会计档案管理制度会计档案管理制度

会计档案管理制度会计档案管理制度

会计档案管理制度

第一章 总则

第一条 制定目的和内容：为了加强档案管理，统一会计档案管

理制度，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法

的规定》，结合本公司实际及内部管理需要，制定本制度。

第二条 本制度适用的范围，为会计档案管理部门。

第三条 本制度由公司财务负责人行使监察权力。

第二章 会计档案管理要求

第一条 会计档案由以下部分组成：

（一）会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他

会计凭证；

（二）会计账簿：包括总账、明细账、日记账和其它辅助账簿；

（三）会计报表：包括年度决算表、月报表和半年报表以及报表

附表、附注和会计情况说明书；

（四）会计事务所出具的审计报告、对银行会计报表、对税务报

表及税务资料；

（五）其它会计资料：银行对账单、发票或收据存根联、各种经

济合同、电脑备份及软件操作资料、相关学习会议资料、会计档案移

交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

第二条 会计档案的管理

公司会计人员为负责本公司的会计档案工作，负责会计资料收

集、整理、装订和管理，并设置专门的会计档案室，指定专人保管。

第三条 会计档案的整理

会计档案由形成档案的各部门和人员按照归档的要求，负责整理

立卷或装订成册，对同一年度的会计档案先按会计凭证、会计账簿、

会计报表和其他会计资料四大类别进行归类，对每一类中的会计档案

再根据不同保管年限和档案形成时间顺序分别进行整理、立卷、装订

成册。

一、会计凭证的整理

（一） 每月中旬之前应将上月的各种会计凭证分类按编号顺序

分本进行装订成册。

（二） 每本凭证要求折叠整齐，凭证编号连续，附件齐全，每

本凭证订牢不松。

（三） 每本凭证应加制封面、封底，凭证封面和每册凭证背脊

对各栏内容必须填写齐全，盖章清晰。

（四） 装订好的凭证应套上凭证盒，并填写好凭证盒上各栏内

容。

目代号和科目名称，更改对是否划红线盖名章，空页、空格是否按规

定写明“空页”字样，年终封账是否划上红线，年末余额是否按规定

结转下年并在摘要栏注明“结转下年度”字样，账页流水编号是否连

续不断。

（二） 账簿装订要求订牢不松，折叠整齐，不缺不漏，账页多

的科目应单独分册装订，账页少的科目可与其他科目账页合并装订，

多科目账页合并装订时，同一科目的账页应集中在一本账册内，不能

将其分散装订在多本账册中。

（三） 电脑账应在每个会计年度终了2个月后分类打印装订成

册，并加盖名章。

三、会计报表的整理、装订

（一） 在办完年终决算的第二个月应对各种报表进行整理、装

订，检查报表是否齐全，张数有否短缺，名章是否盖全。

（二） 各种月度报表应按月装订成册，年度决算报表应单独装

订成册。

（三） 分册制作报表目录，加制封面封底，封面上填明单位名

称，会计年度，所属月份，报表名称，盖妥装订人员的骑缝名章。

四、其他会计资料的整理 平时应做好其他会计资料的收集、积

累和保管工作，根据其他会计资料的不同类型，分别按照上述会计凭

公司的当年会计档案在会计年度终了后，可暂由会计人员保管一

年，期满之后，各种会计档案移交给公司会计档案室，不得自行封包

保存。采用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出的纸质会计

档案，做到妥善保管、存放有序、查找方便，保证会计档案的完整无

缺，并严格执行安全保密制度。

第五条会计档案保存要求：

一、防止档案的损坏，延长档案使用寿命，维护档案安全。

二、做好档案的防火、防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防

鼠害、防高温、防强光等工作。

第六条 会计档案的保管年限

序号 档案名称 保管期限 备 注 一 会计凭证类 ? ? 1 原始凭

证 15年 ? 2 记账凭证 15年 ? 3 汇总凭证 15年 ? 二 会计账簿

类 ? ? 4 总账 15年 包括日记总账 5 明细账 15年 ? 6 日记账 15

年 现金和银行存款日记账保管25年 7 固定资产卡片 ? 固定资产报

废清理后保管5年 8 辅助账簿 15年 ? 三 财务报告类 ? 包括各级

主管部门汇总财务报告 9 月、季度财务报告 3年 包括文字分析 10

年度财务报告（决算） 永久 包括文字分析 四 其他类 ? ? 11 会计

移交清册 15年 ? 12 会计档案保管清册 永久 ? 13 会计档案销毁清

册 永久 ? 14 银行余额调节表 5年 ? 15 银行对账单 5年 ?

第七条 会计档案的查阅

由于工作需要调阅会计档案，须遵守下列规定：

一、公司内部人员需调阅会计档案，必须填写“会计档案查阅

申请单”，先由本部门负责人签字后，再由会计档案管理部门负责人

签章同意后，方可调阅；其中，机密级以上档案经会计总监或总经理

签字同意后，方可调阅。

二、审计、财税部门因审计和查账事项需调阅会计档案时，应出

具审计或查账公文，并由公司接待部门填写“会计档案查阅申请

单”，申请单经公司会计档案管理部门负责人签章同意后，方可查

阅；其中，机密级以上档案的调阅，须经会计总监批准。

三、公安、检察、法院、工商等部门因对理相关案件需调阅会计

档案时，应出具 正式公文或介绍信，经公司法务部门审核认可后填写

“会计档案查阅申请单”， 经会计档案管理负责人签章同意后，方可

查阅。查阅取证时可以抄录、照相或复印，但不得将档案带走。

四、外单位人员调阅档案，需由会计部门人员陪同，查阅完毕，

应立即归还档案室。向外单位提供利用时，须经本单位主管领导及会

计负责人签字批准，会计档案原则上不得借出。

五、查阅档案时，严禁拆散原卷并不得把档案原件抽走、涂改、

勾划或损坏，查阅后，应由查阅人在档案封底备查栏内注明日期和原

因。

第八条 会计档案的鉴定和销毁

经鉴定后需要销毁的会计档案应由会计档案管理员提交销毁申请

报告，并造具“会计档案销毁清册”，经会计档案主管部门和稽核部

门审核后按法定程序销毁。

三、撤消、合并时，会计档案应随同单位的全部档案本并移交

指定的单位，并按规定办理交接手续。

四、会计档案销毁时，会计档案主管部门和稽核部门应派专人

到现场监督整个销毁过程。

第三章 会计电算化要求内容

会计档案包括书面档案和磁盘档案，内容是所有的会计文件和会

计凭证、会计账簿、会计报表等书面形式的会计核算资料。

第一条 书面会计档案管理

一、会计档案存档手续：打印输出的凭证、账册、报表，必须有

会计主管的签章才能存档保管。

二、打印输出的凭证、账册、报表等书面形式的会计档案按《会

计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。

签字盖章， 装订成册，年终将现金和银行日记账按照顺序装订成册，

并加盖封印，妥为保管。

二、转账凭证的输入和保管，有关会计人员应及时将审核无误的

原始凭证，输入计算机。机制凭证在输入计算机后要打印输出，妥为

保管。

四、科目汇总表、账簿打印时间。

（一）现金、银行日记账每月打印一次。

（二）银行余额调整表每月打印一次。

（三）总分类账和各种明细分类账每年打印一次。

（四）会计报表、计算表、分析表，按要求和时间打印。

第三条 电算化数据备份管理

一、必须经常进行会计核算数据的备份工作，避免意外和人为

的错误造成数据丢失；发生会计数据丢失时，必须及时用备份数据进

行恢复。

二、需要做备份的文件包括系统设置文件、科目代码文件、期初

余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。

三、凭证及总分类账、明细分类账、报表等需要备份的数据视同

会计资料按月备份，交会计档案保管员分别放置在不同的地方妥为保

管。

五、必须加强会计档案的保密工作，任何人不得伪造、非法涂改变

更、故意毁坏数据文件、账册、备份磁盘等。

以下资料为赠送资

料：

《滴水之中见精神》主题班会教案

活动目的：教育学生懂得“水”这一宝贵资源对于我们来说是极为珍贵的，每

个人都要保护它，做到节约每一滴水，造福子孙万代。

活动过程：

1.主持人上场，神秘地说：“我让大家猜个谜语，你们愿意吗？”大家回

答：“愿意！”

主持人口述谜语：

“双手抓不起，一刀劈不开，

煮饭和洗衣，都要请它来。”

主持人问：“谁知道这是什么？”生答：“水！”

一生戴上水的头饰上场说：“我就是同学们猜到的水。听大家说，我的用

处可大了，是真的吗？”

主持人：我宣布：“水”是万物之源主题班会现在开始。

水说：“同学们，你们知道我有多重要吗？”齐答：“知道。”

甲：如果没有水，我们人类就无法生存。

小熊说：我们动物可喜欢你了，没有水我们会死掉的。

花说：我们花草树木更喜欢和你做朋友，没有水，我们早就枯死了，就不

能为美化环境做贡献了。

主持人：同学们，听完了这个快板，你们说水的用处大不大？

甲说：看了他们的快板表演，我知道日常生活种离不了水。

乙说：看了表演后，我知道水对庄稼、植物是非常重要的。

丙说：我还知道水对美化城市起很大作用。

2.主持人：水有这么多用处，你们该怎样做呢？

（1）（生）：我要节约用水，保护水源。

（2）（生）：我以前把水壶剩的水随便就到掉很不对，以后我一定把喝剩

下的水倒在盆里洗手用。

（3）（生）：前几天，我看到了学校电视里转播的“水日谈水”的节目，

很受教育，同学们看得可认真了，知道了我们北京是个缺水城市，我们再不能

浪费水了。

（4）（生）：我要用洗脚水冲厕所。

3.主持人：大家谈得都很好，下面谁想出题考考大家，答对了请给点掌

声。

（1）（生）：小明让爸爸刷车时把水龙头开小点，请回答对不对。

（2）（生）：小兰告诉奶奶把洗菜水别到掉，留冲厕所用。

（3）一生跑上说：主持人请把手机借我用用好吗？我想现在就给姥姥打个

电话，告诉她做饭时别把淘米水到掉了，用它冲厕所或浇花用。（电话内容略

写）

（4）一生说：主持人我们想给大家表演一个小品行吗？

主持人：可以，大家欢迎！请看小品《这又不是我家的》

大概意思是：学校男厕所便池堵了，水龙头又大开，水流满地。学生甲乙

齐：主动关好。

小记者：同学们，你们好！我想打扰一下，听说你们正在开班会，我想采

访一下，行吗？

主持人：可以。

小记者：这位同学，你好！通过参加今天的班会你有什么想法，请谈谈好

吗？

答：我要做节水的主人，不浪费一滴水。

小记者：请这位同学谈谈好吗？

答：今天参加班会我知道了节约每一滴水要从我们每个人做起。我想把每

个厕所都贴上“节约用水”的字条，这样就可以提醒同学们节约用水了。

小记者：你们谈得很好，我的收获也很大。我还有新任务先走了，同学们

再见！

水跑上来说：同学们，今天我很高兴，我“水伯伯”今天很开心，你们知

道了有了我就有了生命的源泉，请你们今后一定节约用水呀！让人类和动物、

植物共存，迎接美好的明天！

主持人：你们还有发言的吗？

答：有。

生：我代表人们谢谢你，水伯伯，节约用水就等于保护我们人类自己。

动物：小熊上场说：我代表动物家族谢谢你了，我们也会保护你的！

用水的人增多了，人人争做节水小标兵

以下资料为赠送资料：

《滴水之中见精神》主题班会教案

活动目的：教育学生懂得“水”这一宝贵资源对于我们来说是极为珍贵的，每

个人都要保护它，做到节约每一滴水，造福子孙万代。

活动过程：

1.主持人上场，神秘地说：“我让大家猜个谜语，你们愿意吗？”大家回

答：“愿意！”

主持人口述谜语：

“双手抓不起，一刀劈不开，

煮饭和洗衣，都要请它来。”

主持人问：“谁知道这是什么？”生答：“水！”

一生戴上水的头饰上场说：“我就是同学们猜到的水。听大家说，我的用

处可大了，是真的吗？”

主持人：我宣布：“水”是万物之源主题班会现在开始。

水说：“同学们，你们知道我有多重要吗？”齐答：“知道。”

甲：如果没有水，我们人类就无法生存。

小熊说：我们动物可喜欢你了，没有水我们会死掉的。

花说：我们花草树木更喜欢和你做朋友，没有水，我们早就枯死了，就不

能为美化环境做贡献了。

主持人：下面请听快板《水的用处真叫大》

甲说：看了他们的快板表演，我知道日常生活种离不了水。

乙说：看了表演后，我知道水对庄稼、植物是非常重要的。

丙说：我还知道水对美化城市起很大作用。

2.主持人：水有这么多用处，你们该怎样做呢？

（1）（生）：我要节约用水，保护水源。

（2）（生）：我以前把水壶剩的水随便就到掉很不对，以后我一定把喝剩

下的水倒在盆里洗手用。

（3）（生）：前几天，我看到了学校电视里转播的“水日谈水”的节目，

很受教育，同学们看得可认真了，知道了我们北京是个缺水城市，我们再不能

浪费水了。

（4）（生）：我要用洗脚水冲厕所。

3.主持人：大家谈得都很好，下面谁想出题考考大家，答对了请给点掌

声。

（1）（生）：小明让爸爸刷车时把水龙头开小点，请回答对不对。

（2）（生）：小兰告诉奶奶把洗菜水别到掉，留冲厕所用。

（3）一生跑上说：主持人请把手机借我用用好吗？我想现在就给姥姥打个

电话，告诉她做饭时别把淘米水到掉了，用它冲厕所或浇花用。（电话内容略

写）

（4）一生说：主持人我们想给大家表演一个小品行吗？

主持人：可以，大家欢迎！请看小品《这又不是我家的》

大概意思是：学校男厕所便池堵了，水龙头又大开，水流满地。学生甲乙

丙三人分别上厕所，看见后又皱眉又骂，但都没有关水管，嘴里还念念有词，

小记者：同学们，你们好！我想打扰一下，听说你们正在开班会，我想采

访一下，行吗？

主持人：可以。

小记者：这位同学，你好！通过参加今天的班会你有什么想法，请谈谈好

吗？

答：我要做节水的主人，不浪费一滴水。

小记者：请这位同学谈谈好吗？

答：今天参加班会我知道了节约每一滴水要从我们每个人做起。我想把每

个厕所都贴上“节约用水”的字条，这样就可以提醒同学们节约用水了。

小记者：你们谈得很好，我的收获也很大。我还有新任务先走了，同学们

再见！

水跑上来说：同学们，今天我很高兴，我“水伯伯”今天很开心，你们知

道了有了我就有了生命的源泉，请你们今后一定节约用水呀！让人类和动物、

植物共存，迎接美好的明天！

主持人：你们还有发言的吗？

答：有。

生：我代表人们谢谢你，水伯伯，节约用水就等于保护我们人类自己。

动物：小熊上场说：我代表动物家族谢谢你了，我们也会保护你的！

花草树木跑上场说：我们也不会忘记你的贡献！