英语邮件格式范文

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英文电子邮件的写作特点和格式

一、主题

主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；

长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。

YES：Suppliertraining

NO：professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany

（太长）

主题框的内容切忌含糊不清。

NO：像Newsaboutthemeeting这样的表达，

YES：应改为Tomorrow'smeetingcanceled。

一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首管理学案例分析 字母大写即可。另外一种较为正规的格式

可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。

YES：NewE-mailAddressNotification；Detailedcalculation

NO：detailedcalculation

视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（ForYourInformation，供参考），

如：URGENT：Submityourreporttoday!

二、称呼

1、E-mail一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（Salutation）通常无须使

用诸如之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或

上级最好使用头衔加上姓。YES：Tommy，或者。

2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如：

Jimmy,,David

3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.同样,头衔都不要错.

头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的:,

4、多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.

YES:,Wyatt,andFury。女人呢?YES：用Mesdames,Mmes.,orMs.同

样不要跟名字.例子:,Lionel,andGray。男女一齐呢?弄清楚称呼就行.

例如:Wright；etWright；

Adams-Quinn。

5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时大头不知道

对方头衔,干脆用黄山的风景 Ms.算了.ray

6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:

KenGreen,President／KenGreen／VicePresidentofInternationalOperations

NO：KenGreen／VicePresidentofUnicomChina

YES：KenGreen／VicePresident,UnicomChina

7、老外的名字有时有Jr.或Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人:

YES：,Jr.／r.

8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼.如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑

这些：

DearCommitteeMember:DearMeetingPlanner:

DearColleagues:ToAllSalesReps:ToWhomItMayConcern:

。

1

。

DearSirorMadam:

DearMadamorSir:

DearPurchasingAgent:

如果是全公司：

YES：GentlemenorLadies:LadiesorGentlemen:

9、有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看:

YES：:(非常正规)DearJoan:

DearJim,Jim,(非正规)

三、拼写

1、E-mail的非正式的文体特点并不意味它的撰写可以马虎行事，特别是给长辈或上级写信，

或者撰写业务信函更是如此。写完信后，一定要认真检查有无拼写、语法和标点符号的误。

当然OutlookExpress等软件的'拼写检查'功能可以助你一臂之力。

2、外国国名尽量用大写.是为尊重,也方便邮差.

3、标点要准确

NO：Hedidnotmakerepairs,however,hecontinuedtomonitorthee以少胜多的4大著名战役 quipment.

YES：Hedidnotmakerepairs;however,hecontinuedtomonitortheequipment.

4、大小写要注意

非必要，不要整个字都是大写，除非要骂人。

NO：MUSTchangetoOSimmediately.外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。

YES：要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。

四、结尾部分

A、书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子:

1、VeryFormal非常正规的(例如给政府官员的)

Respectfullyyours,Yoursrespectfully,

2、Formal正规的(例如客户公司之间啦)

Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,

3、LessFormal不太正规的(例如客户)

Sincerelyyours,Yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,

4、Informal非正规的(例如朋友,同事之类)

Regards,Warmregards,Withkindestregards,Withmybestregards,Mybest,GivemybesttoMary,Fondly,Thanks,Seeyounextweek!

有时在we,I,andyou之间选择是很烦的事--如果是公司代表联络生意之类,可以用:We

cwillreimburyouforthe

legalexpens.水红花子 如果单纯说你自己,可以用:Ifoundthebrochureveryinformative.有

时可以一起用啦...:Wearepleadtoofferyouthepositionofsalesdirector,andIamlookingforwardtoourTuesdaymorningmeeting.

那么I和you呢?好烦好烦.一般来说,收信人的利益比较重要,名义上都要这样想.给人尊重

的语气就一般不会错了.多用you有时会有隔阂的感觉.

Youwillbepleadtolearnthatyouhavebeenlectedtorveonouradvisory

omptresponwillbeappreciated.(好像欠你一样)

Iampleadthatourboardhaslectedyouasthebestqualifiedcandidatetorve

ou’llagreetorve.(这就友善多了)

Yourbookwaswellwrittenandcomprehensive.(不用你来判断我呀~~)

。

2

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Ithoroughlyenjoyedyourbookandfoundananswertoeveryoneofmyquestions春节英语小短文 about

performanceappraisals.(客气一点,人家受落)

总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度.

B、信尾客套话（Complimentaryclo）通常也很简明。常常只须一个词，如：'Thanks'，

'Best'，'Cheers'，不需要用一般信函中的'Sincerelyyours'或'Bestregards'。

C、签名：不要把Mr.,Ms.,Mrs.,Dr.之类一起签,人家会笑你的...签名也看信件的语气.

给朋友或公司客户,签Bill也可以,给陌生人就最好用Gates或者BillGates啦.

五、其它注意事项：

A、文法

1、切忌主客不分或模糊

例子：Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.

应改为：Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreportto

include$40,000fornewequipment.(We我们是主语,不是report。)

2、句子不要凌碎

例子：eofourprevious

objectionsaboutcompliance.应该连在一起。

3、结构对称，令人容易理解。

例子:Theownerquestionedtheoccupant'sleaintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings.

应改为：Theownerquestionedtheoccupant'sleaintentionsandinkalterationsofthecontract.

4、单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看不舒服。

例如：Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavecurityclearance.

5、动词主词要呼应。想想这两个分别：

1）Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatisunderbudgeted.

2）Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunderbudgeted.

6、时态和语气不要转变太多。看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的摩羯白羊 精力啊。

7、选词正确

像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。

8、地址上的数字直接用阿拉伯数字吧,除了One,例子:

127NinthAvenue,North

127E.15Street

5ParkAvenue

OneWingrenPlaza

556-91Street

B、文体

1、可读性：对象是大学程度的话，用高中的英文就行，不要以为人人都是语言大师，多用

短句(15-20字吧)，技术性的字,就更加要简单易明.

2、注意段落的开头.一般来说,重要或强调的事情都放在信件或段落的开头,而句子就放在最

尾.例如:（1）.Becauhewasunabletoattendthemeetingpersonally,heforwardedhiscongratulationsoncasttetape.

（2）.Heforwardedhiscongratulationsoncasttetapebecauhewasunableto

attendthemeetingpersonally.两者强调的事情就有分别了.

。

3

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3、轻重有分，同等重要的用and来连接，较轻放在次要的句子里.

4、意思转接词要留神.例如:but(相反),therefore(结论),also(增添),forexample

(阐明).分不清furthermore和moreover就不要用啦.

5、句子开头不要含糊不清的主词。

例子:

是指什么呀?开头少用this,that,it,they,或which.

6、修饰词的位置要小心,

例如:HecouldonlyreimburthecostafterJuly15.

应为HecouldreimburthecostonlyafterJuly15.

7、用语要肯定准确.切忌含糊.

例如:Thefiguresshowasignificantincrea.”怎样significant呀,

改为:Thefiguresshowanincreaof19%.

8、.立场观点一致.少用被动语.

例如:PartialdatashouldbesubmittedbyApril.

改为:YoushouldsubmitpartialdatabyApril.就很好了.

C.格调

1、式样和句子长度不要太单调.千篇一律的subject-verb-object会闷死人的.有时短句跟

着长句可以化解一下.

2、弱软的词(,were,)可以加强一点.

例如:

改为:就有力很多了.

3、亲切,口语化是比较受欢迎!用宾词和主动的词,让人家受落名字测试爱情 .

例如:（1）.Thisinformationwillbesincerelyappreciated.”

（2）.Wesincerelyappreciateyourinformation.明显地,我们会喜欢第2句.

D、内容与附件

E-mail文体的另外一个特点是简单明了，便于阅读，太长的内容可以以附件的方式发出。

一个段落大多仅由一到三个句子组成。

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4

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商务英语(BEC)英文电子邮件的格式、写法、范文特

商务英语电子邮件以其方便快捷，在现代商务活动中起着重要作用。商务往来中的电子

邮件代表着公司的形象，显示着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。所以，

商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。据调查，约有88%的互联网用户

使用电子邮件，而在商务领域中约有90%的员工通过电子邮件的形式来联系公务。随着全球

经济一体化的发展，商务英语电子邮件的写作越来越受到重视，本文将着重探讨商务英语电

子邮件写作的格式和应遵循的相关原则。

一、商务英语电子邮件的格式

常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：

①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email

地址。②标题。③称呼、开头、正文、结尾句。④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信人职务

及所属部门、地址、电话号码、传真等。

其中邮件主题应体现邮件主旨，要引人注目、意思明确，最好为名词或动名词短语；称

呼礼貌得体，符合商务英语写作习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用Dear+Title作为称

呼，如只知对方姓名不知性别，可用Dear+全名，如邮件为一封通函，则用DearAll作为邮

件称呼；正文应结构清楚，便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利用星

号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。

二、商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则

商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五C原则，即Correctness、Conciness、

Complete、Clarity和Courtesy原则。

准确原则

由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系，其准确性对商务治理

与沟通至关重要。具体而言，不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，

电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。

简洁原则

简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使

用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间，也会给阅读

者带来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。

在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了，有大量省略

句和不完整句。其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。

另外，为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语，如U表示you，Pls表示plea，

Info表示information，Qty表示quantity，P"C表示piece，L"C表示LetterofCredit，

FOB表示FreeonBoard。

例oductmusthave

thequalitycertificateissuedinFrance.

例2Price：FOBShanghaiUSD96"PC.

例3Hopeyoucanacceptit.

例1中的两个单句具有明显的因果关系，但写并不使用表达因果关系的连接词如since、

becau，这种舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属的句法特征在商务英语

电子邮件写作中十分常见。例2中缩略语的使用，例3中不完整句的选择，反映了与普通商

务信函相比，商务电刘基简介 子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。

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5

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完整原则

商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像盘、询问

贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件，才能达

到良好的沟通效果。邮件是否完整，可以用5W1H来检验，即who，when，where，what，why

和how。

清楚原则

商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。具体表现在：

例1Wewilldeliveryourgoodssoon.

例2中significant一词意为明显的、不小的，语义模糊，故可以用具体数字替换。

例2中soon表示不久、很快，语义不明确，没有指出具体的供货时间，可改为具体的年月

日。

礼貌原则

商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。鉴于电子邮件直接影响到整个交易的

成败，买卖双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，使对方轻易接受。在写作电子邮件时，

可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。

例1Ifitisnotforthelargerorderswereceivefromanumberofourregular

customers，wecouldnothavequotedforsupplievenatthatprice.

例2Iwouldappreciateitifyoucouldgivemeyourbestquotationsfor65，000pieces.

例1中虚拟语气和例2中委婉语气的使用，缓和了商务谈判的语气，既明确了自己的立

场，又使对方的面子免于受损，语气自然诚恳，礼貌得体，很轻易为对方接受。

三、结语

随着国际商务活动的不断扩展，商务英语电子邮件的重要性也日益明显。同时，电子商

务的普及，往往会让写忽视商务英语电子邮件应有的规范和格式，难免会出现这样或那样的

问题。然而准确规范的英文邮件，不仅能反应写信人的英语及业务水平，还可以体现写信人

为人处事的态度和风格，有助于建立良好的商务关系，最终对达成贸易起到重要的作用。因

此，有必要熟悉商务英文电子邮件应有的规范和格式，遵循邮件的写作原则。

英文电子邮件写作

一、文法上

1、切忌主客不分或模糊

例子:Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude

$40,000fornewequipment.”

应改为：Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreportto

include$40,000fornewequipment.(We决定呀,不是report.)

2、句子不要凌碎

。

6

。

例子:eofourprevious

objectionsaboutcompliance.应该连在一起.

3、结构对称,令人容易理解.

例子:Theownerquestionedtheoccupant’sleaintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings.

应改为:Theownerquestionedtheoccupant’sleaintentionsandinkalterationsofthecontract.

4.单众数不要搞乱,不然会好刺眼,看不舒服.

例如:Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavecurityclearance.

5.动词主词要呼应.想想这两个分别:

1）.Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatisunderbudgeted.

2）.Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunderbudgeted.

6.时态和语气不要转变太多.看商务英语已经是苦事,不要浪费人家的精力啊.

7.标点要准确.

例如:Hedidnotmakerepairs,however,hecontinuedtomonitortheequipment.

改为:Hedidnotmakerepairs;however,hecontinuedtomonitortheequipment.

8.选词正确.好像affect和effect,operative和operational等等就要弄清楚才好用

啦.

9.拼字正确.有电脑拼字检查功能后,就更加不能偷懒.

10.大小写要注意.非英俊潇洒 必要不要整个字都是大写,除非要骂人

例如:MUSTchangetoOSimmediately.外国人就觉得不礼貌和喝令人一样.要强调的

话,用底线,斜字,粗体就可以了.

二、写信提示

1.人家的名字千万不要错.老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.同样,头衔都不要

错.头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的:,

。

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。

2.多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.例如:

,Wyatt,andFury。

女人呢?用Mesdames,Mmes.,orMs.同样不要跟名字.例子:,Lionel,

andGray。

男女一齐呢?弄清楚称呼就行.例如:Wright；Wright

etWright；Adams-Quinn。

3.有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔啊~有时大头不

知道对方头衔,干脆用Ms.算了.ray

4.地址要低日期至少两行.处名时,职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:

KenGreen,President／KenGreen／VicePresidentofInternationalOperation端午节作文400字左右 s

但这个就显得有点。。。:

KenGreen／VicePresidentofUnicomChina

正确应为:

KenGreen／VicePresident,UnicomChina

5.老外的名字有时有Jr.或Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人:

,Jr.／r.

6.外国国名尽量用大写.是为尊重,也方便邮差叔叔.

7.地址上的数字直接用阿拉伯数字吧,除了One,例子:

127NinthAvenue,North

127E.15Street

5ParkAvenue

OneWingrenPlaza

556-91Street

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