XX担保公司业务档案管理细则

担保业务档案管理办法

第一章 总 则

第一条、 为进一步规范融资担保业务档案管理，有效地保护和利用融资担保业务档

案，防范信贷风险，结合投资担保公司实际，制定本办法。

第二条、 本办法所称融资担保业务档案是指投资担保公司在办理融资担保业务过程

中形成的用以记录和反映融资担保业务全过程及与客户关系的重要文件、凭据和图表、声像

以及系统数据等资料。主要由客户的基本资料、融资担保业务中的相关契约和融资担保信贷

管理资料等组成。

第三条、 融资担保业务档案管理遵循“明确职责、科学管理、有效利用、严禁损坏”

的基本原则。

第四条、 业务部、风险管理部及其它相关部门负责融资担保业务档案的收集、整理、

立卷、归档、保管和日常维护工作，并对档案资料的真实、完整、有效、保密等负责。

第五条、 各个管理部门都要根据各部门不同职责设置融资担保业务档案管理岗位，

指定专人负责融资担保业务档案的审核、整理、保管、移交等工作，档案管理人员可兼职。

第六条、 档案管理人员、调阅人员及其他相关人员均要严格执行保密制度。

第七条、 融资担保业务档案管理工作接受公司经理、上级领导的指导、监督和检查。

第二章 融资担保业务档案管理人员职责

第八条、 融资担保业务档案管理人员的职责：

（一）严格执行国家政策和法律法规，认真学习和钻研档案管理业务，不断提高业务素质；

（二）负责收集、整理和保管融资担保业务档案资料；

（三）对已超过保管期限的档案进行鉴定，按程序对超过保存期限和无保存价值的档案进行

销毁；

（四）办理档案借阅登记手续，负责档案管理工作。

业务部、风险管理部要明确分管融资担保业务档案工作的人员，并明确其职责。

第三章 融资担保业务档案的收集整理和归档管理

第九条、 业务部内勤人员负责收集融资担保业务档案资料。每笔业务终了，由项目

经理与风险管理部内勤办理档案交接，同时登记“信贷档案保管交接登记簿”。 风险管理

部内勤负责审查融资担保业务档案内容填写是否符合有关规定，资料是否齐全完整；对于不

符合规定的，退还业务部人员（项目经理），重新整理并上交。

第十条、 融资担保业务档案的整理。

（一）档案资料中的企业借款合同、保证合同等要折叠成A4纸规格，其他需要保管的资料

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均要提供A4纸样式，用打号机打印页码并固定后归入档案盒。

（二）档案盒中的信贷档案资料均须打印目录，目录列示的内容必须与档案盒中保管的信贷

档案资料内容相一致。

（三）对破损的资料应进行托裱、修补，字迹易扩散的应复制并与原件一并保管。

第十一条、 融资担保业务档案管理人员对年度内办理完毕的具有保存价值的档案资

料搜集齐全，分类整理，立案归档。

第十二条、 档案管理人员根据业务特点和工作需要，对融资担保业务档案资料进

行立卷分类。

（一）客户融资担保业务档案分为五类：

1．权证类：采用抵押、质押担保方式的融资担保业务，能够证明对抵押物、质物享

有所有权和处置权的要件。

2．要件类：办理融资担保业务过程中产生的能够证明融资担保业务的合法性、合规

性的基本要件。

3．管理类：客户的基本资料。

4．保全类：信贷资产风险管理的相关资料。

5．综合类：公司内部管理资料。

权证类、要件类必须存放原件，其他各类档案原则上应存放原件，如有特殊情况，无

法取得原件的，在不影响公司权益的前提下，可以存放复印件。主管项目经理要将复

印件与原件核实，在复印件上签署“经核对与原件一致”字样，核对日期并签名确认。

（二）客户融资担保业务档案的建立实行一户一档、一笔（项）一卷，即一个客户除权证类

以外的所有档案存放在一起，一笔业务（一个项目）的档案设为一卷（一个借款合同项

下分次发放的视同一笔）。每个客户档案内再分为立卷区和归档区，在立卷区存放执行

中业务的要件类、管理类、保全类档案，在归档区存放已经执行终了业务的要件类、管

理类、保全类档案。

权证类档案存放区域为权证区，其中有价单据必须存放于保险柜或银行保险箱中，执行

中借据由会计部门集中入库保管，执行终了的借据按照要求归档，其他权证类档案存放

于档案权证区，必须双人、双锁保管。

综合类档案存放区域为综合区。

（三）各类档案的主要内容：

1．权证类档案包括：抵押物（质物）评估报告和作价依据，抵押物（质物）所有权、

使用权证或证明文件，已办理抵押（质押）登记的他项权证或有关证明文件，抵押物

清单，权利质押中的各种有价单据，抵押物（质物）保险单，抵押（质押）公证书（客

户办理的要收集）等。

2．要件类档案包括：信用等级评定报告及授信资料，客户融资担保业务申请书，融

资担保业务调查报告，融资担保业务调查审查审批表，贷审会会议纪要，上级管理部

门审批（咨询）意见，贷款承诺函，融资担保业务借款合同（协议书）、借据、担保合

同（担保协议）或担保函，到逾期贷款本息催收通知及回执，贷后跟踪检查记录和贷

款检查报告，企业经营活动分析报告，保证金进帐证明材料，以及涉及贷款审查、审

批、发放的其他必要资料。

3．管理类档案包括：申保单位的基本资料主要有《企业法人营业执照》副本或复印

件，《事业单位登记表》副本或复印件，《企业资质登记证》复印件，《特种经营许可证》

复印件，《外商投资企业外汇登记证》复印件，《中华人民共和国组织机构代码证书》

复印件，贷款卡证明材料复印件以及以上资料的最新年检证明，企业法人注册资本验

资报告复印件或有关注册资本来源的证明材料，法定代表人、负责人或代理人的身份

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证明复印件，法定代表人、负责人或代理人的签字样本，法人授权证明书，企业章程、

联营协议复印件，印鉴卡，企业变更登记有关文件的复印件，企业各期财务报表，企

业转制、改组等重大行为的相关资料，客户资料数据采集表，有关审计报告，需要政

府管理部门批准事项的文件复印件等。

自然人作为保证人的还应包括保证人及配偶的有效身份证件、保证人的居住证明或户

口本的索引卡、保证人财产及收入状况证明、保证人及配偶同意提供担保的书面文件。

4．保全类档案包括：贷款诉讼全过程相关资料，全部相关贷款档案，以物抵贷资产清

单、权属证明、抵贷协议、法院裁定书，投资资产的投资协议书、股权证明、投资资

产划拨凭证等法律文书和其他必要资料；企业兼并、破产的有关资料及证明文件等；

呆坏账核销的相关资料。

5．综合类档案包括：公司内部有关融资担保业务的各类报表，授权及转授权文件，行

业分析资料，信贷分析报告，调查检查报告，审计稽核报告等。

第十三条、 立卷归档的基本要求：

（一）遵循档案资料的形成规律和特点，保持资料之间的有机联系，区别不同保管价

值，以便于保管和利用；

（二）归档的档案资料种类、份数及每份文件的页数要齐全完整；

（三）在归档资料中，应将每份资料的正件与附件、复印件与原稿、请示与批复、转

发文与原件等立在一起，不得分开；文电应合一立卷，同时按照批复在前、请示在后，

处理性决定、判决性文件在前，依据材料在后的顺序要求办理资料归档；

（四）不同年度的档案资料，一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在

复文年立卷，没有复文的，放在请示年立卷，跨年度的规划放在针对的第一年立卷；

（五）卷内资料应按排列顺序，依次编写页码和卷号，统一在每页正面的右上角填写

页码；

（六）卷内资料要去掉金属物，对破损的资料应进行托裱、修补，字迹易扩散的应复

制并与原件一并立卷，案卷应使用标准的档案封皮，采用三孔一线的方法装订，不能

装订的案卷，如定期统一报表等，应使用标准的报表封面、封底，用细线装订；

（七）按规定逐件填写《卷内文件目录》，卷内资料需要说明的事项，应逐件填写《卷

内备考表》并将其放在卷尾，案卷封皮应逐项按规定填写清楚，案卷题名要简明确切

地反映卷内资料内容，要用毛笔或碳素墨水书写，字迹要工整、清晰。

第十四条、 融资担保业务档案应按照不同的保管期限进行保管。有信贷关系

的客户的融资担保业务档案要永久保管；结清全部融资担保业务的客户的融资担保业

务档案，从该客户与公司的最后一笔融资担保业务结清后次年起，保管五年。

第四章 档案的保管、调阅、交接和销毁

第十五条、 融资担保业务档案必须有专用柜架保管，柜架要坚固，并有防火、

防盗、防潮、防鼠、防虫等功能。柜架内不能存放与融资担保业务档案无关的物品，要定期

对档案资料进行检查，发现问题及时解决，确保资料安全。

第十六条、 建立档案的查阅与调阅制度。融资担保业务档案一律不准外借，

以防丢失和泄密。

（一）内部调阅融资担保业务档案，应由调阅人出具借条，经风险部负责人或总经理批准，

并登记“借阅融资担保业务档案登记簿”。调阅的融资担保业务档案不得横传、涂改、圈划、

复制或拆散原卷册，用后必须及时归还。

（二）公安、纪检、司法等部门处理案件，查阅时，档案管理人员必须在场陪同，不准将档

案交给查阅人放任不管，查阅人需索取有关证据和资料时，需公司总经理同意后方可抄录和

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复制，但严禁将原件抽出借走。并将查阅日期和有关情况在案卷封底作详细记录，同时登记

“借阅融资担保业务档案登记簿”，由风险管理部负责人、公司总经理和档案管理人员共同

签章，以备查考。

第十七条、 融资担保业务档案管理人员及有关业务人员调离时，对经管的有关

档案资料（包括年内临时保管的文件资料），要逐件填写交接清单，在有关领导的监督下，

办理交接手续，以明确责任，确保融资担保业务档案资料的完整。

第十九条、 档案保管期满后应进行销毁，具体步骤包括整理、审批和销毁。

（一）销毁前的整理。融资担保业务档案保管期满需要销毁时，应由县级联社主管部门会同

档案管理人员共同鉴定。销毁前必须严格进行整理和审阅，对其中未了结的债权债务合同及

有关资料，应单独抽出，另行立卷保管到债权债务结清为止。

（二）档案销毁的审批。对需要销毁的融资担保业务档案，融资担保业务档案管理人员应编

制“融资担保业务档案销毁清单”，一式三份报管理部门审查，审查同意后，核发“融资担

保业务档案销毁核准单”，通知相关部门。

（三）档案销毁。融资担保业务档案销毁工作由风险管理部统一办理，各部门的档案管理人

员根据“融资担保业务档案销毁核准单”，将已核准销毁的档案资料报送案管理部门领导，

风险管理部指定专人（两人以上）负责监销，监销人应认真进行检查核对，并在销毁清单上

签字，将档案清单入档保管。销毁档案应在指定地点进行，销毁时应注意安全和保密，严防

散失。所有确定销毁的融资担保业务档案，不得作废纸出售。业务部在担保管理中形成的融

资担保业务档案资料，对需要销毁的融资担保业务档案，按规定报档案管理部或上级部门。

第五章 罚 则

第二十条、 本制度监督责任部门为公司办公室，第一责任人为各部门指定的资料

员；第二责任人为资料员所在部门的部门经理。

第二十一条 、 公司有关工作人员在融资担保业务档案收集、整理、保管、交接、

调阅和销毁等过程中有违反本办法行为的，按照《员工管理手册》的有关规定，对责任人进

行处理；触犯刑律的，移交司法机关处理。

第六章 担保档案管理流程

第二十二条、 部门档案交接流程

1、 企业申请、立项、实地考察阶段，由业务部项目经理负责担保档案的收集、整

理、保管。

2、 实地考察结束后档案转移档案资料到风险管理部，填写《业务部移交档案清单》。

进行评审阶段。

3、 评审结束后，风险管理部通知业务部协助签约。业务部复印客户基本资料，留

存备案建立客户基本信息档案。

4、 风险管理部在银行放款进入代后监督后，为客户间里详细档案，按要求进行立

卷归档。

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