办公室常用英语接电话汇总

办公室常用英语接 汇总

往来是外企办公的一部分。得体娴熟的英文会在生意上帮你不少

忙哦!这次就来给你一些非常实用的。

1、ABC Corporation. May I help you?

这里是ABC公司，我能帮你什么吗?

这句话算是制式的讲法。一般接起 的人通常会先报公司的名

字 ABC corporation, 然后再说， May I helpyou? 或是如果要更

客气一点的话那么可以说 How can I help you? (我该怎么帮

你?)，因为这样的问法表示我该怎么帮你， 而非我需不需要帮你?

但根本上 May I help you? 跟 How can Ihelp you? 都很常见就是

了。

不过如果是机器接的 ， 那么听到的多半是这样， Thanks

for calling ABC corporation, ifyou know your partys last

name or extension, press 1. If you want toreceive

information or publication, press 2. If you want to talk to

theoperator, press the pound sign or remain on the line.

(感谢你打 到 ABC 来，如果你知道你要找的人的姓或是分机号

码， 请按1, 如果是想要本公司的简介或出版品， 请按2, 如果是

要找总机， 请按#, 或是请别挂断。

2、 And you are?

请问您是?

如果人家打 来是要找你的上司， May I talk to your

manager? (我能不能跟你们经理讲话?)这时你总不能糊里糊涂地就

把 拿给经理说， 说不定人家是打 来跟你经理勒索一百万的呢!

所以通常我们一定要先确定打 来的是谁。最客气的问法是，

Whom I am speaking with? 或是 Whom am I talking to?(我正在

跟谁讲话呢?) 但是人家一听是像我这种小毛头打 找他们经理，

他们就会用比较口语的说法， And you are? (你是?)如果人家这样

问我， 我就可以答， This is ...

像是 And you are? 这么口语的英文书上大概学不到， 但这却

是外国人天天在用的句子，只怕你学了之后还不敢用。其实真的不

用怕，越简单的句子大家越听得懂。 而且事实上 And you are? 这

句话还有许多适用的场合，例如在公司的接待处 (reception)。 来

访的客人如果说， Im looking for Mr. Wolf. (我要找伍夫先生)

接待小姐就可以反问他， And you are? (你是?) 所以像这种简单

又好用的句子大家一定要记起来喔!

3、 Ill put her on the phone. Just a cond。

我会请她听 ， 请等一下。

Put someone on the phone 这个短语就是说请某人听 。 例

如你打 找你女朋友， 结果女朋友的同事接了 ，就开始跟你东

扯西扯， 问你们昨天是不是吵架了啊? 什么时候要结婚啦， 这时

如果你实在不想跟她讲了， 就可以说， Could youplea just

put her on the phone? (你能不能请她来听 啊?) 反过来如果今

天是你接到了 ，结果要找的是别人， 你就可以说， Ok. Ill

put her on the phone. Just a cond. (好，我会请她听 ，

请稍等一下。)

上面讲的 put someone on the phone, 指的多半是只有一部

时， 但如果像公司里有许多分机，那么用转接transfer 或是

redirect会比较恰当， 例如同样的情况你可以说， Im

transferring yourcall. 或是 Im redirecting your call. (我帮

你转接她的分机。) 如果是接线生转接的话，他们有时就只简单地

说， One moment, plea. 或是， OK. Ill put you tHRough.

4、 Would you mind holding for one minute?

你介不介意稍微等一分钟啊?

在美国如果有时机打 给客户效劳 (Customer Service)部

门， 如果没意外的话都会听到以下的 录音， All ofour

reprentatives are currently busy rving their customers.

Yourcall will be answered in approximate 5 minutes (我们所

有的客服人员都在忙着效劳他们的顾客，请等五分钟后， 就会有人

接听你的 )， 然后十分钟过去了， Plea continue to hold,

your call isvery important to us. (请继续等候， 你的来电对

我们非常重要)。 可以想象，大家对这种无止境的等待是深恶痛绝

的。所以要记得， 如果人家打 来， 千万不要因为听不懂就说，

Hold on, 然后就跑去求救兵， 这对打 来的人是十分不礼貌的。

如果万不得已一定要请他稍候， 我们要客气一点地说， Would

you mind holding for one minute?所以记得要给对方一个明确的

时间， 例如 one cond 或是 five minutes 不要让对方无止境地

等下去。但是如果一分钟到了你还没忙完， 那么最好再说一次，

Sorry, I am still on the phone. Could youhold for another

minute? (对不起， 我还在讲 ， 能不能再请你稍候一分钟。)

5、 Hes out for lunch. Would you like to try again in

an hour?

他出去吃午餐了，你要不要一小时后再打来?

受到中文的影响，许多人要讲某人出去吃午餐了常会说成， He

went out for lunch. 其实这个 went是多余的， 通常只讲 be

out for something 就行了。 如果要再简化一点， 单说， He is

on lunch. 或是He is on (lunch) break. (他正在休息时间。)

如果别人要找的人不在，通常我们有两种选择，第一种是请别

人晚点再打来， 除了像例句用 try again/ call again之外， 我

们也可以用 call back/ try back 这样的讲法. 例如你可以建议别

人， Why dont you callback in 30 minutes? (你何不 30 分钟后

再打来呢?) 第二种选择就是请对方留言， 客气一点的讲法是，May

Itake a message? 或是 Would you like to leave a message?

(你想留言吗?)

6、 She is not here but you can call her machine。

她不在这里， 但是你可以打她的 答录机。

国外的很多 都有录音功能，叫 answering machine 或是也

有少数人叫 answer machine，但是在一般的对话中常常简称

machine， 例如 You can call her machine. 就是说，你可以打她

的 答录机留言. 或是你打 给某人， 但你想他很可能不在，

这时你就可以说， Im expecting amachine. (我想会是 答录机

接的 。) 如果是 I want to check my machine.那么是说我要检

查 答录机里的留言。

记得喔! 通常人家讲 someones machine 时百分之九十九都是

指 答录机而言， 你可别傻傻地问人，Answering machine? 像六

人行 (Friends) 里有一集 Chandler 说， I got hermachine. 结

果 Joey 还呆呆地问他， Her answering machine? Chandler 就挖

苦 Joey的无知说， No. Interestingly enough, her leaf

blower (machine) picked upthe phone. (很有趣喔， 不是 答

录机喔! 而是她的吹落叶机接的 。) 注： 美国的落叶都不是用

扫的， 而是用吹的，很神奇吧? 而 leaf blower 就是那种背在身

上拿来吹落叶的机器啦!

7、 Im interested in your CRM software. Can you give me

a quote?

我对你们的客户关系管理软体有兴趣， 能跟我报个价吗?

之前讲的都是别人打 进来要怎么答复， 现在要讲的是如果

你打 给别的公司要怎么讲。 通常你会打 给别的公司不外乎以

下几种状况：询价， 下订单， 追踪订单， 应征工作， 推销产品

等等。 首先讲讲询价。 如果只是要请对方大概地估个价钱， 你可

以说， Can yougive me a quote? 或 Can you give me an

estimate? 但是提醒大家， 这个 quote 发/kwot/ 的音， 记得要

特别强调那个 /wo/ 的音， 不然老美会以为你在说 coat /kot/ 或

是 court /kort/这个字， 那可就错大了， 所以最好的方法就是用

estimate, 这个字是绝对不会发错的。

另外， estimate 和 quote 也可以指报价单而言， 例如你可

以要求别人， Can you nd me a sample with an estimate ASAP?

(能不能请你尽快送一份样品和报价单给我?)

8、 Id like to place an order for a DL-1100 color

printer。

我想要下一份DL-1100 彩色印表机的订单。

以前每次为了买东西而打 给人家， 我都直接说， I want

to buy this, I want to buy that.当然啦! 要买东西的人最大，

不管你说什么别人都一定会想方法把东西卖给你的。 只是你如果直

接说 buy 听来比较像是日常生活在说的对话。如果像是公司要采购

商品时， 最好正式一点用 order, 或是更完整一些说 place an

order for, 例如 I want toorder a color printer. 或是， I

want to place an order for a colorprinter. 都是不错的用法。

9、 Im calling to check my order status。

我打 来查看我订单的状况。

如果不会这样说，那你可能会用， I ordered something

yesterday. Can you check ifyouve shipped it or not? 这句话

听起来是不是有点?嗦呢? 其实只要简简单单地说 I want to

checkmy order status. 或是 I want to track my order status.

就能完整地表达这句话的意思了。

同样的，如果在机场你也可以用这句话来查一下航班的信息，

比方那班飞机有没有晚点， 大概几点会到， 只要用一句I wanna

check pasnger status. 就可以了。

10、 I was referred to you by Mr. Gordon。

是Gordon 先生介绍我来的。

打 到别人公司如果是有求于人的话，例如要去应征啦或是推

销东西啦， 最好能先攀点关系啦! 例如最常用的招数， 我是某某

人介绍来的，就是 I was referred to you by someone. (注意，

介绍在这里用 refer 而不是用introduce。) 还有呢? 如果你今天

拿到了该公司的折扣券， 最好也是开宗明义地说， I got your

number from acoupon, which says your product is 50% off

today. (我是根据你们折扣券上的号码打过来的，它上面写着今天

产品五折优待。) 这样子让他想赖都赖不掉。总之呢? 先说明自己

是怎么搭上这条线的， 这样子别不会有突兀的感觉啦。