护照办理流程

出国（境）项目办理流程

1.项目申报审批

2.办理护照

3.办理签证

5.办汇

4.预购机票

6.出国（境）执行任务

7.办理回国手续

因公出国（境）项目申报规范

因公出国（境）项目须通过“中国石油因公出国（境）管

理系统”申报，登陆网址：10.8.41.13/wssp/

项目申报的具体要求如下：

一、申报文号

申报文号是各申报单位文件序号，由各单位按“×××字

〔200×〕×××号”格式编写（例如：“国际事业人外字〔2007〕026

号”，注意其括弧为六角括弧）自行编制，应包含制文单位、年

份和编号等信息。文号应具有统一格式，并连续编号，不得随

意更改。

二、文件标题

文件标题应按照“赴×××、×××国执行×××任务”格式填

写，包含出访国家、具体任务和类别等三项信息。不能笼统的

写为技术考察、参加国际会议或设备验收等，应包括具体会议

名称、验收设备名称或考察的具体内容。例如：赴美国执行膜

回收系统设计审查任务。

三、正文

“正文”是项目审批最重要的依据，应说明项目背景、出访

任务的必要性、目的和具体任务及其他有必要说明的情况，在

外时间、人数、国家、费用等超出有关规章制度规定的都必须

做出说明。

行文既要全面充分反映项目情况又须表述准确严密、文字简

练明了。

1．考察项目申请理由应作具体说明。例如说明生产经营中

出现的具体问题，国外现在有哪些先进的技术和方法等。

2．参加国际会议的项目应简要介绍会议背景、说明会议举

办的时间地点、会议注册费和参加的必要性。

3．执行合同的项目应注明合同号、合同中要求的执行任务

等。

4．项目应简要介绍项目的背景、目前的执行情况和具

体任务。

5．双跨团组：有外单位人员参加的项目应说明参加的理由。

参加外单位组团的，任务必须是和本单位生产经营密切相关，

并一定要说明所需详细费用情况；

6．有退休人员参加的团组，应说明该人员目前的岗位、健

康状况、参加出访的理由等。

四、团长姓名

团长由申报单位指定，必须是团组成员。石油外单位组团

的双跨团组，团长应为石油内单位参团人员。

五、出访人数

出访人数应填写团组总人数，石油外单位组团的双跨团组，

出访人数为石油内单位参团总人数。

六、启程日期

出访时间根据工作实际需要确定，同时应为办理出国手续

预留足够的时间。

七、在外天数

包括执行任务必要的时间加往返路途，包含出入境当天。

八、组团单位

一般为申报单位，双跨团组组团单位为组织该团石油外单

位，应与任务通知书发文单位一致。

九、费用来源

费用来源是指此次出访费用直接支付单位，应按照出国费

用实际支付方进行选择，选择“其他方式”请在“费用来源补充说

明”中做详细说明。

十、任务类别

应按照“说明信息”中的解释进行分类并选择相应类别。

十一、项目备案号

项目备案号是指项目的备案号，已备案的项目必

须填写项目备案号。

十二、邀请单位

邀请单位指国外邀请单位，可以填写多个。

十三、出访路线

应与“任务目的”项中的表述相一致，不得随意安排与任务

无关的城市，并写明所有出访城市、在该市的停留时间和工作

任务，转机城市无须填写。中转是指到达目的国必须经过并需

要停留的第三国城市。例如：赴委内瑞拉经德国法兰克福转机

并需要在法兰克福停留1天。

十四、派员单位

派员单位应包含每个参团的单位及该单位的派出人数。

十五、团组人员表

团组人员表应包含团组全部人员信息，每个单位的人数应

与“派员单位”中的各单位人数相一致。因网上审批系统使用

的人员数据库中的信息是出国人员前一次出国时的个人信息，

在录入人员信息时请务必确认信息是否有变化,如有变化请务必

更新，特别是出国人员的单位和职务。出国人员的各项信息不

得为空白或填写“无”，有行政职务的必须填写行政职务，不能

以职称代替，有多个行政职务的请填写最主要的职务，不得并

列填写多个职务；无行政职务的可填写职称；既无行政职务又

无职称的应填写该人的身份，例如“工人”等，但不能使用“干

部”或“职工”等笼统的称谓。除单位领导外其他人员必须填

写“二级单位”信息，并与其职务相一致，科级以下人员填至

处级单位。

十六、局级人员

团组中有副局级（含）以上人员参加的必须填写局级人员

情况，并说明参团的理由。

十七、附件

附件是出国立项申报必不可少的材料。根据出国项目类型

不同，应按照以下要求准备附件材料，并以PDF格式上传。文

件名应与附件内容一致，例如“邀请函”、“合同”、“日程安排”

等，文件名中不得使用标点符号以及特殊符号。

1．考察项目须提供详细日程安排和邀请信，日程安排应以

日为单位，邀请信应使用邀请公司抬头纸，有邀请人签名、被

邀请人信息，说明邀请的事由、时间地点、停留期限，并且每

个国家都必须有邀请；

2．培训类项目须提供相关协议和详细的培训日程，如需支

付培训费应提供相关费用明细；

3．执行合同的项目须提供商务合同，包括首页（含合同金

额、制造厂商、交货期等信息）、签字页，和涉及出访任务的相

关合同附件；

4．参加国际会议的项目必须提供会议资料，包括会议举办

的时间、地点、内容、日程及相关费用情况等；

5．参加外单位组团的项目必须提供组团单位征求意见函、

任务通知书和任务批件复印件，出国费用明细和日程安排等；

6．有退休人员参加的团组，应说明该人员目前的岗位、参

加出访任务的理由，提供该人员的体检报告；

7．出访费用全部或部分由外方支付的应提供相关材料。

十八、其他

跨单位组团的出国（境）项目，即邀请集团公司、股份公

司内部其他单位参加的出国（境）项目，在申报前须征求其他

派员单位意见。被征求意见单位应在两个工作日内反馈意见，

并附本单位外事主管领导签字的回复意见函。

因公出国（境）项目申报审批流程

1.申报单位专办员填写立项

反

馈

2.申报单位业务处长审核

是否联合组团

反是

馈

否

征求参团单位意见

项目审批

批

准

未批准

项目终止

立项并下达任务通知书

护照办理

护照手续应在出国任务获得批准后，以团组为单位由集团

公司国际事业部统一办理（东直门石油大厦C810房间）。办理

护照通常需5个工作日，加急办理需3个工作日。办理结果可

在网上查询。（网址：10.8.41.13/wssp/）

一、办护照需提供的材料：

1．出国（境）项目申请表（网上审批系统中打印，需签章

原件）。

2．照片 申办护照人员近期（半年以内）彩光面普通二

寸标准像照片3张，以白为背景颜。要求免冠正面像，仪

态大方、自然、衣着整洁、露出双耳、不许留胡须、不得戴头

饰和假发，不能戴茶、变眼镜，戴眼镜时照片不得有反光

亮点；护照照片必须清晰，不能使用翻拍及模糊不清的照片。

3.身份证或户口本本人页复印件一份（要求清晰整洁）。

4.有效期不足半年、没有足够签证页的护照均须重新办理。

二、双跨团组护照办理

1．有石油外单位人员参加的团组：

该团组获得批准后，我部向石油外参团单位发出“双跨团

组征求意见函”，获得派员单位“征求意见回复函”的回复后，

我单位人员方可办理护照手续，同时我部向石油外参团单位发

出国任务通知书，外单位人员持我公司 “出国任务通知书”（原

件）和“出国任务批件”（复印件）在所在单位办理护照手续。

2．石油外单位组团的出国团组

该团组获得批准后，我部通过“征求意见回复函”回复组

团单位意见。办理护照时需提供组团单位的“任务通知书”（原

件）和“任务批件”（复印件）。

三、赴港澳通行证办理

短期赴港澳团组办理赴港澳通行证及签注需填写“申请因

公往来港澳特别行政区通行证签注事项表”，并提供上述相关资

料。赴港澳通行证及签注需10个工作日。

签证办理

签证手续应在护照手续办理完毕后，组团单位以团组为单

位在集团公司国际事业部统一办理（东直门石油大厦C810房

间）。办理要求和结果可在网上查询。（网址：

10.8.41.13/wssp/）

办理签证需提供的材料：

一、填写完毕的签证申请表

二、邀请信

l． 邀请信是申办签证的必要材料，因申办护照、签证需

要一定的时间，所以邀请信上的启程日期要留出足够的时间。

如果在开始办理签证时，已临近或超过邀请信的启程日期，将

被视为过期邀请信。

2． 邀请信必须由前往国本土发出。原件、传真件、复印

件 （复印时不可随意缩小、放大）根据不同国家的要求提供。

3． 邀请信及用邀请单位的正式信函纸，应标有单位的标

头、 地址、电话及传真号码等（视不同国家而不同）。邀请信

应按正规格式书写，邀请人应在打印的职务及姓名后签字。无

签字的邀请信视为无效。

4． 邀请信应包括访问目的、大约启程日期、在该国停留

时间、费用由谁支付、被邀请人姓名、性别、单位、职务、护

照号码等（就不同国家而不同）。

5． 邀请信是签证的主要依据，不得涂改。

三、各申请国使领馆要求的其他材料（详见国际事业部网

站）

机票定购

集团公司组团的出国（境）团组的机票须在国际事业部统

一订购。原则上要求必须预定往返机票，国外城市间如有航班

须同时预定（对于未预定的团组将不为其提供地面交通费）。副

局级（含副局级）以上人员可乘坐公务舱，副局级以下乘坐经

济舱，机票预订系统网址：10.8.41.13/wssp/。

一、订票

1．出国团组在确定行程后，可在办理签证的同时预定机票。

登陆机票预定系统按照行程填写机票预定单。

2．出国管理处根据订单审核行程，审核通过由机票代理公

司按行程预定机票。

3．出国管理处审核机票行程，审核通过后在网上返回组团

单位确认机票行程。

二、出票

在确定获得签证后，组团单位在网上确认出票。启程前在

东直门石油大厦C810房间领取机票。出国团组应按出国（境）

项目批准的范围内安排行程，不得擅自更改出国路线、在外时

间。

财务手续

一、申领外汇

出国前由团组经办人员在东直门石油大厦C810房间领取

“任务批件”和机票，交C804房间办理外汇申领手续。

外汇申领完毕后，向团组出具一份“出国人员费用包干表”

或“出国人员借款表”，请团组妥善保存，回国核销时使用。

二、外汇核销

出国团组回国后7日内，带着“出国人员费用包干表”或

“出国人员借款表”上所要求的出国人员护照和单据，到东直

门石油大厦C804房间核销外汇。