关于进一步加强集团印章证照规范管理的通知(范本)

关于进一步加强印章、证照规范管理的通知

各部门、下属公司：

为进一步规范集团印章、证照的管理，保证印章、证照使用的安全性、合法

性和严肃性，杜绝印章、证照管理的不规范行为，降低经营风险，现就进一步加

强印章、证照刻制办理、停用、保管、使用等工作通知如下:

1、本通知适用于XXX集团及其下属各子公司等机构；本通知所指印章包括

但不限于公章、法定代表人印章、财务章、合同章、业务章等，证照包括但不限

于营业执照、组织机构代码证、税务登记证、各类经营资质证书、法定代表人身

份证等。

2、集团行政人事部是XX公司、XXX投资公司、各地各门店等印章、证件管

理的归口管理部门，XXX行政工务部为XX、XX、XX公司等的印章、证件管理的

归口管理部门。

3、印章的刻制由需刻印部门根据工作需要向印章、证照管理的归口管理部

门提出申请，归口管理部门依照有关规定经审批流程，并经集团总裁审批同意后

负责刻制，并办理相关备案手续；未经审批许可任何人不得擅自刻制公司印章，

否则由刻章人承担全部后果，公司有权追究其法律责任。

4、需要停用印章的，由归口管理部门提出申请，经集团分管领导、总裁审

批同意后，由归口管理部门收回停用的印章，切角封存或销毁。

5、集团授权有关印章、证照的保管部门如下：

（1）XXX等的公章、证照由集团行政人事部负责保管。

（2）XXX的公章、证照由各门店保管，店长为第一责任人。

（3）XXX等的法定代表人印章、财务专用章由集团财务管理部负责保管。

（4）XXX等的公章、证照由XXX行政工务部负责保管。

（5）XXX等的法定代表人印章、财务专用章由XXX财务部负责保管。

（6）其他业务专用章由各业务部门保管，业务部门负责人为第一责任人。

6、各保管部门专设印章、证照专管人员，并与印章、证照归口管理部门办

理好签收手续；专管人员应坚持原则，遵守保密规定，严格照章使用印章、证照；

未按批准权限用印或用印件内容有误的，印章专管人员不得用印；经办人拒绝印

章专管人员审核用印内容的，印章专管人员可拒绝用印并报告相应领导处理；专

管人员不得擅自使用印章、证照，一经发现，严肃处理，并承担相应法律责任。

7、各类印章、证照实行使用审批登记制度，由集团统一印制《印章、证照

使用登记表》，涉及重要事项、合同、文件等需经董事长、总裁审批。

《印章、证照使用登记表》内容包括：使用的部门、日期、使用的内容、印

章证照的类别、经办人员签字等。

8、印章、证照原则上不允许带出公司，确因工作需要需带出公司使用的，

应事先填写《印章、证照借用签批单》，载明相关事项，经各级批准后由两人以

上共同携带使用。

《印章、证照借用签批单》内容包括：借用部门、借用的内容、印章证照名

称、经办人、借用部门负责人审批意见、印章证照归口管理部门负责人审批意见、

印章证照专管员签字等。

9、违反本通知及有关规定使用印章、证照，或因保管不善造成丢失、盗用，

以及非法仿制等情形，依情节轻重，对责任人分别进行批评教育、行政处分、经

济处罚直至追究法律责任。

10、本通知发出之日起5日内，印章、证照归口管理部门应完成对所有印章、

证照管理工作进行全面梳理和规范，各部门及其负责人应将未经审批刻制的印章

提交集团行政人事部封存或销毁。

11、本通知自发布之日起执行。

特此通知。

XXX有限公司

20XX年1月6日