集团公司人事行政部印章管理制度

集团公司人事行政部印章管理制度

1.0 目的

加强公司/分公司/项目印章的管理，维护印章的严肃

性、权威性，使印章的使用和管理制度化、规范化，保障

公司的合法利益，确保公务往来的正常进行。

2.0 范围

刻制及使用、保管、销毁公司/分公司/项目印章。

3.0 职责

3.1 公司总经理为本单位所有印章的第一责任人。各分公司/

项目经理为所辖部门印章主要责任人。

3.2 总经理办公室负责印章的刻制、印模登记、印章启用时

间确定，负责保管公司公章。

3.3 公司财务印章由财务部经理或指定专人保管和使用。

3.4 公司人事行政部印章由人事行政部经理或指定专人保管

和使用。

3.5 分公司/项目印章由各分公司/项目人事行政专员负责保

管，分公司经理/项目经理负有监管责任。

4.0 程序要点

4.1 印章的模式和制发

4.1.1凡刻制印章，公司、项目须向总经理办公室提出书面

申请，说明刻制印章的原因、名称、式样和规格，经

总经理批准后，由总经理办公室统一到公安部门刻

制。

4.1.2 新设分公司印章在申领营业执照时一并办理。

4.2 印章的颁发和启用

4.2.1 印章刻制完毕，由总经理办公室作印模登记，确定印

章的启用时间（在此时间之前使用无效），向受印部门、

服务中心颁发印章。

4.2.2 颁发印章的方法，可打电话通知受印分公司/项目来人

签收，也可派专人送达。取送印章要按取送机密文件

对待。办公室在颁发印章的同时应作好登记，向有关

分公司/项目发出启用印章（附印模）的通知。

4.2.3 所有印章在下发使用前，印章保管人、管理责任人（分

公司经理、项目负责人）须共同签署《印章管理责任

书》方可领用印章。责任书一式两份，一份存总经理

办公室，一份存保管人处。

4.3 印章的保管

4.3.1 公司的所有印章，必须放保险柜内保存，安全使用，

妥善保管。

4.3.2 印章保管人离开办公室或下班时，必须将印章锁好，

节假日期间必须由印章保管人将印章封存；

4.3.3 印章保管人因工作调动离开本岗位，必须在办理印章

交接手续后，人事行政部方可办理离岗手续；

4.4 印章管理

4.4.1公司印章管理

1) 公司印章有公司章、合同章及财务专用章、支票印鉴及

人事行政部专用章五枚印章，公司章和合同章由总经理

办公室专人管理，财务专用章、支票印鉴由财务总监管

理，人事行政专用章由人事行政部经理管理。

2) 凡需使用印章的均须填写《用章申请审批表》经项目/

部门负责人及总经理审批后，方可用印。

3) 各部门以公司名义上报的各种报表、材料和信函等公务

等需要申请用印的，经部门负责人审核后，由总经理批

准后用印；

4) 签订合同、协议、委托书等用印，须由部门负责人认真

审核无误，经总经理同意并签字后申请用印；

5) 公司员工需要开具介绍信、证明或其他私人事项申请用印

的，应经总经理批准方可用印。

6) 公司业务人员出差或外出联系业务需要携带合同章时，

应填写《公章/证件借用登记表》经总经理批准后，经

指定专人陪同，方可携章外出。

7) 携带合同章外出签署合同、协议的人员，其使用权限不

得超过授权委托书所规定的范围。违者所造成的后果，

将由携印人承担责任，公司保留追究其法律责任的权

利。

8) 公司公章禁止使用范围：

① 一般情况各类担保证明不予以加盖公章，特殊情况须

经公司总经理书面签字批准。

② 严禁在空白纸张和空白介绍信上加盖公章，特殊情况

须经公司总经理书面签字批准，并将使用情况及时反

馈印章保管人。

③ 须经法人代表签字的文件加盖公章，原则上要由法人

代表亲自签名，如有特殊原因不

能签名，必须有法人代表的委托书及委托人的签名方可

盖印。如遇紧急情况，可由印

章保管人电话请示后加盖公章，法人代表回来后要补

签。

4.4.2 分公司/项目印章管理

1) 分公司/项目印章，仅限于分公司/项目内日常管理事

务使用，不得对外签发文件、签署合同、协议。

2) 分公司/项目印章由分公司/项目人事行政专员管理、

登记，分公司/项目经理负责批准印章的使用。对外部

发文（业委会、开发商）印章申请单，需经总经理批

准同意方可用印。

3) 分公司/项目人事行政专员必须严格把好用印关，凡不

符合上述规定的，一律不准用印。由于用印管理不严

造成的责任，由项目负责人和人事行政专员承担。

4) 认真做好印章的管理工作，保证做到责任层层落实，

各分公司/项目负责人承担印章的管理责任。

5) 分公司/项目公章禁止使用范围

①不得擅自以分公司/项目名义对外签订各种协议书等

（经公司审批同意的除外）。

②不得对外签订担保书、承诺书。

③不得以分公司/项目名义下发员工任免文件。

④不得以分公司/项目名义擅自签订起诉书，合作意向、

合同书等（经公司授权者除外）。

⑤不得在空白纸张和空白介绍信上加盖公章。

4.4.3 财务用章管理

1) 公司财务专用章由公司财务总监保管；分公司/项目财

务专用章由分公司/项目会计保管。

2) 财务章仅限于财务使用，不得对外签发文件、签署合

同、协议等。

3) 财务对外所有报表、文件用印，须经财务总监、总经

理批准后方可用印。

4) 具体操作详见财务部《财务印鉴、专用章管理制度》。

4．5 用印要求

4.5.1 在落款处加盖的印章要端正、清晰，加印位置要“齐

年盖月”。

4.5.2 在带存根的公函、介绍信或证明信等处加盖印章要盖

两处，一处盖在公函连接线上，一处盖在单位落款处。

4.5.3 合同、协议要加盖骑缝章。

4．6 印章丢失

4.6.1 如印章丢失，印章保管人应立即向公司/分公司/项目

负责人报告，并及时报总经理办公室，由总经理办公

室负责登报声明作废。

4.6.2 分公司/分公司/项目负责人重新向总经理办公室提交

制作印章的请示，经总经理批准后制作。

4.6.3 公司将视情节严重程度，对保管人及所在单位相关负

责人作相应处理。

4.7 印章的停用

4.7.1 单位名称变更或机构撤销，印章即停止使用，停用的

印章应及时送交总经理办公室注销封存，并由办公室

发文通知有关单位，说明停用原因和时间。

4.8 印章的销毁

4.8.1 分公司/项目撤销、合并或更换名称，则该分公司/项

目的印章同时作废，总经理办公室应将该部门印章及

时收回，要及时进行登记注销封存。

4.8.2 销毁印章必须报总经理批准，由主管印章的人员监销，

并记录在原有刻章申请书上。

4.8.3 所有要销毁的废旧印章都要留下印模保存，以备查考。

4.9 印章使用情况检查

4.9.1 公司定期组织人员对各类公章的使用情况进行检查。

对违章使用印章者，公司将对印章保管人和责任人予

以处分，情节严重并导致不良后果者，将追究当事人

及其所在部门负责人之经济、法律责任。

5．0 相关支持文件与记录

5．1 《印章管理责任书》

5．2 《用章申请审批表》

5. 3 《公章/证件借用申请表》

5. 4 《财务印鉴、专用章管理制度》