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公文的最高规格是什么

篇一：公文规范与材料写作

公文规范与材料写作（讲稿）

办公室工作千头万绪，但归结起来不外乎三件事：办文、

办事和办会。办事和办会都离不开办文，办文是办公室工作

的基础性工作。办文质量和效率的高低，直接影响办公室工

作的质量和效率，对内可以反映办文人员的综合素质，对外

则代表机关和企业形象。

20xx年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅印

发了《党政机关公文处理工作条例》，从20xx年7月1日起

施行，首次实现了党政机关公文纸型、文种、版式、格式标

准的统一。这虽是党政机关的公文处理规定，对企业同样适

用。因为企业经常与国家机关有公文往来，企业的公文处理

规范原则上参照国家公文处理规范。

公文格式规范

拟定公文是一项严谨、严肃的工作，必须遵循公文格式

化原则，认真落实规范化要求。公文格式是公文的脸面、公文的气质、公文的尊严。做好公文格式规范化工作事关公文

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权威性和文件的贯彻落实，不是小事，而是大事，每一位拟

文工作人员都应予以重视。

一、规范公文格式的基本概念

（1）什么是公文格式

公文格式是指公文的规格样式，是由纸型、版心和周围

空白尺寸以及系列公文要素构成的特定文书形式。按照这种

特定格式拟制形成的公文，经程序签批上报下发后，具有相

对独立性、特殊权威性和法定效力，明显区别于其他文字材

料。

（二）怎样规范公文格式

主要有三种方法可供参考：重点是抓头、看尾、顾正文。

1．抓头。看人先看脸，看文先看题，看公文首先是看

红线以上部分。这个部分是红头文件的重要标志。应根据公

文的具体情况，看文种标志是否正确，份号、密级和保密期

限、紧急程度是否需要标注，发文字号是否准确，上报公文

是否标注了签发人及签发人姓名。

2．看尾。主是看文尾部分。主要是版记部分档注是否

按照新的标准执行。按照新的公文格式标准，机关公文不再

标注主题词，版记不再标注印发份数。

3．顾正文。就是看正文文体部分。从公文标题、主送

机关、公文主体到结束语、附件说明、机关署名、成文日期、

附注等要素都要重视，公文类别的具体情况标注清楚。

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（三）公文格式有哪些要素构成

公文格式由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机

关标志、文种、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、

附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、

发放层次、抄送机关、印发版记邮票市场最新行情 、页码等要素构成。

（四）规范公文格式有哪些基本要求

1．要有规范意识。规范就是标准化、正规化。作为文

秘人员，要树立规范公文格式就是规范工作方式、行为方式

的观念，做到自觉养成、点滴养成。

2.要有责任意识。责任就是担当。一纸不像样的公文上

报下发，轻则影响单位、企业和个人的形象，重则影响文件

的贯彻落实，事关全局，责任重大。

3.要有耐心、细致的作风。公文格式的规范性关健在于

它的细节要求。即主要体现在细节上，可谓细节决定成败。

注意细枝末节，不可粗心大意。

二、规范公文格式的方式方法及范例

规范的公文格式，在于公文各要素标注和格式印制的标

准化。尤其是新旧标准交替后，要改变原有习惯，是比较难

以把握的，应该仔细领会。细节比较繁琐，却非常重要，为

便于理解，我将从份号开始到最后的版记作逐一介绍。

（一）关于份号

份号（编号），是公文印制份数的顺序号。用6位3号

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阿拉伯数字标注于公文首面左上角顶格第1行，数字前用特

殊符号№标示，之后用虚数加实数标示。以第1序号为例，

实号前加5位虚数0，后标1，如№000001等。如印发份数

超过6位数，则以实有数为准。正式文件的印制份号数字套

用红色。

所有密级公文，虽不是密级但内部重要公文应当标注份

号，上报下发的密级文件应该逐一登记，以防文件丢失，也

便于查询。

（二）关于密级和保密期限

密级即秘密等级，分为绝密、机密、秘密三个等级。保

密期限即公文内容的保密时限。涉密公文应当根据涉密程度

分别标注绝密机密秘密和保密期限。密级和保密期限标注于

份号下方。密级如机密二字用21磅或3号黑体字，两字之

间空1字，如密级与保密期限同时标注则不空字；密级与保

密期限中间用★号隔开，保密期限中的年限数字用阿拉伯数

字标注。保密期限标注与否要视公文保密程度情况确定。最

高保密期限相应分为三个档次：绝密为30年，机密为20年，

秘密为10年。密级如果没有标注保密期限，超过最高期限

视为自行解密。

范例1

№000001

秘密

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中共**省委统战部文件

★

范例2：

№000001

秘密★15年

中共**省委统战部文件

★

（三）关于发文字号和签发人

1.发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成，标注

于发文机关标志下方居中、红色横线之上（4mm处），如上报

公文需标签发人，发文字号则标注于左下方，左空1字，签

发人及姓名在右侧，右空1字。发文字号要以简明、准确、

没有歧义为原则。

发文字号用3号仿宋体。年份和发文序号用阿拉伯数字，

年份用中文六角括号〔〕括入，序号前不加第也不加0。

关于机关代字。机关代字由区域或机关代字构成，或区

域代字加机关和部门代字构成。区域代字用当地简称标注，

如**省用**字；机关代字一般用机关开头那个字标注，如组

织部用组字，机要局用机字等；或用机关加部门开头那个字

标注，如一隆公司办公室用一司办等。机关代字一般使用两

至四个字组成。

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文于文种代字。这种情况比较复杂，有的公文标志容易

分别，如上行文用报，下发的通知用通，函用函等。

关于发和字的使用。从常用的发文字号来看，发一般用

于下行文或平行文，既代表发文的意思，又起到联结作用：

字用于平行文，多表现在发文量较多的大机关业务主管部门

的公文中。比较规范的用法是：发一般在机关统发文中使用，

属下行文、平行文类别，如批复、意见、决定等文种用发比

较规范。字一般在机关的部门分类文中使用，如某办公厅在

内部或系统单独发文，可以用字，如厅字〔20xx〕1号等。

2.签发人

上报的公文应当在发文字号右侧注明签发人，签发人后

面标注签发人的姓名。签发人三字用3号仿宋字，后标全角

冒号；签发人姓名用上述字号楷体字，右空1字。

范例1：

№000001

秘密

xx省人民政府文件

x府发〔20xx〕1号

范例2

№000001

秘密★3年

xx省工商行政管理局

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x工报〔20xx〕1号签发人：xxx

（四）关于标题

标题分为一级标题、二级标题、三级标题、四级标题，

一般

不设五级标题。一级标题即公文标题，二级标题、三级

标题即公文中的结构、层次标题。公文标题由发文机关全称

或规范化简称、事由加文种三部分组成，于红色横线下方位

置，上空约正文的2行居中排布。多行标题排列为正**、倒

**或菱形，不采用上下长度等同的长方形和上下长、中间短

的沙漏形。从实际效果和美观角度看，两行及以上标题一般

采用倒**形排布居多。两个以上机关名称之间用空格分开，

不加标点符号，正好换行是省略；主标题除法律、规章和转

发公文加书名号，个别特殊词组四项教育加双引号外，一般

不用标点符号，用空1格方式分开，特殊情况的标题可加顿

号隔开。标题回行时，要做到词意完整，不能让词目产生歧

义为原则。

公文一级标题一般用22磅或2号方正小标宋体（未安

装小标宋体的可用华文中宋加粗）。副标题用17磅或3号楷

体。二级标题、三级标题分别用17磅或3号黑体、楷体，

四级标题与正文内容字体、字号相同。

公文标题主要有以下几种：

形式一：发文机关+介词关于+事由+文种

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如：xxxx关于xxxxxx的意见

形式二：关于+事由+文种

如：关于转发xxxx《关于xxxxxxxx的通知》的通知

形式三：会议名称+文种+题下标示加小括号

如：中陕北话 国共产党xxx届委员会xx次全体会议公报

（x年x月x日中国共产党xx届委员会第x次全体会议

通过）

（五）关于主送机关

主送机关是公文的主要受理机关，使用机关全称或规范

化简称。主送机关名称与正文内容的字号、字体相同，位于

标题下空1行位置，左侧顶格排布。

上级机关对下级机关印的公文，称为普发性公文，凡接

受公文的机关都是主送机关，即受文机关；下级机关向上级

机关报送的公文，一般只写一个主送机关，如确需同时报送

另一机关，可用抄送。

（六）关于正文

正文是公文的主体，用来表述公文的内容，是公文的核

心。主体部分视公文情况可分段落、层次，篇幅较长的公文

除公文标题外，还有二级标题、三级标题、四级标题，内容

应围绕各级标题展开阐述。正文内容段首前空2字，段落之

间一般不空行，数字、年份不能回行，段尾单字不能成行。

特殊情况为划分层次，段落间可空1行。

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（七）关于附件说明和附件

附件说明即为公文的顺序号和名称，位于正文和发文机

关署名之间，与正文下空1行，左空2字，后标全角冒民和

附件名称，如附件说明：xxxx。如有两个以上附件需标序号，

序号用阿拉伯数字；如附件名称较长需转行时，应对治腹泻的药 齐上一

行附件名称的文字，不能与序号对齐。附件名称后不加标点

符号。

附件是公文正文的说明、补充或者参考资料，是公文的

附属要件。附件二字用正文同样字号黑体字，置于附件正文

左上角顶格排，有序号时应加序号。如附件１，附件标题与

附件二字之间空２行。附件应排在版记之前主件之后，与主

件一起装订。

（八）关于发文机关署名

发文机关署名应当用全称或规范化简称，位于正文右下

方２－３行处，右空２个字。两个以上机关联合发文，如需

加盖印章，按照编制序列或主办、协办单位分别左右排布；

无须加盖印章的，发文机关名称居右、右空２字上下等距排

布，长度相同。一般对外发文用全称，村级机关内部或对直

属单位可使用规范化简称。

（九）关于成文日期

成文日期，署会议通过或发文机关主要负责人签发日期。

特殊情况署印发日期。

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成文日期使用阿拉伯数字，置于发小星星吉他谱 文机关署名下方，以

机关名称第一个字为基准右空２个字。如成文日期长于发文

机关名称时，居右排时后空２个字。决议、决定等只在附注

中标注发布层次的公文，成文日期加小括号标注于标题下方

居中位置。

（十）关于印章

印章是公文生效的标志，是发文机关的身份标志，具有

权威性和强制性。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文

机关印章。有特定发文机关标志如专用字体的和电报可以不

加盖印章。加盖印章应麻雀剧情分集介绍 上不压正文，居中下压署名机关名称

和行文日期。

（十一）关于附注

附注是印发传达范围等需说明的事项。如果公文使用题

下标示，即正文开头未标明主送机关的，则需要标明文件印

发范围或者发布层次。附注标注在成文日期下一行、首行缩

进２个字加小括号标注，字体、字号与正文相同。如发布层

次较多，可转行。有关需要说明或便于联系的事项，可用附

注说明。

范例：

中共xx市委政法委文件

x政报〔20xx〕10号

★

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关于xx县发生群体性事件情况的报告

中共xx省委政法委：

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx(导语)

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx（主体内容）

专此报告。

附件说明：xxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxx

中共xx市委政法委员会

20xx年x月x日

（附注：印发范围或需说明的问题或班戟皮的做法 联系人及电话）

（十二）关于抄送机关

抄送机关是指除主送机关以外的需要执行或知晓公文

内容的其他机关，或特殊情况下需请办协调的机关。位于印

发机关名称和印发日期上一栏。

公文如有抄送机关，在印发机关和印发日期上一栏左空

半个字，字体与正文相同，字号比正文小一个字号，抄送二

字后标全角冒号；抄送机关名称用逗号隔开，如有回行，与

抄送冒号后的抄送机关名称对齐，在最后一个抄送机关后标

句号。不使用抄报办法处理。（十三）关于版记

版记是由公文印发机关名称、印发日期和横线组成。

印发机关名称、印发日期字体与正文同，字号比正文小一号。印发机关名称左排，空半个字、印发日期右排，后空

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半个字，之间不用标点符号。版记中的分隔线与版心同宽。

如上报公文，日期后不用印发二字，只用印字即可。

如果版记页和前面一页都没有正文，则版记不标页码。

新的格式标准中，版记中不再标示印发份数。

抄送：xxx,xxx,xxx，xxxx。

xxx市政府办公厅x年x月x日印发

(十四)关于页码

页码用4号半角阿拉伯数字，置于版心的下边缘，左右

各放一条4号一字线。单页码居右，双页码居左，左侧装订。

如果版记页面和前一页都没有正文，则版记页不标页码。（十

五）关于正文部分字体、字号及排版要求

正文是公文主体，其字体、字号和排版都有明确要求。

按照新的格式标准，一般情况，公文一级标题用22号或2

号方正小标宋体，二级标题、三级标题分别用3号黑体和3

号楷体，内容用3号仿宋体。如确需使用四级标题，则与正

文内容字体、字号相同并加粗。排版上空约39mm,下空约33mm，

按照每页22行，每行26个字或28个字设置，每页行数和

字数视情可增加或减少1行至2行、上个字至2个字，版心

高度不变。但转发通知类的文件，文件正文用3号楷体，转

发的文件正文用仿宋体，转发的文件另起一页，大标题上空

2行。（十六）关于数字层次排列

第一层次分别用汉字一、二、三置于红色反线(不含红

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色反线)以下至主题词(不含主题词)之间的各要素统称主体;

置于主题词以下的各要素统称版记。

——眉首。眉首一般由公文份数序号、秘密等级和保密

期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色

反线等要素组成，实际上就是置于公文首页红色反线(宽度

同版心，即156mm)以上的各要素。

1、公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的

顺序编号。公文如需标识份数序号，用阿拉伯数字顶格干扁四季豆 标识

在版心左上角第1行，采用红色号码机套印，比如同一文稿

共印100份，其中第1份的序号可写“001”，最后一份的序

号可写成“100”。标识份数序号，其主要作用是便利公文的

登记、分发和检查。

2、秘密等级和保密期限

秘密等级和保密期限是对涉及党和国家秘密的公文的

保密程度和传递处理的要求，是在一定时间内只限于特定范

围的人员知晓的。党和国家机关的公文密级均为“绝密”、“机

密”、“秘密”三个等级，其中“绝密”、“机密”两个密级的

公文应当标明份数序号。绝密是最重要的国家秘密，如果泄

露出去会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。公文如

需标识密级，用3号黑体字，顶格标识在版心有上角第1行，

并且标识密级的两字之间须空1个字;如需同时标识密级和

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保密期限，则两项同用3号黑体字，并且密级在前，保密期

限置后，顶格标识在版心右上角第1行，密级和保密期限之

间用“★”隔开。标注密级的同时应标注保密期限，保密期

限一般分一年以内、一年及一年以上、长期和期限不作标注。

期限不作标注的一般按保密期20年认定，如秘密★6个月、

机密★3年、绝密★长期。

3、紧急程度

紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。党的机关公

文的紧急程度分为“特急”、“加急”两种，国家行政机关公

文的紧急程度分为“特急”、“急件”两种。如需标识紧急程

度，用3号黑体字，

顶格标识在版心右上角第1行，并且标识紧急程度的两

字之间须空1个字;如需同时标识密级、保密期限和紧急程

度，则密级和保密期限顶格标识在版心右上角第1行，紧急

程度顶格标识在版心右上角第2行。

4、发文机关标识

发文机关标识，《中国共产党机关公文处理条例》称之

为“版头”。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加

“文件”组成，某些特定的公文可只标识发文机关全称或规

范化简称，不加“文件”字样，比如“函”：“命令(令)”、“会

议纪要”除标识发文机关全称或规范化简称外，还应加上文

种。《中国共产党机关公文处理条例》规定：版头“由发文

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机关全称或者规范化简称加文件二字或者加括号标明文种

组成，用套红大字居中印在公文首页上部”。发文机关标识

上边缘至版心上边缘一般为25mm;上报的公文，发文机关标

识上边缘至版心上边缘为80mm.“函”的发文机关标识上边

缘距上页边的距离为30mm，发文机关全称下4mm处为一条武

文线(上粗下细)，距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗)，

两条线长均为170mm.“命令(令)”的发文机关标识上边缘至

版心上边缘为20mm.发文机关标识原则上应使用小标宋体字

和红色标识，字号以醒目美观为原则由发文机关酌定，但一

般应小于22mm15mm.联合行文时应使主办机关名称在前，

“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列。即使

是联合行文机关较多，也必须保证公文首页显示正文。

5、发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号

一般在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字标注并居

中排布。“命令(令)”的发文字号标注在“命令(令)”的发

文机关标识下边缘空2行居中位置：“会议纪要”编号置于

“会议纪要”标识之下、红色反线之上正中间。联合行文一

般只标明主办机关发文字号。机关代字应当反映发文机关或

部门的性质。同一机关。部门的同一类公文的代字应当统一，

不可有几种写法。机关代字一般可取机关名称前一个或两个字，但要注意与名称相近的其他机关相区别。年份、序号用

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阿拉伯数字标识;年份应标全称，用六角括号“〔〕”括住;序

号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。

6、签发人

发文机关签发签批公文的领导人的姓名。上报的公文需

标识签发人姓名，签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发

文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字：“签发人”用3

号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体

字标识签发人姓名。如果是联合行文，则有多个签发人，这

时，主办机关签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第

二行起在主办机关签发人姓名

之下，按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，并使

发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线

与其距离为4mm.

7、红色反线

红色反线一般标印在发文字号(公文的最高规格是什么)

之下4mm处，其长度与版心等宽(即156mm)。

——主体。主体一般由标题、主送机关、正文、附件、

成文时间、印章、附注等要素组成。

1、标题

公文的标题是对公文内容的概括和对行文目的的揭示，

因而应当准确扼要地反映公文的主要内容。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。书

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写批转、转发、印发或贯彻上级机关发出的公文的标题，应

将事由写清楚，而不能只写原文发文字号。下发行政法规、

规章的公文标题用“发布”，下发隶属机关的公文标题用“批

转”，下发上级、同级和不相隶属机关的公文标题用“转发”，

印(转)发“方案”、“计划”等没有抬头的公文或其他资料性

的公文，标题中一般不冠原制发机关名称，而将原制发机关

名称及成文时间在印发的原文标题下注明，并用圆括号括起

来。

公文标题一般标识在红色反线下空2行处，用2号小标

宋体字居中排布。如果字数偏多，需要分行排列，分行时须

注意不要把各行上下对齐排成等长，更不得将两个字以上的

词拆开排在不同行的首尾，总之标题的排布要做到词义完整、

排列对称、间距恰当。

2、主送机关

主送机关是指公文的主要接收机关，应当使用全称或者

规范化简称、统称。如果主送机关较多，则应按其性质、级

别和有家常焖鸡 关规定或惯例依次排列，同性质或同级别的机关之间

用顿号，不同性质或不同级别的机关之间用逗号。比如国务

院对下行文，其主送机关的排列形式是：“各省、自治区、

直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”;中院对下

行文，其主送机关排列形式一般是：“各基层人民法院，中

院各部门”。

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主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用3号仿宋体

字标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒

号。如果主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，

应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标

识方法同抄送。向上级机关请示只写一个主送机关;

向下级部分机关发送的公文，如果发送机关少，可将发

送机关名称全部写上，发送机关多，可采用“各有关部门和

单位”等办法概写。

3、正文

正文是公文的主体部分。正文应置于主送机关下一行，

用3号仿宋体字，每自然段左空2字，回行顶格;数字、年

份不能回行。“命令(令)”的正文置于令号下空2行的位置。

正文中的人名、地名、数字、引文应当准确。引用公文应当

先引标题，后引发文字号;引用外文应当注明其中文含义;日

期应当写明具体的年、月、日;必须使用国家法定计量单位。

用词、用字要准确、规范，文内如果要使用非规范化简称，

必须在首次使用全称的同时注明简称，并且还要注意简称在

同一篇公文中必须前后统一;公文中的数字，除成文日期、

部分结构层次数和在词、词组、成语、惯用词、缩略语、具

有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一般应

当使用阿拉伯数字;用数字表示多层次结构序数，其标识方

法为：

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第一层用“一、”“二、”“三、”……

第二层用“(一)”“(二)”“(三)”……

第三层用“1、”“2、”“3、”……

第四层用“(1)”“(2)”“(3)”……

绝对不可以将层次颠倒过来，随意使用，比如用“(一)”

“(二)”“(三)”……作第一层，用“一、”“二、”“三、”……

作第二层，等等，这是不允许的。

4、附件

附件是正文的附属部分，是补充公文正文内容的其他公

文或材料(包括图表)。公文如有附件，应在正文下空一行左

空2字的位置用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号

和名称。附件名称后不加标点符号。公文仅二个附件的只标

注其名称，不标序号，如有两个或两个以上附件，则应在附

件名称前标明序号，序号使用阿拉伯数字，比如：

附件：(1)xxxxxx

附件：(2)xxxxxx

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