货代一般海运操作流程

货代一般海运操作流程

一、 订舱

1、 客户向货代订舱

订舱必须显示：托运人或者发货人、船公司、船名、航次或船期、起运港、目的港或中

转港、货名、柜型、柜量、运费条款、托运人的签字、盖章

2、 客服人员收到订舱单后，需确认订单

到付货FOB/EXW/FCA:跟国外确认

预付货 SALES（预付货）跟客户核对运价，在确认后由sales在订舱单上签字确认，然

后根据自编的SO号向相应船公司订舱。

3、 客户人员需与船公司确认舱位。

4、 制作对应的操作通知单

订舱完毕以后，客户人员应及时将资料输入公司内部系统

注明与订舱信息相符的信息，发送给客户，以便客户安排好货物及单据的递送。

二、 进仓、拖车、自拉自报-报关

进仓：进仓通知单

拖卡：拖卡装箱通知单

自拉自报：自拉自报协议书

EXW、FCA：客人提供提货通知书，货代安排车队去提货送仓

1、 客户行为：

A、 进仓：客户收到进仓通知单后，在确认内附信息无误可以进仓后，需按照进仓单上

的时间地址准时进仓。报关资料需在规定时间内寄送到货代处，以便货代安排报关。

B、 拖卡：客户如需货代安排拖卡报关，需在接受到货代提供的拖卡装箱通知单后进行

确认，如确认无误后需将安排拖卡的相关信息（拖卡时间、地点、联系人、装箱数

据）正确无误的补充到通知单内，回传给货代。同事，需将报关资料准备齐全，在

货代规定的时间内寄送到位。

C、 自拉自报：客户如需自拉自报，请在确认后货代提供的自拉自报协议书上的相关订

舱以及费用信息后，将自拉自报协议书签名盖章先扫描回传给货代，再在收到货代

关于船公司已放舱的通知后，凭自拉自报协议书正本签字盖章原件到货代处领取箱

单后自行安排装箱进港，并在船公司规定的截单时间内告知箱封号等信息给到货代，

另报关也有客户自行安排其他货代或者报关行进行处理。

2、 货代行为：

A、 进仓：在客户货单均到的情况下安排储运：整柜货，通知仓库提箱装箱安排进港，

接受仓库提供的箱封号进行截单；拼箱货，转交客服进行拼箱信息（顺序、箱型、

是否安排装箱等）确认，通知仓库进行提箱装箱进港，接收仓库提供的箱封号进行

截单。

报关资料移送报关行进行审单，告知预安排报关时间。

货代确认客户到单到货情况须知：

1） 货物进仓情况：

已入仓：需确认货物与客户订舱数据是否相符，跟仓库确认货物时候有存在破

损变形油污等情况。如有发生破损等情况，需跟客户确认：确认能储运的，需

让客户提供相应的保函；不能储运的，请配合客户进行返工行为。到付货FOB

原则上需与国外进行确认是否能出运，预付货需跟客户进行确认。

未入仓：需立刻与客户进行确认是否出运，如仍需出运，需告知客户最晚截止

送单送货时间。同时通知客服，由客户来确认是否等该客户的货。

2） 报关资料接收情况：

已接收：做好登记，整理，存档工作，与客户订舱的信息进行基本数据核实，

并查看资料是否齐全。提前移交至报关行进行审单（尤其是需进行商检的单子，

需提早教导报关行进行商检换单）

未接收：需立刻跟客户进行确认单据寄送到位的时间，并确认是否有商检等特

殊情况。如无法在固定时间内寄送到，应由客户提供正确完整的扫描件到我司，

正本在报关日当天之前务必送到报关行。

B、 拖卡：在收到客户回传的拖卡装箱通知书以后，根据客户提供的信息以及所安排船

期的截单进港时间通知合作车队安排提箱、拖卡装箱、进港等操作。并在车队进行

安排后告知客户前往拖卡的车队信息以便客户进行核对。在车队提到箱字后，货代

根据车队提供的箱封号等信息进行截单。

报关资料移送报关行进行审单，告知预安排报关时间。

C、 自拉自报：货代只需根据客户提供的舱单信息进行截单，在船公司规定的截单时间

内讲内容填写完整且正确的舱单发给船公司，并确保船公司已接收。

报关事项由客户自行安排

三、 单证确认-费用-签单-归档

A、 单证确认：

在客户到单到货并且已有初步出运信息后，货代单证需根据客户之前提供的订单进

行提单相关信息录入工作，及时发送至客户进行确认，知道确认完毕。注意，签单

后客户要求修改提单，货代需视情况加收费用。

B、 费用：

确认出运后，货代需制作费用，发送到客户处由客户进行确认开票事宜。在客户确

认后，货代开具发票寄送到客户以便其支付买单。特殊费用需跟客服sales进行确

认。

C、 签单：

1） 货代提单：

货代在跟船公司确认好离港信息后，单证需将确认完毕的提单签出，在客服确

认无误并且 签字后上交财务保管。财务在确认收到客户付款后将提单盖章后，

将提单退到单证手里，由单证寄送给客人货帮客户安排电放。客户要求电话的

提单需收到客户提供的电放保函正本，电放费和提单正本后方能安排电放。

2） 海运提单：

海运提单由船公司签出，货代在收到船公司的海运提单后，正本提单需要将其

中的一正一副留底归档，剩下两正两副需正本寄出到国外代理；电放提单需出

具电放保函到船公司一边公司安排电放给货代；away bill 只需将away bill

跟货代提单一起归档转交客服进行下一步操作即可。

D、 归档

客服在收到船公司的海运提单文件以后，整理好与这票单子相关的海运费用，货代

提单信息进行整合后扫描存档，扫描件发送至国外。另需将该票单子进行关闭归档。

开船前改提单：

没出正本提单一般不需要改单费，只要有一代出了正本，就需要改单费，可能会需要修改保

函。一般的海运提单改单要出改单费，货代单是不出改单费的，如果是电放的，已经电放发

给了目的港代理，这样的改单费是合理的，

开船后到港前改提单：

船公司给COPY 提单以前，改单是不需要收费用的，或者补料补不上去，这个情况改提单也

是不需要费用的。如果已经出正本了，再改单，会麻烦一点，会有一个重出单证费和改单费。

一般有两个方案：一是正本或者电放提单回收回船公司，船公司在系统里面修改提单信息和

AMS。另外一个方案是目的港直接更改。如果目的港截舱单了，基本不能改，如果能改，除

非让你出具更改保函，并确认更改费。

到港后改提单：

海运提单，就是船东单，货和单证分开走，货到目的港之后要拿着船东单地去换，换成目的

港提货用的提货单。如果是预付的船东单，那就直接换单即可，如果是到付船东单，换单的

时候，要支付海运费。

货代单，就是货代出具的单子，货和单是一起走的，货到目的港以后，先把货代单换成海运

提单，再把海运提单换成提货单。若是预付货代单，费用已清；若是到付货代单，在换成提

货单的时候会收取海运费。

对于目的港来说，只要船公司确认收到了费用就会放单，放了提货单，海关就可以清关，因

此，海运提单是有一定风险的。

巴西只能正本提单清关