工作档案

档案工作内容

档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工

作。它的工作内容从狭义上说，是指档案业务管理工作所包括的档案的收集、整

理、鉴定、保管、统计、利用等工作，通常称为六大环节。从广义上说主要包括

档案业务管理和档案事业管理，档案事业管理包括档案馆工作、档案室工作、档

案行政工作、档案教育工作、档案科学技术研究工作、档案宣传工作、档案国际

交流与合作工作、档案信息化工作等。

一、档案业务管理

档案业务管理是指在遵循档案工作原则的基础上，利用来源原则、文件生命

周期理论、档案鉴定等基本理论管理档案，满足利用者需求的工作。档案业务管

理的主要内容包括对档案实体管理和档案信息资源开发两个方面，档案实体管理

是档案信息资源开发的基础，信息资源开发工作则是档案基础工作的目的，两者

是互相依存，辩证统一的关系，只有同时做好这两个方面的工作，才能科学合理

的管理档案。

（一）档案实体管理

档案实体管理是指针对处于实体状态的档案所进行的一系列管理工作。档案

的分散、零乱、数量大等状况与社会利用档案的要求之间的矛盾要求档案工作者

需要对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计。其具体的各个工作环节是适应

社会实践的需要和发展而产生和发展的，在管理方法上具有稳固、单一的特点和

要求。档案管理水平的高低决定了社会对其实际需求的满足程度，因此，必须按

照科学的原则和方法对各个部门形成的文件进行系统的、专门的管理。

1.档案的收集

各个机关、机关内部各个组织单位形成和使用的档案，往往是分散的，为满

足社会利用者集中利用的需要，需要加以系统化。因此，各个档案机构要按照党

和国家的规定，通过例行的接受制度和专门的征集办法，将分散在各机关、组织、

个人手中和散失在社会其他地方的档案，有组织、计划的分别集中到各有关机关

档案室和各级各类档案馆，及时的做好档案的收集工作。档案的收集工作是档案

业务管理工作的首要环节，实现了档案的统一领导和分级管理，在档案管理中处

于重要的地位。

2.档案的整理

各个部门形成的档案数量很大，收集起来的档案若不经过科学的整理，始终

是处于零乱、无序的状态，这为档案的提供利用造成阻碍，不能很好的实现档案

自身价值。为了更好的发挥档案的作用，同时为整个档案管理工作奠定基础，在

遵循文件之间形成规律的基础上，对处于分散零乱状态的文件进行分类、组卷、

排列、编目，保持文件之间的有机联系，从而使档案材料达到有序化和系统化。

3.档案的鉴定

随着社会的发展和进步，新的档案在不断更新和补充，使档案的总量日益增长，

而有些档案材料在保存一定的时间以后，有些还需要保存，有些不仅已不能满足

社会的需要，反而给利用者造成诸多的不便。为适应社会的需要，就要根据一定

的原则和标准，科学地判定档案历史与现实的价值，确定其保管期限；通过价值

核查和质量核查，对失去保存价值，或者内容失真和不完整的档案，按照规定的

手续进行处置。通过对档案的鉴定可以检验其他各环节的工作效果，同时有利于

保护有价值的档案，解决库藏量与物质条件、库藏量与档案质量、工作量大与档

案人员不足等之间的矛盾。

4.档案的保管

由于自然和社会的各种原因，档案总是处于潜在的渐进性的自毁过程中，而

社会的需要则要求档案工作者在尊重客观实际的基础上，尽可能的发挥主观能动

性，从表面的现象入手深入的研究和掌握档案损坏的规律。根据所得的规律，再

通过专门的现代化技术措施和经常性的工作，减少和防止档案的损坏，最大限度

的延长档案的寿命，维护档案的内容安全和实体安全，做好档案的保管工作，满

足长远利用的需要。

5.档案的统计

科学的管理好档案还不足以满足社会实际的需求，在档案一系列的管理活动

中,若想不断创新和提高档案的管理水平，就需要利用某种手段观察分析和研究

档案工作中的诸多现象的发展过程。从具体的工作过程中了解档案工作的基本情

况，再利用统计学原理，通过数字或数据反映档案工作状况和管理状况，揭示出

档案管理工作活动的规律，从而提高档案的管理水平。档案统计工作是认识档案

的重要手段，是档案事业建设的基础工作，其主要内容包括：对档案数量的统计、

档案工作的统计、档案工作基本情况的统计。---以上为张真真编写

（二）档案信息资源开发

档案经过收集、整理、鉴定、保管、统计等工作已经有了科学化的管理，在

此基础上，档案信息资源的开发成为了一项重要内容。档案信息资源开发，就是

档案部门根据社会需要采用专业方法和现代化技术，发掘、采集、加工、存储、

传输所收藏档案中的有用信息，方便利用者利用，以实现档案的价值和作用。它

包括档案信息检索系统的建立、档案信息的编辑与研究和档案信息数字化等内

容。

1.档案信息检索系统的建立

档案信息检索系统是指根据特定的档案信息需求而建立起来的一种有关档

案信息搜集、加工、存储和检索的程序化系统，其主要目的是为人们提供档案信

息服务。档案信息检索系统主要包括两个方面的内容：档案信息的存储系统和档

案信息的查找系统。

档案信息的存储就是按照一定的方法，将档案原件的内容和形式特征转换成

一条条简短的记录档案原件特征的条目，并且按照一定的规则，将这些条目组织

起来形成有序的档案信息集合的过程。档案信息的着录和标引以及档案信息目录

的建立都是其内容。

档案着录是指对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。档案

标引是指对档案内容进行主题分析，赋予检索标识的过程。档案着录和标引的一

般方法步骤是根据可视档案的实际情况采取文件级着录或者案卷级着录。同时进

行分类标引和主题标引，以形成目录的不同条目。中国制定有统一的《档案着录

规则》、《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》提供了标准。

档案信息目录是将档案的着录条目，按照一定次序编排而成的检索工具，分

别组成分类目录、主题目录、人名目录及各种专题目录。以前，档案信息目录的

编制都是手工完成的，现代随着电子计算机的应用，为档案信息目录的编制提供

了便利。

2.档案信息的编辑与研究

档案信息的编辑与研究工作就是档案工作人员以馆（室）藏档案为基础所进行的

编辑、研究、输出档案信息，主动地向社会各方面提供科学、系统的档案信息服

务的一项工作，是档案信息资源开发的重要组成部分。其内容主要包括两方面的

内容：档案文献汇编和档案参考资料的编写。档案文献汇编包括一次文献的档案

文件汇编和二次文献的档案文摘汇编。

档案文件汇编是指按照一定的作者、专题、时间或文种等特征，把档案材料

选编成册，在一定范围内使用或公开出版。如重要文件汇编、政策法令汇编、各

种专题档案史料汇编等。档案文件的汇编本着全面、完整、原始、时效性的要求

进行，其程序是：确定汇编题目—划定选编范围—全面查找与复制有关档案文件

—按一定体例统一格式—分类编排—审核—编印（出版或内部印发）

档案文摘汇编是将若干篇编写好的文摘按一定体例汇集成册，以出版或内部

印发的形式来提供利用的一种编研成果。其特点是：篇幅小、信息密度高、忠于

原文、快速灵活。根据国家标准局1986年发布的《文摘编写规则》（GB6447—

86），档案文摘的编写有一定的方法和步骤和格式规范，大体上有四个步骤：精

读全文，熟悉内容；把握主题，摘出要点；综合编述，写出文摘；对照原文，审

核修改。

档案参考资料是是对档案内容加工的结果，它给利用者提供的是较为系统的

“素材”（即三次文献），满足利用者的需要，或帮助他们找到所需要的档案的

线索。档案参考资料的种类很多，名称不一，用途广泛，归纳起来大致可以分成

四种类型：大事记、组织机构沿革、统计数据汇集和专题概要。档案参考资料的

编写工作一般有三个阶段组成，首先是准备阶段（制定编写计划）；其次是收集

材料阶段；最后是综合编写阶段。

3.档案信息数字化

档案信息数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录

音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案

信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式

存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的

档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成

数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，

为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部

门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。

----以上为王猛编写

（三）档案信息提供服务

档案来源于实践，同时要复归于实践。档案工作是适应人类实践的需要而产

生的和发展的，而我们从事档案工作的目的就是为了科学管理这些在人类实践过

程中形成的档案，充分发挥其效用，实现其价值，为社会各项事业服务。随着现

代社会信息化程度的提高，人们对档案信息提供服务要求原来越高。档案部门要

根据本单位的实际情况和利用者的不同要求，采取相应的服务方式。

1.阅览服务

阅览服务，是指档案部门直接提供档案原件、档案复制件和档案编研成品等

档案实体的服务方式。

档案是人类社会实践过程中形成并保存下来的原始记录，在数量上一般以单

份存在，有的内容有一定的机密性，这些特点决定了档案一般情况下是不予外借

的，主要采用在档案馆（室）阅览的方法。从方便利用角度来看，阅览服务有利

于利用者直接查阅档案原件，充分发挥档案信息的作用。从档案保护角度来看，

阅览服务有利于保护档案原件，减轻损毁速度延长其寿命。从利用效果反馈角度

来看，档案人员在阅览室有较多机会接近利用者，及时了解利用需求和利用效果，

有针对性的展开工作。可以说，档案阅览服务是档案馆（室）一种不可替代的档

案提供服务方式。

2.出借服务

出借服务，是指档案部门按照相关制度，允许利用者办理一定的审批手续，

将档案带回工作场所利用一段时间，并按时归还的服务方式。

出借服务允许利用者不受时间限制深入地利用档案，提高了利用效果，同时

也远离了档案人员的视线，难以实行控制，存在一定风险。档案外借必须有严格

的制度和审批程序，借用单位或人员要对档案的完整和安全负责，并按时归还，

档案人员对归还档案要做好签收注销工作。

3.复制供应

复制供应，是指档案部门根据利用者的需求提供档案复制本的服务方式。

提供档案复制本不仅为利用者不受时空限制直接利用档案信息提供了条件，

同时减少了档案原件的使用，有利于延长其寿命。但是档案复制本的印发不利于

保密，档案部门不易控制，在制发范围和批准权限方面应妥善处理。

4.咨询服务

咨询服务，是指档案部门以档案信息为依据，通过个别解答问题的方式，向

利用者提供档案、档案专业知识、档案检索途径的服务方式。

在档案利用过程中利用者由于对档案馆藏内容和检索方式不够了解，只能提

出所要解决问题或提供一些简单的检索线索，档案咨询服务作为档案利用者和档

案信息之间的一座桥梁，可以充分利用档案人员丰富的专业知识和对馆藏的了

解，针对利用者对档案检索、调卷等工作中遇到的问题，进行辅导和提供利用建

议，提高档案信息的利用效果。同时档案人员要把那些重要和一时解决不了的问

题记录下来，建立完整的档案，以便定期统计和总结工作，提高咨询水平。

5.交流服务

档案信息交流服务，是指档案部门以档案信心产品作为交流媒介，以推介或

交换的方式促进档案信息的社会传播，充分实现其价值的主动服务方式。

档案部门通过档案信息资源开发形成的档案信息产品，变被动服务为主动服

务，突破了原先的服务范围，一方面使档案信息得到了充分的利用，另一方面适

应了信息时代的客观要求，是档案从实体管理向信息管理方向发展，进一步提升

了档案信息的价值。

6.出借档案证明

出借档案证明，是指档案部门根据机关、团体或个人的询问和申请，为了证

实某种事实在档案部门保存的档案内有无记载和如何记载而摘抄的书面证明材

料的一种服务方式。

制发档案证明是一项具有政治性的工作，档案人员在根据档案的正本或副本

编写证明时，务必要保证客观性、真实性和准确性。不擅自对档案信息进行解释

或作出结论，编写好的证明要仔细核对无误后方可加盖公章。

7.档案展览

档案展览，是指档案馆（室）根据一定的主题，以展出档案原件或复制品的

形式，系统地介绍和揭示档案馆（室）中有关档案内容和成分的一种具体利用方

式。

档案展览是档案部门开展爱国主义、革命传统教育，发挥档案社会教育的基

本形式之一，从时间上分为短期和长期展览；从内容上可分为综合性和专题性展

览。档案部门根据自己的馆藏并结合一定的主题，以定期举行档案展览作为服务

的方式，可以有效起到宣传教育的作用，扩大档案的社会影响。举办档案展览时，

必须重视对展出档案的保护和保密，展出机密档案时须经领导同意并限定参观者

的范围。--------以上为宋少云编写

二、档案事业管理

随着档案理论和档案事业的发展，当今的档案工作不再仅仅局限在传统的以档案

实体为中心的业务活动上，其涉及面已大大的扩展，形成了一个与整个社会档案

信息系统密切相连的有机体系，在意识领域内，以逻辑管理为主导的档案事业工

作已成为档案工作的另一大主题。档案事业工作是指以档案意识活动为主，以逻

辑管理为方式，源于档案实体，但高于档案实体的档案该工作。其包括档案行政

工作、档案馆（室）工作、档案教育工作、档案宣传工作、档案科学研究工作和

档案国际合作与交流工作等。

（一）档案行政工作

档案行政工作是以各级国家档案行政机构为主体，以国家各项事业的需要为

目标，对全国以及地方档案工作进行统筹规划、组织协调、统一制度、督检指导

的活动。其有三方面涵义，第一，个级别各专业的国家档案行政部门是档案行政

工作的主要承担者，第二，档案行政管理的目的是不断调节档案事业系统的内部

关系和外部关系，解决档案事业系统矛盾，推动档案事业发展，促进档案资源的

开发利用，为国民经济和社会发展服务，第三，对全国档案事业进行管理，使全

国档案事业合理有序发展。

档案行政工作的主要内容是：以档案行政部门为组织协调中心，培训和提高

档案工作人员的行政能力和水平，依法行政，通过调查研究和加强管理，完成规

划制定、统一制度、行政监督、组织协调、业务指导和咨询服务的任务，提高档

案行政效率，从而促进档案事业整体水平的提高。

（二）档案馆（室）工作

档案馆是党和国家的科学文化事业机构，是科学研究和各方面工作利用档案

史料的中心，档案室是整个机关的组成部分，是属于机关管理和研究咨询性质的

专业机构。这里所指的档案馆（室）工作除却了通常所说的档案实体业务工作，

而是在充分发挥个人主观能动性的基础上所展开的逻辑性工作。

档案馆（室）的事业工作是维持档案馆（室）日常运行的基本活动，是提高

档案馆（室）工作效率和工作质量，保证日常工作和业务职能延续的重要手段，

是对档案馆（室）实体业务管理工作的一项辅助性工作。其主要内容有：依据国

家有关法律法规制定本单位、本行业相关制度规范；在统一领导分级管理的原则

下，对所属单位所属行业的档案工作进行监督、检查和指导；统筹规划、组织协

调本单位本行业一切档案事务，保证本单位本行业档案工作的合理发展和有序进

行。-----------以上为李帅兵编写

(三)档案教育工作

档案教育是档案教育事业的重要组成部分。档案事业建设需要发展档案教

育，培养档案专业人才。随着信息技术运用的普及和社会对信息管理与档案管理

人才需求的变化，在今后一段时期内，我国档案教育还会在培养目标、课程设置

等方面有新的发展。

我国档案教育始于20世纪30年代，于40年代有了一定的发展。新中国成

立初期，我国档案教育处于早起酝酿阶段，在前进中进行了开拓性摸索。1952

年11月，中国人民大学设立档案专修班，标志着新中国档案及教育事业的正式

创立。20世纪80年代以来，我国档案教育进入了一个大规模、实质性发展的阶

段。目前，我国已基本形成一个多层次、多渠道的较为合理的全国档案教育网络

体系。

档案教育的目的是造就不同水平、不同层次的各类档案专门人才。档案教育

是一个多层次、多系列的复合结构。从宏观上看，我国档案教育体系一般包括高

等教育、中等教育、在职继续教育和社会教育四个部分。其中，档案高等教育是

我国档案教育的核心部分。

（四）档案的科学技术研究工作

档案科学技术研究工作，简称档案科研,是指对档案和档案工作采用调查、

观察、实验、比较、分析、综合等方法进行探讨，寻求其本质和发展的规律性，

把感性认识材料上升为理性认识的一项创造性劳动。

档案科学技术研究工作的目的是为了获得理论和技术方法成果，促进档案工

作在科学基础上不断进步。它是国家科学技术研究的一个组成部分和国家档案事

业的一个环节，也是建设和发展档案事业的重要条件。

我国档案科研工作，按其研究对象的性质主要包括档案学理论和档案管理应

用技术方法两个方面。理论方面有关于档案本质与价值、档案工作基本矛盾和发

展规律、档案管理与文献编纂的一般理论、档案工作史和档案学史的研究等,其

成果主要是论文、专着和教科书；应用技术方法方面有档案管理原则与技术、档

案文献编纂与公布、档案保护技术、档案工作标准化和管理现代化的研究等，其

成果主要是法规文件、标准文件、新技术工艺方法、新设计、新材料、新产品和

业务技术参考材料。

（五）档案宣传工作

档案宣传，指档案部门利用新闻、出版等传播手段，教育档案工作者，沟通

档案部门信息，并将档案事业与社会联系起来的工作。也是档案事业管理的一项

内容。具体而言，就是向广大档案工作者宣传党和国家有关档案工作的法规与政

策，对其进行教育，向社会宣传档案和档案工作，以增强社会档案意识的一种舆

论引导和监督性质的工作。

档案宣传工作的任务是宣传档案工作方针政策，普及档案知识，交流档案工

作经验，为社会提供档案情报，增强社会档案意识，使社会各界了解与支持档案

事业的发展，使档案事业能与其他社会事业协调发展，并有效地为社会主义现代

化建设事业做出贡献。

档案宣传的内容主要包括三个方面，即宣传档案、宣传档案工作、宣传档案

人员。档案宣传主要有口头宣传、大众传播媒介、档案陈列展览、档案专业报刊

和档案网站等形式。

世界各国在开放档案的情况下，都愈益加强档案宣传工作，所采取的形式与

方法多种多样。

各国档案馆都把宣传出版作为开展利用工作和开放档案的重要手段。美国、

法国等许多国家的档案馆设有宣传出版机构，负责组织档案展览和陈列工作，举

办讲座或报告会，出版档案史料或目录、索引，发行刊物。

我国把档案宣传作为档案事业管理的一项重要内容。中华人民共和国国家档

案局成立伊始就主办了《档案工作》杂志，并多次组织中央级档案馆举办档案展

览。1987年《中华人民共和国档案法》颁布后；国家档案局设立了宣传处，召

开全国档案宣传工作会议确定了“立足档案，面向社会，振奋档案人员精神，增

强社会档案意识，为发展我国档案事业服务”的方针，推动了全国各级档案部门

的宣传出版工作。截至1989年，全国各级档案部门已创办档案刊物50余种，拍

摄档案电视、录像片80余部，省以上档案馆公开出版档案史料206种,档案出版

社出版各类图书345种(总印数1337万册),并在国际档案交往中开展了宣传工

作，在国内外扩大了档案事业的影响。

（六）档案国际合作与交流工作

参与档案国际合作与交流工作，是我国社会主义档案事业的一个重要组成部

分，是发展我国档案事业的外部条件。我国档案界国际合作与交流工作主要是通

过参加国际组织的活动、国家间建立双边档案工作的交流与合作和国际档案学术

交流与合作等形式展开的。

档案界的国际交往与合作方式有多种形式，归纳起来主要有以下三种：

1.参加国际档案理事会组织的活动

国际档案理事会，是国际性的档案专业组织，1950年8月成立，总部设在

法国巴黎。我国国家档案局从1980年起正式加入国际档案理事会，为该会甲类

会员之一。

2.国家间建立双边的档案合作关系

在互惠对等的基础上，与一些国家建立双边档案工作合作关系，是发展中外

档案界友好往来、交流档案工作经验、在有关项目上进行合作的重要形式。通过

双边合作关系，系统学习与研究档案工作领域中先进技术的应用，对促进我国档

案工作现代化有着重要且深远地意义。

3.开展国际的档案学术交流活动

开展国际档案学术交流活动，建立与国外档案学术团体、高等院校、档案馆

等机构的国际联系，是发展档案事业的一个重要方面。对促进我国档案工作和档

案事业的发展，与国际接轨以及促进经验交流起着至关重要的作用。

--以上为康胜利编写

（七）档案信息化工作

随着计算机技术、网络技术和通讯技术的迅猛发展，传统的档案管理和服务

方式已经不能适应档案事业的发展需要。档案部门迫切需要运用当今高新技术和

知识实现档案信息数字化；档案信息接收、传递、存储和提供利用一体化；档案

信息网络化，从而达到档案信息化的目的，为经济和社会发展服务。

档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，它的实现不是档案馆(室)

某一部门的工作，也不是仅仅靠几个计算机技术人员就能实现的。档案信息化工

作需要在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中，全面

应用现代信息技术对档案信息资源进行处置管理和提供利用服务，实现档案管理

模式从以面向档案实体保管为重点向以多种形式的数字化档案管理。

----张真真编写