电子邮件操作知识

办公室相关业务工作学习交流

及工作安排讲稿

根据会议的安排，我与大家一起，就办公室相关业务工

作共同进行学习与交流，以便在今后的工作中能更好的及时

沟通与协调，提高办公室工作质量和办事效率。

下面我就针对目前办公室工作中需要进一步加强的三

个方面工作与各位领导、同仁共同学习交流，有不当之处，

敬请大家批评指正。

一、电子邮件收发操作基本知识；

二、如何接受应对上级各类考核检查工作；

三、通报全区信息报送工作情况。

1.1电子邮件收发操作基本知识

大家都知道，目前在与当地党委、政府，上级业务部门

及相关部门报送材料的工作中，经常遇到在报送纸质材料的

同时，还要求从网上或U盘拷贝电子文档，现在许多文件也

逐步大量的从网上上传或挂在邮箱里，因此熟练掌握和使用

电子邮件操作已是我们工作中一项不可缺少的电脑操作技

能。这次办公室工作会也是针对全区供销社系统办公室工作

中存在薄弱方面，安排了这一内容。（在座的有比我更熟悉，

只是通过这种方式大家一起进一步学习；对电脑不熟习的，

希望克服畏难思想，认真学习，下来后还可逐步熟悉。

1.1.1简要介绍电子邮件概念

电子邮件（electronic mail，简称E-mail,标志：@,

也被大家昵称为“伊妹儿”）又称电子信箱、电子邮政，是

一种通过网络实现相互传送和接收信息的现代化通信方式。

是Internet应用最广的服务。电子邮件的优点：

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①快速方便：发送的电子邮件只需几秒钟就可以通过计

算机网络传送到邮件接收人的电子邮箱中。

②可靠：每个电子邮箱都有一个惟一的邮箱地址，能确

保邮件按发件人输入的地址准确无误地发送到收件人的邮

箱中。

③价廉：发送电子邮件比邮寄普通信件要便宜。

④内容丰富：通过电子邮件不仅可以传送文本，还可以

传送图片、声音和视频等文件。

1.1.2电子邮箱地址（简要介绍电子邮箱的组成，使大家了

解，以便今后别人告诉邮箱时因电话信号差，告诉有误时能

分辨该邮箱是否正确，能及时更正）

电子邮箱地址，它由用户名（帐号）、分隔符“＠”和

提供服务的邮件服务器名三部分组成，每个电子邮箱地址是

唯一的。例如：电子邮箱：coo＠（新浪）

（介绍cooptr＠（新浪）注册情况；申请免费电子

邮箱因时间关系不介绍）

1.1.3电子邮箱的使用

1.1.3.1登录电子邮箱

基本步骤：

打开Internet主页，在123主页内找到新浪网

页框，输入电子邮箱名（如：“coo@”）；在“密码”

框里输入设定的密码；点击“登录”即可打开自己的电子邮

箱网页。

1.1.3.2发送电子邮件

基本步骤：

①单击网页左边“写信”按钮，在页面“收件人”栏文

本框中输入对方电子邮箱地址：如（更省事、又不易错的是

直接复制原保存有的对方电子邮箱地址。也可一次输入需要

发送的单位，同时向相应单位发送，输入多个单位电子邮箱

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地址时，单位与单位邮箱地址之间用“；”号隔开就可以了，

例如我们在报送信息时需报送省社、地委、行署、地直机关

工委、党建办、三个建设年各活动办公室等，就只要用“；”

号隔开一次性发送）。

②在“主题”栏文本框中输入能反映邮件内容的主题，

如“地区***2011年工作总结”、“第23期信息”等，要能

反映所发送的单位、文件内容。

③单击“上传附件”按钮，选择对话框中要发送的文件

资料，即按照对话框显示查找文件储存的位置，选中文件后，

单击“打开”按钮完成附件上传。（现网页设计更方便，可

按以上方法先上传附件，则“主题”框文本栏内同步显示上

传附件的标题，只要作适当修改或不作修改即可成为主题内

容）。

④若要求接收邮件方收到邮件后需要做什么、需补充说

明或另外提出要求等，可在网面空白正文框内输入相应内

容。如今年正式候选人公告（附件），在正文框中补充要求：

一是在本周内公告出去；二是本月23—24号拿选举票；三

是25号各单位自行组织投票选举。（而不能将文件内容复

制在文本框内）

⑤在页面下部单击“发送”，等待网页将自动显示“你

的邮件已发送成功”后再进行其他操作或关闭页面。

1.1.3.3接收电子邮件

基本步骤：

单击“收信”按钮，双击所要查看或下载的邮件，在页

面下部“附件（*个） 全部下载”单击“全部下载”，在

弹出的“文件下载“对话框中点击“保存”按钮，在“另存

为”对话框中选择附件存放位置，输入保存附件的文件名，

单击“保存”按钮。页面弹出“下载完毕”对话框后，可直

接打开文件或关闭对话框。

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1.1.3.4电子邮件的压缩打包、解压

一是要想快速地将邮件发送到对方，关键就是要解决

如何减小电子邮件附件的容量的问题（附件是文字内容并不

成问题），可采取压缩方式打包来解决。特别是音像图片容

量大，难以发送；二是可一次将要发送的多份邮件打包一次

性发送，减少发送工作量，三是解决对方发来的压缩打包文

件问题。

基本步骤：（实际操作）

①文件压缩打包：右击需要压缩的文件，在所显示的

对话框中单击“添加到压缩文件夹”，在“压缩文件名和参

数”对话框中点出“创建固实压缩文件”，再单击“确定”

按钮，在显示正在压缩对话框完成后，在原文件存放路径则

显示压缩文件包。（一般打包后容量减少到一半）

②文件解压：右击需要解压的文件，在所显示的对话

框中单击“解压文件”，则显示解压文件夹。（这时可将原

压缩的文件删除。）

1.1.3.5电子邮箱的管理

邮件的排序、删除、移动、新建文件及建立通讯簿等都

是对其进行管理的手段。目前网上的垃圾邮件和带病毒的邮

件较多，可以将其设为“拒收邮件，并删除”，经常删除垃

圾邮件或下载后不需要的邮件，既能提高电子邮箱的使用效

率，又能充分利用资源。（现一个电子邮箱的存储量为5G，

虽然大，但也有限，就需要进行邮箱的管理。

除以上用电子邮件传递文件资料外，还可以通过网站和

QQ传送文件资料。因现按地区编办转发中央的文件精神，地

区社今年已注册了自己的网上域名，每年交纳的使用费。下

一步将充分利用网络这一重资源，建立自己的网站，如网站

设立后，只需输入就能搜索到网页，方便各县（市、特区）

社查寻挂在网上的相关文件资料。目前地区社与各（市、特

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区）社一样，因单位人员结构年龄偏大，缺少人员维护、管

理，暂时没有启动。各县（市、特区）若条件成熟，可以积

极组建，这是一个趋势，具有非常重要的意义，是对外宣传

的重要平台。另一个方面可以用QQ来传递不涉密的文件资

料，现部分单位开展工作采用QQ群。总之，电子邮件网上

系统涉及的功能、操作很多，只是简要介绍就我自己常用的、

基本的操作知识，我们可以在实际工作中去进一步熟悉掌握

其他的操作程序。

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