会议通知格式及范文(最新)

会议通知格式及范文

一、什么是召开会议的通知

通知是各种党和政府的部门、机关、单位向下级机关、部门、单位或工作人

员传达上级指示，要求做什么事情时，所常使用的一种样式。同级对同级有什么

事情需要告诉，有什么活动需要对方参加，主管部门也可以发通知。

通知的样式，在机关中常用的有如下五种：①召开会议的通知；②布置工作

的通知；③交流情况或的通知；④转发请示、报告和意见的通知；⑤传达领导意

见，任免干部，发布行政法规的通知。不论我们写哪一种样式的通知，在写作中

都要把下列几项内容写清楚：被通知者的单位或个人名称或姓名，发出通知的目

的和要求，通知的事项，发通知的单位名称和时间。

会议通知是上级对下级、组织对成员布置工作、传达事情召开会议之前广泛

应用的书面通知中的一种。

二、怎样写好召开会议的通知

执笔人在写这种通知之前，要问清楚会议的详细内容。这些内容一般包括被

通知的单位或个人，会议的名称，开会的时间、地点，要求参加会议者会前办什

么事情等。此外，还要掌握召开会议的通知的结构、方法。

一篇完整的会议通知，包括如下几部分：

第一部分，标题。写在第二行中间，字略大一点。标题有三种写法：一是只

写“通知”二字；二是紧急或重要事情，可以写成“紧急通知”或“重要通知”

借以引起人们重视；三是把发文单位、名称、会议的主要内容和文种也写进去。

第二部分，称呼。写被通知者的单位名称或者姓名，称呼的写法有两种：一

种写在第二行或第三行，顶格写，称呼后面加冒号（：），另一种是写在正文的下

面一行第三、四格，写“此致”二字，接着另起一行顶格写被通知者的单位和姓

名，“此致”后不要加标点符号。这种通知，被通知者见通知后要在自己的名字后

边写一个“知”字，重要的会议多用此种通知方法。“此”，这，指“通知”，“致”，

给与送达。

第三部分，正文。从标题下第二行，空两格写通知的内容，这是通知的主要

部分。召开会议的通知要把开会的时间、地点、什么人参加、开什么会、会前要

做好哪些准备工作等内容写清楚。如果内容多，可分段或分条来写。

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第四部分：署名和日期。分两行写于正文右下方第三、四行处。如果通知以

公文形式下达，则要加盖公章。

书面会议通知范文：

关于召开机关各部门2011年2012年工作打算会的通知 机关各部门：

为深入查找2011年机关各部门工作不足，便于安排布署2012年机关各项工

作，经研究决定，我局将于近期召开机关各部门2011年工作总结、2012年工作

打算汇报会。要通过此次会议，查找工作不足、总结管理经验、强化发展共识、

明确责任事项，为实现企业快速发展、科学发展、和谐发展奠定基础。

一、会议时间：年月日时

二、会议地点：XX大院XX会议室

三、会议主要内容

机关各部门负责人汇报2011年各项工作任务完成情况以及2012年具体工作

打算。

四、参加会议人员

局领导、专员、监事会主席，机关各部门（含机关附属部门）全体工作人员。

五、有关要求

（一）与会人员要准时参加会议，无特殊情况不得请假。机关各部门到会场

签到后，必须报送汇报材料一份，用于2012年度效能监察。

（二）机关各部门要高度重视此项工作，工作总结要客观实际，真正查找到

工作的不足。工作安排要站在加强自身建设、提高行政能力，特别是有效发挥机

关部门监督职能的角度，结合部门优势和业务特点，创新性地确定今年的工作目

标和任务。汇报中要列出主导性和创新性工作的实施步骤和时间进度。

（三）汇报材料形成后，要组织本部门人员座谈讨论、认真修改、提高质量，

坚决防止言之无物、偏而盖全。汇报材料字数在1600字左右，汇报时间控制在8

分钟以内。

望相互转告，届时准时参考！

XXX办公室

XX年X月X日

答复函格式范文

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答复函是对询价函的回复。答复函也由开头、正文、结尾三部分组成。◇开

头

与普通书信一样，其顶格书写称谓，即询价者的尊称。称谓后面加冒号。◇

正文

分三步完成：回答询价函中的问题，有问必答；以热情的口吻欢迎对方尽快

订货；可提供一些对方所问范围之外的，既体现了服务的热情与周到，也可起到

一定的促销作用。

◇结尾

要年、月、日俱全。

××××商贸公司：

感谢你们八月十三日的询问信。我们很高兴对皮鞋、皮包向您们报价。前封

函中我们已说清了可以立即从仓库发货的品种。至于其他品种，我们所说的发货

日期只是大概的估计，但不会超过所说日期一个月。

我们报价的所有品种都由高质量皮料制成，设计多样，色彩丰富，是可以满

足像您们这种高级时髦贸易的要求。

盼望收到您们的订货，并寄上商品目录一份，您们也许会对我们的其他一些

产品产生兴趣。它们包括皮手套和女用皮包。商品目录会给您们提供我们货物的

基本情况，但不可能对您们的所有问题一一作答。如蒙再次来信详细询问，我们

将乐意解答。

×××皮革制品营销部

20 ××年×月×日

我们知道，答复函(报价函)是针对询价函而写的，所以，答复函必须有针对

性，不能答非所问。

这封报价函，不仅有针对性，且措词十分得体。

因为是答复函，语气比询价函要谦恭一些。“很高兴"、“乐意”等词语的运用，

既是向对方表示良好的服务态度，又表达了对对方应有的尊敬。

另外，撰写者在有问必答的同时，也做到了留有余地。比如：“我们所说的发

货日期只是大概的估计，但不会超过所说日期一个月。”既回答了对方，又没把话

说死；既表明了自己的诚意，又为自己留下了回旋的余地。

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最后，在回答了对方的问题之后，撰写者还巧妙地向对方介绍了其他产品，

从而增加了信函的容量。

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