公司印章使用管理办法 公司印章使用管理制度

公司印章使用管理办法 公司印章使用管理制度

第一章 总则

第一条 为加强对有限公司（以下简称“”）印章的管理，特制定本办法。

第二条 本办法所指印章包括“有限公司”中文、中英文公章，法定代表人

名章及签字章。

第三条 本办法适用于公文、便函、介绍信、证件、证书、统计报表及对外

签署的合同、协议等。

第四条 印章的使用，必须严格执行印章使用管理规定，凡不符合本办法

的，一律不得用印。

第二章 印章的使用及管理

第五条 印章的使用

（一）以名义发出的公文，须经领导签发批准的文件原稿用印。

（二）发文的附件（如各类业务报表等）凭发文并按该文中限定发给附件

的单位、数量用印。

（三）各部门用印，应按规定办理用印手续。各国内企业用印，需经总经

理办公室批准，按规定办理用印手续。原则上不准外单位人员到总经理办公室

直办用印。

（四）办理使用印章的事项，须由经办人认真填写《用印审批单》（见附

件），写明用印单位、用印时间、用印文别、发往单位、事由及印别等，审批单

经领导审核批准，经办人签字后用印。

（五）法定代表人在公司期间，原则上不使用法定代表人名章、签字章，

所需签署文件一律送法定代表人签字。若确需盖法定代表人名章、签字章的，

应经法定代表人批准。

在法定代表人出差期间，应由总经理办公室负责人请示法定代表人同意，

或经法定代表人授权的其他领导在《用印审批单》上签字批准后方可盖法定代

表人名章、签字章。

（六）经办人用印时须将《用印审批单》一联交总经理办公室印章专管人

员收存，并在用印登记本上登记、签字。

（七）印章应由总经理办公室印章专管人员直接用印。

（八）各部门借用印章到公司外用印时，必须由总经理办公室印章专管人

员随同监印，并于当天下午4：30以前将印章归还。若不能按时归还，经办人

员须向主办部门领导报告，并同印章专管人员一起向总经理办公室领导报告，

同时写出简要书面说明，按总经理办公室领导批示办理。

（九）钢印主要用于加盖工作证、退休证或经主管部门批准印发的其它证

件。

（十）印别及盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用

印件的落款要一致（代用印章除外），不漏盖、不多盖。

（十一）介绍信、证明信如有存根，要在落款和间缝处一并加盖印章。

（十二）不得在空白介绍信、空白便函、空白证件上用印。如有特殊情况

用印，须经领导批准。

第六条 印章的管理

（一）法定代表人签字章由总经理办公室主要负责人掌管，其它印章由总

经理办公室指定专人掌管，并实行用印登记制度。

（二）总经理办公室印章专管人员，每天下班前应检查印章是否齐全，并

将印章锁进铁柜内，妥为保管，不得将印章存放在办公桌内。第二天上班后，

应首先检查所保管印章铁柜有无异样，若发现意外情况应立即报告总经理办公

室领导和保安部门。工作时间印章掌管人员因外出不在岗位时，应将印章妥善

保管。

（三）印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，总经理办公室领

导应指定他人代管，专管人员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事

项。专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记管印的起止

日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。交接工作时，应严

格办理交接手续，登记交、管印起止日期、管理印章类别及数量。交接人员签

字，总经理办公室领导签字认可后备存。

（四）总经理办公室印章专管人员调离或因各种原因离岗时，总经理办公

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（五）因机构变动需刻制新印章时，须凭经上级主管部门批准的成立新机

构的文件；

更换旧印章须凭旧印章原样，向总经理办公室申请，经领导同意后，由总

经理办公室印章专管人员到公安局办理刻章事宜。新印章刻制后，各部门在领

取新印章时，要认真进行登记，注明签收人姓名、日期以及启用新印章、作废

旧印章的年月日，并将旧印章一并交总经理办公室印章专管人员，由其登记造

册，统一交归档案资料室，按规定妥善保管。

第七条 印章专管人员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。

第八条 未按批准权限用印或用印件内容有误的，印章专管人员不予用印；

经办人拒绝专管人员审核用印内容的，专管人员可拒绝用印，或报告领导

处理。

第三章 附则

第九条 各部门印章的保管、使用，应当参照印章使用管理规定执行。各国

内企业可参照本办法制定本单位印章使用管理办法。

第十条 本办法自印发之日起施行。

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