印章使用制度及管理办法

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信息技术股份XX ****

印章使用管理方法

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第一章总那么

第一条为维护公司各类印章刻制、保管以及使用的合法性、肃性和平

安性，从上市公司运作规需要出发，防止印章管理出现不规行为，有

效地维护公司利益，特制定本方法。

第二条本制度所指印章，包括公司行政印章、公司法人代表印章、

总裁私人印章、财务总监印章、公司财务专用印章、公司发票专用章、

工会行政印章、工会主席印章、工会财务专用印章、分公司印章。

第三条本方法适用于公司各部门、各办事处及各分公司的公文、

便函、授权委托书、介绍信、证明、证件、证书、统计报表及对外签

署的合同、协议及其他需用印章的文本等。

第四条印章的使用，必须格执行我公司印章使用管理规定，凡不

符合本方法的，一律不得用印。

第五条公司行政印章、总裁私人印章、工会行政印章、工会主席

印章由综合部负责管理和使用；公司法人代表印章、公司财务专用印

章、财务总监印章、工会财务专用印章、公司发票专用章由公司财务

部负责管理和使用；分公司印章由各分公司自行保管。上述印章外的

其他印章由公司总裁授权各相关部门管理和使用。

第二章印章的适用围

第六条总公司印章的使用围

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〔一〕公司行政印章：使用于以公司〔分公司、办事处〕名义上报行

政机关、省、市、区政府部门的重要公函和文件，以公司〔分公司、

办事处〕名义出具的证明、函件及下发的各类部文件，以公司〔分公

司、办事处〕名义签订的各类协议、合同等有法律约束力的文件。

〔二〕公司法人代表印章：使用于由公司法定代表人签章的文件、合

同、法人代表授权委托书、统计报表、财务支票汇票等。

〔三〕公司财务专用章：使用于公司〔分公司、办事处〕财务部开具

支票汇票及其他财务凭证等。

〔四〕工会行政印章、工会主席印章：使用于以工会名义出具的公告、

报告、文件、函件等。

〔五〕工会财务专用印章：使用于工会财务涉及工会账务开具支票及

其他工会财务凭证等。

〔六〕总裁私人印章：使用于需总裁签字盖章的文件、公函等。

〔七〕财务总监印章：使用于公司对外报送财务相关资料性文件等。

〔八〕公司发票专用章：使用于公司对外开具发票等。

第七条分公司印章适用于以分公司名义签订的一般日常业务文

件、出具的证明等。

第三章印章的刻制

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第八条总公司所有印章的刻制由公司综合部统一办理。需刻章的

部门应填写?****信息技术股份XX印章刻制申请表?〔见附表1〕，

报公司总裁批准后，由公司综合部根据法律法规程序按具体规格要求

统一刻制。

第九条分公司印章的刻制根据法律法规相关要求向总公司提出

刻章申请，经总公司总裁审批通过后可按程序办理。

第十条公司及分公司、办事处的其他任部门和个人均不得私自刻

制公司各类印章。

第十一条新印章要做好戳记，并由综合部留样保存，以便备查。

第四章印章的使用

第十二条总公司行政印章的使用规定

〔一〕以公司名义对外发出的公文〔如向政府机关提请的报告、公司

股东会决议等重大文件〕由经办人填写?公司行政印章用印申请单?，

经部门经理签字、总裁批准后由综合部对文件原稿用印。业务专用授

权委托书由经办人填写?公司行政印章用印申请单?，经部门经理签

字、分管领导批准后由综合部负责用印，其他授权委托书由总裁批准

后综合部负责用印。

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〔二〕对外签署的业务合同或协议，由经办人填写?公司行政印

章用印申请单?，经公司副总裁或总裁批准后综合部负责对文件原稿

用印。

〔三〕公司对外提交的各类业务报表〔财务报表、统计报表〕，

由申请人填写?公司行政印章用印申请单?，经申请人部门经理审核签

字，报分管领导或公司总裁审批签字后由综合部负责用印。

〔四〕公司开具的便函〔例如：放行条〕、证明〔例如：在职员

工证明、收入证明〕、需要公司资质材料复印件加盖公章的，由申请

人填写用印登记本，经申请人的部门经理审批签字后由综合部负责用

印；员工离职手续办理中需用公司行政印章的文本，由人力资源部人

事专员填写用印登记本，经人力资源部经理审批签字后由综合部负责

用印。

〔五〕使用公司工会行政印章、工会主席印章的，由综合部自制

用章登记表，由申请人填写后，经申请人部门经理审批签字后综合部

负责用印；

〔六〕使用总裁私人印章的，由综合部自制用章登记表，经申请

人所在部门经理审核签字后、由综合部经理审批使用。

〔七〕财务人员依日程工作权限及常规工作容使用公司财务专用

印章、法人代表印章、财务总监印章、工会财务专用章的，由财务部

自制用章登记表经财务经理审批后使用。

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〔八〕上述未规定事项的印章使用审批程序，至少由申请用章部

门经理审批，综合部根据实际情况审核申报后可用印。

〔九〕需要用印的部门按用印材料的名称、份数、事由及所需印

章名称填写?公司行政印章用印申请单?〔附表2〕根据以上用印审批

程序申请用印。

〔十〕外单位人员用印，须经相关部门经办人的陪同，由经办人

按相关程序申请办理用印手续后可用印。

第十三条公司各办事处、分公司使用总公司印章、分公司印章的

规定

〔一〕公司各办事处、分公司需使用总公司行政印章时，需要认真

填写?各办事处、分公司使用公司行政印章用印申请表?〔附表3〕，

由用印人的办事处或分公司经理签字后随同用印文件一并邮寄回综

合部，经综合部审核无异议后按相关流程进展办理。

〔二〕假设办事处或分公司直接向总公司索要相关用印资料，需事先

以式发送说明用途，经综合部经理确认后，综合部工作人员可为相应

办事处/分公司准备用印资料并安排邮寄。事后办事处或分公司工作

人员需补交?各办事处、分公司使用公司行政印章用印申请表?一份，

邮寄回总公司综合部。

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〔三〕分公司印章的使用由分公司工作人员根据实际情况打印?

分公司印章用印登记表?，认真填写分公司用印记录，并于每月底统

一将用印记录原件邮寄回总公司综合部备案，各公司保存复印件存

档。

第五章印章的管理

第十四条印章的管理

〔一〕公司行政印章由综合部经理负责直接用印。综合部经理不

在公司时，可委托专人进展用印，并办理印章交接程序。

〔二〕各部门借用公司行政印章到公司外用印时，必须由借章经

办人在综合部经理处的?公章借出登记本?上进展登记，认真填写借章

时间、借章人、事由等事项，由总裁审批签字后可借出公章。公章在

借出时间，须由一人以上随同监印，并于当天下午5：30以前将印章

归还到综合部。

〔三〕公司各类印章分别由部门经理指定专管人员保管和按规定使

用。每天上下班，应仔细检查所保管印章是否平安上锁，假设发现意

外情况应立即报告相关领导。工作时间印章专管人员因外出不在岗位

时，应将印章妥善保管。

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〔四〕印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，应事先指定

他人代管，专管人员要向代管人员交接工作，交代用印时的考前须知。

专管人员正常上班后，应首先向代管人员索取回印章，并妥善保管。

〔五〕印章专管人员要坚持原那么，遵守XX规定，格照章用印。

〔六〕未按批准权限用印或用印容有误的，印章专管人员不予用印；

经办人拒绝专管人员审核用印容的，专管人员可拒绝用印，或报告领

导处理。

〔七〕印章专管人员不得擅自用印，一经发现，肃处理。

〔八〕因特殊原因需要停用印章的，由总裁决定并签字同意，由

综合部将停用原因、停用时间通知公司各有关部门，并收回停用的印

章切角封存或销毁。

第六章用印规

第十五条用印的规

〔一〕用印及盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的

名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。

〔二〕介绍信、证明信如有存根，要在落款和间缝处一并加盖印

章。

〔三〕不得在空白表格、介绍信、空白便函、空白证件上用印。

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第七章附那么

第十六条本方法由综合部负责拟定并适时进展修改，报总裁批准

后自公布之日起实施。

第八章其他

附件1：?****信息技术股份XX印章刻制申请表?

附件2: ?公司行政印章用印申请单?〔总部〕

附件3：?各办事处、分公司使用公司行政印章用印申请表?

附件4：?分公司印章用印登记表?

****信息技术股份XX

综合部

二○一一年十一月

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