档案室管理规章制度范本

档案室管理规章制度范本

在充满活力,日益开放的今天,制度的使用频率逐渐增多,制度是各

种行政法规、章程、制度、公约的总称。我们该怎么拟定制度呢?下面

是由作者给大家带来的档案室管理规章制度范本7篇，让我们一起来看

看！

档案室管理规章制度范本篇1

为了加强和规范会计档案管理，建立健计档案的立卷、归档、保

管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便

查阅，严防毁损、散失和泄密，根据《会计法》和《会计档案管理办法》

的规定，结合本单位工作实际情况，特制定本制度。

第一条会计档案的归档范围。

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告、会计年度数据备

份盘、会计核算系统软件、操作人的密码等会计核算专业资料，是记录

和映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

（一）会计凭证类。包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他

会计凭证。

（二）会计账簿类。包括总账、明细账、日记账、固定资产明细

账、辅助账簿、其他会计账簿。

（三）财务报告类。包括月度、年度财务报告、其他财务报告，

报告中要有会计报表、附表、附注及必要的文说明。

（四）其他类。包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档

案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册及其他在会计核算

工作中直接形成的对国家和社会及各核算单位具有保存价值的会计核算

资料。

第二条会计档案的整理。

会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种

会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，

将各卷按顺序编号。

（一）会计凭证。

（1）按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，

每月立卷一份。

（2）分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、

美观。

（3）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、

月份、起止日期、号码、装订人签章等。

（二）会计账簿：各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用

的账簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写

“结转下年”样，不填其它内容。

（2）会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个

账户账面是否齐全，是否按顺序排列。

（3）活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账壳，

用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装

订在一起。

（4）会计账簿的装订顺序：

a、会计账簿装订封面；

b、账簿启用表；

c、账户目录；

d、按本账簿页数，顺序装订项页；

e、会计账簿装订封底。

（5）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。

（6）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。

（7）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名

称和编号。

（8）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、

银行存款日记账、分户明细账、辅助账。

（三）会计报表

会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，

年度终了统一归档保管。

第三条会计档案的归档保管。

（一）当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由业务人员保管

一年，期满后转入档案室并由专人保管。

（二）会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、

调阅、销毁等一系列工作。

（三）机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原

管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一

接收。

（四）磁性介质会计资料的归档。年度终了，系统管理员将当年

账簿、报表等会计电算化资料备份并详细标注，装盒交档案室归档。包

括：会计年度数据备份盘；同期的操作系统、相关应用程序软件及会计

核算系统软件；操作人的密码、操作日志等其他会计资料。会计档案磁

性资料保管期限与书面资料一致。会计软件保管期截止该软件停止使用

或有重更改后五年。以磁性介质保存的会计资料，根据保管期限，由系

统管理员定期复制，且应标识清楚，双份归档，异地存放。

第四条会计档案的保管期限。

会计档案的保管期限分为永久保存和定期保存两类。定期保存的

会计档案其保存期限从会计年度终了后的第一天算起，分为3年、5年、

__年、15年、25年5类。详见附表一。

第五条会计档案的借阅。

（一）建立会计档案清册和借阅登记清册。

（二）凡需借会计档案的人员，须经领导批准后，方可办理调阅

手续。

（三）借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，

更不得抽换。

（四）借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，

须经局领导批准，需要复制会计档案的，须经局领导批准后方可复制。

第六条会计档案的销毁。

保管期满的会计档案，除本办法第七条规定的情形外，按照以下

程序销毁：

（一）会计档案保管期满，由档案管理人员会同财务人员提出销

毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册

数，起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（二）局分管领导要在会计档案销毁清册上签署意见、

（三）销毁会计档案时，应由同级档案机构、财政部门和审计部

门派人员监销。

（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所

列内容清点核对所要销毁的会计档案。销毁后，应当在会计档案销毁清

册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

第七条保管期满但未结清的债权债务。

原始凭证和涉及其他未了事项的`原始凭证，不得销毁，应当单抽

出立卷，保管到未了事项完结时为止。单抽出立卷的会计档案，应当在

会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

在建项目尚未完成的会计档案，保管期限已满也不得销毁。

第八条会计档案的移交。移交会计档案，双方应当办理会计档案

交接手续。

移交会计档案时，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的

会计档案名称，卷号、册数，起止年度和档案编号，应保管期限，已保

管期限等内容。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容

逐项交接，并由交接双方的单位负责人监交。交接完毕后，交接双方经

办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

第九条会计档案的保管要采取严格的安全措施。

档案室要做到防火、防盗、防水、防光、防高温、防尘、防虫、

防鼠，磁性介质资料要做到防磁、防雷。重（！）要资料实行双备份，

一份存档案室，另一份异地存放。磁性介质资料应定期复制。经过系统

整理以后的档案要入库上架，排架管理，按全宗号顺序依次排列，自左

向右，自上而下地进行排列，环境保持通风透光。

第十条档案管理人员做好会计档案的保密管理，遵守保密制度

档案室管理规章制度范本篇2

1、本单位工作人员因工作需要均可利用有关档案。

2、利用档案原则上只准查阅，不得外借，如有特殊情况需要借阅

者，须办理借阅手续，借阅时间不超过一周。

3、外单位需利用本单位档案者，须持单位介绍信，说明利用目的，

并经单位领导批准后才能借阅。

4、利用者必须绝对爱护档案，不得随意抽页、涂改、圈划、转借。

查阅时不得吸烟、喝茶。

5、利用档案必须办理登记手续，并及时向档案员反馈利用效果信

息。

档案室管理规章制度范本篇3

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特

制定本制度。

二、归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动

工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、

项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐

全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：

每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该

归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。

凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归

档整理。

六、资料的分类与归档

1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规

定执行。

2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规

定范围内。

七、档案的借阅

1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案

可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经

理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁

止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批

可以借阅，但借阅时

档案室管理规章制度范本篇4

第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，

理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的

统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，

各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好

档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和

指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

第三条归档制度

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活

动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人

不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档

或相关部门保留的，综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以

公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属

于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的，由

规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备

案。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保

存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一

份原件时，由综合部保存原件。

7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交

综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各

部门自行保管。

第四条档案保管制度

1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档

案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;

根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放

科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，

掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终

据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领

导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办

理调动手续。

第五条档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未

经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办

公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门

负责人批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由

档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、

借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、

不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事

人责任。

7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管

部门及时处理。

8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理

同意，必须外借的，由总经理审批。

第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，

必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。

档案室管理规章制度范本篇5

第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管

理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。

第二条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。结

案后及时交专职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件

材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第三条凡本公司缮印发出的公文一律由办公室统一收集管理。

第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单

据齐全完整，密级档案必须保证安全。

第五条归档范围：

1、公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳

动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委任书、协议、合同、

项目方案等具有参考价值的文件材料。

2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单

位来往的文书。

3、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照

片、录音、录像等。

第六条档案的借阅与索取：

1、借阅档案要认真填写《借阅档案登记薄》。

2、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，

严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属

密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理

办公室主任批准方可摘录和复制。

3、归还档案时，档案管理人员要严格检查，如发现遗失、污损、

或随意涂改情况的，要追究借阅者责任，并及时报告公司主管领导。

第六条档案的销毁：

1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

2、若按规定需要销毁时，必须编制《档案销毁清册》，属密级档

案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批

准核对清楚后方可销毁。

3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，

由专人监督销毁。

档案室管理规章制度范本篇6

1、档案管理在校长、副校长的领导下，由办公室具体抓好档案建

设工作。

2、档案管理人员要认真学习有关档案管理的法律法规，学习并熟

悉档案管理。

3、档案管理人员要严守有关档案机密，确保档案工作的严密性。

4、档案管理人员要坚守工作岗位，按时登记和整理相关资料归档，

确保来件及时收存、及时归类。

5、学籍档案、“两基”档案、教师业务档案、行政档案等按习水

县教育局关于档案管理的相关要求，制定管理措施，分门别类地完善工

作，特别是加强教师业务档案的完善工作，确保学校档案能真实、客观

地记载教职工的工作情况。

6、学校档案分门别类专柜管理，划拨一定资金添置档案设施，力

求各类档案放置有序、查找方便、管理顺当。

7、每学期期末是整理和完善档案的终结时间，各部门、各处、要

认真收集开展工作的相关文字资料、图片、表册等整理，移交办公室存

档。

8、档案管理人员必须熟悉档案的建设情况，对外调档案做到：

“取一件、记一件、还一件、装一件”，并负责追回外调时间较长的档

案，保证档案不流失。

档案室管理规章制度范本篇7

搞好档案管理，充分发挥档案的作用，为各项工作服务，是提高

工作效率和工作质量的必要条件，也是维护单位历史真实面貌的一项重

要工作。

（一）教育学会的档案由学会指定专人保管。除此之外的档案，

如文书档案、业务档案、财务档案等，由档案室统一归档保存。

（二）凡是本单位工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种材

料均应归档。第一次归档时间为6月底7月初，第二次为12月至次年1

月。

（三）档案室保存的主要档案目录：

1、单位的工作计划、工作总结。

2、单位的重要会议记录。

3、重点调研活动的总结或调研报告。

4、综合性教研活动、教改实验、课题研究的材料。

5、各类培训方案。

6、较重要的评选活动材料。

7、学期、学年个人总结考核表。

8、各类获奖资料。

9、本单位人员情况资料。

10、各校和全县学生学业成绩统计资料。

11、上级指导性公文。

12、本单位其它重要公文。

（四）、借阅档案时，不得在案卷上涂划、删改、剪插；外单位

人员借阅档案须凭介绍信经办公室主任或单位领导同意。案卷一般不得

带出查案室。