快销品销售客户档案建档要求及说明

2022

客户档案建档说明书

销售管理中心

XXXXXX酒业

2022/11/8

目录

【一】关于加强子公司客户档案管理的要求 ............................................................................... 2

一、 建档要求 ................................................................................................................... 2

二、 存档形式及要求 ....................................................................................................... 2

 纸质文档 ................................................................................................................... 2

 电子文档 ................................................................................................................... 2

 信用核查 ................................................................................................................... 2

三、 开户流程 ................................................................................................................... 2

四、 档案管理 ................................................................................................................... 3

五、 管理核查 ................................................................................................................... 3

六、 适用范围 ................................................................................................................... 4

七、 执行时间 ................................................................................................................... 4

【二】客户信息登记表填写说明 ................................................................................................... 5

【一】关于加强子公司客户档案管理的要求

为建立更全面的客户档案、并为后期法律纠纷提供完善、准确的

材料，酒业集团总部决定，建立客户档案管理制度，具体内容如下：

一、 ：各子公司必须严格按总部提供的《客户信息登记

建档要求

表》表，填写客户信息及收集相关证件信息，详细说明见附件，

档案不齐全不允许在K3财务系统开户。

二、 ：

存档形式及要求

 ：审批后的《客户信息登记表》原件、客户类型为

纸质文档

公司或个体工商户的，需保存《工商营业执照》复印件或电子

照片打印件，客户类型为个人的，需保存老板的身份证复印件

或电子照片打印件。单个客户档案需装订，以50份（按实际

情况定）为单位装入文件袋或资料册，按区域、编码存档并标

注档案编码区间，以便档案的查阅。

 ：上述提及的纸质文档，均需扫描保存电子照片，

电子文档

以客户为单位建立文件夹保存照片，并建立相应的文件索引，

以便档案的查阅。（销售管理中心将提供相应的电子管理工具）

 ：以年度为单位，对于在我司有应收帐款未结清或

信用核查

享有应收额度的客户，属于公司或个体工商户的，须至工商局

《国家企业信用信息公示系统》网站核对该公司执照是否变更

或注销。

三、 ：

开户流程

并由客户本人签字及盖单，经办人签字后收集相关证件提报销

售部初审；

2、销售主管或经理（经办人为业代的，主管经理同时参与）做为

初审人员，需审核该客户是否满足开户的要求（结合经营规模、

社会信用、材料齐全等方面），审核通过后签字提报至档案管

理员。

3、档案管理员做为复核人员，需严格按照建档要求审核各项必填

数据及相关证件的完整性，如不合格，退回销售部重新填写或

收集，确认手续完整后，将相关文档原件装订存档并录入电子

档案表，电子档案表内数据需与纸质文档完全一致，不得有诣

音字或错别字。录入后签字并上交《客户信息登记表》复印件

至财务部建立K3财务系统客户档案。

4、财务部接到《客户信息登记表》后，必须第一时间将完整信息

录入K3财务系统并开户，开户名称必须与《工商营业执照》

的公司/商户名称或与个人（老板）身份证件姓名完全一致。

不得有诣音字及错别字。

四、 ：纸质档案由各子公司按要求建档管理，电子档案

档案管理

各子公司建档后，每月3号前需将整个档案文件夹打包发送至销

售管理中心存档。

五、 ：

管理核查

1、酒业总部将不定期通过电子档案检查相关必填数据及相关证

件的完整性，不合格的，给予从经办人至复核人员 100元/家

/人的处罚；

2、材料完整而电子档案录入与纸质文档出现不一致的（包括诣音

字及错别字）给予档案管理员 50元/家的处罚；

3、材料完整而财务K3系统建档与《客户信息登记表》内容不一

致的（包括诣音字及错别字，特别是开户名称），给予K3财务

建档人员50元/家的处罚。

4、总部人员在现场过程中，随机查阅纸质档案，发现未按要求存

档的，给予档案管理员及子公司负责人100元/次的处罚，如

证实文件丢失或未建档而开户的，给予档案管理员及子公司负

责人200元/家的处罚。

六、 ：所有子公司

适用范围

七、 ：文件自签批之日起执行，子公司具体整改时间加

执行时间

行通知。

附件：《客户信息登记表》

XXXXX酒业

2022年11月8日星期二

【二】客户信息登记表填写说明

填写工商营业执照全称

由建档工具

自动编号

内部销售区域

划分

无工商注册填

写此栏

系统开户以单位/

商户名称或个人

姓名开户，如与实

际店招不一致，则

在系统地址后括

号加上店招名称

以便查找送货，如

开户名称为XX东

方酒店，地址：XX

市XX路与XX路交

叉路口（东方巴

黎）

*标为选填

写下填写日期