汇报格式

汇报材料的写法及格式

汇报材料的写法及格式

写汇报材料,是向上级汇报反映情况让上级了解下情,或请求上级

帮助下级解决问题的一种方式.汇报材料可以是口头汇报的脚本,也可

以是供上级阅读的书面材料.汇报材料写得好不好,不仅会影响领导的

决策,也会影响到上级对下级的帮助.要提高写作“汇报材料”的质量,需

要注意“清、重、实”三点要求.

一、清

“清”就是思路清晰.汇报材料不管是供书面交流还是供口头交流,

上级组织或领导在看或听汇报材料的时候,也在思索材料所讲述的事

实、所分析的问题,同样存在一个思维过程.如果汇报材料写得不符合

思维习惯,就会让人觉得东一榔头,西一棒子,摸不着头脑.因此,汇报必

须理清思路.

理清思路,首先就是要理清汇报的顺序.《周易》说:“言有序.”所谓

“序”,就是思路有条理而不紊乱.在汇报材料中的表现,就是谋篇布局,

安排层次段落、开头结尾、过渡呼应等合理有序.汇报顺序既有常规

顺序,也有非常规顺序.英国文学家约翰?巴洛兹说:“一颗宝石跟一块

普通石头的区别并不在本质,而在于分子的排列——结晶的方式.木炭

和金刚钻是一样的,但在外观上和效用上,它们的差别可多远啊！珍珠

所含的成分,没有一种是不能在最粗糙的蚌壳中找到的.”这就告诉我

们:说同样一件事情,如果顺序安排不同,效果是不一样的.

对常规思维习惯来说,在叙述某一件事情的时候,应在时空立体上

展开.汇报的顺序可以按照事情发展的顺序:开端——发展——结局；

介绍某个空间对象的时候,常常是按照由外到里（由里到外）,或者由

上到下（由下到上）、由左到右（由右到左）等；介绍某个人物的

时候,常常是由过去到现在,或者由现在追溯到过去；介绍某个单位事

迹的时候,常常要把事迹分成几个方面,在划分事迹类型的时候,常常

是先政治,后业务……；论说某个道理常常是在事理的平面展开的,比

如,整体与部分、属性与关系、个别与一般、现象与本质、因果与条

件、必然与或然等等.

对非常规思维习惯来说,汇报材料如果要按照非常规的思维过程

写,那就需要注意两点:

一要了解阅读汇报材料者的思维习惯；

二要注意按这种非常规思维习惯来说,是否能够取得更好的汇报

效果.比如,向领导汇报某件事情的做法,既可以按通常习惯,先介绍干

这件事情的经过,再介绍干这件事情的结果（效果）；也可以按反常

的思维习惯,先介绍结果（效果）再介绍取得这样效果的做法.两者比

较,后者的效果更好——能先声夺人,吸引看材料的人认真读下去.如

果拿着汇报材料向领导作口头汇报,用后一种思维习惯介绍,还会有试

探作用——试探领导对其是否感兴趣.

其次,要注意材料内容之间的逻辑关系.逻辑关系包括:因果关系、

并列关系、递进关系、条件关系等等.如果汇报材料能够把材料之间

的逻辑关系表述清楚,那就能够帮助阅读汇报材料者扫清阅读的思路

障碍,准确把握汇报材料所要传达的有关信息.

如何理清思路？最常用的办法是反复推敲,列出提纲.列提纲要由

大到小,一级标题下要有二级标题,二级标题下面要有三级标题……提

纲列得越详细,汇报起来思路就会越清晰.列出不同级别的提纲,一定

要注意它们相互之间的逻辑关系.如果上下级别的提纲是推论关系的,

还要考虑它们是否具有推出的必然性.在同级标题之间,还要注意它们

是否具有不相容的关系,如果出现了全同、交*、包含或被包含的关

系,就表明提纲之间存在着逻辑混乱,必须修改,不然就会把思路搞乱.

如果前后内容存在一定跨度,在内容转换的时候,一定要使用过渡句,

使内容衔接自然,反之,则容易使听汇报的人觉得突兀,跟不上汇报者

的思路.

二、重

“重”就是重点突出.一般来说,汇报材料的内容通常包括:工作开展

情况、主要做法及成效、存在问题及今后的打算等几个方面,但面面

俱到往往事倍功半.汇报材料要突出重点,就要做到有“点”有“面”.“点”

就是重点,应当展开讲、深入讲；“面”是非重点,在汇报材料里,只是起

辅助性说明性的作用,应该适当浓缩.

写汇报材料应当根据什么标准来确定汇报重点呢？一般情况下,

以下两条可以作为确定重点的依据.

第一,凡是符合上级领导听汇报意图的,就是汇报材料的重点.任何

工作均有轻重缓急,上级领导听取下级的汇报,总有一定的目的性,对

汇报内容、汇报时间、汇报形式、汇报范围等,都会有明确要求.撰写

者必须深刻领悟上级意图,仔细揣摩这些要求,必要时还可通过其他信

息渠道,更广泛更深入地了解上级领导近来重点关注的是什么、重点

抓的工作是什么.这就可以有的放矢,做到上级不关注的不汇报,上级

已经了解的不汇报.

第二,凡是能够突出自我特色的,就是汇报材料的重点.如果汇报材

料没有特色,丧失自我或少了自我,汇报也就没有个性,自然也就失去

了本来的意义.要突出特色就要做到常规性的内容不讲,与别人相同的

内容不讲.只有从本单位的实际出发,选取有特色的工作,挖掘有特色

的效果,才能达到“人无我有,人有我强”的效果.“特色”不仅指工作成绩、

成功经验,也包括在工作中发现或出现的新矛盾,以及对问题的新思考.

这种新思考,可以通过对特定问题所选取的汇报角度或站位的高度来

体现.

汇报材料如何做到重点突出？

一要围绕重点展开叙述或论证.汇报材料要有思想、有见解,才能

够给人以启发,使人听了豁然开朗产生兴趣.汇报材料的思想性,体现

在材料、事例和阐述的道理之中.分析问题要有理有据,要有深度,不

要做肤浅的表面文章.汇报材料涉及的事例,可以量化的一定要量化,

能用数字说明的问题,一定要把有关数据写清楚.数字虽然枯燥,但能

增强材料的说服力,在说明问题上,具有用文字叙述所不可替代的作用.

对一些较为抽象的数字,有时还必须采用折算的方法,让数字变得具体

可感.比如,有人在介绍黄河时说:“黄河每年带起的泥沙16亿吨.”“16

亿吨泥沙”到底是一个多大的数字,许多人心中不一定有概念.为了让

听者理解这个数字,如果改成:“黄河每年带起的泥沙16亿吨.若用这

些泥沙来修建一条高一米、宽一米的防护堤,那这条防护堤便可以环

绕地球27圈.”这样一折算,抽象的数量“16亿吨泥沙”,刹那间就变得

那样的具体可感了,汇报的亮点也就能为之一闪.

二要把握重点抓住要害和实质.抓住本质,就要少讲过程性的东西,

多讲实质性的东西.要杜绝简单的材料堆砌,防止表面化,要把深层次

的东西写出来.比如某人在汇报某单位思想状况时说:“……有人玩名,

有人玩命,有人玩狗,其实最终都是在玩自己.”这种说法一针见血地点

出了问题的要害和本质,能使人为之一振.

三要详略得当.汇报材料的线索要单一,情节要简单.如果串起材料

的线索太多、谈及内容的情节太复杂,听汇报的人不但不容易理出头

绪,反而会越听越糊涂.因此,要把多余的线索和过细的情节统统删去.

领导听汇报最关心的是工作重点以及处理的结果,汇报要遵循“事不

过三”原则,每谈重点,关键事项最好只谈一件,通常不要超过三件——

这是许多人的经验之谈.认知心理学的实验结果也表明,主要论点多于

三到五个时,人们便不容易领会.这倒不是说讲完三个论点就坐下完事,

而是把复杂的想法归纳成三到五个方面以抓住事物本质.

在语言运用上,叙述要简明,切忌冗长啰嗦,千万不要从文件、报纸

上大段地抄录引用,这样容易把有用的东西淹没在废话、套话之中.用

词要做到朴实无华通俗易懂,不要使用生僻的语词,要多用大众语汇,

尽量口语化.这样汇报起来显得自然、流畅.在句式上,要多用短句.用

短句既便于说,又便于听,而且干脆有力,节奏感强.

三、实

“实”就是实事求是.写汇报材料要做到实事求是,需要注意两点:

第一,要准确可靠.汇报要寻找那些实在的、新鲜的、有价值的东

西,但必须讲真话、讲实话、讲心里话.汇报的情况要准确无误,不允

许有任何虚构,也不允许夸饰拔高甚至张冠李戴移花接木,不能把道听

途说的东西作为事实写入汇报材料.对汇报材料所涉及的重要数据,一

定要反复核实,科学论证,不可想当然随意虚报.在评价事件或人物的

时候,要恰如其分；汇报经验要避免脱离群众、脱离现实、脱离整体

观念.

准确可靠,要求所举的事例,除要符合客观实际以外,还必须要具有

广泛代表性,能反映事物的本质.如果是没有广泛代表性,不能反映事

物本质的东西,即使它在事件的发展过程中是真实存在过的,也不能拿

来作为例证,因为这样的事例只是事物发展中的非主流、小插曲而已,

绝非事物的真实面目,用这样的事例作论据,不会有说服力,会犯论据

不足的逻辑错误.

第二,要喜忧皆报.领导听汇报,既是了解情况,也是研究问题.无论

“喜”或“忧”,领导都会认真对待.说不定你的“忧”,有时候正是领导所关

注的热点问题、焦点问题.因此在汇报情况的时候,要做到喜忧皆报,

不能报喜不报忧.怎样做到喜忧皆报呢？

一是报喜要报够,勿揽功.报喜只有报够了,才能让上级全面了解过

去决策的真实效果.报喜报得很深透,对领导研究工作会有启发,有利

于上级今后工作的再决策.如果报喜不够,既不利于领导认识过去决策

的实际情况,也不利于上级了解下级,在一定情况下也会影响上级对典

型经验的推广和利用.必须注意的是,在报喜的时候,界限一定要拿捏

适当,不要夸大吹牛,不要把一切成绩都攫为己有.要分清所取得的成

绩,哪些是上级的,哪些是本单位的.属于本单位的,又要分清哪些成绩

是属于哪些领导、哪些部门的.只有把功劳分清了,才有利于帮助上级

总结制定工作方针政策的经验,提高工作效率；有利于本单位内部的

团结,增强内部的凝聚力,提高单位领导的号召力.

二是报忧要报透,勿推卸.报忧要报透,就是要把工作不足或缺陷完

全地实事求是地向上级说清楚.丑媳妇总要见公婆.对工作中所出现的

失误和不足,要按照要求进行汇报,即使是丢面子伤筋骨的事情也得汇

报.在汇报这些失误和不足的时候,不要轻描淡写,不要避重就轻,更不

能遮丑护短隐瞒遮掩.报忧要报透的作用,既可以帮助自己总结工作经

验教训,防止以后再出现类似的错误；也可以提醒上级以后在制定方

针政策的时候应当注意什么.在汇报这些失误和不足的时候,要敢于承

担责任.既不能一切往下推,责怪这个部门不负责,那些群众不努力；

更不能一切往上推,怪上级这项政策不完善,那项制度不严密.

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