设，逐步购置先进设备，改善库房管理条件;引⽤先进科学技术，实⾏科学

管理。

5、库房要保持温度在摄⽒14-24c，相对湿度在45-60%之内;保持清洁⼲净，做到⽆尘、⽆⾍、⽆

⿏、⽆有害⽓体污染。

6、库房管理⼈员要做到天天打扫卫⽣，每天上下班各检查⼀次温湿度，每⽉清理⼆次档案柜卫

⽣，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进⾏抢救。

7、接交进馆的档案，要认真清点，履⾏签字接交⼿续;档案外借，要认真清点，履⾏批准⼿续，并

保证按期归还;⾮⼯作⼈员不得进库房，以防意外;在库房⾥不准吸烟。

档案销毁制度

1、档案的销毁，是关于读书的优美句子 指对没有保存价值的不归档⽂件和保管期限已满⽆须继续保存的档案进⾏销毁

处理。

2、档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进⾏鉴定。

3、经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。

4、档案销毁，必须严格执⾏审批制度，履⾏批准⼿续。

5、批准销毁的档案，应及时送造纸⼚化为纸浆或焚毁，且要有两⼈鉴销;销毁完毕，鉴销⼈要在销

毁清册上写明某⽈已销毁并签名盖章。

6、档案的销毁，必须在相应的《案卷⽬录》、《档案总登记簿》和《案卷⽬录登记簿》上注明“已

销毁”。