租赁公司客户信用档案建立与管理制度

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租赁公司客户信用档案

建立与管理制度

本制度的编制是为了建立完善的客户档案管理系统和客户管理

规程，对于提高租赁效率，扩大市场占有率，与交易伙伴建立长期稳

定的业务联系，指导租赁公司的信用档案建立与管理。

一、 客户档案管理对象

客户档案管理的对象就是你的客户，即企业的过去、现在和未来

的直接客户与间接客户。它们都应纳入企业的客户管理系统。

1. 从时间序列来划分：包括老客户、新客户和未来客户。以未

来客户和新客户为重点管理对象。

2. 从交易过程来划分：包括曾经有过交易业务的客户、正在进

行交易的客户和即将进行交易的客户。对于第一类客户，不能因为交

易中断而放弃对其的档案管理；对于第二类的客户，需逐步充实和完

善其档案管理内容；对于第三类客户，档案管理的重点是全面搜集和

整理客户资料，为即将展开的交易业务准备资料。

3. 从客户性质来划分：包括政府机构、特殊公司（与本公司有

特殊业务等）、普通公司、顾客（个人）和交易伙伴等。这类客户因

其性质、需求特点、需求方式、需求量等不同， 对其实施的档案管

理的特点也不尽相同。

4. 从交易数量和市场地位来划分：包括主力客户（交易次数多、

交易量大等），一般客户和零散客户。不言而喻，客户档案管理的重

.

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点应放在主力客户上。

二、客户管理内容

1. 客户基础资料。即企业所掌握的客户的最基本的原始资料，

是档案管理应最先获取的第一手资料。这些资料，是客户档案管理的

起点和基础。客户资料的获取，主要是通过业务员进行的客户访问搜

集起来的。在档案管理系统中， 大多是建立客户卡或客户管理卡的

形式出现。

客户基础资料主要包括客户的名称、地址、电话；个人性格、嗜

好、家庭、年龄等方面；创业时间、与本公司交易时间、资产实力等

方面。

2. 客户特征。发展潜力、经营观念、经营管理特点等。

3. 业务状况。主要包括目前及以往的建筑业务情况、租赁实绩、

与本公司的业务联系及合作态度等。

4. 交易活动现状。主要包括客户的租赁状况、存在的问题、保

持的优势、未来的对策等。

三、客户档案管理方法

1. 建立客户档案卡。作为客户档案管理的基础工作，是建立客

户档案卡（又称客户卡、客户管理卡、客户资料卡等）。采用卡的形

式，主要是为了填写、保管和查阅方便。

客户档案卡主要记载各客户的基础资料，这种资料的取得，主要有三

种形式：

① 业务员进行市场调查和客户访问时整理汇总。

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②向客户寄送客户资料表， 请客户填写。

③委托专业调查机构进行专项调查。然后根据这三种渠道反馈的

信息，进行整理汇总，填入客户档案卡。

在上述三种方式中，第一种方式是最常用的。第二种方式由于客

户基于商业秘密的考虑，不愿提供全部详实的资料，或者由于某种动

机夸大某些数字（如实力等），所以对这些资料应加以审核。但一般

来将，由客户提供的基础资料绝大多数是可信的且应比较全面。第三

种方式主要是由于用于搜集较难取得的客户资料，特别是危险客户的

信用状况等，但需要支付较多的费用 。

2. 客户分类。利用上述资料，将企业拥有的客户进行科学的分

类，目的在于提高租赁效率，促进企业营销工作更顺利地展开。

客户分类的主要内容包括：

① 户性质分类。分类的标识有多种，主要原则是便于租赁业

务的展开。如按顾客的实际情况，客户是政府投资公司、央企、开发

商，还是个人，确定客户等级标准，将现有客户分为不同的等级，以

便于对客户进行租赁价格管理和款回收管理。

② 户等级分类。根据实际情况，确定客户等级标准，将现有

客户分为不同的等级，以便于进行租赁管理和款回收管理。

3. 客户构成分析。利用各种客户资料，按照不同的标识，将客

户分类，分析其构成情况，以从客户角度全面把握本公司的业务状况，

找出不足，确定业务重点，采取对策，提高租赁效率。

客户构成分析的主要内容包括：

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① 业务构成分析。根据租赁额和市场实际情况，分析在公司

的租赁额中和市场中，各类等级的客户所占比重。并据此确定未来的

业务发展重点。

② 租赁物构成分析。通过分析企业总业务量中和租赁市场发

展情况，各类租赁物所占的比重，以确定对不同客户的租赁重点和对

策。

③ 客户信用分析。在客户信用等级分类的基础上， 确定对不

同客户的交易条件、信用限度和交易业务处理方法。

四、客户信用分级管理

1、依据前期的档案建立和信用分析对客户进行分级，分为A、B、

C三级。

2、分级的标准

分类权评价项目 级别分类 备注

重

客户

实力 潜力 其他 A B C

社会口碑累计租赁

与信用 额

付款

情况

合计

（分）

10分 15分 20分 15分 30分 10分 90分 80分 70分

说明：1、累计租赁额对于老客户按实际填写，历年累计最高的客户为15分，其他客户根据

比例进行打分，新客户按照10分计； 2、其他分值业务员根据实际情况进行综合填写；3、

各客户合计分值达到90分及以上为A级，达到80分及以上为B级，达到70分及以上为C

级。

3、分级管理

①A级客户为优质客户，在租赁价格、回款方式、回款周期上可

以在市场情况下给予优惠，并且优先满足此类客户的租赁需求；

③ B级客户为较优客户，在租赁价格方面可以按照市场最低

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价执行，回款方式现金转帐和抵压房屋等可以选择，回款周期严格合

同执行；

④ C级客户为一般客户或有些许污点客户，租赁价格按照市

场价格执行，租赁款只能采用现金转帐，不能采用其他抵压或抵扣方

式，其他严格按照合同执行。

⑤ C级以下的客户，一般为不诚信客户或经济出现较大状况

客户，些类客户尽量回避，不进行合作。

为了便于分级制度的执行，可以附表列出各级具体的执行政策，

经批准后，即可对照执行。

五、客户档案管理应注意问题

在客户档案管理过程中， 应注意下列问题：

1. 客户档案管理应保持动态性。客户档案管理不同于一般的档

案管理。如果一经建立，即置之不顾，就失去了其意义。需要根据客

户情况的变化，不断地加以调整，消除过旧资料；及时补充新资料，

不断地对客户的变化，进行跟踪记录。

2. 客户档案管理的重点不仅应放在现有客户上，而且还应更多

地关注未来客户或潜在客户，为企业选择新客户，开拓新市场提供资

料。

3. 客户档案管理应“用重于管”，提高档案的质量和效率。不能

将客户档案束之高阁，应以灵活的方式及时全面地提供给业务人员和

有关人员。

确定客户档案管理的具体规定和办法。客户档案不能秘而不宣，

.

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但由于许多资料公开会直接影响与客户的合作关系，不宜流出企业，

只能供内部使用。所以，客户档案应由专人负责管理，并确定严格的

查阅和利用的管理办法。

六、档案管理要求

1、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特

制定本制度。

2、归档范围：集团公司档案管理制度、公司的规划、年度计划、

统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、

会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考

价值的文件资料。

3、公司的档案管理由办公室档案室档案管理员负责。

4、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐

全完整、安全保密和使用方便。

5、资料的收集与整理

① 公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：

每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

②在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该

归档的原始资料。各主管部门应积极配合与支持。

③凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

④ 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。

凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

⑤档案管理员根据集团公司归档管理制度实施档案归档整理。

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6、资料的分类与归档

①公司档案资料的分类依据集团归档管理制度的有关规定执

行。

②公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此

规定范围内。

7、档案的借阅

①总经理、副经理、办公室主任借阅非密级档案可直接通过档

案管理员办理借阅手续。

②因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门

经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室核批。

③公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案

禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经

审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须

由总经理或分管副经理批准。总经理因公外出时可委托副经理审批，

具体按委托书的内容执行。

⑥ 档案借阅者必须做到：

a.爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

b.注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

8、档案的销毁

①公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

②当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资

料销毁审批表》交总经理审核，经总经理批准后执行。

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③凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的

档案资料，由副经理批准后方可销毁。

④经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的

《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归

档。登记表永久保存。

⑤在销毁公司档案资料时，必须由总经理或副经理或办公室主

任指定专人监督销毁。

本制度从发布之日起执行。