加油卡管理业务流程

加油卡管理业务流程

一、 业务目标

1 经营目标

保证加油卡系统正常运行.

稳定和扩大客户群.

提升加油卡充值和消费量.

保证资金结算流程顺畅和资金安全.

2 财务目标

核算规范,确保销售收入及预收账款的真实、准确、完整.

保证加油卡系统的各项数据与财务数据的一致性.

3 合规目标

符合国家税收、金融及物价政策有关规定及股份公司内部规章制度要

求.

防止其他单位利用加油卡为个人套取现金.

二、 业务风险

1 经营风险

加油卡系统各类故障引起客户投诉和纠纷,影响股份公司声誉.

加油卡客户群流失.

缴存公司银行账户的现金充值额少于客户实际支付充值额,造成资金

损失.

2 财务风险

多记或少记预收账款和收入.

加油卡系统各类故障以及数据上传得不到保证而导致卡账与卡钱包

不匹配,造成财务数据不实和资金损失.

3 合规风险

违反税收、金融及物价管理法规及股份公司内部规章制度要求,受到

处罚.

利用加油卡为个人套取现金,损害股份公司形象.

三、 业务流程步骤与控制点

1 卡片管理

油品销售事业部设立制卡中心,由市场信息处、零售管理处负责管理,

对省市分公司卡片管理工作实施监督.依据中国石化加油卡密钥

管理系统章程,加强对加油卡密钥系统的安全管理,防范加油卡业

务风险.各级零售管理部门依据中国石化加油卡卡片管理办法,对

卡片订购、制卡、入库、领用以及黑卡、坏卡处理等进行记录.

售卡网点按规定向上级零管部门上报本地区所需用户卡数量,结合本

网点的实际情况做好用户卡的领用、保管和对外销售工作.

加油站对安装在本站的PSAM卡的跟踪管理和本站领用的员工卡、维

修卡、验泵卡的保管、使用,要有相关书面记录.员工卡交接要建

立规范的交接手续,由交接双方签字确认.验泵卡和维修卡由公司

零管部门指定的管理人员保管,不得随意挪做它用.

对卡片领、发、存、回收、上缴的台账要日清、月结、年转.日清、

月结、年转时进行卡片实物库存的盘点,将实际卡片库存与系统和

手工台账进行核对,如库存不符及时查明原因.提出处理意见报省

市分公司零售管理部门.

2 售卡充值网点的设立

地市公司零管部门根据售卡充值网点设立原则提出建议,上报省市分

公司零管、信息部门审批.

3 售卡充值

发卡网点营业员应按照加油卡章程审核用户开户有效证件及中国石

化加油卡业务申请表,并在各张表单上签名盖章后办理收款充值

手续.

售卡充值网点人员应使用本人的员工编号和口令登录系统,充值时,

先收款后充值,不允许空充值.用户以支票充值的,售卡充值网点

人员应先给用户开具支票收据,待支票确认生效后才能充值.

售卡充值网点应对当天收到的充值款额含工本费及手续费与加油卡

管理系统中显示的充值额以及打印的加油卡预收款日报表、发卡

网点业务日报表中的相关数字进行核对,核对不一致的必须查明

原因,原因不明的必须当天逐级上报省市公司相关部门予以解决.

城区及有条件的非城区售卡充值网点应及时将充值营业款投入保险

柜并每日缴存银行.银行收款凭据随加油卡预收款日报表及发卡

网点业务日报表由财务人员复核后进行账务处理.偏远的网点必

须每三天将充值营业款上缴银行.财务人员定期抽查售卡充值网

点,监控资金上缴情况,核对交款凭证,确保资金及时足额上缴.

加油卡清户退款.清户操作时售卡网点营业员必须收回该账户下持有

的所有加油卡,并与系统卡账核对.自售卡网点受理清户手续日起,

一个月后方可办理账务清算手续,个人用户清户时需出具身份证

件并留存复印件,单位用户清户退款时只能将款项退还到单位账

户上,不付现金.冻结户应由司法部门出具解冻通知书；代办清户

应出具有法律效力的证明,并出示代办人的身份证件,方可办理清

户手续.

4 加油卡加油

加油站每班营业终了,当值班长应负责对每个加油枪的当班加油

卡付油数与加油卡管控系统中显示的加油卡付油数核对一致后,

由交接双方当值班长签字认可,记账人员签字监交.

加油站每日编制销售日报表、付油日报表及打印管控系统的IC卡销

售日报副表,经上级零管部门审核后及时上报财务部门复核进行

账务处理,参见成品油零售业务流程控制点.

加油站每日按时上传加油卡付油记录数据,保证省市分公司加油卡管

理系统中的付油记录数据准确完整.发现数据异常,须填写故障单

报送运维部门及时维护,并填写加油卡付油差异表及时上报零管

部门.

5 财务核对

售卡充值业务核对.财务部门加油卡核算人员每日凭经加油卡售

卡充值网点负责人核实签字的加油卡预收款日报表及银行回单进

行售卡充值款审核并及时入账,相关会计凭证须由不相容岗位人

员稽核.

加油卡付油业务核对.财务部门加油卡核算人员应每日凭加油站

编制的加油站销售日报表、加油站付油日报表和管控系统打印的

IC卡销售日报副表,与管控系统内数据进行审核如有差异由零售

管理部门查明原因和账务处理.相关会计凭证须由不相容岗位人

员稽核.

加油卡付油交易数据错误处理.当加油卡系统产生错误交易时,信息

部门系统运维人员及时分析产生错误的原因,对错误交易记录进

行跟踪处理,建立加油卡系统交易数据错误记录台账,及时归集加

油卡错误交易记录.对确实无法更正处理的错误记录,由信息、财

务、零售三个部门确认,经经理签字报油品销售事业部批准后处

理.

内部核对.月度终了,各级财务部门应对财务账面加油卡业务充值额

及付油额分别与加油卡管理系统数据进行核对,发现不一致应会

同零管、信息部门查明原因,提出处理意见报分管副经理和总会计

师.

6 调价操作

所有IC卡加油站,在接到上级分公司调价通知后,在规定时间点对所

有加油机做下班、上班操作,手工抄好加油机累计数,并做一次日

常数据传输.

7 异地结算

加油卡异地加油,由油品销售事业部统一发起异地结算,每月向各省

市分公司下发上月的结算报表和仲裁调整表作为依据进行线外财

务结算.

8 监督检查

信息部门及零管部门负责通过加油卡系统对售卡充值网点和加油

卡付油油站的班结日结操作进行日常检查,信息部门提供各油站班

结日结情况统计信息给零管部门,零管部门具体负责管理督促,并

对加油站数据上传情况进行监控.各级财务部门对加油站、发卡网

点每日的账款及时上缴情况进行监督.

信息部门每日对系统数据进行监控,对未上传数据情况、数据异变情

况、卡账卡钱包匹配情况以及系统账与财务账的匹配情况做出分

析汇总记录,并交给零售、财务部门.

零管部门会同信息部门和财务部门定期分析加油卡系统、业务运行中

存在的各种问题,并提出处理意见.

9 运行维护

加油站和发卡网点建立规范的故障上报机制.遇到问题做到及时上报,

对故障维护情况要有记录,相关签字和手续要齐全.

信息部门每月对系统故障原因进行分析总结,并对常见的故障制订相

应的预案.

省市分公司在与当地集成商签署涉及加油卡系统有关运行维护方面

的合同时,需经油品销售事业部审批后方可实行.

10 系统培训

省市分公司按照加油卡工程培训大纲对加油卡系统运维和应用人员适

时培训,在系统升级时必须及时将有关升级信息传递到相关人员,

确保其准确操作加油卡系统.

四、 相关制度目录制度后标号为内控手册配套规章制度目录索引号

1 印发中国石化加油卡系统营运管理制度2005版的通知石化股份销

办〔2005〕143号