藏器于身待时而动_政务环境下档案部门的机遇及模式思考

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藏器于身待时而动

———政务环境下档案部门的机遇及模式思考

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苏州大学社会学院档案系梅亮洁

摘要：档案部门一直在政府部门的领导下默默无闻地

更显亲密。另一方面，档案最基本的性质就是原始记录性，它

发挥着重要作用。随着政务信息日渐公开，给档案部门提供了，因而档案部门在

可以作为人们了解真相的资料或法律凭证

前所未有的机遇。把握这些机遇将给档案部门的发展产生深公众眼里具有比其他部门无法比拟的严肃性与真实感，社会

远影响。本文从机遇着手，探讨关于档案部门自身建设应该注公众对于信息的渴求，量是一个方面，但最重要的是信息的价

重的问题。值真实度，他们需要一个信得过的部门来公布，档案的真实记

关键词

：政务信息公开档案部门机遇建设

录性造就了档案部门的良好形象，因此，于“理”上，档案部门

也应当成为信息公开的主体机构。

一、政务信息公开及档案部门的机遇

从现实的情况来看

，许多地方意识到档案部门的特点，纷

２００７４

年月，《中华人民共和国政府信息公开条例》颁

纷将档案部门作为政务信息公开的场所。

２００５

年，甘肃将省、

布，条例对政府信息公开的范围和主体、方式和程序、监督和

市、县三级国家综合档案馆确定为政务信息公开场所，要求各

保障等内容作出了具体规定。政务信息公开从没有全国性的

地、各单位认真负责地向国家综合档案馆移送政务信息；规定

法规条文到明文强调“公开是原则，不公开是例外”，彰显了我

各地凡设立政务公开大厅或政务公开超市的档案馆

，同时要

国政务工作的法制化进程。政务信息公开是实行民主与法制

设立已公开现行文件查阅服务窗口

，最大限度地拓展广大人

的前提和基础，对促进经济发展及廉政建设有着极其重要的

民群众查阅政务信息的渠道。深圳在年也决定将市、区

２００５

作用

，是现代民主国家的一项必备制度。

两级档案馆作为政务信息公开场所，把向同级档案馆移送政

在政务信息公开的背景下，依法公开信息需要一个明确

务信息纳入本部门政务信息公开的日常工作，指定一名领导

的主体来执行

，然而到目前为止，我国政府信息公开却没有一

分管此项工作

，落实一名工作人员具体负责移送工作，保证及

个明确的公开机构。《中华人民共和国政府信息公开条例》第

时地向同级档案馆移送本部门的政务信息

，并在移送之前提

四条规定

，各级人民政府及县级以上人民政府部门应当建立

出可否公开的意见。施行于

２００６１１

年月日的《陕西省政府

健全本行政机关的政府信息公开工作制度，并指定机构负责

信息公开规定》确定各级国家综合档案馆是政府主动公开政

本行政机关政府信息公开的日常工作。这就造成信息公开往

府信息的形式之一。西安市人民政府在《关于认真贯彻陕西省

往政出多门

，各个部门均跃跃欲试，导致信息公开的机构重叠

政府信息公开规定的通知》中明确指出

“：市和区县档案馆作

和缺严肃性。在这种情况下

，抓紧落实一个明确的主体公开机

为查询、利用同级政府及其部门主动公开信息的主要场所，要

构是十分迫切的。笔者认为，无论于情于理，档案部门都是信

设置公共查阅室和资料索取点

，并为公众做好服务工作。”这

息公开的不二选择。档案部门之所以“条件”如此优越，有两个

些实践将会证明档案部门在政务信息公开中的积极作用。

方面的原因：一方面档案信息与政务信息具有“本是同根生”

二、由机遇引发的档案部门的自身思考

关系。关于政务信息

“，大文件”的概念十分切合其本质。所谓

（一）积极推行现行文件利用中心建设，做政务信息公开

的“大文件”

，指的是“组织或个人在社会活动中，为了相互联

的完美窗口

系、记载事务、处理事务、表达意志、交流情况而制作的又构成

文件中心能够在档案部门安家落户，笔者认为，这是两个

该项活动组成部分的记录材料用现代的话来说，文件就是人

（

方面的原因造就的。一方面，档案部门与文件部门具有血缘关

们为了在时间和空间上传递信息而制作的固定了信息的物

系，将现行文件中心纳入档案部门的规划建设，可以很好的发

体。”基于此，政务信息无非就是三种：现行文件、半现行文

）

①

挥档案部门人才、经验、管理方法的优势，为文件管理提供良

件、档案，且现行半现行文件最终均会随着文件运动而成为档

好的环境。另一方面，档案部门所保存的档案，我国《档案法》

案，这就使得于“情”上，档案部门与政府部门关系较其他部门

明确规定，档案自形成之日起满三十年向社会开放，这就使得

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档案部门的档案开放具有滞后性，即使与生产生活相关的经没有多少优劣之分。电子文件的出现实现了无纸化办公，使得

济、科学、技术文化等档案向社会开放的期限可以少于三十档案检索快速简便，但是对于有些用户来说，他们相对来说更

年，但具体的期限需由国家档案行政部门制定，报国务院批准加习惯于纸质档案的阅读，心理上更加认可纸质档案的凭证

实行最后公开的日期甚至公开的可能性都不得而知。档案法依据作用，档案部门如果一味地强调电子文件，不再留存纸质

，

规的制定是充分考虑档案的性质以保护档案的安全，但是对文本或根本不注重传统馆藏档案，他们的需求就得不到满足，

于公众来说，他们的现实需求与馆藏档案的利用时效的滞后造成信息不公。因此档案部门应当在注重利用先进的技术来

性是有矛盾的，如果不能很好的解决这个矛盾，公众的档案意改造传统档案馆（室）时，也应当同时注重馆藏的建设。

识将会淡化，这对于档案部门的建设十分不利。事实上，这种第二，信息本身应用机会的公平，即信息除了重要的机密

矛盾是可以化解的，即通过建立现行文件利用中心来主动破《档案法》规定，我国档案性文件，其他的文件均向公众开放。

解档案部门面对公众需求的尴尬局面。年月，国家档馆是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面利用档案史

２００２７

案局局长毛福民在全国档案工作服务机制创新座谈会上提料的中心

出，地方档案馆要面向社会和群众有准备的开放现行文件，增，利用它不是少数人的专利特权，而是全体公

强老百姓对党和国家的信任，给老百姓带来真正的实惠。目前民受法律保护的基本权利。档案部门与其他部门有不同点，那

现行文件利用中心在我国许多档案部门得到很大重视，各地就是有开放与保密的两种情况，因此公民权利的实现，一方面

档案馆先后建成文件服务中心。现行文件中心对于我国档案受到档案本身的文件运动的制约，另一方面受到不同档案人

部门的意义员对于法律、法规、政策的理解程度和执行度的限制。笔者认

，将在政务公开背景下愈发重要。

政务信息公开是政务工作的一个重中之重

，也是最为亲为，这两个方面建立在档案人员职业道德基础之上。维护公众

民的举措。现行文件中心的建立平等利用档案信息的权利

，顺应了政务工作的要求，集，是档案人员职业道德的一个重要

中收集保管党政机关、社会团体、企事业单位与公众有关的政

策性、法规性、公益性、服务性的公开文件

，十分贴近公众的需

要。如果说现行文件的公开是密切政府与公众关系的内在要

求，那么现行文件利用中心的建立无疑是满足这种要求的最

佳方案。此外我国加入之后，多方面的信息需求要求政

ＷＴＯ

府在市场经济环境下做出政务信息公开承诺的

，基于以上种

种

，建立现行文件利用中心已是势在必行。

（二）注重信息公平，档案馆应该对大众“一视同仁”

信息社会有以下几个特征：第一，经济增长主要依靠与信

息相关的因素增长；第二，人们生活质量的高低主要体现在信

息内容的丰富和信息手段的掌握；第三，信息和信息技术应用

于经济、政治、文化、社会生活的各个方面，取得实际效果。信

息在信息社会的重要性由此可见一斑，因此，促进信息的公平

是我们必须要面对的一项挑战。档案部门作为党和国家信息

部门，肩负着重要的责任，因此需从以下方面来考虑：—兼谈两个“中心”能否合二为一》，《中国档

第一，信息获取机会的公平以及信息技术手段使用的公

平。对于档案部门来说，信息获取的机会、途径、手段的公平，

并不是说要将机会、途径、手段统一化，这也不是档案部门力

所能及的，而是在目前众多信息获取手段、机会、途径的基础

上，保证收获的信息无论从数量上还是从质量上都是等同的，

，档案馆的目的是便于各方面的利用。档案作为信息

的一种存在形式

方面。故档案部门要正确处理好社会各个阶层利用档案信息

的关系

，同时，档案人员作为信息的把关人，有义务为社会实

现信息共享贡献自己的力量。

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