会计档案管理制度(范本)

会计档案管理制度（范本）

第一条 制定目的

为了建立会计档案的立卷、归档、保管、移交、查阅和销毁等管理制度，保

证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防会计数据毁损、散失和泄密。

根据国家相关法律法规制定本办法。

第二条 责任单位

（一）公司下属子公司应参照本细则管理会计档案。各单位必须加强对会计

档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制

度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

（二）公司财务部门和档案管理部门共同负责公司会计档案工作的指导，监

督和检查。

第三条 会计档案范围

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录

和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿以及

其他会计账簿。

（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附

注及文字说明、其他财务报告。

（四）其他类：

1.文书部分

（1）各种经济合同、协议、担保书契约及其附件；

（2）年度财务计划，年度财务工作计划，年度财务工作总结，年度财务决

算编审工作的要求，财政、财务工作会议文件及资料；

（3）各种财务分析资料（包括资金分析、经济活动分析、成本情况分析）；

（4）各种调查报告和典型经验；

（5）资信证明；

（6）重点工程决算资料；

（7）财会部门会议记录本；

（8）各种投标保函；

（9）城建制划转、撤销、合并单位的全部交接资料。

2.报表部分：年度各项经济技术指标完成情况报表（包括统计、质量、劳动

工资、安全生产、设备情况、科技成果及效益等）；副食月报表；劳保统筹报表；

财务大检查报表；社会公司购买力报表；国库券和其他债券分配和统计报表；会

计人员统计表；会计人员考试情况统计表；会计从业资格证书登记表；职称评定

审批表；会计达标升级申报、验收、审批表；先进会计审批表；报废后的固定资

产卡片；各种台账等。

以上这些会计资料和报表，由经办人在每一项业务完成时及时整理存档；也

可以年度一次整理，分别装订。存档前，要经财会部门负责人签字后方能存档。

第四条 会计档案管理总原则

（一）公司财务部门每年形成的会计档案，由财务部按照公司档案归档制度

的要求，负责整理立卷，装订成册，并编制会计档案保管清册。

（二）当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务部保管一年，期满

之后，由财务部编制会计档案移交清册，移交公司总办综合档案室统一保管，子

公司未设立档案室的，应由所在单位在财务部门指定专人保管，出纳人员不得兼

管会计档案。

（三）移交档案室保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需

要拆封重新整理的，档案室应当会同财务部经办人员共同拆封整理，以分清责任。

（四）立卷归档的会计凭证、账簿、报告（报表）及其他有关会计材料必须

要完整、准确，组卷要整齐、规范，并按档案分类顺序编号。会计档案的保管设

备及档案装具要符合国家要求。

（五）档案室保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经公司主管领导及

财务部负责人批准后，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制

会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

（六）会计档案的保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限分为3年、

5年、10年、15年、25年5类。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第五条 电算化会计档案管理制度

会计档案是会计资料的历史文件，公司实行会计电算化工作后，会计资料的

存储方式有了重大变化，从单纯的纸介质变成各种磁性介质，为此，制定公司电

算化会计档案管理制度。

(一)电算化会计档案的内容

电算化会计档案，包括存储在计算机中的会计数据(以磁性介质或光盘存储

的会计数据)和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计数据是指记账凭

证、会计账薄、会计报表(包括报表格式和计算公式)等数据，以及会计软件系统

开发运行中编制的各种文档和其他会计资料。

(二)电算化会计档案的保存期限

会计档案的保存期限按现行制度规定的各种档案存放时间保管。通过计算机

计算打印输出的各类帐薄、凭证清单等视同原手工登记的帐薄等会计资料进行保

管。由机器打印输出的会计档案发生缺损时，须补充打印，并由操作人员在打印

输出文件上签字盖章。会计电算化系统开发的全套文件档案资料视同会计档案进

行管理，保存期限最低截止至该系统停止使用或重大更改后三年。

(三)电算化会计档案存放要求

会计档案存放做到“八防”，即：防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、

防高温、防强磁场、防冻。会计数据的备份软盘应分别存放在三个不同地点，并

定期复制。

(四)电算化会计档案借阅制度

本单位人员借阅由财务负责人批准；外单位人员借阅需持介绍信经单位领导

批准后办理借阅手续。任何人不得擅自将会计档案带离档案室，不得泄露会计核

算软件资料，未经许可不得复制，转移、更不准进行删改、更换内容。

第六条 公司合并、分立与解散的会计档案管理

（一）公司下属子公司因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止

和办理注销登记手续之前形成的会计档案，由公司财务部派员协助终止单位的财

务部门进行整理立卷，装订成册，编制会计档案移交清册，经公司财务部主管审

核后移交综合档案室统一保管。

（二）公司下属子公司合并，其会计档案应由合并单位保管。

（三）公司下属子公司撤销解散后，其会计档案应由其主管公司接收、保管。

第七条 会计档案借阅的批准权限

（一）本单位财会部门内部人员借阅会计档案。会计档案存在财会部门的，

档案保管人员应及时提供；会计档案存在档案部门档案库的，到档案库借阅，档

案保管人员应及时提供。

（二）本单位其他部门借阅会计档案。会计档案存在财务部门的，要经财务

部门负责人批准，方能借阅；会计档案存在档案部门档案库的，要经财务部门负

责人批准，方能借阅。

（三）外单位人员借阅会计档案。要持单位介绍信，经公司主管领导批准，

方能借阅。

（四）借阅会计档案应在财会部门或档案部门的档案库（室）内查阅。须拿

出档案库（室）时要经档案部门和财会负责人批准，必须携带出单位的要经公司

主管领导批准。

（五）需要接触财会部门或档案库的会计档案，必须办理借阅手续，在“会

计档案借阅登记簿”上进行登记，归还时还应注明归还时间和利用效果。

（六）会计档案的销毁。由档案、审计和财会部门共同对应销毁的会计档案

进行鉴定，经公司主管领导审核后，编制“会计档案销毁清册”和“销毁清册审

批表”，方能销毁。

（七）总公司会计档案的销毁。由档案、审计和财会部门共同对应销毁的会

计档案进行鉴定，经总公司董事会审核后，编制“会计档案销毁清册”和“销毁

清册审批表”，并派人监销，方能销毁。

（八）会计部门保管的会计档案的销毁。应由会计部门编制“会计档案销毁

清册”和“销毁清册审批表”。经档案、审计部门鉴定、审批和见效。

（九）基层单位会计档案的销毁。应由财会人员编制“会计档案销毁清册”

和“销毁清册审批表”。经本单位负责人审查后，报经公司档案部门和财会部门

审查批准，并派人监销，方能销毁。

（十）会计档案保管期满时，其中有的原始凭证还有使用价值的，例如未了

结的债权、债务业务的凭证，应单独抽出另行立卷保管。直保管到确无实用价值

时再销毁。

第八条 会计档案移交

（一）负责会计档案的保管人员，应相对稳定。如果保管人员有变动，必须

办理交接手续后才能离开。交接时移交人与接替人应按会计档案目录逐一点交。

如发现会计档案有短缺，应由移交人负责找齐，如有丢失，移交人应查明原因，

承担责任。点交清楚后应由双方在移交表上签字。

（二）撤销单位的会计档案移交。被撤销单位的会计档案应经上级审计和财

务部门审查后，编制会计档案移交清册，上交上级档案或财会部门保管。

（三）被合并单位的会计档案移交。被合并单位应编制移交清册移交给并入

单位。双方经办人按移交清册进行点交后，双方经办人和负责人在移交清单上签

字，上级档案和财务部门派员监交。

第九条 会计档案的销毁

（一）保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：

1.由档案室会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁

会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、

销毁时间等内容。

2.公司主管领导及档案鉴定领导小组负责人在会计档案销毁清册上签署意

见。

3.销毁会计档案时，应当由档案鉴定小组和财务部共同派员监销。

4.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对

所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销

情况报告公司主管领导。

（二）保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭

证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷

的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。与正在建设

项目有关联的会计档案，保管期满也不得销毁。

第十条 本制度由公司财务部负责解释。

第十一条 本制度自批准下发之日起施行。