邀请函的格式有哪些

邀请函的格式有哪些

（一）邀请信的定义和作用

邀请信又叫邀请函、邀请书，是由会议的举办方或活动的主

办方发出的邀请有关单位或人员参加会议或活动的专用书信。

邀请信可广泛应用于各种社会活动、经济活动、学术活动。

属于社会活动的各种座谈会、联谊会、纪念活动，属于经济活动

的各种博览会、展销会、物资交流会、恰谈会，属于学术活动的

各种学术年会、讨论会、答辩活动等等，都需要邀请大量有关单

位和人士参加，都要使用邀请信这种专用书信。

（二）邀请信的特点

1.类似于请柬的约请性

在约请性这一点上，邀请信有些类似于请柬，但跟请柬也有

很大不同。这里主要区分一下它们的不同点。

首先，请柬所涉及的活动，通常规模比较小，邀请人员相对

再次，请柬文字简约，邀请信内容复杂。请柬只须写明什么

时间在什么地方开展什么活动，恭请谁人参加，就可以了。而邀

请信要详细写明活动的内容和方式。

2.类似于通知的告知性

邀请信的篇幅长长的，除活动的举办者、活动的名称、举办

活动的时间地点等要素之外，还要花大量的篇幅写明活动的具体

内容和运作方式，这一点类似于通知。但它跟通知也有一些不同

点。

首先，比通知的发送范围还要大。通知作为一种公文，通常

是在本系统、本行业、本领域之内流通，通常不会面向全社会。

各种文化搭台、经贸唱戏的“××节”，如茶叶节、武术节、牡

丹节、服装节等等，这些活动都需要大量邀请有关单位参加。本

节后所附沈阳国际汽车工业博览会邀请信就属此类。

2.邀请参加会议的邀请信

这种会议通常是开放性的会议，广邀天下相关人士参加，所

以发出的邀请信相当多，只求部分应邀请人士能够与会即可，不

像通知那样有确定的对象。本节后所附“中国经济前景国际研讨

会”的邀请函，即属此类。

3.邀请学者主持答辩的邀请信

这种邀请信一般用于高等院校或学术机构。硕士研究生或博

士研究生的论文答辩，要求必须有外单位的专家参与并主持。本

节后所附第三个例文，就属此类。

3.正文

这是邀请信最为重要的一部分，要将如下方面一一写明：

活动的名称、主办人、举办时间地点等，这是正文的开头部

分。

开展活动的背景、意义，活动主要项目及采取的主要方式，

以及种种与参与者有关的事项。这是正文的主体部分。

热情发出邀请，并作了一定的承诺。这是主体的结尾部分。

4.落款

在正文之后署名主办单位并加盖公章，再另起一行写明发信