供应商管理办法

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制订单位 年/月/日 采购部 制订日期 年/月/日 生效日期

(受控文件专用章)

文件类别 第一阶文件

S-CG-WK-C-003-A 文件编号

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第*页,共*页 页 次

供应商管理办法

(试行)

批审拟

准 核 制

口总裁办 口行政中心 口营运中心 口财务中心

分

发

口行政部 口人事部 口采购管理部 口投资发展部

单

口文控部 口销售管理部 口物流管理部 口餐饮管理部

位

口财务部 口信息管理部 口系列中心店 口品质管理部

修改修改

日期 版次

修 改 内 容 修改人 批准人

供应商管理办法

(试行)

编 号S-CG-WK-C-003-A

页 次第*页,共*页

一、总则

1、目的

为优化、开发供应商资源，建立供应商市场准入和业绩评估体系，维持供应商队伍稳定可

靠，为公司贸易经营、批发、直销、配送提供可靠的产品供应保障，特制定本方案；

2、适用范围

本程序适用于给公司提供产品和服务的所有供应商。

二、供应商管理程序

（一）供应商管理责权分工

1、区域经营部负责供应商开发、合作意向洽谈、日常管理工作。

2、订单管理部负责供应商资料收集、合同洽谈、合同签订及产品采购和管理工作，对供应

商定期进行评价及数据上传。

3、订单管理部及区域经营部负责对供应商进行考核；

4、产品中心经理负责合格供应商的审批工作；

（二）供应商管理步骤

1、供应商资讯收集

2、供应商基本资料表填写

3、供应商接洽

4、样品鉴定

5、供应商调查

6、供应商合同签订

7、订购、采购

8、供应商评价

9、供应商考核

三、供应商管理细则

（一）供应商管理准则

1、供应商管理的范围，包括对供应商的调查、选择、开发、使用和控制等综合性管理工作。

调查是基础，选择、开发、控制是手段，使用是目的。

2、供应商管理的核心是在供应商资源调查基础上，形成优存劣汰机制，编制《合格供应商

名册》。

3、《合格供应商名册》是采购工作中选择、使用供应商的主要依据。对于未列入《合格供

应商名册》的供应商，经过调查、评估合格后，列入合格供应商名册新增部分。

4、对于未纳入《合格供应商名册》，未经过调查、评估，或经过调查、评估后不合格的供

应商，无投标资格,不得签订合同。

（二）合格供应商的标准

公司相关人员评价合格供应商时，应按照以下标准综合考虑。

1、供应商必须具备合法资质、证件齐备、合法及固定经营场所及生产工具。

2、优先选择按国家（国际）标准建立质量体系并已通过认证的供应商。

3、应对供应商的生产能力与质量保证体系进行考查，其中包括下列五个方面的要求。

（1）产品的检验是否严格。

（2）生产过程的质量保证体系是否完善。

（3）出厂的检验是否符合我方要求。

（4）生产的配套设施、生产环境、生产设备是否完好。

（5）考察供应商的历史业绩及主要客户，其产品质量应长期稳定、合格、信誉较高，主要

客户最好是知名的大型企业。

4、在当地有一定的资源整合及组织能力，可保障我方供货不断提高的需求。

5、能有效处理紧急订单。

6、具备配送运输能力或可接受货到验收后结算方式。

7、可接受我司作为其在东莞乃至全省范围的独家销售或代理商资格的对象；

8、可接受我方派驻人员进行生产至运输全程监督

9、同等价格择其优，同等质量择其廉，同价同质择其近。

四、供应商资源调查

1、供应商资源调查是供应商管理的基础工作。分为现有供应商的合作业绩调查、新增供应

商综合实力调查。

2、现有供应商的合作业绩调查，是供应商资源调查的重要方面，包括现有供应商基本情况、

与公司的合作年限，产品营运效益情况（品质优势、成本优势、利润空间），售后服务

情况，合作态度，供货周期与财务付款情况。

3、新增供应商的综合实力调查，是供应商资源调查的补充，包括新增供应商基本工商资质、

生产环境、溯源情况、生产规模、财务能力、主要产品品质指标、生产过程、生产故事、

产品流通情况、售后服务情况，合作态度、供货周期、价格水平、结款情况等等。

4、供应商资源调查工作由区域经营部组织落实。

（1）根据信息跟单信息指导，制定目标区域调研工作计划，组织专人走访区域政府部门通

过政府部门整合区域供应商，进行供应商生产情况、生产环境、资质、生产规模、产

能、合作方式等进行调查及洽谈；

（2）调查过程中，专项跟单及订单管理必须积极配合进行的调查，提供相关真实数据。调

查后，调查人员必须撰写调查报告、如实填写供应商资料卡、供应商信息表、供应商

洽谈表，上报订单管理部。

供应商档案表见附件1

供应商洽谈表见附件2

五、供应商的评价程序

（一）供应商初步评价

1、区域经营部、订单管理部视公司产品经营实际需求寻找适合的供应商，同时收集多方面

的资料，如以质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据，并要求有合作意向的供应商

填写“供应商档案表”。

2、产品部对“供应商基本资料表”进行初步评审，挑选出值得进一步评审的供应商，召集

本部门、营销部及经营委员会相关人员对供应商进行现场评审。现场评审时使用“供应

商现场评审表”。

3、在对供应商进行初步评审时，采购部须确定采购的产品是否符合政府法律法规的要求和

安全要求，对于特种养殖产品，应要求供应商提供相关证明文件。

（二）提出样品需求及检验

1、如公司有样品需求，由产品部采购人员通知供应商送交样品，营销部相关人员需对样品

提出详细的技术质量要求，如餐饮试吃、批发行情对比、包装方式设计等工作，并填写

“样品检验确认表”。

2、经确认合格的样品，需在样件上贴“样件标签”，并注明合格，标识检验状态。

3、样品即为供应商正常供应情况下的代表性产品，数量应多于两份。一件返还供应商，作

为供应商生产的依据；一件留存样板，作为今后货物验收比对的依据。

（三）《产销协议》的签订

1、产品部负责与评审确定供应商签订《产销协议》。

2、《产销协议》一式两份，双方各执一份，作为供应商与公司达成合作的一种契约。

（四）确定合格供应商的名单

1、在“供应商基本资料表”、“供应商现场评审表” 、“样件检验确认表” 和《产销协

议》四份资料完成后，产品部将供应商列入“合格供应商名单”，交公司总经理批准。

2、原则上一种产品需暂定两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。

3、对于惟一供应商或独占市场的供应商，可直接列入“合格供应商名单”。

4、接单生产时，如果客户指定供应商名单，产品部采购人员必须按顾客提供的供应商名单

进行采购。客户提供的供应商名单直接列入“合格供应商名单”，如需从非客户提供的

供应商处采购时，必须事先得到客户的书面批准。

5、适时对供应商进行考核，并根据考核结果修订“合格供应商名单”，删除不合格供应商。

修订后的“合格供应商名单”由公司总经理批准生效。

六、《合格供应商名册》的建立

1、 在分析、综合供应商资源调查报告的基础上，评估现有供应商、新增供应商综合实力，

编制《合格供应商名册》。

2、产品中心订单管理部负责《合格供应商名册》的审核、建立，户头增减维护，定期颁布。

建立计算机供应商管理信息系统，并指定专人进行日常管理。

3、 《合格供应商名册》包含的内容：供应商代码、注册名称（全称）、属地、注册地址、

实际地址、企业网址、性质（外资/国有/国有控股股份/民营控股/民营独资/个资/个

体）、经营性质（生产/贸易）、企业法人代表姓名、注册资金（万元）、职工人数、年销

售额（万元）、所属行业、行业地位、企业主导产品、与公司合作年限、联系人姓名、

联系人职务、联系人固定电话、联系人手机号码、传真号码、电子邮箱等。

4、《合格供应商名册》基本数据保存的形式是电子表格excel，计算机供应商管理信息系统

数据库据此导入引用。

《合格供应商名册》的封面、内页样式见附件3。

《合格供应商名册》的内容字段约定见附件4。

5、 产品中心制定供应商管理系统管理人员工作纪律、考核规定，保障《合格供应商名册》

基本数据真实准确、及时更新。

6、《合格供应商名册》的建立与维护管理包括合格供应商名册初始建立、现有供应商评估、

违规供应商除名、供应商资格注销、新增供应商添加。

7、合格供应商名册初始建立、现有供应商评估、违规供应商除名、供应商资格注销、新增

供应商添加的审批权限见附件5。

8、合格供应商名册初始建立，公司组织评估，对产品质量过硬、价格合理、合作期较长、

信誉良好、作风端正的供应商，直接纳入《合格供应商名册》。

合格供应商名册初始建立流程见附件6。

合格供应商名册初始建立封面、内页模版见附件7。

七、供应商的监督与考核

1、考核对象：供应商考核对象为列入“合格供应商名单”的所有供应商。

2、考核方法：公司对供应商实行评分分级制度，供应商的考核项目包括质量、交期、服务、

价格水平等方面的内容。

3、考核频率：对核心产品的供应商，应每月考核一次；对正常产品的供应商，则每季度考

核一次。

4、考核结果的处理

（1）考核结果在90分以上的供应商，优先采购。

（2）考核结果在80～89分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面

形式提交，供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认。

（3）考核结果在70～79分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面

形式提交，供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认，并决定是否继续采

购，或减少采购量。

（4）对考核结果在69分以下的供应商，须从“合格供应商名单”中删除，并终止向其采

购。

（5）考核标准和考核结果由采购人员书面通知供应商。

5、对合格供应商进行交期监督

采购人员应要求供应商准时交货，同时记录由供应商原因引起的交货期限造成的超

额费用。

6、对合格供应商进行质量监督

（1）质检部和产品部应保存合格供货方的供货质量记录，产品不合格时应对供应商提出警

告，连续两批产品不合格则暂停采购，另选供应商，或待其提高产品质量后再行采购。

（2）对于不合格的供应商，应取消其供货资格，将其从“合格供应商名单”中删除。

八、供应商政策的执行、反馈与变更

1、供应商政策的执行与反馈

供应商管理相关部门在接到供应商政策执行通知书后，须按规定执行，并严格遵守

保密制度。在政策执行的过程中，若发现任何问题，应立即反馈给产品部。

2、供应商政策的临时性变更

（1）在出现下列情况时，经过公司产品总监的书面同意后，可对某些供应商的政策作临时

性调整。

1）某供应商的发展战略或地域销售政策发生对公司有利或不利的重大调整。

2）某供应商决定把我公司作为重要客户。

3）重要供应商出现经营危机。

4）市场供应价格发生剧烈震荡，使供应风险骤然加大，引起供需双方相应做出重大的政

策调整。

5）其他需作临时性调整的情况。

（2）临时性供应商等级调整同样应填写“供应商等级变动申请表”，并在表格右上方注明

临时字样和调整时限。

（3）一旦调整结束，应立即恢复其原有等级，如仍需继续保留临时等级，需报总经理特批，

并于该季度在供应商评审会议上通过。

九、建立供应商质量体系

1、对供应商质量体系的开发

每年由产品部组织供应商学习质量体系标准，并要求供应商制订质量体系推行计

划，通过质量体系认证。

2、供应商质量体系的评定

（1）作为公司产品供应商，必须严格执行每年评定。

（2）质检部制订评定计划，采取评定小组（订单管理、区域经营、质检、营销）现场评定，

或供应商自我评定的办法。

（3）按质量体系制定“供应商质量体系评定表”，列明评定内容。

（4）如果供应商通过了质量体系的第二方或第三方认证，并提供了认证证明资料（证书或

报告），可免除评定。

十、附则

1、本制度由产品部制定，产品部负责解释和修订。

2、本制度报总裁审批后，自颁布之日起执行。

供应商管理制度附件目录

附件1：供应商档案表

附件2：供应商洽谈表

附件3：《合格供应商名册》

附件4：供应商审批流程图

附件5：供应商评估分值和管理措施表

附件6：供应商除名、注销流程

附件7：《供应商管理制度执行情况考核处罚表》

附件8：《整改与处罚通知单》

附件9：供应商管理系统管理人员工作纪律与考核表