档案网站建设现状分析及对策研究

数字兰台

档案网站建设现状分析及对策研究

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摘要本文拟从档案网站建设的现状出发，提出档案网站在建设过程中的一些对策。

关键词档案网站现状对策

展示型网站。其内容多为工作动数网站建立伊始就定位于宣传型、档案网站是档案部门在公共信息服务网络上建立的站点，一

态、查档指南、主要馆藏目录、部分珍品馆藏等展示性信息。”由此般是以主页方式提供档案服务和开展档案宣传。本文拟从档案网

“重宣传、轻利用”的思想一直贯穿于大多数档案网站的发展可见，站建设的现状出发，提出档案网站在建设过程中的一些对策。

过程中。随着社会发展，档案用户的需求呈现出一定程度的急切

性、广泛性以及多样性，档案网站面向用户的仅仅是一些展示、宣

传性的信息，是不能从根本上满足档案用户的需求的，充其量只不

过是使用户粗略了解档案事业罢了。

二、档案网站建设的对策

第一，强化意识是前提。这里的意识有两个，其一是档案部门

的意识。档案部门要从思想上真正重视，转变传统理念，应深刻认

识到档案信息化建设的重大意义，真正把握档案网站建设的重要

不能仅仅把档案网站程度，把网站建设尤其是维护切实提上日程。

视为一种“形象工程”，认为只要档案网站建成就达到了目的，就实

本部门的信息化建设。其二是社会公众的意识。作为现了本单位、

一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作，档案事

业是党和国家各项事业发展的一个不可缺少的方面，其在发展过

因此，在档案网站的建设程中却不得不受到社会档案意识的影响。

档案中，有必要同时提高社会公众的意识，使其更好地认识档案、日至年月日，共有消息条。其中对各兄弟单位的

工作、档案人员以及档案事业，认识到自身与档案相关工作的密切

相关性，从而为促进档案事业的长远发展创造良好的意识条件。范性文件和全国档案事业发展的报道还占据了大半。再次，档案网

第二，了解需求是基础。档案工作的根本目的之一便是满足广

大档案用户对档案信息资源的利用需求，档案部门只有将档案网

站建设纳入利用实践，从档案用户的根本需求出发，才能充分发挥

档案网站的积极作用，推动档案信息化建设的进行，促进档案事业

的发展。档案部门应始终坚持“以用户为中心”的理念，在充分认

识、了解档案用户的需求的基础上，对自己原有的资源进行梳理，

对服务体系进行重新设计，不断开辟网上服务的新项目，从而适应第二，档案网站的访问量少。网站访问量的多少是评定一个网

档案用户的多样化需求。

第三，提高质量是核心。在档案网站的建设时，要多借鉴国内件。但是，我国的档案网站之间联系极少，大都各自为政，几乎没有

外档案网站的成功经验和做法，从本部门的实际出发，着重反映本

创新点。在网页设计时，要多吸网站的特色，揭示档案工作的亮点、

取其他部门的意见，在设计上真正做到点、线、面的全方位协调，从

而给人以美的享受。在网站内容方面，要及时更新档案信息，在传

递信息的方式上，也应该尽量走进民众，而不仅仅是针对档案界人文，从年月日发布至月日，接近一个半月的时

士，这样档案网站将不仅立足于档案界，而是面向社会，切实做到

广覆盖、有深度、更亲民，为营造良好的网络环境贡献力量。

第四，强化服务是保障。档案部门建立自己的网站不仅只是为

了宣传自身，为了建立自己单位的“形象工程”，为了标榜自身的信第三，档案网站的服务功能薄弱。“我国由于受到数字资源缺

企事业单位更是向社息化走向，其最根本的目的在于向党政机关、

四川大学公共管理学院周亚

一、档案网站建设的现状

纵观各地档案网站的建设，可以看出，我国的档案网站建设取

得了重大的进展，但具体分析起来，仍然存在很多不足之处。

第一，档案网站的质量普遍不高。首先，在网站设计上难尽如

人意。许多网站的主页设计大都结构呆板、单一，甚至趋于雷同，毫

文字、色彩等随无特色可谈；各档案网站大都缺乏美学理念，图片、

意组合，并无协调美感。在网站的栏目设置上也都过于简单，许多

档案网站上的栏目不仅总体数量少，而且覆盖面小，专业味浓，栏

目名称也过于呆板，缺乏趣味性与亲和力。其次，档案网站的内容

少。比如，“在西南地区的一个市级档案网站，只有局（馆）介绍和馆

藏档案介绍两部分。”如此的档案网站，在全国的各级档案网站中

不占少数。档案网站不仅内容少，而且多数网站只反映本局（馆）范

以四围内的业务信息，对兄弟单位的档案工作信息反映报道较少。

川省档案资源信息网为例，其综合信息动态一栏从年月

200366

20081222835

报道仅只有条，占总数的，而在剩下的消息中，对各种规

809.58%

站内信息更新慢。在档案网站建成后，或者由于档案部门负责人对

档案信息化建设的不够重视，对档案网站的建设与维护存在一些

偏差，或者由于档案部门的技术、人员难以得到保障等，使得众多

档案网站存在着许久不更新或者制作完成后便不再更新等问题，

“陈年旧事”，一来消息本身没有时效网站上呈现的很多信息属于

性，二来用户也没有经常登陆网站的必要。

站影响力大小的重要因素，也是网站建设是否成功的重要评定条

链接或者链接很少，再加上档案网站本身的内容更新频率低、信息

内容大都专业性强或多属于政策性信息等因素的影响，使得大量

的档案网站访问量极低。以中国档案网为例，其焦点新闻内的《京

华时报：外交部解密年至年档案解密数量创纪录》一

19611965

200811131222

间内，其访问量仅为人次。即便是其列于访问排行第三的《二

102

OO314

七档案界大新闻》自月日发布半年多以来，其访问数也不

过为人次。其他档案网站的访问量由此可见一斑。

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乏、检索水平不高、人才匮乏及经费有限等客观条件的限制，大多

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下半月

数字兰台

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摘要本文研究了档案信息数字化的原则与方法，并分析了档案信息数字化对档案工作的影响。

关键词档案信息数字化方法研究

上海大学金波徐忠勇郑维

档案信息共享性，因为档案信息是全社会的宝贵财富，数字化的档数字化档案信息是随着计算机网络技术、数据库技术以及多

案信息利用得越是广泛，其作用就发挥得越是充分，所以共享性原媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把分散于不

则要求档案信息数字化建立完备的保障体系和高效的信息流通、同载体、不同地理位置的档案信息资源以数字化的形式存贮，以网

传递和利用体系，通过有效的分析和管理，及时准确地把利用率高络化的方式互相连接，从而提供利用，实现档案信息的资源共享，数

的、具有较大社会效益和经济效益的档案信息进行数字化。字化档案信息的出现给现有的档案工作带来新的挑战和机遇。

5.

安全性原则。档案信息数字化的途径有通过接收增量电子

文件和馆藏传统介质档案信息数字化，馆藏传统介质档案数字化

的方式一般是用手工录入和扫描两种方式进行的。与传统的档案信息时遵循档案信息形成、保管、利用的客观规律，体现档案信息

信息相比，因为依托于计算机存储技术、网络技术，所以具有明显管理的特殊性。使档案信息数字化工程真正服务于社会，发挥其信

的不稳定性，数字化信息的内容和位置易发生变化，因此在档案信处理、存储、传息资源的作用，就要求整个过程，从档案信息收集、

息数字化过程中要遵循安全性原则。递、利用乃至反馈，都必须真实、准确、可靠。许多档案信息都具有

二、档案信息数字化方法研究

档案信息数字化的主要内容，第一，是每年增量档案信息的数案信息时要充分考虑档案信息在其价值的升值前期进行。

字化，增量档案是指每年档案形成部门未归档的文件材料，也就是

档案管理部门参与前期预立卷控制和管理，但还没有执行物理归化后经过计算机网络、检索技术再提供给用户的档案信息与原始

档手续的各类档案信息。第二，是馆藏档案信息的数字化，馆藏档纸质档案仅存在着载体和阅读方式上的差异，其承载的档案信息

案指已经履行文件材料的物理归档手续，并经档案工作者整理上内容是完全一致的，假如解决了数字档案的法律凭证作用后，用户

架待检索查阅的档案案卷。在计算机网络上利用的数字化档案信息相当于在档案馆实地调阅

随着《年国家信息化发展战略》的提出，国家信息原始档案实体一样。

2006━2020

化发展的战略方针是：“统筹规划、资源共享，深化应用、务求实效，

立足创新，军民结合、安全可靠。”反映了新形势下国家面向市场、者而言是确保被数字化的每个档案主题的内容和档案是完整的，

信息化发展的新思路，针对其发展战略方针，全国省市、各行各业没有被断章取义，保证在计算机网络上提供检索的信息是用户所

都制定对应的信息化方针，绝大多数单位其信息化建设进程或初需的，并且保持数字化后档案信息准确，保证数字化档案信息的可

具规模、或抓紧落实、或积极谋划。根据国家关于电子文件归档与理解性，使用户能理解每一份数字档案内容相关的信息，如元数

管理办法的规定，电子文件的格式有如下几种：字处理文件指用文物理结构和逻辑结构的关系等。据、

PDFTXT

、表格处理等软件制作形成的文字、表格文件等，如、字、

该档案网站。同时，档案部门也可以登陆注册到著名的搜索引擎网会公众提供服务。而用户登陆档案网站也不仅仅是了解档案部门

GoogleBaiduYahoo

、等，站，如、这样一来，注册的搜索引擎越多，网的职能介绍、知道档案部门的工作动态，更重要的是要解决自己实

站被搜到、被访问的几率也就越大。此外，在政府信息公开日益提际生活中的利用需求。因此，档案部门在网站的建设过程中，要切

上日程、走向民众的情况下，档案部门也可以与各政府网站进行交实强化档案网站的服务功能，要完善信息服务手段，采用多种服务

换链接，这样，大量用户在关注政府网站的情况下，也能发现档案方式。具体说来，档案部门可以借档案网站开展各式各样的个性化

网站的存在。档案部门也可以考虑与各大高校进行交换链接，因为信息服务、远程虚拟咨询服务以及电子档案网上传递与馆际互借

大量的专家、学者、从事有关专题研究的大学生等也是档案局（馆）服务等，以此满足档案用户的多样需求。

的主要用户之一。档案部门通过各种方式进行的宣传，必将使档案第五，做好宣传是手段。档案部门应该积极地推进档案网站的

部门走向民众，不再成为“可望而不可即”的档案专业领域。宣传工作，而不是被动地坐等被发现。具体说来，各级档案部门可

参考文献：

[1].[M].2005.6

郑金月信息陷阱新华出版社，（）

[2].[J].2004.1

徐西泽关于档案网站建设的思考山东档案，（）

[3].[J].2008.2

张帅我国档案网站建设的问题与对策分析兰台内外，（）

zhouya1117@

★作者邮箱：（责编：赵学林）

一、档案信息数字化原则研究

1.

科学性原则。档案信息数字化科学性原则指在数字化档案

时效性，过了一定期限其效用就会减小甚至丧失，所以在数字化档

,

2.

一致性原则。档案信息数字化一致性原则指档案信息数字

3.

完整性原则。档案信息数字化完整性原则相对于档案工作

4.

共享性原则。档案信息数字化的目的是提供档案利用，就是

E-MAIL

等方式将档案网站的相关信以利用自身优势，通过发文、

息告知各兄弟单位，同时请求与其进行交换链接。档案部门也可以

将档案网站信息发送到各讨论组、论坛等，使更多的人知道或了解

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